C-采购管理规定.doc

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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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采购申请表

申请部门： 申请日期： 年 月 日
品 名
数 量
预 估
金 额
需要使用时间
规格型号等其他要求
（可另附页）

用途：

申请人签字：

部门领导签字：
财务部门签字：
公司领导审批：

询价比价记录

品名
供应商
规格
价格
交货时
间方式
付款
方式
税票
情况
联系信息

询 价 人：

公司领导意见：

采购执行情况：

验收交接单

日期：
年 月 日
编号：

交接内容

交接明细
序号
内容
单位
数量
备注

移交单位

验收人（签字）：
负责人（签字）：
接收单位

验收人（签字）：
负责人（签字）：
备注：
采
购
作
业
细
节
说
明

A：1）采购需求申请：各部门根据需求和工作计划，填写采购申请表，经财务部门和公司领导审核批准后，采购部人员联络采购事项。
B：1）查询库存：办公室在接到采购申请表后查询库存量，如有类似规格物料可征求部门意见可代用的就代用，最终采购数量需扣除库存数量。
C： 采购员根据签批后的采购申请单项目内容要求，填写采购计划表并进行询价。
1） 采购员填写采购计划表进行比价，，选择至少三家供应商比较（单价、质量、付款周期、服务等），优选合格供应商。
2）比价时，需求部门根据需求，提供专业和技术支持。
3）日常需开发各种物料的供货商，经送样确认合格，实地考察符合公司合作条件的列入合格供应商名录，以备后用。
4） 采购计划表审批：制表（采购人员）— —审核批准（公司领导）
D：1）采购部采购员依据批准后的采购计划表进行采购，采购时需要明确货品规格型号、名称、单价、付款及结算方式、交货期、品质要求、包装要求及违约责任等
E：1）采购订单下发后采购部采购员每天需密切跟催货品交货期。
2）供方所供货品不能按期交付于我司时，采购员需提前与需求部门联系沟通，落实情况。
F：1）供方按约定交期送货至我司，采购人员依据采购表 《送货单》核对实物是否相符（规格型号、名称、颜色、数量、单价）并办理验收入库手续。
2）收货时发现所送货品不符我司订购货品要求的，立即要求供方当时拉回。
G：1）货品到经初验符合后，由采购人员及时通知需求部门检验，经检验合格的物品需由需求部门签字认可。
2）所供货品经检验不合格时，由需求部门填写原因， 通知采购部、供货商，限期（3天内）要求整改并回复处理措施及改善措施。
H：1）经检验合格的材料由相关人员办理入库手续，并将物品入库或发放需求部门。
2）经检验合格后的材料需要移交的，要做好与移交单位的验收交接手续 。
内部控制文件

文件名称： 采购管理规定、采购作业流程
文件编号： J 发文日期： 年 月 日
持有部门/编号（人）： 行政办公室 页码： 4 页
分发指引
□ 行政部
□ 财务部
□ 生产部
□ 安保部
□ 种植公司
□
□
□
批准：
日期：

审核：
日期：

拟稿： 行政部
日期： 201 年 月

文件修订记录

章节 页/次 内容摘要 批准日期

采购管理规定
一、公司所有采购事项由采购部统一执行，管理，特殊情况需报分管领导批准后可直接采购。
二、所有采购事项都应进行审批，由需求部门填写《采购申请表》，经公司领导签字后，采购部统一执行采购。
三、工程、设备、生产原材料等重大采购事项应进行相应的市场调查和招标并签订合同或协议。
四、常用办公物品的采购应经过比价筛选后确定固定的合作商，签订长期的供货协议。
五、临时性物品的采购应比价询查，以确保采购质优价廉的物品。
六、采购执行完毕后应及时履行入库手续，生产原材料由验收员验收后，保管员进行入库管理。
七、采购人员应保存好询价记录以便日后进行查阅参考。
八、涉及售后的物品，应将产品说明书、保修单据等相关资料交有关部门保存。
九、需要移交的生产用原材料在验收合格好，要做好与移交单位的验收交接手续，须经双方签字。
十、因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，要追究相关责任人的责任，并视损失程度要求责任人进行赔偿，未进行三家比价的按采购额10%予以处罚。
十一、采购人员应负责相应采购发票的索要，发票所开具的内容必需与实际业务内容相符，特殊情况经财务确认总经理批准的除外
十二、坚决杜绝在采购中收受回扣、损公肥私等违法行为，一经查实除要承担赔偿外一律开除。
采购作业流程

采购作业流程
流程图 责任部门 责任人

A：材料需求申请
各部门 需求部门员工/各部门主管

B： 查询库存
采购部 采购人员

C：制定采购计划并比价
采购部 采购人员 需求部门
需求部门 公司领导

D：下发采购订单

采购部 采购人员
需求部门
E：采购跟催交期

采购部 采购人员

F： 供方交货

采购部/供货商 采购人员/供货商

G：检验
NG

生产部/需求部门 需求部门人员
OK
H： 入库或移交

生产部/种植公司 仓管人员/种植公司接收人
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你一定要坚强，即使受过伤，流过泪，也能咬牙走下去。因为，人生，就是你一个人的人生。
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命运如同手中的掌纹，无论多曲折，终掌握在自己手中
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