总裁办部门职责文件.doc

总裁办公室概述部门代码ZY-ZCB部门级别二级部门上级部门置业总部部门定位基本职能工作目标部门组织图部门岗位图未经许可 严禁翻印计划管理部职责说明书部门代码ZY-ZCB-JH部门级别三级部门上级部门总裁办公室部门定位计划管理部负责按照集团决策层要求，通过计划、例会、报表、检查、评估等方式确保房地产体系各项经营管理的整体系统规划、具体工作的推进执行到位以及实现既定管理绩效。对置业总部整体工作及重大项目实施计划管理，确保集团工作按照计划目标顺利完成，并及时向集团决策层反馈相关信息。基本职能计划制定、例会、报表收集整理、计划执行控制、计划完成评估与考核、制度流程执行监控工作目标确保前期、工程、营销、财务、其他职能等各房地产体系各项经营管理的整体系统规划、具体工作的推进执行到位以及实现既定管理绩效。部门组织图职 能职 责 内 容备 注建立健全制度机制1、负责建立健全置业总部各中心部门计划管理、例会、报表、检查制度和机制。制定重大工作计划1、负责对集团各体系、各大区及直属项目和其他产业年度、季度、月度及重大单项工作计划的制定。例会与报表1、负责监督并参与相应体系的例会，收集相应体系的经营报表并整理上报。跟进工作1、负责跟进各体系、各大区及重大专项工作。定期上报分析问题1、负责按照工作计划，确认各项工作计划的完成情况，定期汇总上报，并分析未完成原因及存在问题。有效评估考核1、负责制定和完善各项工作任务评估和考核方法及手段，对各项工作进行有效评估和考核。监察检查1、负责监督、检查在计划执行过程中各项制度、规范、标准、流程的执行情况，并对发现的问题及时反馈。秘书部 职责说明书部门代码ZY-ZCB-MS部门级别三级部门上级部门总裁办公室部门定位秘书部是为总部办公室日常管理工作提供服务保障的部门。秘书部通过规范办公室内部秘书事务，确保日常管理工作的开展。基本职能秘书部主要承担秘书管理、内部机要管理（包括发文、档案、保密和印章管理）、会议管理、文书撰写、内勤管理、高管出差出访保障、内部团队建设等职能。工作目标部门组织图职 能职 责 内 容备 注秘书管理1、参与秘书岗位职责说明书的核定；2、参与秘书招聘面试/任用环节；3、参与秘书基础培训管理：包括总部办秘书入职培训、在岗培训及评估考核。内部机要管理机要管理包括发文管理、档案管理、保密管理、印章管理1、发文管理：（1）负责置业总部发文制度的修订，各体系发文规范的检查、监督等；（2）负责总部办发文的审核、编号、下发及存档；2、档案管理：（1）建立健全总部办公室文件收发及档案管理制度，并负责检查、指导落实情况。（2）负责整理和管理总部办公室各类档案资料，重点做好机要文件的接收、整理、传递、打印及存档工作。3、保密管理：（1）建立、健全总部办公室保密管理制度，并负责落实；（2）负责监管机要文件的寄递与接收工作；（3）负责对总部办、总经办体系机要管理人员进行管理、指导、培训和考核；（4）牵头组织对总部办内部泄密事件的调查工作；（5）负责对总部办体系保密措施的整顿、改进。4、印章管理：（1）建立和完善置业总部印章管理制度、流程及规范；（2）负责审核印章、戳记的刻制申请和销毁申请；（3）负责对各相关部门日常印章保管、使用情况进行监督，定期不定期组织相关检查工作。会议管理1、按照例会管理制度，针对总部层面重要会议，负责相关会议通知、会议资料/发言稿等的草拟；会务需求的下达、跟进，会务准备情况的检查；协助会议记录，下发会议纪要，并对重要讲话、会议决议组织传达、学习与落实。2、负责指导并监督总部及各公司相关会议的组织、召开情况。3、协助重大专题会议和重大专项活动的组织工作（如：签约仪式、之夏等大型活动）。文书撰写1、协助总部办公室以置业总部名义发出的对外函件、重要公文等的文书草拟。会务接待1、协助制定总裁对外接待方案、组织落实接待工作。内勤管理1、负责年度总部办公室的固定资产管理和预算；2、负责总部办公室内部办公用品的领用；3、负责总部办公室内部人员的票务预订、报销、考勤等事务。高管内务1、牵头组织高管人员的后勤保障工作，做好相关福利制度的落实高管出差、出访保障1、根据需求制定高管出差、出访行程；2、负责对高管出访地人文环境、出访单位背景资料的收集和整理；3、负责高管出访相关手续的办理；4、配合高管个人秘书做好高管出差、出访期间的公务整理；5、负责在高管出差、出访期间同相关人员保持沟通，及时处理突发事件。内部团队建设1、负责总部办内部的员工活动、团聚活动组织工作；2、协助做好总部办内部工作氛围的营造。组织部 职责说明书部门代码ZY-ZCB-ZZ部门级别三级部门上级部门总裁办公室部门定位一、组织部管辖对象的范围（以下简称A类、B类、C类人员）A.直接管理人员：即公司高层管理人员，包括总部总监助理以上人员（包含各营销事业部总经理）；各地公司总经理、副总经理及总经理助理；其他产业副总监级以上人员；B.需要控制人员：即公司核心中层干部，包括集团经理层面的人员及总店长；C.考察备选人员：即公司部长层面中的优秀人员，包括营销个品类负责人、各连锁店店长、人事负责人、财务负责人。二、组织部运作方式A类人员：人事管理工作由组织部统一计划及操作；B类人员：人事管理工作由人力资源管理中心及四大总部进行操作，组织部为最终审批部门；C类人员：人事管理工作由各级人事部门进行操作，组织部依照特定方式进行定期考察，并把优秀人员纳入A类、B类人员的候选梯队中来。三、三类管辖范围及运作方式划分的目的A类人员：为了使集团的高层管理人员的日常管理工作更加清晰、顺畅、有效；B类人员：四大总部、各大区在人员选拔过程中存在把握及判断不准的情况，由总裁办进行弥补；B类人员是集团高层管理人员潜在的候选梯队；C类人员：可以作为中高层管理人员候选的二、三级梯队储备。基本职能基础人事管理、招聘管理、培训管理、薪资福利管理、考评与任免等工作目标部门组织图职 能职 责 内 容备 注基础人事1、档案管理：负责A类人员档案原件的保管（当地公司保留员工登记表及电子基本信息台帐，组织部不保留奖惩及评议纪录）2、合同管理：负责组织A类人员与总部签订合同3、考勤管理：对A类人员请假、出差进行审批（需本人提出申请上报上级领导审批后方可报组织部）4、人事手续办理：负责A类人员的入职、转正、调动、离职、福利、奖罚的操作实施；各地高管在总部期间的后勤保障工作；部分工作可由外地公司人事部门代为办理招聘管理1、招聘需求审批：负责A类人员招聘需求审批；负责B类人员编制外的需求审批2、招聘计划：负责A类人员招聘计划草拟3、招聘实施：负责涉及猎头招聘的实施（其他招聘由人力资源管理中心来操作）4、进人管理：负责A类人员进人报告的草拟与审批；负责B类人员进人报告的审批（由各级人事部门草拟）培训管理1、培训计划：负责A类人员整体培训计划的草拟（其他类由各体系负责）2、跟进实施：跟进人力资源管理中心培训实施情况薪资福利1、制定政策标准：全面负责A类人员政策标准（工资体系、福利体系、职务晋升体系、考评奖惩体系）的制定（其他类由战略规划部负责）2、薪资核定及调整：全面负责A类人员薪资核定及调整，负责B类人员薪资核定及调整的最终审批（人力资源管理中心负责操办）考评任免1、考评激励体系：制定A类人员的评估、奖惩、激励、晋升政策与标准，建设考评激励体系 2、考评：全程跟踪A类人员的考评考察；对B类人员定期进行岗位述职、评议及业绩分析；对C类人员通过推荐、考核统计、审计考察鉴定等方式将优秀部长纳入名单，进行名单管理，并进行定期与不定期跟踪3、任免：全面负责A类人员的任免审批，负责B类人员任免的最终审批（人力资源管理中心负责操办）4、任职监管与奖惩：对A类人员进行定期全程监管，并负责起草奖惩通报；对B类人员奖惩纪录进行备案（各地进行操作） 资料室 职责说明书部门代码ZY-ZCB-ZL部门级别三级部门上级部门总裁办公室部门定位负责对投资、规划、工程、营销等业务类合同、证照、批文等相关资料的定期搜集、整理与保管基本职能资料室的建设与维护、档案管理、资料管理人员体系的建立与维护工作目标部门组织图职 能职 责 内 容备 注资料室管理1、负责建立和完善集团资料室2、建立档案目录计算机查询系统和电子档案，并与OA系统对接实现省一级标准的验收和系统的日常维护。档案管理1、负责档案的收集、编码、归档、借阅、复印及日常维护工作2、负责集团各类合同图纸、收发往来文件、规章制度、印章印模、集团大事记、影像报刊资料、荣誉证书和奖牌等档案资料的收集、整理、分类、保存、索引、借阅等规范流程的建立与实施。3、负责所保管档案的保密工作。严格贯彻执行保密法，所有文件、信函由文书人员拆封，登记归档，其它人员不得拆封，对于机密件，严格传阅范围。发现已经泄密或可能泄密时，应立即保告并采取补救措施。4、负责所保管档案的保密工作。5、严格贯彻执行保密法，所有文件、信函由文书人员拆封，登记归档，其它人员不得拆封，对于机密件，严格传阅范围。发现已经泄密或可能泄密时，应立即保告并采取补救措施。资料员管理1、建立和健全资料员管理制度2、组建资料员队伍，保持资料员队伍的稳定3、对总部各中心、部门兼职资料员的工作进行指导、定期培训与沟通其它工作1、根据文书档案的保管期限要求，会同战略规划部和审计办对超过保管期的相关文件进行定期销毁。2、接受档案局领导的工作指导，并参加定期培训和学习。3、做好与档案局领导的外联工作。前期开发部 职责说明书部门代码ZY-ZCB-KF部门级别三级部门上级部门总裁办公室部门定位前期开发部是负责前期报建及竣工验收手续办理的部门。一方面，负责办理各项政府批文、权证及其他手续；另一方面，通过配合高管进行公关和政府关系协调，保障项目正常推进。基本职能与政府相关部门的沟通协调、前期手续办理工作工作目标部门组织图职 能职 责 内 容备 注政府沟通1、负责拿地前与政府部门（管委员会、招商局、土地局、规划局等）沟通协调2、负责争取相关指标（容积率、建筑高度、覆盖率、土地价格等）3、负责办理相关用地手续（如入土地储备计划、申请规划要点和红线、土地评估、测绘等）。前期手续办理1、根据手续办理流程，制定部门工作计划，及时向高管汇报工作中的难点问题，请求协助2、与投资发展部、前期开发部进行工作交接，取得前期报建手续所需资料3、负责与供电、供水、规划、土地等政府职能部门进行关系协调，办理项目开工前临时水、电、气接布4、配合高管进行相关政府部门的公关与关系维护，办理市政管线（电信、有线电视、排水管道等）申请、接布及图纸审批等各项报建手续5、办理请款手续，缴纳各项规费6、土地证、建设用地划许许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、销售许可证等各权证的办理及领取工程验收1、负责准备竣工验收相关资料，联系、组织消防、人防、环保部门进行竣工验收档案管理2、负责建立台帐，及时对所有进出部门的文件、资料进行登记，并做好收集、分类整理、保管及流转工作其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落