建筑建设公司办公后勤设备管理办法模版.docx

办公后勤设备管理办法
1 目的
为规范公司办公后勤设备管理，做好行政办公后勤设备的购置、管理、使用、调配和维护，特制订本办法。
2 适用范围
（1） 适用于公司总部和公司所属各项目两级单位的办公后勤设备管理。
（2） 本办法的管理对象为公司、项目经理部所有行政办公后勤设备和用品，包括：办公设施、办公自动化设备、计算机网络设备（软、硬件）、通讯设备、影像设备、公用电器、公用设施、后勤与生活设施、行政办公用品、耗材等。按其性质分为两类：
① 固定资产类：按公司固定资产管理办法进行管理；
② 非固定资产类：按其原值和耐用性分为A、B两类
A类：单件（套）原值在2000元以上的行政办公设备和高值耐用品；
B类：单件（套）原值在2000元以下的小型行政办公设备和一般耐用品；
3 工作流程
通过对公司、项目经理部办公后勤设备的计划、审批、采购、领用、调配等流程的规范，达到节约采购成本、提高设备管理水平和利用率的目的。
4 工作标准及要求
4.1 计划申报及审批
4.1.1 提出需求报告
（1） A类办公后勤设备由使用单位（部门/项目）提出书面申请，明确办公后勤设备的品名、规格、数量等，属于固定资产的，按照公司《固定资产管理办法》相关规定和流程进行申请。总经理办公室根据公司办公后勤设备拥有状态，提出调配或购置意见。
（2） B类办公后勤设备，由使用部门向本级办公室提出书面申请，填写《办公后勤设备购置申请表》（SHECTL MTⅡ16-10-1），办公室根据办公后勤设备的拥有状态，提出调配或购置意见。
（3） 项目上报的大宗办公后勤设备需求计划，由公司总经理办公室负责呈送公司有关部门、领导审批并给予项目书面回复。
4.1.2 核实
（1） 收到购置申请后，公司总经理办公室（项目综合管理部）应按照申请要求，首先考虑在已有设备中进行调配或升级，以满足办公需求，减少新购设备；确因无法调配或升级的，可考虑购置新设备，但应本着控制费用支出、与现有设备匹配的原则进行购置。
（2） 公司总经理办公室负责公司总部所有办公后勤设备购置计划的汇总编制、报批、购置、验收、分发、管理调配和维护，以及对项目固定资产类、A类办公后勤设备计划的审核、管理和调配，并提出具体的调配或购置意见；负责对项目办公后
勤设备的管理工作进行监督指导和检查。
（3） 公司企划信息部负责公司总部网络设备、电脑及外设、打（复）印设备、投影及监控设备等购置计划的汇总编制、报批、购置、验收、管理调配和维护并建立相关台账；负责对项目购置的网络、电脑、打（复）印设备、投影及监控设备等选型提出具体意见。
（4） 项目综合管理部负责本项目所需A类办公室设备购置计划的编制、报批、购置、分发、
调配、管理和维护，负责项目B类办公后勤设备的计划、报批、购置、建账和验收发放管理， 并定期向公司总经理办公室报告固定资产类、A、B类办公后勤设备的使用状况，负责按公司规定对项目竣工后的固定资产类、A、B类办公后勤设备进行全面清理。
4.1.3 审核
公司分管领导（项目经理）负责固定资产类、A类办公设备的审核工作，负责B类办公设备的审批工作，但大宗B类办公设备应由公司主要领导审批。
4.1.4 审批
办公设备需求计划经公司分管领导（项目经理）审核后，由公司主要领导负责固定资产类、A类办公后勤设备进行购置审批。
4.1.5 确定设备型号
（1） 购置申请通过后，公司总经理办公室负责通知项目按公司意见对办公后勤设备进行购置，协助确定设备型号并监督实施。
（2） A类大型办公后勤设备的选型应符合公司的统一规划要求，尽可能保持选型的一致性，以利于资源共享、技术维护并保证兼容性。
（3） 办公后勤设备的选型配置应从公司整体考虑到未来2至5年内的需求变化。一般情况下选择中端偏高端型号的产品，不选择高端产品，同时亦不选择中低端产品。同时要考虑其品牌的信誉度，售后服务与技术支持体系的保障能力、完善程度与服务效率。
（4） 公司、项目两级在配置电脑、打印机等办公设备时，应结合项目实际，以满足日常办公需求为原则，并参照以下标准配备：
配备人员/部门
电脑配置标准
打印机配置标准
备注
公司总经理、党委书记
按办公需要配备
1500元、A4幅面
按需配置
公司副总经理、三总师
7000-8000元
1100元、A4幅面
按需配置
公司部门正副职
项目班子成员
5000-6000元
900元、A4幅面
按需配置
其他工作人员
5000元以下
/
按部门配置
说明：1.电脑为笔记本配置标准，如采购台式电脑，标准应适当降低；如有特殊要求需突破标准的，须报公司（项目）主要领导审批后方可购置。
2.办公设备配置标准根据市场变化实行动态管理。
4.2 设备购置
4.2.6 选择供应商
在选择产品供应商时，应根据其所提供产品的纯正性(确保正品)、价位、代理等级，在本地区的市场销售情况，信誉度等；同等条件下，应选择本地区较高一级的代理商。
4.2.7 联系购置
（1） 办公后勤设备的购置按照“统一规划、集中购置”的原则，严格按照经审批的需求计划购置。所有办公后勤设备由公司总经理办公室或项目综合管理部统一购置，其他部门和个人不得擅自购置。
（2） 若实际购置与审批的需求计划不完全符合，需有部分项目变更(如品牌、规格型号、供应商、价格等)，应按照需求计划申报审批的规定，报相应主管部门和领导批准后方可执行，同时要在批复的需求计划上注明变更内容，不需重报需求计划。
（3） 若在实际购置过程中因故最终未能执行已经审批的需求计划，如需求计划的执行延误或因故取消，须按照审批权限报知相应主管部门变更。若已经过审批的办公后勤设备需求计划，在执行过程或因其他原因发生重大变更(如取消或增配某设备)，应重报需求计划，并按权限审批。原审批的办公后勤设备需求计划随之废止，并停止执行。
4.2.8 设备验收
办公后勤设备购置后，由购置单位主管部门、使用部门、财务部门、物资设备部进行验收，验收的重点应是数量、价格、购置物品的完整性、易用性等。
4.2.9 设备编号并计入台账
（1） 验收完成后，填写《行政办公设备资产验收单》《固定资产身份识别卡》（见公司《固定资产管理办法》）。设备的基本信息、规格型号、技术状况、随机附件、原始资料等由主管部门、使用部门、财务部门联合验收确认并签字。《行政办公设备资产验收单》一式两联一联交公司总经理办公室查验。第二联交购置公司财务管理部存查；设备使用部门变更时，验收单随设备调转，在设备发生调转时由调出方复印报公司总经理办公室变更登记，同时按财务规定作为随发票报销的凭据由费用承担方财务存查。公司总经理办公室行政管理员负责建立《行政办公后勤设备购置台帐》（表式：SHECTL MTⅡ16-10-2）进行登记。
（2） 办公后勤设备验收完毕后，符合固定资产的，统一粘贴由公司物资设备部制发的《x铁路公司固定资产身份识别卡》，使用部门和人员应保持识别卡鲜明醒目并不磨损。
4.3 管理、维修（升级）、盘点、折旧：
4.3.5 设备日常管理
（1） 所有办公后勤设备由公司总经理办公室个和项目综合部分两级进行管理，建立台帐（表式：SHECTL MTⅡ16-10-2）分类汇总。其中，固定资产类办公后勤设备由公司总经理办公室统一管理，项目应每季向公司总经理办公室报送固定资产类、A类办公设备的购置台账及增添情况。B类行政办公设备和用品，由项目经理部自行管理，建立台帐分类登记。公司总部固定资产类、A、B类办公后勤设备由公司总经理办公室建立台帐统一管理。
（2） 公司总经理办公室和项目综合部应分部门按规定建立《行政办公后勤设备使用登记表》（表式：SHECTL MTⅡ16-10-3）。部门使用的固定资产类、A、B类设备均记入部门负责人登记卡，由部门负责人统一领用并安排保管使用。部门员工发生调动时，应按登记卡将所有个人使用的办公后勤设备归还主管部门并验收签认。
（3） 公司办公后勤设备若发生人为丢失，由办公后勤设备主管部门责承责任人按本条规定赔偿。属于固定资产类的，按余值赔偿。属A、B类设备或耐用品，按3年折旧年限计算所剩余值赔偿。若经计算已无余值但仍可正常使用的设备和用品发生的丢失，由责任人按原值的20%赔偿。所有办公后勤设备若发生人为损坏，由主管部门责承责任人负责修复或承担维修费用，不可修复的，按照丢失规定限额赔偿。发生以上情况者，由责任人完成赔偿交款手续后，由办公后勤设备主管部门在相关的设备挡案卡、登记卡中注明。
（4） 固定资产类关键性办公后勤设备的管理，包括：办公自动化设备（复印机等）、计算机网络设备（软、硬件）、大型通讯设备、影像设备和大型后勤与生活设施，应指定兼职人员进行专门使用、维护和日常管理，严格按照操作说明和使用规定进行操作并定期保养，非操作人员严禁擅自开机操作，必要时应对管理人员进行安全操作和技术培训。
4.3.6 定期保养维修（升级）、盘点
（1） 办公后勤设备的维修：公司总部所有办公后勤设备的维修，由公司总经理办公室个安排实施，项目所有办公后勤设备的维修由项目综合部安排实施。维修应联系产品的售后客户服务中心或专业维修机构。为了节约维修费用，在产品保修期内发生的故障应及时报修。维修费用凡超过设备原值10％的，必须在办公后勤设备档案卡上进行记录。维修费用在2000元以上的必须填写《行政办公后勤设备维修（升级）申请表》（表式：SHECTL MTⅡ16-10-5），由办公后勤设备主管部门审核，经分管行政后勤的领导审核，报公司主要领导批准；2000元以下的，公司总部由分管行政后勤的公司领导审批；项目由项目经理或被授权人审批。
（2） 办公后勤设备的升级：所有A类办公后勤设备可根据工作需要进行升级或功能扩展，由公司总经理办公室个或项目综合部负责安排实施，升级或扩展费用在2000元以上的，由使用部门提出书面申请，由公司总经理办公室个或项目综合部审核，经公司分管行政后勤的领导复审，报公司主要领导批准。2000元以下的由使用部门提出书面申请，经本级办公室审核，报公司分管行政后勤的领导或项目经理批准。所有升级内容，必须在《行政办公后勤设备使用登记表》上进行记录。
（3） 行政办公后勤设备的实物盘点每年一次，盘点的时间为每年的12月25日。总部的盘点由公司总经理办公室会同财务管理部、物资设备部、企划信息部对办公设备进行实盘。各项目部盘点，由综合管理部牵头，财务及物资部门参与，项目行政负责人监盘，于每年12月28日将盘点明细及盘点报告交公司总经理办公室备查。盘点完毕后公司总经理办公室会同相关部门将最终盘点结果报公司主管领导。
4.3.7 按规定折旧
（1） 根据公司固定资产管理的有关规定，构成公司固定资产，按照固定资产进行折旧管理。办公后勤设备固定资产折旧按月提取，月折旧计提率按固定资产折旧计提标准。折旧费用由设备使用单位承担。
（2） 公司总部购置的2000元以上和项目购置的总价值20000元以上的办公设备由公司固定资产主管部门负责提出具体意见，日常管理部门（项目）负责按流程折旧处理。项目购置2000元以上和总价值20000元以下的办公后勤设备，由项目经理部按公司财务有关规定计提折旧费用。公司总部或项目购置的其他办公后勤设备，由公司总部或项目一次性摊销。
4.4 调转与报废
4.4.11 填写调动转移表
（1） 公司所有固定资产类、A类办公后勤设备，由公司总经理办公室个统一调配。根据各项目之间对办公后勤设备需求，使办公后勤设备资源在各项目之间合理流动，做到动态平衡，公司总经理办公室个应全面掌握全公司办公后勤设备的动态信息，按照“统一调配、集中处理”的原则，从全公司角度进行统筹安排。建制项目在搬迁到新项目时应基本沿用原项目的整套办公后勤设备。为了不影响在建项目的正常工作，办公后勤设备的调转一般安排在项目末期或集中调转到新项目或就近调配到各在建项目。如其它项目确无需求，应由原项目做封存处理。
（2） 公司总部和项目B类办公后勤设备，由公司总经理办公室个和项目综合部按照“台帐”定期清理。在项目竣工后，应对所有办公后勤设备进行彻底清点，并将最终“办公后勤设备台帐”和处理意见报公司总经理办公室，由公司总经理办公室按照在建项目和新接项目需求进行统一调配或处理。
（3） 所有办公后勤设备的调转，由公司总经理办公室综合各单位需求计划，负责对拟调转的办公后勤设备进行技术检查，核实确认后，按照《固定资产管理办法》的要求，统一填写《行政办公后勤设备移交、接收单》（表式：SHECTL MTⅡ16-10-4），由移交、接收单位办理好移交、接收手续后方可执行。其中，A类办公后勤设备和大宗B类办公后勤设备的调令由公司分管行政后勤的领导签发，小宗B类办公后勤设备的调令由公司总经理办公室负责人签发。移交接收单一式四联，移交单位、接收单位、公司总经理办公室、公司财务管理部各执一联存查。
4.4.12 按规定调动
为了使办公后勤设备资源能充分利用，所有固定资产类、A、B类办公后勤设备采用统一调拨制度。固定资产类办公后勤设备固定资产的调转，以调令划定日期为准，由接收单位从次月起承担计提折旧费用及调转运输费用。为了防止办公后勤设备的流失，办公后勤设备调转执行严格的技术检查和实物核实制度，即移交方在移交前必须保证办公后勤设备的完好和正常使用，必须保证办公后勤设备配置(包括升级以后新增配件)与档案卡一致，由接收方按照档案卡内容进行检收，如有不符，接收方有权拒收。
4.4.13 提出报废申请
（1） 报废是指分行政后勤设备超过使用寿命并确无使用价值和修复改造价值的情
况下，公司对其的一次性处理。
（2） 所有办公后勤设备的报废，须由使用单位提出报废书面申请，由公司总经理办公室负责安排检验（或委托项目检验），核实确认后经分管行政后勤的领导审核，报公司主要领导批准报废。
4.4.14 按规定进行报废
（1） 报废后的设备将其档案卡归入“已报废”设备册，并在相关的台帐和登记卡中注销。若在报废后有余值，其未提折旧，应在当时使用单位一次摊销。如批准报废后的办公后勤设备仍有部分实物价值，应按照有关规定变卖，变卖所得交公司财务。
（2） B类办公后勤设备的报废，由使用部门提出报废书面申请，由使用单位办公设备主管部门安排检验并核实确认，报本级分管领导批准报废，同时从相关台帐和登记卡中注销。若申请报废设备有实物价值，应参照规定的程序和权限审批，由使用单位办公设备主管部门统一进行变卖处理，变卖所得交本级财务。以上记录应保存完好，以便在项目竣工清理和本单位办公后勤设备清点时备查。
5 记录控制
（1） 行政办公后勤设备购置申请表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-10-1）
（2） 行政办公后勤设备登记台帐（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-10-2）
（3） 行政办公后勤设备使用登记表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-10-3）
（4） 行政办公后勤设备移交、接收单（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-10-4）
（5） 行政办公后勤设备维修（升级）申请表（样式见表式：SHECTL MTⅡ16-10-5）
6 附则
本办法自下发之日起执行，其解释权和修订权属公司总经理办公室。

表式：SHECTL MTⅡ16-10-1
行政办公后勤设备购置申请表
部门/项目： 申请日期：
序号
设备名称
规格型号
数量
单价
合计
计划配置部门
时限要求
1

2

3

4

5

…

申请部门意见：

年 月 日
公司（项目）分管领导意见：

年 月 日
公司总经理办公室（项目综合管理部）意见：

年 月 日
公司总经理（项目经理）意见：

年 月 日

表式：SHECTL MTⅡ16-10-2
行政办公后勤设备登记台帐
类别： 类（固定资产类、A类、B类）
序号
设备名称
规格型号
单位
数量
原值（元）
购置日期
购置人
验收人
设备
编号
使用部门
使用人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

1371
…

表式：SHECTL MTⅡ16-10-3
行政办公后勤设备使用登记表
使用部门：
序号
设备名称
规格型号
技术状况
随机附件
原始资料
设备
编号
使用人
负责人
备注
1

2

3

4

5

…

维修升级记录
1、
2、
3、
4、
5、

报废处理
设备名称
原值
报废价值（元）
报废原因
批准部门
收购单位或个人

1372

表式：SHECTL MTⅡ16-10-4
行政办公后勤设备移交、接收单
序号
设备名称
规格型号
技术状况
随机附件
原始资料
设备
编号
原值
现值
备注
1

2

3

4

…

调拨原因

调出单位

接收单位

调出单位意见

负责人：
年 月 日
接收单位意见

负责人：
年 月 日
公司主管部门意见

负责人：
年 月 日
公司领导审批意见

负责人：
年 月 日
1373
调出单位经手人

接收单位经手人

交接日期
年 月 日

表式：SHECTL MTⅡ16-10-5
行政办公后勤设备维修（升级）申请表
申
请
部
门
填
写
申请部门

申请时间

设备名称

规格型号

购入时间

使用人

故障（升级）描述

申请部门
负责人意见

年 月 日
设
备
主
管
部
门
填
写
预计费用

设备主管部门意见

年 月 日
公司（项目）
分管领导意见

年 月 日
公司主要领导意见

年 月 日
申请部门填写
维修（升级）结果

验收人签名

备注