SPS-04-ZD05-0-----文件和档案管理制度.doc

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文件编号:SPS-04-ZD05
版 本：1.0

文件和档案管理制度

编　制：
审　核：
批　准：

2012. 发布 2012. 实施
公司名称
文件和档案管理制度
1目的
为了规范公司的文件和档案管理，充分发挥文件和档案在本公司生产经营活动中的指导作用，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于公司外来文件和内部文件的管理与存档工作。
3引用标准
3.1《中华人民共和国安全生产法》(中华人民共和国主席令第70号)
3.2《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令 第71号）
3.3《企业安全生产标准化基本规范》AQ/T9006—2010
3.4《辽宁省档案条例》
4职责
4.1总经办负责公司所有文件的收发、分发、传送、催办、立卷、归档、销毁等工作。
4.2各部门、车间，要认真贯彻落实文件精神，并指定专人管理文件，机密文件要及时归档。所有文件不得外传、外泄。经部门领导确认，不适宜的文件，要及时送交总经办统一销毁，不得乱丢乱放。
5内容与要求
5.1文件管理
5.1.1文件的分类
（1）企业的红头文件（既企业级文件，是企业的行政公文性的最高级文件）；
（2）外来文件（上级部门的发文、获取的法律法规和技术标准等）；
（3）企业内部的基础性管理文件（部门级文件），简称：基础文件（规章制度、操作规程等），这类文件必须以红头文件的形式发布，才会对整个企业发挥效力。否则，只对某个部门内部有效力。
5.1.2文件的使用范围
5.1.2.1红头文件
（1）对外：
以公司的名誉，向上级领导部门请示、汇报、报告处理决定等。
（2）对内：
A.转发上级文件或根据上级文件精神制定的本公司文件；
B.发布公司各类规章制度、操作规程、会议纪要等，既企业内部的基础性管理文件；
C.公布公司机构设置、机构变动、干部任免事项；
D.公布公司的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
E.公布有关奖惩决定和通报；
F.其他有关公司的重大事项。
5.1.2.2外来文件
（1）上级有关部门发来的文件，要全面领会文件精神，认真的贯彻落实。
（2）获取的法律法规和技术标准，要做好适宜性分析，及时转化为企业内部的规章制度或操作规程，指导企业的安全生产生产和经营。
5.1.2.3基础文件
企业依据相关的法律法规、标准规范、行业标准等，结合企业的实际情况，编制的各种规章制度、操作规程等，这类文件是企业内部的规范性文件，具有一定的强制性，是全体员工必须遵照执行的。
5.1.3文件的拟定与签发
5.1.3.1文件的拟定
各类文件由各部门负责起草拟定，部门领导审核后，送总经办。
5.1.3.2文件的签发
（1）对外发文：由公司主管领导核准、总经理签发，总经办统一编号、打印、盖章、发文、归档。
（2）对内发文：由公司主管领导签发，总经办统一编号、打印、盖章、发文、归档。
5.1.4文件编号
（1）红头文件（企业级文件）编号由总经办统一掌控，编号的形式为：xxxx发【20xx】第xxx号。其中：xxxx为公司汉子名称的缩写，【20xx】为年度号，如【2012】，xxx为文件的序号。

（2）基础文件（规章制度等）编号由起草拟定部门掌控，编号形式为：
XX-XX-XX-XX
文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
部门汉语拼音名称缩写。
代表公司管理文件类型缩写。
代表公司内部文件,为公司名称汉语拼音的缩写。

A．部门汉语拼音名称缩写为：
综合办公室ZH，财务部CW，安全处AQ，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB等。
B．公司管理文件类型缩写：
规章制度ZD， 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，通知TZ等
C．代表公司内部文件缩写：
谷瑞安全信息技术有限公司GR

专为创建安全生产标准化所制定的基础文件也可采用以下编号（供参考）：
XSPS – XX – XXXXX - XXX
公司代码
头两个公司名字的大写英文字母，如谷瑞安全为GR；
SPS Safty Production Standards （安全生产标准化）；
此部分也可由企业自行定义。
一级要素代码
如第9个要素的文件即为09。
文件类别及特征号
如某要素第一个制度，ZD01,第一个规程用GC01,第一个方案FA01……
附录代码
如果文件有附录，则按顺序号排列这些附录的编码，如001等

5.1.5文件的格式与结构
(1)红头文件

XXXXXXXXXXXX公司文件
xxx发[20xx]xx号
—————————————————————
关于+文件名称
主送单位名称（如各部门）：
… … … 文件正文 … … … …
… … … … … … … … ..
附件：
1、
2、
.
XXXXXXXXXXXX公司
年 月 日
主题词：
———————————————————————————————： 报送： 发送：
-----------------------------------------------------------------
起草部门： 打字： 校对： 印数： 份
-----------------------------------------------------------------

(2)基础文件
首页：

文件编号:
版本：

文件名称（二号字）

编　制：
审　核：
批　准：

2012.10.17 发布 2013.10.19 实施
公司名称

正文由以下部分组成：
1文件名称
2内容：(1)目的； (2)适用范围； (3)引用标准；
(4)职责；(5)内容与要求； (6)附录

5.1.6文件的传阅与催办
5.1.6.1文件的传阅范围，由公司总经理根据实际工作需要，确定传阅范围、指定到人，填写《文件传阅单》。
5.1.6.2 传阅的文件不得带离办公室，不得转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露文件内容。
5.1.6.3文件当天阅完后，要在下班前将文件送还总经办，阅批文件一般不得超过2天，阅后要签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，总经办要责成有关部门指定人员，按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
5.1.6.4阅文时不得抄录全文，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
5.1.6.5 文件阅完后，应及时送交总经办，切忌横传。
5.1.6.6总经办对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放，如需备查，应按照有关规定，征得公司主管领导同意，总经办备案后，予以复印或摘抄，原件必须及时归档周转。
5.1.7文件立卷
5.1.7.1立卷时应按照文件内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5.1.7.2立卷时，要把文件的批复、正本、底稿、主件、附件（附录）收集齐全，保持文件的完整性。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5.1.7.3每个卷的首页，必须是本卷的文件目录。目录包括：序号、文件编号、文件名称、发布日期、签发人姓名等信息。
5．2档案管理
5.2.1总经办要指定专人负责，每季至少一次，按立卷要求将外来文件和内部文件、资料等，整理立卷、归档。
5.2.2归档范围
5.2.2.1法律法规、标准规范、行业标准；
5.2.2.2上级有关部门下发的批复、通知等有关文件；
5.2.2.3业务合同、协议、相关方资料等；
5.2.2.4人事档案、干部任免通知、奖罚通报等；
5.2.2.5各种规章制度、操作规程、会议纪要、技术图纸等；
5.2.2.6安全生产方面资料的归档范围至少包括以下内容：
(1)安全生产会议记录（含纪要）
(2)安全费用提取使用记录
(3)员工安全教育培训记录
(4)劳动防护用品采购发放记录
(5)危险源管理台账
(6)安全生产检查记录
(7)授权作业指令单
(8)事故调查处理报告
(9)事故隐患整改记录
(10)安全生产奖惩记录
(11)特种作业人员登记记录
(12)特种设备管理记录
(13)外来施工队伍安全管理记录
(14)安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）
(15)有关强制性检测检验报告或记录
(16)新改扩建项目“三同时”
(17)风险评估信息
(18)职业健康检查与监护记录
(19)应急演习信息记录
5.2.2归档文件的保存期限
5.2.2.1一般性文件的保存期至少3年。
5.2.2.2法律法规、标准规范、上级文件等，保存期至废止或修订为止。
5.2.2.3技术图纸（含地下管（线）网设计）等技术性资料，人事档案、干部任免等，应长期保存。
5.2.3归档文件的适宜性管理
5.2.3.1总经办要定期组织安全生产管理部门及相关人员，对公司有关安全生产管理方面的文件、资料，按照公司《安全生产法律法规识别获取的管理制度》和《安全生产规章制度的管理制度》的要求，进行适宜性评审、修订，确保文件的使用效力，每年至少一次。
5.2.3.2对已经失去使用效力的文件、资料，填写文件作废清单，公司主管领导批准后，由总经办负责统一销毁。
5.3档案的使用
因工作需要，经公司主管领导批准，填写《文件借阅申请单》可以借用，但要严格遵守本制度的有关规定。
6附录
6.1 SPS-04-ZD05-001文件发放登记表
6.2 SPS-04-ZD05-002文件资料借阅申请单
6.3 SPS-04-ZD05-003文件传阅单
6.4 SPS-04-ZD05-004 档案台账
5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804

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