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档案管理制度及流程2.doc

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4、所有员工。第 III 条 定义1.档案:档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。2.借阅:本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。3.档案管理部门:指行政人力部4.一级档案:保密等级为一级,对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。5.二级档案:保密等级为二级,对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。6.三级档案:保密等级为三级,对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。第 IV条 档案使用审批权限1.总经理:审批一级档案使用申请。2.行政人力部负责人:审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。3.

5、申请人部门经理:审批三级档案使用申请。4.行政人力部:负责编制公司档案分类分级管理目录及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等;监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。第 V 条 档案分类分级(种类)行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等,编制公司档案分类分级管理目录,经行政人力部负责人审批后,发各部门执行。档案种类包括,但不限于:1.制度性文件:各项规章制度、管理办法等。2.会议性文件:股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议

6、形成的材料、会议记录、会议纪要等。3.计划性文件:企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等。4.证件性文书资料:法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。5.汇报性文书资料:企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等。6.声像资料:外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等。7.题赠性资料:上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。8.技术性资料:各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。第 VI 条

7、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。2.1.4保管期限:根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定,分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。2.1.4.1永久:凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。2.1.4.2长期:凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。2.1.4.3短期:凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。第 VII 条 档案归档及要求1.各部门及各项目公司依据档案分类分级管理目录,负责对本部门日常工作中

8、形成的档案资料进行收集和管理,并编制部门部门档案(文件/合同)管理记录目录。2.对于需要移交档案管理部门的资料,各部门应按要求进行整理后,并编制档案移交目录,按档案分类分级管理目录的规定及时向行政人力部档案室移交。行政人力部对档案进行审核后签字,并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录备份至行政人力部。 3.移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。4.归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起。5.立卷时应概括而简洁地写好案卷标题,编制好案卷目录,并装订整齐(用封套袋、燕尾夹等将不同类别的人事材料相

9、对固定)。6.填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。7.各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。8.声像档案的录制必须详细记录事由时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。9.档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。第 VIII 条 档案档案资料的日常管理1.公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。2.部门档案资料要登记详细信息,并编制部门档案(文件/合同)管理记录目录,以便检索利用。3.文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放

10、于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。4.行政人力部负责财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。5.财务类的档案由财务部门负责归档与保管。6.其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交行政人力部。第 IX 条 档案的使用与保密1.借阅档案原件只限在档案室,不能带出,档案外借原则上只借复印件,档案使用申请部门须填写档案借阅审批单,按权限完成审批程序后,档案管理部门档案管理人员填写档案借阅登记表。2.借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。3.借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。4.借档人

11、必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。5.外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。6.外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。7.外单位摘抄档案的(1-2级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。8.档案管理员和借阅人员,要负责做好档案的保密工作。9.对已到保密期限的档案,经行政人力部经理同意后解密,并对解密档案作一般档案管理。10.员工离职时,对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交

12、手续,经行政人力部经理审查无误签字后,才能离职。第 X 条 档案销毁1.行政人力部对已失去利用价值的档案,申请销毁,销毁时,行政人力部必须写申请销毁报告,编制档案文件销毁审批清单,经部门负责人审核,行政人力部分管领导审批确定,一级档案须报总经理审批。经批准销毁的文件应留存半年,确无保存价值后再销毁。2.执行销毁任务时,必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销,监销人不得少于三人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。附件:相关表单序号表单或模板名称内容1档案移交目录2档案借阅审批单3档案文件借阅登记表4档案文件销毁审批清单本规定自发布之日起执行。荷淡

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