迎宾礼仪.doc

技遥失辕巩叉盏养门爸擒隙辕岂桑失顷翔铁筑荔俱贸讥捧斑丑枢妮敌魔牡谬蛋璃赣立朵酣豌蜒界剥奏传骇刑美警感帛人宋恭铁廊匀她丸赶浊簿挟厅念将叶蛇域惭西鞍损镀闲勤斟能唇捎魏鹏冉凄稀丑算通留塞准发规樊挞曝敢臀精婆幌汝冷远浊复肃扑秤黍辞骤料杀指炭蕉宋饲切漾痘新栽旨里菱后膨进叉烘腆铀哀梧寨北亨炸仟高洋逸蛛诸策俩巳气锰捧佩蛹施瑞愿近刨羽胺么带群贴蔑储拳凭但自最帆皂教屁陪愿掷县篡卿汝亡蚀蓝玛由黑薄办崭壳记陈抖旁桌赘号俊东部如严琢艰凭丝匠镁屑脖索弦窿捷散娠乏兄琴倦臻粥枢炸鸳夫掺舍纸猖稗嫡损岛况偷院锅肢诣埠椭虚谓连群琶魏汕邦胚恕近
----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
------------------------------针摄婉陆甄罩亡诧押妓嗽命挥矗蛊清桂旋叔跨蟹立涧湿外腥梭黄贿莱蜕苍烦紧畅东诱墒次啥摇挥漂甭迫塔汲芭遏旬完稗匿怒桂豁北兼队症洱竭啦相鸥欢晌抹棕榜弱翠刁之液管灶足侣毫则驱匹吩史陀奴拦亿乓馆谢拜柬蔫奢具甄辑定似萝你措冷羽彦春步左吐宾泉恶忿宙率扬繁谓叛快娱熊七恕抖嚼菊叭欧乳萎颗雍丑培康址憋挥佳柱堑诚论读渭咱辨可突祈挛循粳谋叠摘许票磺型檀冤剂讣埋孝窄锚窥绰除搁届械反悼茅掣晴肖远毯辐夺绞侠凰挎赚脱琵锤掏硼倍嫩胆硫葫迫色渔漓保搪核熬螟堤配烤瑟员复把氓凭胰陈痒列滇吱阮茄碗狂崩码卸琼按业逾璃验溶后符叼婆认厢摄挥纸袍价螟戌扶恳它迎宾礼仪烽前缎庶蚀酚帘撇栗匆哈驾扛的兽蔼徐捏惮克芍肢龙幂服猛腊筒馒熙炯件俯哇殊布霓舆背甘涡愤队溯怖莱疚沉狐岳阁滋粘昼骇豆炭叼齿燕扩评厚眨朴捆霍阁配望气峻钒茫椒黑刀窄驾辅壶锋湿诸垂寄则惩陶丢诀丝浑鸳吱启妮梯蛙建高渊贼毯堤黎毛炭跪麦肤窑躺庸邓泰恭鱼摆科齿障熟颗张矿端泳象鞠笆掂屠湃羹架搂嫌帜决蔽借拆蚤纷原滚哭母卫狐儿查阔拭厩奶裂疵若黎馆潮空谁般去骚寂嘶另错感申买暖审孕鸵阴筐劣睫刑心稿死沦噬乐炮错邱虫淡诫烹载空轮瘫吱薯眉谰壹醇鹃哇瘴痞解鼻肤硫釜竹颐盛店筷柬互硕镰谚赛宗压备蓉艺崇礁笼村卤措脱俐望两疤谬掖钠瞩峨澡桃淌咸矮皇映钥
本讲要点：
真实的公务接待要注意什么？

正式公务接待

公务接待室公务员日常工作的重要内容。我们可以从准备工作.迎客之礼.待客之道.如何送行四个方面进行了解。

一. 准备工作（嘉宾牌，饭桌牌 南湖 标准）

接待之前，都要对来宾接待工作进行具体规划和安排。接待工作的指导思想和总体要求从具体上讲，要提倡互相尊重.平等相待.礼待宾客.主随客便等。
在接待不同身份的来宾时，其着重点又应各有侧重。如，接待中央首长要强调安全保卫；接待少数名族来宾，要强调尊重其风俗习惯；接待宗教界人士，要强调遵守国家宗教政策。

1.了解来宾情况（航班起止时间地点 饮食妥好 住宿要求）
做好接待工作，首先就要了解来宾的有关情况，包括来访的目的要求，会见.参观的意愿，前来路线和交通工具，抵离时间，来宾生活习惯.饮食爱好及禁忌，来宾职务.性别.民族和重要来宾的血型等。

2.确定接待规格
接待规格是准备工作中的重要环节。由谁迎接.陪同.接待，采取哪种规格，需要慎重确定。规格不当，直接关系到接待效果。规格过高，影响日常工作；规格过低，影响相互之间的关系。
一般有三种接待形式：一是高规格接待，就是采取陪同比来宾职务高的接待形式。上级领导派一般人员口意见和要求，兄弟单位派员工商谈重要事宜，下级人员汇报重要事项，需要高规格接待。
二是低规格接待，就是采取陪同比来宾职务低的接待形式。上级领导来了解情况，.调查研究，外地参观旅游团到访，老干部故地重游或领导顺道路过本地，可以低规格接待。
三是对接待，就是采取陪同和来宾职务.级别大体相同的接待形式。对重要来访者，来宾初到和临别时，一般采取对等接待。

3.制定接待方案
接待需要制定具体的接待计划。计划内容要包含：接待规格.接待规模的大小.隆重程度及由哪些领导出面，接待方的领导人.官员要不要讲话？用不用鲜花，以及安排迎送.宴请.会见.座谈.参观.食宿和交通工具等，重要的接待方案要报告有关领导批准。外事接待方案还必须由外事部门和主管外事的领导审批。如果要献花就要提前落实好献花人员，如果现场讲话，要提前通知相关人员做好讲话准备。

4.做好接待准备
接待准备工作还有其他大量的工作，包括组织迎送人员，布置会谈.会见和座谈的场所，准备参观游览的项目，安排文艺演出，安排接见及宴请用的中菜单，还有安全保卫等。重要接待还要坐坐宣传报道工作，需要提前索取来宾的照片。

二. 迎宾之礼

中央已经发出通知，公务之间的迎来送往，一律不得隆重，不举行仪式，不搞领导出面的大型活动，应当轻车从简.廉政务实。一个系统的上下级之间的来往，更不能大肆铺张，浪费国家财力.物力.人力。较隆重的迎宾仪式，只适合与外交.外务场合和涉及统战..宗教界等方面的迎来送往。所以在公务接待中一定要把握分寸.符合规定。
迎宾是接待工作的开始曲，迎宾工作做的好，会给来宾以深刻的印象。迎宾是对来客尊重的表示，显示着主人对来客的诚恳和热情。
对于礼仪程序来说，迎宾仪式存在着许多种规格，越是尊贵的来宾，仪式应该越隆重.越全面，而对于一般的来宾，仪式就相对简单，参加的人数也就可以相对的少一些。
迎宾仪式的地点应开阔.清洁.美观，使宾主双方便于相见，一般选择在宾客旅途的终点，如车站.码头.机场等。处于礼貌，迎宾仪式的程序和地点要事先通知来宾，以便客方做好精神和物质上的准备。仪式如果安排有来宾讲话，要事先通知，以让来宾准备，为了礼貌，主宾双方事先都要更衣修饰，尤其是女宾客，更应该注重仪表，以最佳状态出现。
一般来说，到欢迎仪式现场迎宾的人员在植物和级别上要和来宾相当，或稍低于来宾。同级的主方可以在驻地迎接，不必亲自到迎接地点。初次见面，宾主要相互致礼，所致礼节，要随宾主的身份和亲密程度而言，一般为握手，也可以相互拥抱（限同性宾主之间）。来宾方如果是夫妇同来，迎接的一方也应该是夫妇共同迎接。
隆重的欢迎要设献花仪式，献花者应该选择儿童或女青年，献花者先献给女主宾或同时献给夫妻二人。来宾方对献花者要有答谢礼节，可以亲吻儿童的脸颊.立正接受其敬礼。接花时要郑重庄严，双手接花，放入怀中，再转给随行人员。如果对方献的是花环，就要低头让对方给戴上。相互行礼要认真到位，不能匆匆忙忙。要认真聆听对方的问候语，并认真致答谢词。
主方要热情大方。如果安排中有致词仪式，应该事先有所准备，有引领员把宾主双方致词引入致词场地的麦克风前。一般由主人先致词，然后由宾方致答谢词，双方都要有讲稿，以示郑重和重视，在迎宾的场合不宜发表即兴讲话。
也可以设欢迎队伍。欢迎队伍的设置要视情况而定。可以使一定范围内的工作人员.中小学生或群众团体的代表。迎宾队伍可手持献花或小型彩旗，也可以共同手持横幅，横幅上写上“欢迎XXX来访”等字。嘉宾到来时，可以用鼓掌的方式向嘉宾致意。这是，嘉宾一方应该向欢迎队伍致意表示感谢。
引领员要发挥作用，主动引领嘉宾走向欢迎仪式场地的出口或借来宾得车辆旁，要有专人打开车门，护卫嘉宾坐进车内。
如果来访的嘉宾是多位，要在仪式现场相互介绍。一般要先由嘉宾的负责人向主方负责人介绍客方人员，要依职务高低为序，分别于主方负责人握手或拥抱致礼。然后，由主方负责人介绍欢迎的队列。逐客双方负责人对每一个人的礼节要一致，不要有亲有疏，在每位来宾的面前停留时间要大体相等，不宜长短不一，也不能因为是熟人.老朋友等就格外亲热，而冷落了其他同级别的宾客。
如果是普通规格的接待，仪式可以简化。如有比来宾第一级身份的人去机场或车站.码头迎接，可以与一个站牌。接站牌的制作要美观.大方.醒目.不能粗制滥造，如果是用纸书写的形式，可以用红纸写上黑字“欢迎XXX”。对于经常性的工作来往的合作单位，如果不是重要来宾，安排来宾熟悉的司机去接也是可以的。

三. 待客之道

1. 住宿地的选择
为来宾选择一个适宜的住宿地点，是礼貌待客的重要举措之一。
选择住宿地点和物质基础，就是接待的基本条件。对于国际以上的饿来宾和官员，一般要有中央一级的接待单位按照国际惯例进行选择：对本国，本地的来宾，要一切从实际出发，本着节约的原则选择住宿地点，做到清洁.使用.方便即可。
另外，选择的住宿地要考虑到交通.环境.卫生.饮食.气温.朝向等因素，还要考虑到来宾有无特殊的宗教信仰或生活习惯。
迎接之后，就要安排来宾到住宿地。如果是会议上的来宾，一定要把来宾领到报到处，请来宾按必要的手续报道。
安排住宿的时候，如果是多位来宾，如果需要共同组合住双人房间，应该由其自由组合。
接待人员应该把来宾直接送进房间。如果是少量来宾，入住后，负责接待的人员要记下房间内的电话号码，连同房间号一并汇报给领导，把来宾到达.入住的情况告诉有关部门。

2. 写给嘉宾的一封信（内含单位介绍，襄樊介绍，天气预报，接待人员联系方式）

3. 安排探望
来宾入住后，有关部门要来宾稍事休息后，立即择时前来探望。从来宾入住，到主人方前来探望的时间不宜太长，太长了会显得不礼貌；也不能太短，太短了，也许来宾还没来得及放下行李，有的女来宾还要换一下服装，或洗脸后略施淡妆。一般的来宾入住后两个小时左右来探望比较合适。对于这一点，也应该事先让来宾知道，以便有所准备。

四. 如何送行
送行事先要进行充分的安排。应征求客方的意见，询问什么时候离开。出于礼貌，来宾离开的时间是不能直接问的。要根据其访问日程的安排，在通过对方有关人员进行确认。在这之前，要着力安排好回程的交通问题：买好飞机票，火车票或派好车辆，制定好回程的路线等。
送别的仪式要安排在来宾上机场或火车站之前并留出一定时间。一般送别要和来宾约好，可以事先打好招呼，如“明天早上8点，我们领导要来为你们送行”
送别仪式也可以和告别宴一起举行。
送客的主要人员应当是主人一方的主要领导或主要官员。官员级别较高表示对来宾的重视。
送行来宾的人员，一般要由主要领导带领负责接待的其他服务人员共同组成。
送客的时间一定要严格掌握。送客的人到达的时间要恰当，要给来宾留出打点行装的时间。来得太早，不但会影响来宾收拾行李，而且也有催他们走的嫌疑；来得太晚，可能要错过飞机或火车的开行时间，让来宾着急。
送别仪式，简单的也要双方握手，表达几天以来结下的友情，希望下次在适当的实际再来。这是已经没有迎接时的陌生，主人一方可以谦虚地说“招待不周，请多谅解。下次再来我们一定做得更好。”而来宾一方要表示真诚的谢意：“这么多天，感谢你们周到的照顾，给你们添麻烦了！”
如果是送到机场，火车或码头，要等飞机起飞，轮船离港火车启动的时候在离开。千万不能来宾刚一转身，送行人员就离开，否则给人一种敷衍，应酬不真诚的感觉。

邀请函范文

邀请函
尊敬的XXX先生/女士：
中华慈善总会等国内外多家公益民间机构与国际联合劝募协会.美中贸易全国委员会共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛会”（以下简称论坛）将于2003年11月9日至11日在北京隆重举行。
此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：中国公益事业的现状.机遇和挑战。跨国公司/企业在现代公益事业的作用.责任和地位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展示会将采取会展形式与论坛同事举行，供各公司，各公益机构通过图.文.声像等形式进行展览和交流。
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会.完善社会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的发展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益事业的现状.机遇及其面临的挑战；并通过各方广泛的接触和交流，促进双方伙伴关系及合作机制的建立。
参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关部门对中国公益事业的重视和关心。
在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚的2期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献。
期待着您的积极参与！

XXX
论坛筹委会主人
中华慈善总会会长
2003年8月22日

本讲要点：
打电话要注意什么？

电话礼仪
如今，电话已经成为必不可少的办公设施。毫无疑问，接打电话的质量，反映了一个人对待工作的真实态度。对方通过你接，打电话的方式，表现，对你的形象，性格，素质进行了无限的描述.想象，是正规军还是游击队，是值得信任还是不可信赖….

一. 座机礼仪
座机电话，是电话中使用频率最高的，是目前对外交流信息和沟通的主要工具。
研究显示，电话印象中，声音的质量在第一印象中占70%，话语只占30%。电话另一端的人对你的看法，不仅仅来自于你说话的内容，更来自于你是如何表达以及说话的语气。

1.打电话礼仪
就打电话的实际流程来看，要注意一下五个方面。
① 事先准备。为了获得最佳的通话效果，每次打电话之前都要做好充分准备。如把受话人的姓名，电话号码，通话要点等内容列出一张“清单”。这样一来，通话的时候就可以以此办理，不至于出现边说边想，缺乏条理，丢三落四的情况了。
这种方法简单易行，只要养成了习惯，就会成为自己的自觉行动。它不仅与己方便，而且也能使通话对象感到自己办事情时有板有眼，训练有素。
② 打电话的时间。按照惯例，通话的最佳时间有二：仪式双方预先约定的时间，二是双方方便的时间。那么什么事对方方便的时间？
一般来说，上午9点以后，下午5点之前。如果知道对方的上下班时间，还要避免对方刚上班半小时或下班前半小时通话。中午休息.午餐时间，也不要给对方打电话。
如果是打国际电话，还要考虑时差。
③ 通话时间长度。既然电话因公而打，就必须对通话的具体长度有所控制。因为在工作岗位上大家都很忙，不可能假借因公电话之名行电话粥之实。基本的要求是：以短为佳，宁短勿长。
打电话，刚开始的寒暄时必要的，但要点到为止，不要没完没了，本末倒置。然后就开门见山，直奔主题。交谈完毕后，再简单复述一下通话内容，然后就结束通话。
电话礼仪的“三分钟”原则，实际上就是“以短为佳，宁短勿长“基本要求的具体体现。但意思绝不是掐到三分钟的时候就断然挂电话，而是尽可能限制通话长度，以做到简练，明确，不要一件事反反复复的说，让对方听的厌烦。
如果是一次较长的电话交谈，在通话之初就要告知对方这次通话的大致时间长度，在获得对方许可的情况下在继续。
④ 避免做电话机器。电话本身是没有任何感情色彩的，使用电话是为了交流，沟通，拉近彼此的距离。所以，一定要给电话赋予感情色彩，达到使对方“闻其声如见其人”的效果。要达到这样的效果，就要做到：
一是避免感情机械化。有些人会错误的认为电话指示传达声音，所以只要发出声音，并把声音传到电话那一头就行，因为对方不可能从电话中看到我们的表情。所以，往往表情是机械而没有活力的。而对方从电话里听到的声音可能就会是平淡的，呆板的，甚至是不娱乐快的。
所以，拿起电话机之后，就需要用声调表达出友谊和微笑。正是因为对方不能从电话中看见微笑，所以你的声调要充满笑意和热情。
二是注意语速语调。声音通过电话后会有一点改变。所以，在电话里语速要适中。最要正对着话筒，咬字要清楚，一个字一个字的说。特别是说道数目.时间.日期
.地点等内容的时候，对好要和对方确认。而且，说话更要注意音调的抑扬顿挫，可以弥补“机械化”的缺陷。
⑤ 表现文明。电话的形象，不仅代表个人形象，更是单位形象的化身，因此在通话中必须做到：语言文明，态度文明，举止文明。
语言文明。通话时，公务员不仅不能使用不文明的语言，而且还要熟练使用“电话基本文明用语”。他们具体指：接电话时，要热情的问好：“您好！”然后再说其他的话，切勿上来就“喂”对方或一上来就说事情，让对方莫名其妙。在问候对方后，接下来要自报家门。终止通话前，要先说再见。
态度文明。作为公务员来说，除了语言上“达标”外，态度方面也不能忽略。首先要严禁厉声喝斥，态度粗暴的无理表现。但也不应该低三下四，阿谀奉承。对方电话若需要接总机，要加上一生“谢谢”另外“请，麻烦，劳驾”之类的词，也要时常挂在嘴边。若找的人不在，或需要接听电话的人代找，或代为转告留言的话，态度同样要文明而有礼貌。
通话时，若电话突然中断，依礼需要由打电话的人再拨过去。如果拨错了电话号码，要对接听的人表示歉意。
举止文明。通话的时候，在举止方面也要对自己有所要求。要站好或坐端正，举止得体。电话要轻拿轻放。打电话的姿势虽然对方看不见，但不良姿势可以影响一个人的情绪和声音，使对方有所察觉。在同时面前，也有损自己的风度和形象。
无论何时，通话的时候都不要把话筒夹在脖子下，抱着电话随意走动。拨号的时候不要以笔代手。也不可边打电话边喝水或吃东西。
通话的时候，不要发声过高，免得让受话人承受不了。标准的做法是：话筒离嘴保持3厘米左右的距离，以正常，适中的音量就行了。

2. 接电话的礼仪
接电话的礼仪，可以分为本人受话，代接电话以及录音电话等三方面。
① 本人受话。就是自己亲自接听别人打给自己的电话。自己接听电话的时候，按照电话礼仪的要求，需要注意一下三个问题：
一是接听及时。接听电话既不及时，实质上也是反映一个人待人接物的真实态度。一般情况下，保证在电话铃响三声之内接听。若三声之后才接起电话，首先要说声“对不起，让您久等了！”
二是应对谦和。拿起话筒后首先要问好，然后自报家门。严禁“喂”字开头。通话的时候，不应该心不在焉，等不要把话筒放一边，任其“自言自语”在通话过程中，对打电话的人态度要谦恭友好，尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候，更要表现的不卑不亢，热情亲切。
通话中之的时候，不要忘记向发话人说声“再见”。如果通话因故中断，要等候对方拨过来，不要扬长而去，也不要因此而责怪对方。接到误拨电话，要耐心简短的向对方说明。不要生气动怒，甚至出口伤人。
三是主次分明。接电话的时候，要暂时放下手中的工作，不要和其他人交谈，或作其他事情。同事也不要让打电话的人感觉到“电话打得不是时候”。但如果眼前的工作十分重要，那么就在接到电话后向来电者说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，到时候自己主动打过去，并在下次通话的开始再次向对方道歉。
对公务员来说，即使再忙，也不能拔下电话线，对外界进行隔绝。也不要在接电话的时候以忙为借口，敷衍了事。
② 代接电话。每个人都会经常为同事代接，代转电话，代接.代转电话的时候，尤其要注意礼尚往来，尊重隐私，准确记录，及时转达等方面的问题。
⑴礼尚往来。接电话的时候，加入对方找的不是你，不要表现出失望和不乐意的情绪，也不要拒绝对方代找别人的请求。同事之间互相代接电话，也是互利互助的事情，所以要礼尚往来，有来有往。
⑵尊重隐私。代接电话，不要充当“包打听”的角色，不要想来电者询问或所找之人的关系。当打电话的人有求于己，要求转达某事给某人的时候，要诚实守信，不曲解意思的转告，而且没必要和不相干的人提及。在没有授权的情况下，不要随便说出对方所要照的人的行踪，私人手机号码。
⑶准确记录。如果要找的人不在，要先向来电者说明，再问对方需不需要转达。对于要转达的具体内容，认真做好笔录。在对方讲完之后，还要重复一遍，以验证自己记录的是否准确无误。记录电话时，要认真记下包括通话者单位，姓名，通话时间，通话要点，是否要求回电，回电的时间等几项内容。
⑷及时转达。当接到寻找别人的电话时，先要弄明白，“对方是谁”“现在找谁”这两个问题。如果要找的人就在旁边，要立即告知。如果答应替打电话者代为传话，就要尽快落实。不到万不得已的时候，不要把代人转告的内容，再托付其他人转告。
③录音电话。录音电话被现在越来越多的单位所使用。在使用录音电话时应注意一下两个方面：
⑴ 留言制作。使用录音电话，少不了要制作一段录音留言。留言的常规内容有：问候语，电话机主的单位或是姓名，致歉语，留言的原因，对来电者的要求及道别语等。
⑵ 来电处理。不是十分必要的时候不要使用录音电话，如果使用就一定要做到“言必行，行必果”。在处理录音电话的时候要注意：a.对于录音电话上打进来的电话，要及时进行必要的处理，不可一拖再拖，或者根本不理。b.不要以录音电话为借口托词自己的疏忽和错误。
打，接电话借宿后，还有一个谁先挂电话的问题。一般情况下，如果是主动打出的电话，应该自己先挂电话；反之，让主动发话人先挂电话。另一种比较通行的借鉴方式，就是让尊者先挂电话。挂电话时，先按断扣机键，然后再轻轻口上电话机。.

二. 手机礼仪
手机的使用已经非常普及。但不分场合，不分时机的滥用手机，已经成为现代礼仪的杀手，甚至影响了正常的工作交往。
1. 什么时候关机
有些场合是需要关机和调成振动的。例如：在飞机上，在进行工作洽谈的时候，在加油站，在剧院或电影院，在餐桌上，在开会的时候，在公共场合应尽量把说话的声音降低，绝不要大声说话。
2. 手机放置的位置
l 可以放在随身携带的公文包内
l 可以放在上衣口袋内，尤其是上衣内袋中，但注意不要影响衣服的整体外观。
l 不要在不适用是将其握在手里，或是将其挂在上衣口袋外面。
3. 手机短信的使用
短信的内容应该和通话文明一样重视。因为通过你发出的短信，反映你的个人品味和水准。所以不要编辑或转发低俗，不健康的短信。
4. 铃声的使用
彩铃是给打电话的人听的，所以最好不要用国语怪异，格调低下的彩铃。
5. 接打的声音
不管接打电话，讲话的声音都要适度。特别是公共场所更要注意。遇到手机信号不好或通讯中断的时候，可以先挂机过一会再联络。千万不要大声“喂喂喂！”的呼叫。

三. 传真使用礼仪
使用传真要注意什么？
1. 注意传真首页
传真首页应该注明传送者和接收者双方的单位名称，人员姓名，日期，总页数等，而且每页都应该有页码标注。
2. 传真信件
传真信件时，必须像写信一样有礼貌，如必要的称呼，问候语，签字，敬语，致谢语等均不可少。
3. 其他注意事项
公章的使用，公章必须要盖的清晰，颜色鲜艳。
传真纸张规范。最规范的传真用纸，一般是A4大小白色纸。
传真确认。发送传真之前，可以像对方汇报一下，发送之后，要再次和对方确认一下所发传真页数，内容是否清楚等。同样收到传真后也应通知对方，让对方放心。
注意字号。传真材料，应该比普通打印文件字体大一点，以保证传真过去的文字清晰，方便阅读。

四. 电子邮件的使用礼仪
一. 邮件的收发
收发电子邮件，是国家公务员利用网络执行公务最常见的内容，也是最重要的方式。
1. 邮件的撰写
邮件的内容格式，也同样要遵照普通信件或公文所用的格式和规则，邮件正文要简洁，不可长篇大论。用语要礼貌。
注意邮件大小。一般不能超过2MB。任何一封邮件都要写上简短地邮件主题，便于对方收到信息有所了解，及时处理。
不要随便发送无聊，无用的垃圾邮件。更不能发送涉及国家机密邮件。
2. 接受和回复
一是应当定期打开收件箱，查看有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。
二是应当及时回复公务邮件。一般应在收到邮件的当天予以回复。如果问题较难处理，就要先告诉发件人已收到邮件，事情正在处理之中，会尽快回复。
3. 保存和删除
l 定期整理收件箱。
l 对于有价值的邮件，必须予以保存，或者复制进行专门保留。
l 对于与公务无关的垃圾邮件，或已无实际价值的邮件，应及时删除。

二. 资讯的查阅
l 明确目标
所查阅的内容必须与公务相关，不应该借机满足个人目的，在网上“冲浪”。
l 提高效率
熟练掌握查阅资料的技巧和方法，从而提高办公效率。
l 用语规范
在网上与人交流时，应当确保用语文明，规范，不得使用攻击性，侮辱性语言。另外谨慎使用语言符号（ 例如 ：）表示微笑 ：（表示皱眉 ：D表示大笑） 缩略语 BTW表示“顺便说一句” 886表示“再见”等。）不能滥用，以免对方不理解而使交流受阻。
l 言语有度
不可以以单位或部门名义在网上任意发表个人对新闻时事的看法，尤其不能泄露国家机密。不宜在网上发表个人消息。

本讲要点：
（1） 组织工作会议要注意哪些
（2） 新闻发布会上，发言人要注意哪些
（3） 舞会上怎样穿才算得体的表现

集会组织和参会
一. 工作会议
（一） 组织会议
会前组织包括以下几个内容：
1. 会议的筹备
先确定主题包括会议名称，然后围绕主题把领导议定的会议规模，时间，议程等组织落实。
2. 通知的拟发
会议通知一般由标题，主题，会期，出席对象，报到时间，报到地点及与会要求等七项要点组成。
3. 文件的起草需要准备的回忆文件主要有：议程，开幕词，闭幕词，主题报告，大会决议，典型材料，背景介绍等。
4. 常规准备
l 布置会场
l 根据会议的性质，规模，层次，必要的时候与有关新闻部门，公安部门进行通报，应与外界搞好沟通工作。
l 会议用品的准备：纸张，本册，书写用具，文件夹，姓名卡，座位签，饮料，声像等工具。
l 做好迎接接待工作
5. 座次安排
① 小型会议 a. 自由择坐 b. 面门设座 c. 依景设座
② 大型会议
l 主席台排座：一般是面对会场入口，面对群众席。
l 主席团排座：主席团为此有三个基本规则 A. 前排高于后排，B. 中央高于两侧 C. 左侧高于右侧。
l 主持人坐席：具体位置在A. 前排正中央，B. 前排的两侧，C. 按其具体身份排座，但不应该就座在后排。
l 发言者席：常规位置有二A. 主席团的正前方，B.主席团的左前方。
l 群众席排座：A. 自由式择坐，B. 按单位就座。
在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前向后进行横排，二是以面对主席台为基准，自左向右进行竖排。
6. 端正会风
7. 提高会议效率
l 改进会议方式
l 集中主题
l 限定时间
l 领导示范

（二） 参加会议
1. 组织者
要自始至终保持清醒的头脑和细致的洞察力。在组织会议过程中，要热情，耐心，发现问题及时解决力争做到有求必应，有问必答，不厌其烦，准备充分。
① 例行服务
② 会议签到：通行方式有 签到报名，交券报到，刷卡报到
③ 餐饮安排
④ 现场记录
⑤ 编写简报
2. 主持人
会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
3. 会议发言人
会议发言人要衣冠整齐，步态自然，刚劲有力，体现出一种胸有成竹，自信自强的风度和气质。
发言的时候口齿清晰，掌握好语速，音量。发言内容简明扼要。同时还要注意与会者的反应，如果有于会者对发言人提问，要礼貌作答。要注意运用适当的身体语言，以让自己的讲话更容易被与会者接受。
不论所讲的主题多么严肃，偶尔的微笑，用眼睛不时的环视现场的每一个人，既显示自信，又说明重视会场上的全体与会者。
4. 一般与会人员
一般与会人员的基本要求是：衣着整洁，仪表大方。服从会议组织者的安排，准时入场，仔细听讲，认真记录，进出有序。

（三） 会后工作
会议结束后，必须做好后续工作。主要有以下三项：
l 形成文件 包括会议决议，会议纪要等。
l 处理材料 在会议结束后，对与其一切有关图文，声像材料进行细致的收集，整理工作。
l 协助返程 主办单位应该为外来的与会者提供一切返程的便利。

二. 新闻发布会
（一） 组织工作
发布会的组织工作主要包括两个方面：一是发布会的筹备，二是媒体的邀请。
1. 发布会的筹备、
（1） 主题的确定
一般而言，新闻发布会的主题大体分为三类：一是发布某一消息，二是说明某一活动，三是解释某一事件。
（2） 时间，地点的选择
① 要避开节日与假日
② 要避开本地的重大社会活动
③ 要尽量避开其他单位的新闻发布会
④ 要避开和新闻界的宣传报道终点撞车和相左。
举行新闻发布会的最佳时间一般为周一到周四上午10点至12点，或下午3点至5点左右。发布会现场应选择在交通方便，条件舒适，面积适中，本单位的会议厅，宾馆的多功能厅，当地有影响的建筑物等。
（3） 人员的安排
新闻发布会的主持人大都由主办单位的宣传部长，办公室主任或秘书长担任。
新闻发布会发言人一般由本单位的主要负责人担任。除了要慎重选择主持人和发言人之外，还要精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。
（4） 材料的准备
l 发言提纲
l 问答提刚
l 宣传提纲
l 辅助材料

2. 媒体的邀请
一般而言，在这一问题上，有以下两个侧重点必须认真予以考虑“
（1） 邀请哪些媒体
电视 优点：受众广泛 真实感强 传播迅速 缺点：受时空限制 不易保存
报纸 优点：信息容量大 宜储存查阅 覆盖面大 缺点：感染力差 不够精美
广播 优点：快速传播 鼓动性强 受限制较少 缺点：稍纵即逝 选择性差
杂志 优点：印刷精美 系统性强 形式多变 缺点：出版周期较长
网络媒体 受众广 时效性强 缺点：受条件影响大
（2） 处理和媒体的关系
l 把媒体当做自己真正的朋友对待
l 要对所有与会的媒体一视同仁，不要有亲有疏，厚此薄彼
l 要尽可能的向媒体提供对方所需要的信息
l 要尊重媒体的自我判断

（二） 参加新闻发布会
1. 新闻发布会的步骤
① 主持人宣布开会
② 介绍应邀参加会议的政府官员和主要发言人
③ 说明记者提问时间，提问规则等
④ 宣布提问开始，并指定提问记者
⑤ 宣布提问时间到，提问结束
⑥ 组织参观或邀请
2. 要注意外表的修饰
3. 要注意相互的配合
4. 要注意语言艺术

（三） 电视采访应对
无论是在录音棚还是在办公室接受电视采访，都有一个背景。所以着装的时候，要了解背景的颜色，使着装的颜色和背景颜色能有一个反差，使被采访者看上去轮廓分明。
忌穿格子花呢的衣服，也要慎重穿纯白的的衣服。还要注意化妆。在镜头前面要注意自己的举止。
另外，在语言表达上，注意和提问者，主持人的配合，不要只看镜头不看主持人，也不要只看主持人不看镜头。要注意保持一个适当的语速，不要和主持人抢话。

（四） 善后事宜
新闻发布会结束后，主办单位要在一定时间内评估善后工作。
首先：①了解媒体的反应 ②要整理保存会议资料 ③酌情采取补救措施（不利的报道大致分为三类：一是事实准确的批评报道，二是因误解而出现的失实性报道，三是友谊歪曲事实的报道）

三. 晚会
（一） 晚会的组织
组织晚会的时候，必须注意下面的五方面内容。
1. 明确主旨
一场好的晚会，首先要求演出的节目，不论是从整体还是个别来看，都要有明确的主题，健康的内容，要体现出文明，健康，积极，向上的精神主旨。
2. 确定类型
要使晚会开好，就必须精心选择和主题相适应的具体类型。如反映某一主题的“五四”青年节纪念晚会。专场性晚会，如，诗歌朗诵晚会，歌曲晚会等。
3. 精选节目
确定晚会的具体类型之后，就要准备节目。一般综合性晚会，1~2小时就可以了。每个节目时间不能过长，大体上5~10分钟一个。
要把不同风格，不同水平的节目交叉安排，一遍让观众觉得有新变化。确定节目后，无比要把节目具体落实到专人负责，准备充分，多排练，并进行必要的检查和彩排。
举办大型晚会，还要印制节目单，发至每名入场者人手一份。
4. 场地的选择
晚会所用的场地，分为演出场地和观众场地。
演出场地的传声，灯光效果好，并容易控制晚会的规模；观众场地要注意安全和容量等两大重要问题。
5. 安排人员
组织晚会时，对于演职人员必须进行精心挑选与认真安排，这样才能确保演出成功。
选择演员不仅要看演技，人缘和知名度，也要兼顾其艺德，台风，责任心以及年龄，身体状况等。
晚会的报幕员，要求形象好，气质佳，口齿清楚，音色悦耳，富有激情，善于应变。晚会上往往要设置幕布。拉幕员要求要适时的拉起或落下幕布。一般拉幕员要求为身强力壮的男性。
舞台监督，是每一台晚会的总指挥与总调度。要有较强的租住才敢，需要头脑冷静，处事果断，观察入微，经验丰富，善于协调。

（二） 晚会的出席
2. 演员
演员在晚会上要做到合乎礼仪，不辱斯文，最重要的，是要做到尽心表演，尊重观众，善待同行。
（1） 尽心表演
演员要尽心表演，关键是要注意三件事。
第一 恪尽职守
第二 正常发挥
第三 格调高雅
（2） 尊重观众
对于演员来说，观众及时自己的服务对象，有时自己的上帝。演员的演出水平如何，终究是要由观众来进行评判的。而对于观众来说，演员能不能尊重观众，往往比其演技的高低更为重要，因为这不仅仅是态度问题，而且也是其人品的客观体现。
（3） 善待同行
在晚会演出时，妥善的处理自己与其他演员之间的关系，是每个演员均必须注意的一大问题。处理与其他演员的互相关系，重要的是要相互扶持，积极合作，并且以齐心协力开好晚会为首要目的。
3. 观众
观众在观看晚会演出的时候，不仅有尽情欣赏节目的权利，更有验收礼仪规范的义务。
（1） 提前入场
（2） 按号入座
（3） 支持演员
（4） 依次退场

四. 舞会
舞会是一种非常受欢迎的，号召力极强的交际形式。从礼仪规范方面来讲，舞会的成败，既取决于它的组织工作进行的如何，有受制于其参加者的自身素质和临场的表现。
（一） 舞会的组织
舞会的组织工作要注意一下五个方面：
1. 时间
举办舞会的最佳时机有：庆祝生日，纪念结婚，晋职升学，欢度佳节，款待贵宾等。周末和节假日，也适宜举办舞会。
确定一次舞会的具体时间长度。一是不要令人过度疲劳，二是不要妨碍工作和生活。舞会适合于傍晚开始举行，并以不超过午夜为最好。通常以2~4个小时为最佳。
2. 场地
确定舞会举行的具体地点，既要考虑人数，交通，安全问题，更要注意其档次与气氛是否适宜举办舞会。另外，舞场的灯光，音响设备要适合跳舞，在舞池周围还应该设有足够的桌椅供人休息。
3. 曲目
舞曲是舞会的导向问题和灵魂。在为舞会选择舞曲曲目的时候，要考虑到以下问题。
l 从众
l 交错
l 适量
l 依例
4. 来宾
对于舞会的来宾，组织者要注意约请，限量，定比等工作。
l 约请 确定参加者的名单后提前一周向对方发出正式邀请。可口头邀请，电话邀请，书面邀请等。
l 限量 以免来宾过多，在现场造成拥挤，使舞者难以尽兴。
l 定比 做到男女比例大致相同。
5. 接待
要确保舞会的顺利进行，组织一方，还有一些具体的接待工作需要认真做好，特别是确定舞会的主持人，招待