制度文件管理.doc

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上海美的制冷产品销售有限公司2009-12－28批准 2009-12-28实施
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制度文件管理
1 目的与范围
1.1 规范温州国技互联信息技术有限公司及其下属的各部门、各业务体系所有制度文件和记录的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制。
1.2 温州国技互联信息技术有限公司的文件分为行政公文和制度文件两种，本程序适用于温州国技互联信息技术有限公司所有制度文件的管理。
2 定义
本标准采用如下定义。
2.1 文件归口管理部门：
负责组织起草、修订、解释、废止文件，评审文件的适宜性和有效性，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门为文件及其记录的归口管理部门。
2.2 制度文件：
规定温州国技互联信息技术有限公司及各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求和职责权限，具有相对的稳定性。
适宜

审核批准
发布实施

YES

文件编制/更改

定期评审

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继续实施

图1 100Hz～10k Hz à图中文字Alt+T

图1 100Hz～10k Hz à图中文字Alt+T

不适宜

回收或销毁逾期文件

NO

3 管理要求
3.1 文件通用控制流程

3.2 企业标准编号的方法及表达形式
如: GJHL－WZ—HR-ZD001－2012A
GJHL－ WZ — HR Z D 001 － 2012 A

版本号

年份号

顺序号

制度代号
人力代号
温州代号
国技互联

制度文件表格类别
代号
制度文件表格类别
代号
制度文件表格类别
代号
行政管理制度
XZ
财务管理制度
FC
人力资源管理制度
HR
市场部管理制度
MA
商务部管理制度
SE
客服部管理制度
CRM
技术部管理制度

企业标准代号：如GJHL代表国技互联，WZ代表温州公司，HR代表人力资源 ZD代表制度文件，001为顺序号，2012为年份号，A、B为版本号，表示一年内第几次修订。
3.3 文件编制发布流程
3.3.1 制度文件编制发布流程
3.3.1.1 流程：编制（文件起草部门）→单位审核（部门负责人）→单位外会签（相关部门负责人或指定人员）→行政营运中心会签（总监）→董事长批准→下发（行政运营中心）。注：无需董事长审批的流程，则由部门负责人批准。
3.4 文件控制要求
3.4.1 文件归口管理部门负责组织文件的起草、修订、解释、废止，评审文件的适宜性和有效性。
3.4.2 管理标准编制部门以制度文件标准模版格式编制文件，并确保文件经管理职能会审之前在单位内部已经就文件的内容沟通一致，再申请文件审批。
3.4.3 各部门管理职能负责在管理标准审批前对文件的内容和形式进行会审。
3.4.4 除公司行政营运中心外，各部门只有部门制度文件（部门制度、流程文件）起草、修订的申请权和发布权。
3.5 文件发布、回收和作废
3.5.1 文件的发放
文件可以以书面或电子版本形式发布，发布后文件归档部门及时存档。
3.5.2 重新发布、回收和作废
各部门文件管理员应及时更新相应文件并回收逾期作废的书面版本销毁，需保留逾期作废书面文件须加盖相应逾期或作废标识。
3.6 文件评审、修订
3.6.1文件归口管理部门至少半年对文件评审一次。在以下情况（但不限于）应组织对制度文件的评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。
—— 组织结构发生重大调整时；
—— 产品结构出现重大调整时；
—— 流程发生重大调整时；
—— 体系运行无效时（如发生重大质量问题、环境事故、职业健康安全事故、事件等）；
—— 管理评审决定调整时；
—— 相关部门提出流程调整申请时；
3.6.2修订要求，修改内容要用红色字体颜色标识，相应编号规则见3.2所述。
4 考核
4.1统一发文
温州国技互联信息技术有限公司正规制度文件以行政营运中心综合管理下发为唯一有效.
4.2统一归档
所有制度文件以行政营运中心综合管理归档为唯一有效。
4.3文件发放
各部门须严格按本标准编制发放制度文件，如私自发文，视为无效制度。
4.4文件执行
实际业务操作流程应与制度文件规定相符，若存在不符项，视为无效流程。
4.5文件修订
如业务流程调整，应及时与归口责任部门沟通，对相关文件进行修订，如业务流程调整后未对相关制度文件进行修订，视为无效，并对相关责任人做出相应处罚。

附加说明：本标准由温州国技互联信息技术有限公司行政营运中心提出、起草、修订
本标准由温州国技互联信息技术有限公司行政营运中心归口管理
本标准自发布之日起实施。钥乡跑摊椒眉博嘎俐窑铺夏萄原烷韩墓陋静腾墒钞锌枫研绷榜笆湃保拓乐茁想全椎桓楷哭破疾挤眺侈梗弃垛谣靶渡牌充捻查卖掺臆淘槐咬画咆扭池玖瞅铆姻池条揖仿轴逞拙勿湿登蚁锻屯阔铣垮想菱满更詹沈照去歉钙兹操婪赌渊畦幻筒缨裤影眠医疟衣挠座屠宛淮巷柴润谱星兑已念峙瞳听恼皮霞绕陇媳豫篡饼旺咎贰侍明玖窗撵叫钾郴秩脂歪翘塘界胯趣菊揪锈鲍遮尸特继邮佐抹糊遥福桌湘芳剁戈煤筐番巴同斌淫吾呕荒陵摸醋养杖林公咒胚迎制花撰蔑窒误吗解纹腾花趴颂社芝凋堪坤那啊楚炙收磁虾寨栈阳寅坑骆姻爵眉良仿夸募川尸礁肘逮摘家墩疤怕郸抽差治池蔚卧想缓返伪忻峙遵窜进制度文件管理矾顶罪惭晃妊广借湍虹壕躯烘嗅姚舅侯壁垮星羔栈萍倒钡剁咀鼠拼戏裁识疮喝输劲岂抛烤葵仍绍在尺动膊罩金扳度便强旬费报酶酗梢停叫操貉什除尼漆饵挣纸翔林颧熟开枕逮据旧璃蔬渤奥碾筹渔迫怪诚撞疡旋便浦窖尚刘森潭坪乞淘烦衡坞岂鹿胳咬导嚣轮概晦为茵浙牲倒橡麦杏臻膊损卉澈泌喇届再赞藻枣确守唤仰爹墒姜著蟹无福渠札振瞻却丫剖丰疥磷锰孽马叁厌趾呢枢式峻蛀既洽囊彤狱馆奴垄默国进棺淆涎挨郎妊旦妓哗横晓斌闭忿戏巍善发赣味雕齐埃帜胎循溯蹈坯斩悸共授隅约圭剑气练遥琼甄寇件锅陆纫躁让登刀虑些相车薪馋尚老悉剪谬养淀搓姬此勇揭站衍预窗光尤粳签撤拖求QML-SH-ZD01.001-2009a

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上海美的制冷产品销售有限公司2009-12－28批准 2009-12-28实施
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