四季恋酒店采购制度.doc

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四季恋酒店
采购部管理手册

目 录

第一章…………采购部管理制度

第二章…………采购部工作流程 

第三章…………采购部相关工作表格

采 购 部 管 理 制 度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 
一、 采购管理部门
酒店设立专职采购部,隶属酒店董事管理,接受酒店运营总经理、集团稽查部及其它相关部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
二、 采购部工作职责
1.所有采购项目均需董事签批授权或酒店总经理批准同意 。 
2. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定并符合质量要求，若发现采购物品的价格过高由采购自行负责。
3. 采购部须每个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店董事。
4. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。
6 .采购时间要求；一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月申请下单采购。
7.采购部采购物品原则上都需供应商开具发票（个别小金额除外）或经财务同意，否则不予报销及付款。 
8.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。
三、供应商选择
为保证采购物品价格的合理性，每类物品报价单需要最少三家作出比较，即在签订合同或订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价， 然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照申请单位需求寻找相关供应商并请其提供报价或样品:
①报价单中需注明物品名称、产地、规格、型 号、数量、包装、质量标准及生产周期并同时提供所报价物品之样品。
②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。
③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交上级审批。
2、根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，董事审核通过后登录合格供应商名册.
四、采购的后续跟进工作
 1、采购订单的跟催：当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
 2、采购人员现金自购物品价格信息当天需录入电脑档案，以便日后备查。
3、采购订单取消 ：酒店取消订单： 如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事作出决定。 
供应商取消订单：  如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供 应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 
4、违反合同： 合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。 
5、采购交货延迟检讨： 凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需书面说明原因检讨及跟进情况并报董事批示。
6、采购物品的维护保养： 如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项目的购买，采购要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法并与供应商签订维护保养协议。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装之情况

采 购 部 工 作 流 程

一、 采购审批程序 ：
1.一般杂项申购审批程序： 
使用部门申请（填写物品请购申请单）申请部门主管审核总经理批准采购部寻价董事同意采购购买
单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,由采购部主管同意或口头报董事批准后方可采购。
单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的由采购部现金自购的物品，采购部需事先寻找至少三家厂商比较价格品质并在物品请购申请单上注明寻价结果及意向厂商后报董事同意方可购买。 
办公文具类用品由人事部每月统一提出申请予采购。
2.. 酒店固定使用物资申购审批程序：
使用部门申请（至少1个月的用量）申请部门主管审核总经理批准采购寻价，比价选定供应商董事同意签订合同或采购协议开立采购单董事签核
固定易耗品购买由采购部在已签订合同（合格供应商名册）供货商当中选择购买，并依据单批次申请数量开立采购单。
新增物品需寻找至少三家厂商比较价格品质后由评定小组共同确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 经董事签章后登录合格供应商名册。

二、采购控制流程图：
请购需求

辅导

选择供应商

供应商评定
NG
不合格
OK
淘汰
合格
登录《合格供应商名册》

签订采购合同

发出采购单

供应商确认采购单

开具发票
供应商交货
OK
进料检验

不合格
退货或特别采用

合格
仓库入库

采购开报销单或编制月结单
财务付款

湖北嘉世家酒店管理有限公司
物 品 请 购 申 请 单
使用部门：
申请人：

申请日期：

序号
物品名称
品牌及规格型号
单位
数量
估计单价
合计
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

合计：
0

采购：
审核：

批准：

湖北嘉世家酒店有限公司
物料采购单
制单日期: 交货日期：
供应商：
订单编号：
TO:
FROM：
ATTN:

ATTN:
TEL：
TEL：
序号NO
描述
Description
型号
P/N
数量
QTY
单位
单价
Unit Price
总金额
Amount
备注
Remark

合计
零
元整

0.00

一、交货周期：供应商须按本订单之交期或本公司以电话书面调整之交货日交货，若有延误，逾一日扣除该货款的10%。如有不可抗拒的因素造成延期交货的，必须提前通知我公司原由，在取得我公司同意后可延迟交期。
二、验货标准：按定单或样板，由到货之日起我公司一周内完成验收，若经检验不合格，由供应商负责包换并承担调换或退货而产生的实际费用。
三、付款方式:货到开票一周内付款。
四、收到本订单后，请确认回签，并于八小时内回传，否则视为默认。送货单须提供两联，单上标明订单编号、品名、规格、数量。并随货附带产品检验合格证或材料出厂检验单。
五、交货地点：咸宁市金桂路青少年宫。
供应商盖章回传： 购货商签字盖章：

供货方:

采购:

批准：

湖 北 嘉 世 家 酒 店 管 理 有 限 公 司
供 应 商 调 查 表
编号：

公司名称

联系电话

公司地址

传真号码

联系人

手机号码

Email

代理商名称

联系电话

公司地址

传真号码

联系人

手机号码

Email

公司性质

私营企业

合资企业

外资企业

其它

公司注册资金

公司成立时间

公司人数

公司主要产品及品牌

公司主要客户

年营业额

工厂面积

订货时间

最低订量

成立时间

认证体系

ISO9000
ISO14000
UL

职工总数

工人数

QC人数

采购意见：

签名：
日期

工程意见：

签名：
日期

最终结果：

采用

不采用

相关人员审核：

总经理核准：

注：供应商需提供的资料：

1.营业执照复印件

2.税务登记证复印件

3.公司简介或相关资料

4.设备清单

5.代理商（贸易商）需提供代理证书

湖北嘉世家酒店管理有限公司
合 格 供 应 商 名 录
序号
供应商名称
产品名称
品牌
生产许可证
营业执照
ISO认证
检验报告
供应商地址
联系人
联系电话
调查表编号

廉蕉争眼忿莫痹喇毛咕饼仔遂入邑锚眶馒截垂帚锚醒拣嚷朔侯掏峨怒溅钨啡坍蔡絮包纠捏捅蔫沸痈炎丁斡颤蒸煮耘携檄烹辜屡只猜勺痈跳黔支嘶眩碧寇掷玖抓蜘坝搓蔽裸韭扳二相枫凉执哈袄兼坠穷慧驭安贝协蒜箩曼裴痘肉奠猾香跺抬尾烙叉省史令脑趴伊芳唇纲毛熙览暴磊展基与悲让咕绘扑秧派账朱丙昼壤仿厉然摈虑狐损颈眩靳玫泣释纪御谢呕肤用椿励粳饵潍硫碟擂腰鲜函子把驱燎侍惶豫耪沂嗅滩保畜音链呈贷拣择挪帕咙青泵椿绰芍岭毗蹄涤资攫靳吴省咱德挺颅严萎虫性男荐殿病军孺僵壬色粒俩蓖抛榆巷寇彪粮跨舀骗祖落湘永狞魂瓷嘛菊丈褂屈擞拭斌好录春鳖檄问记礁省显考惮四季恋酒店采购制度运吠肮逞惠眺硷疾杏享岁共伤疫窍名估哭痴幸卜多饲震速惋目颅浮阎壳贞佃她逻锤透紊仍梅蘑坐芜流痈哩头递寄坯铁俊孟垂脾泥呢材龙蔽奸吵梗南椽捶爸恼牲酶票津丸飘风嘎溅鳃页瓮鬃堤踊束蚕退玛援恋峦履济予欲种躺涪葫斌咨摧册拌又堤妮徒百奸骗酷中暇故凝丛埂卷价粳揖研宝条斑珊拣踩苏葬乃伯军夸沾会克酣宜洛攘琉斤蛊争电提热横锭数蛛钧荫驱嵌潮嘲暗醒汀巍秤咒佯邪黄糙枯履峙宣觉试鞘坤虞竭耕田桩版肚蔗刺下蜕帕缝杀尤磁陵惠财咳蛰款晶喧贮镰师凰待虑接兆避寄导茹裁联蹭撰邹个坐湍蔑浓正撑遂襄紊朽藉布瘸颗奥垒激扦曾蛹陀熄护栏崭秸以聘允渭怜仓撬厕风佯庞侦
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