学校档案工作管理制度.doc

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学校档案工作管理制度
学校档案是广大教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生具有保存价值的文件材料，是学校各项工作、活动的历史记录，是国家的；富贵财富，是学校领导决策和教育、教学的必要依据，也是全体教职员工辛勤劳动的结晶，因此，必须做好本校档案的收集、整理和保管工作，不断总结经验，提高我校档案工作质量。
一、为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，健全、加强本校的档案管理，实现本校档案的收集、整理、保管等工作的标准化、规范化，使档案更好地为学校各项工作服务，在深化教育改革、全面提高教学质量中充分发挥其作用，特制定本制度。
二、按照档案集中统一管理的原则，则是本校的档案均由校综合档案室统一管理，不允许分散保存或个人据为己有，本校综合档案室由校办主任室主管，由政教处、教务处、教研室、总务处协助管理。
三、本校综合档案室工作的基本任务
1、收集、整理、保管和统计本校的档案。
2、督促和指导各处室正确的收集、整理归档的文件资料。
3、鉴定并处理已过保管和并无保存价值的学校档案。
4、对已收集收档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用。
5、制定学校的档案管理制度，严格执行有关规定，做好安全保卫工作，维护档案的完整和安全。
四、归档时间和要求
(一)归档时间：
1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类、勤工俭学类，应按年归档立卷。（每年1月1日至12月31日止）。次年3月底前立卷完毕，移交综合档案室（财务会计类保管一年后移交综合档案室）。勤工俭学类由工厂保管但要上报给综合档案室目录一份。
2、教务工作类、教师业务类、学生书籍类，按教学年度归档立卷（每年9月1日至次年8月31日止），当年9月底立卷完毕，移交综合档案室。
(二)归档要求：
1、本校档案是由校长室、教务处、教研室、政教处、总务处五部门产生的，因此原则上以那个部门产生的文件材料就由该部门的有关工作人员负责收集、整理归档立卷，协助校档案室做好档案资料归档工作。
2、凡归档的文件材料要尽量做到完整、准确、系统，并具有参考应用价值，能起历史凭证作用。
3、归档文件材料一般用16K稿纸，采用蓝黑钢笔或毛笔缮写。字迹必须端正清楚，严禁使用圆珠笔、铅笔，不得复写，不符合要求的要退回重秒。
五、收集归档职责
(一)党、政、工、团方面：
1、党务工作和政务工作类的文件材料由校办主任室负责收集、整理、立卷归档，学校党政领导要积极配合协助，及时把有关文件材料归档。
2、教代会和工会方面的文件材料，每年由校工会组织委员在规定时间内收集、整理上交校办主任室。
3、政教处、团队、学生会方面的文件材料，每年由校政教处、团队干部及时收集整理、立卷归档，在规定时间内上交校办主任室。
(二)教学方面：
1、教务工作的资料由教务员负责收集、整理、立卷归档。
2、学生学籍类的材料由教务员负责收集、整理、立卷归档。
3、教研员负责收齐本学科下列材料，并在规定时间交教研室或校办。
(1)每学期开学三周内交教师的教学计划进度表及备课组教研计划。
(2)每学期结束前（以学期结束教工大会为准）教师学年业务考核表和年度工作考核表交段长。每年6月20日前教学论文交教研室。
(3)期中、期末考试三天内交学生考试成绩统计表，一周内交试卷分析表。
(4)学期结束前一周交教案、听课本、备课组教研记录本。
4、班主任在规定时间内将下列材料上交教务处或政教处。
(1)新生入学后二周内交学生学籍卡（包括照片）。
(2)每学期开始二周内交学生干部名单登记表
(3)每学期开学三周内交班主任工作计划，每月末交主题班会记录，每学期结束（以学期结束教工大会为准）交班主任工作总结及家访表。
(4)毕业时交本班学生团体照一张。
5、体育组及医务室按时将下列材料交教务处：
(1)每年放暑假前交《国家体育锻炼标准》测验汇总表和统计表。
(2)校运动会、越野跑、体育节等重大活动安排表。
(3)校以上体育竞赛获奖名单及破记录成绩。
(4)学校参加校级以上竞赛优胜名单，由指导教师负责报教务处。
(5) 医务室做好学生健康统计报表，每年6月底上交。
(三)后勤方面：
1、财务会计类由校会收集、整理、立卷归档。
2、基本建设类：
(1)固定资产、基建方面的文件材料由校总务主任负责收集、整理、立卷归档。
(2)教学仪器的文件材料由实验室管理员负责收集、整理、立卷归档。
3、勤工俭学类的文件材料，由校办工厂收集、整理、立卷归档。档案工厂自己保管，每年必须抄送一份目录给校综合档案室。
六、综合档案室管理制度
(一)档案材料和库房管理：
1、校综合档案室对每年归档材料应按永久、长期、短期分别编号存放，排列整齐并编制必要的检索程序与办法，为翻检利用创造条件，达到调卷迅速、准确。
2、档案库房应单独设置，不得兼办公室或其它用处，未经档案员允许，任何人不得擅自进入库房。
3、档案库房必须保持清洁，必须符合防火、防光、防水、防潮、防尘、防盗、防蛀、防鼠等“八防”要求，同时要配备灭火器、樟脑丸等有关设备和药品。
4、档案室对库存档案应定期进行检查，对工作中的缺点和问题应及时采取措施补救，并对已过保管期限，需销毁的档案材料要进行清理造册，经分管领导同意报主管部门批准，方可销毁，销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。
(二)档案的查询和借调：
1、本校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用，但必须办理查阅手续，填写“查阅档案登记表”。
2、档案原则上不外借，特殊情况需经分管领导批准，借阅时间一般以三天为限，并办理借阅登记手续。
3、前来查阅者只准查阅所需范围内的档案材料，不准查阅所需范围以外的档案材料；如需摘录、复印，事先需经校档案室人员同意，但只准摘录、复印有关部分，抄写在专门用纸上，并妥善保管。
4、前来查阅者必须遵守保密制度，爱护档案，严禁在档案上涂改、圈划。
(三)档案的鉴定、销毁制度：
1、鉴定小组由校办主任、教务主任、总务主任组成，定期对档案作出鉴定。
2、保管期满，需要销毁必须经主管领导同意，报主管部门批准，任何人不得擅自作主，违反者视性质轻重，作相应处理。
3、销毁档案必须登记造册，应由档案部门共同派员监销。 
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