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办公基础知识绪论绪论绪论一、办公活动的起源与发展一、办公活动的起源与发展古代：处理政务古代：处理政务现代：不但要处理政务，商务也属于办公现代：不但要处理政务，商务也属于办公绪论二、办公基础知识的内容体系二、办公基础知识的内容体系管物、办事和为人管物、办事和为人管物：办事，指的是对办公机构财产、物品的管理。管物：办事，指的是对办公机构财产、物品的管理。办事：指的是日常公务事宜的处理。（邮件办事：指的是日常公务事宜的处理。（邮件）为人：指的是办公人员在工作中的人际关系处理为人：指的是办公人员在工作中的人际关系处理绪论三、办公活动的现实要求三、办公活动的现实要求1.1.认清形势，把握时代脉搏认清形势，把握时代脉搏2.2.勇于创新，做好办公室各项工作勇于创新，做好办公室各项工作3.3.加强学习，提高自身素质加强学习，提高自身素质4.4.充分利用信息技术，改进工作的方法充分利用信息技术，改进工作的方法第一章办公机构与秘书工作人员1.11.1办公机构概述办公机构概述 办公机构是指承担一定办公活动的组织单位。办公机构是指承担一定办公活动的组织单位。包括三大要素：办公场所、办公设备以及办公人员包括三大要素：办公场所、办公设备以及办公人员 办办公公场场所所就就是是平平时时所所说说的的办办公公室室，区区别别于于教室、车间、实验室等。教室、车间、实验室等。1.1办公机构概述小知识：办公室布置小知识：办公室布置P5P5办公室的设计和布置应遵循的原则：办公室的设计和布置应遵循的原则：1.1.与其相呼应。与其相呼应。2.2.创造舒适而又高效的环境创造舒适而又高效的环境3.3.兼顾美观和形象。兼顾美观和形象。4.4.保持一定的私密性保持一定的私密性1.1办公机构概述二、办公机构的类型及特点二、办公机构的类型及特点（1 1）.办公机构的类型办公机构的类型办公机构办公机构（依性质分）（依性质分）党政机关办公机构党政机关办公机构企事业单位办公机构企事业单位办公机构其他社会团体的其他社会团体的办公机构办公机构1.1办公机构概述二、办公机构的类型及特点二、办公机构的类型及特点（2 2）.根根据据办办公公机机构构功功能能划划分分的的类类型型办公机构办公机构（依功能分）（依功能分）业务性办公机构业务性办公机构综合性办公机构综合性办公机构专门办公机构专门办公机构1.1办公机构概述2.2.办公机构的特点办公机构的特点u事务性事务性u服务性服务性u稳定性稳定性u保密性保密性再见！再见！1.2秘书工作概述 秘秘书书是是办办公公机机构构最最主主要要的的工工作作人人员员，秘秘书书工工作作构构成成了了办公机构的主要工作内容。办公机构的主要工作内容。小知识：历史上的小秘书（上官婉儿）小知识：历史上的小秘书（上官婉儿）1.2秘书工作概述1.1.秘书与秘书工作的含义秘书与秘书工作的含义 古代：保密者、史官、御史大夫、尚书古代：保密者、史官、御史大夫、尚书 现现代代秘秘书书是是指指在在办办公公活活动动中中，为为领领导导提提供供辅辅助助管理，并完成特定的事务性工作的人。管理，并完成特定的事务性工作的人。第第一一、秘秘书书的的产产生生以以人人们们的的办办公公活活动动为为背背景景，它它伴伴随随着着办办公公活活动而存动而存 的。的。第第二二、秘秘书书的的服服务务对对象象是是领领导导，这这里里的的领领导导指指的的是是秘秘书书的的直直接接上级、直接主管，而不是其他部门或机构的领导。上级、直接主管，而不是其他部门或机构的领导。第第三三、秘秘书书一一定定要要完完成成一一些些事事务务性性，即即秘秘书书工工作作，包包括括起起草草公公文、主持会务、管理文档、接待等一系列工作内容。文、主持会务、管理文档、接待等一系列工作内容。1.2秘书工作概述案例案例1-1P81-1P8（会务工作）（会务工作）秘书对于办公机构具有以下五个方面的作用秘书对于办公机构具有以下五个方面的作用u辅助作用辅助作用u协调作用协调作用u参谋作用参谋作用u信息传递作用信息传递作用u形象作用形象作用小知识：不简单的秘书小知识：不简单的秘书P9P91.2秘书工作概述3.3.秘书工作的特点秘书工作的特点u从属性从属性u被动性被动性u事务性事务性u综合性综合性4.4.秘书资格认证秘书资格认证国家秘书职业资格证书国家秘书职业资格证书u报考条件报考条件u课程设置课程设置u考试形式考试形式u使用教材使用教材LCCIEBLCCIEB职业文秘专业证书职业文秘专业证书u课程特点课程特点u课程设置课程设置u考试时间考试时间u证书形式证书形式剑桥秘书证书剑桥秘书证书再见！再见！1.3秘书工作人员的基本素质要求 秘书工作：上传下达秘书工作：上传下达一、秘书工作人员的政治思想素质一、秘书工作人员的政治思想素质1.1.秘书工作人员的政治素质要求：秘书工作人员的政治素质要求：在在思思想想上上、政政治治上上同同党党中中央央保保持持高高度度一一致致；遵遵守守工工作作纪纪律律、全全心心全全意意为为人人民民服服务；对立谦虚谨慎的优良作风，严守党和国家的机密。务；对立谦虚谨慎的优良作风，严守党和国家的机密。2.2.秘书工作人员的思想道德素质秘书工作人员的思想道德素质u礼礼貌貌而而不不居居高高临临下下，诚诚实实而而不不弄弄虚虚作作假假，参参谋谋而而不不自自以以为为是是，谦谦虚虚而而不不傲傲上上凌凌下下，谨谨慎慎而而不不唯唯唯唯喏喏喏喏，公公正正而而不不见见风风使使舵舵，坚坚持持原原则则而而不不论论是是道道非非，尊尊敬敬领领导而不阿谀奉承，自尊自重而不狂妄自大，坚守本分而不炫耀于人。导而不阿谀奉承，自尊自重而不狂妄自大，坚守本分而不炫耀于人。u树立正确的苦乐观。树立正确的苦乐观。u具具备备强强烈烈的的服服务务意意识识，要要善善于于提提供供严严谨谨周周到到的的服服务务。要要善善于于提提供供超超前前服服务务。要要善于提花创造性服务。要善于提供高层次服务。善于提花创造性服务。要善于提供高层次服务。小知识：听听人事经理怎么说小知识：听听人事经理怎么说P14P141.3秘书工作人员的基本素质要求二、秘书工作人员的知识和能力要求二、秘书工作人员的知识和能力要求1.1.完备的知识结构完备的知识结构u具备专业理论知识基础具备专业理论知识基础u熟悉所在组织的专业知识和业务知识熟悉所在组织的专业知识和业务知识u掌握行业和业务方面的政策法规掌握行业和业务方面的政策法规u掌握必备的社会和生活常识掌握必备的社会和生活常识2.2.必要的能力要求必要的能力要求u基本技能基本技能u执行力和判断力执行力和判断力1.3秘书工作人员的基本素质要求三、秘书工作人员的心理素质要求三、秘书工作人员的心理素质要求u乐观乐观u自信（案例自信（案例1-2P161-2P16）u冷静冷静u平衡（案例与分析题）平衡（案例与分析题）P17P17微软的女秘书微软的女秘书-妈妈级的露宝妈妈级的露宝P18P18分析题分析题再见！再见！第二章秘书的日常工作章节内容：章节内容：原则原则内容方法方法关系关系2.1秘书日常工作的原则一、真实准确的原则一、真实准确的原则真实：实事求是真实：实事求是准确：校对、核实准确：校对、核实二、顾全大局的原则二、顾全大局的原则大局：大环境、大趋势大局：大环境、大趋势2.1秘书日常工作的原则三、团结协作的原则三、团结协作的原则u秘秘书书人人员员要要与与各各职职能能部部门门建建立立良良好好的的协协作作关关系系，在在工作上互相配合，互相支持。工作上互相配合，互相支持。u秘秘书书工工作作人人员员还还要要同同上上级级、下下级级建建立立起起良良好好的的协协作作关系，以保障上传下达关系，以保障上传下达u秘书工作人员之间也需要建立起良好的协作关系秘书工作人员之间也需要建立起良好的协作关系四四、保保密密的的原原则则（小小知知识识：秘秘书书人人员员泄泄密密心心理理探探悉悉P20P20）2.1秘书日常工作的原则秘书人员泄密心理探悉秘书人员泄密心理探悉1.1.膨胀的虚荣心理膨胀的虚荣心理2.2.胆小懦弱胆小懦弱3.3.不善于约束自己的言论不善于约束自己的言论p再见！再见！2.2秘书日常工作的内容案例案例2-1P212-1P21某企业秘书招聘启事中的岗位职责描述某企业秘书招聘启事中的岗位职责描述u检查督促各部门对上级的指示检查督促各部门对上级的指示u定期组织收集定期组织收集u负责组织总经理主持的工作会议负责组织总经理主持的工作会议u组织起草总经理办公室文件组织起草总经理办公室文件u组织做好总经理办公天之骄子印鉴、介绍信等组织做好总经理办公天之骄子印鉴、介绍信等u协调安排设计多部门主管参加的各种会议协调安排设计多部门主管参加的各种会议u及时编制办公室的方针目标及时编制办公室的方针目标u负责公司办公用房的分配调整及办公用品负责公司办公用房的分配调整及办公用品2.2秘书日常工作的内容一、管理办公室环境一、管理办公室环境 办办公公环环境境是是指指组组织织机机构构内内部部工工作作人人员员所所处处的的环环境境，它它包包括括自然环境和人文环境。自然环境和人文环境。办办公公室室自自然然环环境境包包括括办办公公室室的的位位置置、建建筑筑设设计计、室室内内环环境境、光线、颜色、办公设备和室内布置光线、颜色、办公设备和室内布置2.2秘书日常工作的内容1.1.空气空气u适宜的湿度适宜的湿度u理想的湿度理想的湿度2.2.光线光线3.3.色彩色彩4.4.声音声音2.2秘书日常工作的内容小知识：办公室空间概念新主张小知识：办公室空间概念新主张蜂巢型：电话行销，资料输入和一般行业作业蜂巢型：电话行销，资料输入和一般行业作业密室型：会计师、律师密室型：会计师、律师鸡窝型：互动性高，设计、保险处理和一些媒体工作鸡窝型：互动性高，设计、保险处理和一些媒体工作俱乐部型：广告公司、媒体、资讯公司和一总分管理顾问俱乐部型：广告公司、媒体、资讯公司和一总分管理顾问2.2秘书日常工作的内容二、通信联络二、通信联络 包括事务、邮件事务及收发传真事务。包括事务、邮件事务及收发传真事务。1.1.电话事务电话事务主叫主叫-打电话打电话u做好主叫准备做好主叫准备u核定电话号码核定电话号码u自我介绍自我介绍2.2.被叫被叫-接电话接电话u准备记录电话准备记录电话u适时答机适时答机u重复关键内容重复关键内容u特殊电话挡驾特殊电话挡驾小知识：常用电话用语集锦小知识：常用电话用语集锦2.2秘书日常工作的内容2.2.邮件事务（纸质信函、报刊、包裹及电子邮件）邮件事务（纸质信函、报刊、包裹及电子邮件）u邮件的接收（履行告知及时清理）邮件的接收（履行告知及时清理）u邮件的撰写与发送邮件的撰写与发送正确输入或选择收件人，并确定相关抄送人员正确输入或选择收件人，并确定相关抄送人员邮件标题应提纲挈领重点突出邮件标题应提纲挈领重点突出正文内容要清楚完整，至少包含正文内容要清楚完整，至少包含“5W1H”“5W1H”签名要正式，并附带联系信息签名要正式，并附带联系信息请求阅读回执请求阅读回执u传真的接收传真的接收u传真的发送传真的发送2.2秘书日常工作的内容文书与档案工作（房产所）文书与档案工作（房产所）文文书书就就是是科科学学地地、高高效效地地处处理理公公务务文文书书，以以保保证证机机构构工工作作精精确确、高速运转。高速运转。档案是机构历史活动的真实纪录。档案是机构历史活动的真实纪录。四、会务工作四、会务工作会议是指有组织、有领导地商议事情的集会。会议是指有组织、有领导地商议事情的集会。会务工作是指有关会议诉具体筹备、组织和服务工作的总称。会务工作是指有关会议诉具体筹备、组织和服务工作的总称。会前准备会前准备确定会议的议题和名称确定会议的议题和名称制定会议流程制定会议流程此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！