国有企业科技档案归档范围及保管期限模版.docx

*工程公司 科技档案归档范围及保管期限 编号：JZ-13 批准： 制订部门：技术质量部 批准年月： 年4月 1 总 则 1.1 为了使科技人员了解应归档的科技文件的范围、要求及保管期限，做到及时归档，使科技档案的归档率、完整率和准确率均能满足归档要求，参照档案有关规定，结合公司实际情况，特制订本归档范围和保管期限。 2 科技档案归档范围及保管期限 2.1 工程设计项目文件材料归档范围及保管期限（附件A）。 2.2 工程监理项目文件材料归档范围及保管期限（附件B）。 2.3 工程承包项目文件材料归档范围及保管期限（附件C）。 2.4 科研项目文件材料归档范围及保管期限（附件D）。 2.5 业务建设项目文件材料归档范围及保管期限（附件E）。 2.6 公司本部基建项目文件材料归档范围及保管期限（附件F）。 2.7 公司本部重要设备、仪器文件材料归档范围及保管期限（附件G）。 3 齐全辅助材料，确保及时归档 3.1 为了使文件材料及时形成和积累完整，在归档项目确立的同时，由公司档案室发给项目（课题）负责人有关的表格等。如：工程设计项目立卷归档说明（附件H）；工程设计项目文件材料立卷归档记事本（阶段）（附件I）；科研项目文件材料归档说明书（附件 J）；重要设备、仪器文件材料说明暨归档移交清单（附件K）、重要设备、仪器大修记录表（附件L）和重要设备、仪器处理情况表（附件M）等。 4 附 则 4.1 本办法由技术质量部制订并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。 附件A：工程设计项目文件材料归档范围及保管期限附件B：工程监理项目文件材料归档范围及保管期限附件C：工程承包项目文件材料归档范围及保管期限附件D：科研项目文件材料归档范围及保管期限 附件E：业务建设项目文件材料归档范围及保管期限附件F：基建项目文件材料归档范围及保管期限 附件G：重点设备、仪器文件材料归档范围及保管期限附件H：工程设计项目立卷归档说明 附件I：工程设计项目文件材料立卷归档记事本附件J：科研文件材料归档说明书 附件K：重要设备仪器文件材料说明暨归档移交清单附件L：重要设备仪器大修记录表附件M：重要设备仪器处理情况表 附件 A： 工程设计项目文件材料归档范围及保管期限 序号 归 档 范 围 保管期限 一 工程设计项目文件材料立卷归档记事本 长 期 二 工程项目依据性文件及前期工作文件 1 项目建议书及批复文件 长 期 2 申请报告、审批文件 长 期 3 决议、决定、会议纪要、指导性文件 长 期 4 可行性研究报告（计划、任务书）及批准文件* 永 久 5 投标方案、规划方案等 长 期 6 项目评估报告 长 期 7 环境预测或影响评价报告 长 期 三 设计基础资料 1 工程选址报告及审批文件 长 期 2 规划建筑红线图及坐标图* 永 久 3 工程地质勘测报告* 永 久 4 工程水文勘测报告 长 期 5 工程地形测量报告 长 期 6 水文、气象、地震情况调查报告 长 期 7 电、水、市政、煤气、热力、通讯、交通、环保、生活供应、教育设施、卫生、消防等协议 短 期 8 短 期 四 初步设计阶段文件 1 总体规划设计 永 久 2 3 初步设计要则及要则审查有关文件* 初步设计（包括方案设计、实施方案）* 永 久永 久 4 工序控制文件（设计事先指导、中间检查、设计各级审查文件、记录等）* 长 期 5 初步设计请批报告及批复文件* 永 久 6 设计复查材料 长 期 7 与设计有关的引进项目谈判过程中外商提交的材料、谈判协议书、谈判记录等 短 期 8 与设计有关的出国考察及收集的有关材料 短 期 五 施工图设计及施工阶段文件材料 1 施工图设计* 永 久 2 设计计算书* 永 久 3 施工图预算 短 期 4 施工设计修改文件、图纸* 永 久 5 抗震加固设计文件、图纸 永 久 6 施工交底、图纸会审纪要 短 期 7 施工配合记录、文件 短 期 8 工序控制文件（设计事先指导、中间检查、各级审查文件、记录等）* 短 期 9 工程质量事故处理意见* 永 久 10 沉陷、移位、变形观测记录 永 久 11 设计评价、鉴定及审批 长 期 六 竣工验收阶段 1 竣工验收报告 短 期 2 工程项目竣工验收会议文件及会议决定 短 期 七 其他文件材料 1 得奖成果申报、奖励的文件材料* 永 久 2 与建设单位往来并与设计有关的重要信、函、电话记录、传真、电传、电报等 与工程中有关内容的文件材料保管期限相同 注：有*项为必须归档的范围。 附件 B： 工程监理项目文件材料归档范围及保管期限 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级单位、领导、建设单位对监理的有关指示、规定、批复、修改等文件材料 短 期 2 设计单位、承建单位提供的受监项目图纸、材料、文件施工计划、措施等资料 短 期 3 监理提出的意见、建议 长 期 4 监理外发的重要文件、信函、电报、通知书等 长 期 5 长 期 6 监理对有关的工程进度、质量、安全、投资等提出的建议 长 期 7 监理年报、总结、 短 期 8 监理工作大事记 长 期 9 监理工作的各种会议纪要、记录及竣工验收报告等综合性文件资料 长 期 10 监理制定的各项内容规定、制度 短 期 附件 C： 工程承包项目文件材料归档范围及保管期限 序号 归 档 范 围 保管期限 1 上级单位、领导、建设单位对承包的有关指示、规定、批复、修改等文件材料 短 期 2 承包与分包合同 长 期 3 承包中有关工程质量、进度、财务等方面与发包单位、分包单位的来往文件材料及有关问题处理的文件材料 长 期 4 料 同工程设计项目 5 其它应归档文件材料 视情况定 附件 D： 科研项目文件材料归档范围及保管期限 阶段 序号 归 档 范 围 保管期限 科研 准备 阶段 一 1 2 3 4 5 6 7 永 久 长 期长 期短 期长 期长 期短 期 试验 研究 阶段 二 1 2 3 4 5 6 7 8 技术设计和试验文件材料设计方案及审查纪要* 技术总结 施工图纸* 试验大纲 试验数据及分析处理材料* 试验报告 设计计算书、设计说明书* 计算机辅助设计、辅助制造文件材料、源程序 长 期长 期永 久永 久永 久长 期长 期长 期 总结验收阶段 三 1 2 3 试生产工艺文件材料生产性试制总结竣工图 联试总结报告 长 期永 久长 期 序号 归 档 范 围 保管期限 四 鉴定验收文件材料 1 鉴定申请报告及批复* 永 久 2 研制工作总结报告 永 久 3 可靠性设计报告（新产品鉴定时） 长 期 4 质量控制与分析报告（新产品鉴定时） 长 期 5 例行试验报告（新产品鉴定时） 长 期 6 性能测试报告 长 期 7 标准化审查报告 长 期 8 技术经济分析 长 期 9 用户信息反馈 长 期 10 鉴定证明书及鉴定会议纪要 永 久 11 照片、声像等材料 永 久 五 成果申报及推广应用文件材料 1 科研成果报告表 长 期 2 成果奖励申报材料 长 期 3 获奖凭证材料 永 久 4 必要的技术报告及说明 长 期 5 生产定型鉴定文件 永 久 6 申请专利、发明的报告及批复 永 久 7 专利及发明证明、公证书的原件或影印件* 永 久 8 技术转让合同、协议书 短 期 9 有重要价值的函件 长 期 10 技术改进文件 永 久 六 其它 1 环保审查文件 长 期 2 科研文件材料说明书 永 久 3 重要的其它有关文件材料 视情况定 注：有*项为归档的重点。 附件 E： 业务建设项目文件材料归档范围及保管期限 阶 段 序号 归 档 范 围 保管期限 准备和初稿 (征求意见稿) 阶 段 1 2 3 4 5 永 久 长 期 长 期 短 期 短 期 送 审 稿 阶 段 6 7 送审文本、图纸审查意见、审查会议纪要 长 期 短 期 报批稿阶段 8 9 10 报批报告报批文本、图纸* 审定验收文件* 短 期 永 久 永 久 其 它 11 12 工作总结 获奖材料* 短 期 永 久 注：有*项为归档重点。 附件 F： 基建项目文件材料归档范围及保管期限 序号 归 档 范 围 保管期限 一 工程设计项目（公司基建项目） 1 文件材料立卷归档记事本 永 久 二 项目依据性文件及前期工作文件 1 项目建议书及批复文件* 永 久 2 基建申请报告及审批文件* 永 久 3 永 久 4 可行性研究报告（计划、任务书）及批准文件 长 期 5 投标方案、规划方案等 短 期 6 项目评估报告 永 久 7 环境预测和影响评价报告 长 期 三 设计基础资料 1 工程选址报告及审批文件 永 久 2 规划建筑红线图及坐标图* 永 久 3 工程地质勘测报告* 永 久 4 工程水文勘测报告* 永 久 5 工程地形测量报告 永 久 6 水文、气象、地震情况调查报告 长 期 7 电、水、市政、煤气、热力、通讯、交通、环保、生活供应、教育设施、卫生、消防等协议 永 久 四 初步设计阶段文件 1 总体规划设计 永 久 2 初步设计要则及要则审查有关文件 永 久 序号 归 档 范 围 保管期限 3 初步设计（包括方案设计、实施方案）* 永 久 4 工序控制文件（设计事先指导、中间检查、设计各级审查文件、记录等） 长 期 5 初步设计请批报告及批复文件* 永 久 6 设计复查材料 永 久 7 与设计有关的引进项目谈判过程中外商提交的材料、谈判协议书、谈判记录等 永 久 8 与设计有关的出国考察及收集的有关材料 短 期 五 施工图设计及施工阶段文件材料 1 施工图设计* 永 久 2 工序控制文件（设计事先指导、中间检查、各级审查文件记录等） 短 期 3 设计计算书（包括建筑、结构、给水排水、电气、弱电、采暖通风、空气调节） 永 久 4 施工图设计设备清册、说明书、图纸及测绘、验收安装调试、测定数据、性能鉴定报告 永 久 5 短 期 6 施工图设计修改文件、图纸* 永 久 7 开工报告、施工执照、工程技术要求、施工交底 短 期 8 施工配合记录 短 期 9 施工监理文件材料（施工方案及计划、安全措施、施工原始记录、施工定位测量、地质勘测、施工质量记录、原材料、构件、管线、设备、仪器合格证及施工安装记录、安装质量评定等） 短 期 10 土、岩试验报告、基础处理、基础工程竣工图* 永 久 序号 归 档 范 围 保管期限 11 隐蔽工程验收记录* 永 久 12 沉陷、移位、变形观测记录* 永 久 13 工程质量评审 长 期 14 工程质量事故处理意见* 永 久 15 设计评价、鉴定及审批 长 期 六 竣工验收阶段 1 竣工验收报告 永 久 2 全部竣工图* 永 久 3 工程现场照片、影片、录像材料 永 久 4 项目质量评审材料 永 久 5 竣工验收会议文件和会议决议 永 久 七 工程管理文件 1 征用土地申请及批准文件* 永 久 2 征地补偿、拆迁协议书* 永 久 3 工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件* 永 久 八 财务、资产管理 1 年度投资计划 短 期 2 贷款协议及合同 短 期 3 材料、设备年度分配计划 短 期 4 工程预算、决算 永 久 5 支付使用的资产文件 永 久 6 概算调整 短 期 7 年度决算报告及工程批复核定意见* 永 久 8 基建财务总账、明细帐 永 久 9 记帐凭证和原始凭证 长 期 序号 归 档 范 围 保管期限 九 其他文件 1 抗震加固图纸、文件* 永 久 2 扩建或改建图纸、文件* 永 久 3 维修管理文件 短 期 4 房屋普查、登记、总结文件 短 期 5 房地产确权文件* 永 久 6 获奖成果申报、奖励的文件材料* 永 久 7 电传、电报等 长 期 注：有*项为归档重点。 附件 G： 重点设备、仪器文件材料归档范围及保管期限 阶段 序号 归 档 范 围 保管期限 购置阶段 1 2 3 购置申请书及审批文件* 大、精、稀（含引进设备仪器）购置项目建议书、经费预算、可行性分析报告及审批文件购置协议书或合同 报损年限期满后2年 同上 1/2折旧年限 4 购置过程中有意义的来往函件、会谈记录、谈判文件 1/2折旧年限 验收及安装、调试阶段 5 6 7 8 9 2 年 2 年 2 年 2 年 同报损年限 10 设备安装任务书 2 年 11 安装工艺规程 同报损年限 阶段 序号 归 档 范 围 保管期限 使用管理及维修阶段 12 13 14 15 16 17 18 19 安装基础竣工图* 安装验收移交单或验收记录操作及安全技术规程维护保养规程保养记录及备件消耗记录 事故报告及处理意见* 大修申请书及审批文件 大修前检查记录 同报损年限 2 年 同报损年限 2 年 2 年 2 年 2 年 报损年限期满后2年 改 造及报废阶段 20 21 22 23 24 25 封存报告及审批文件启封报告及审批文件调迁（转让）报告及审批文件 技术改造的图纸、工艺文件及计算书、说明书等* 5 年 5 年 5 年 5 年 同报损年限同报废时间 其 他 26 设备仪器文件材料归档移交清单暨说明 报损年限期满后2年 注：有*项为归档重点。附件H： 工程设计项目立卷归档说明 1 根据国家档案法第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”的规定,结合公司实际情况，重新修订了工程设计项目立卷归档范围及保管期限。 2 工程设计项目的文件材料由项目设总或项目负责人负责整理归档，交档案室集中统一保管。档案室档案员负责档案立卷归档的具体业务工作指导。 3 工程设计项目归档文件材料，在工程设计项目进行中由项目设总或项目负责人按照工程设计项目归档范围及保管期限表中规定的范围，排列顺序按其自然形成规律和内在有机联系将文件材料及时积累在工程设计项目文件材料积累袋内，在工程设计项目阶段完成后三个月内完成整理工作，交档案室档案员验收签字后由档案员按三个阶段（初步设计阶段、施工图设计阶段、竣工验收阶段）的文件材料组卷归档。 4 对工程设计项目归档范围及保管期限表中须归档的文件材料具体填写的几点说明： 4.1 “工程设计项目文件材料立卷归档记事本”的填写。 4.1.1 封面上的“（ 阶段）”栏中分别按三个阶段（初步设计阶段、施工图设计阶段、竣工验收阶段）填写。 4.1.2 封面上的“工程名称”栏中须填写完整工程项目总名称、子项工程名称及第几期工程。 4.1.3 “工程基本情况表”中的“设计阶段”一栏中以工程设计阶段填写，即初步设计阶段、施工图设计阶段、竣工验收阶段。 4.1.4 在“工程设计大事记“表中必须对本阶段设计及施工过程中有关大事及非正常情况发生的日期、内容、过程及处理结果等作完整系统的反映。 4.1.5 在“科技档案归档清单”中的“归档文件材料名称”栏中，应按归档的文件材料顺序逐件填写；“备注”栏中，须对复印件的文件材料及文件材料的缺页、重复、损坏、模糊不清等非正常情况予以注明；表头的“编号”栏由档案室的档案员负责填写。 4.2 “工程项目依据性文件及前期工作文件”中的“指导性文件” 亦包括技术设计的技术协议、技术任务书或委托书等文件材料。 4.3 “设计计算书”包括建筑、结构、给水排水、电气、弱电、采暖通风和空气调节各专业的计算书及动力专业的电站设计热平衡、主蒸汽管道引力、汽机基础的计算书等。 附件I： 工程名称 档 案 号 项目设总或 项目负责人 工 程 设 计 项 目 文 件 材 料立 卷 归 档 记 事 本（ 阶段） 中 国 联 合 工 程 公 司 年 月 工 程 基 本 情 况 表 工程地点 省 市 区 县 路 号 设计合同编 号 收设计费 设计阶段 开始日期 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日完成日期 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 设计规模 纲 领： 新增面积： 层 数： 投 资 m数额 控 制 数： 概 预 算： 决 算： 建筑面积： m 专 业 参 加 设 计 人 员 备 注 专 业 参 加 设 计 人 员 工 程 设 计 大 事 记 本阶段设计过程中大事记载及非正常情况记载（包括日期、内容、处理结果等） 日 期 内 容 科 技 档 案 归 档 清 单 编 号 归档日期 序号 归 档 材 料 名 称 张 数 保管期限 密级专有技术 备 注 文字 图纸 注：归档文件材料为复印件、有材料缺页、重复、损坏、模糊不清等非正常情况的均须在“备注”栏中注明。 本单一式二份，归档者、档案接收人各一份。 档案接收审查人： 第 页共 页 附件J： 科研文件材料归档说明书 单位名称 （盖章） 年 月 日 课题名称 所属科研项目 课题来源 课题编号 主持单位 协作单位 主要责任者 参加人员、承担的主要任务、时间（按贡献大小排名次） 成果推广情况经济社会效 益 获奖或专利情 况 有何论文或技术报告正式发表 本 课 题文件材料情 况 共有 卷； 文件 ； 底图共 张，其中A0 张，A1 张， A2 张，A3 张， 其他 项目负责人 （签字） 日期 部门领导 （签字） 日期 主管领导 （签字） 日期 科研业务建设文件材料移交清单 序号 项 目 名 称 或文 件 材 料 名 称 图 号 或档 案 号 份数 页数 密级 保管期限 备 注 移交单位 接收单位移 交 人 接 收 人 年 月 日 附件K：重要设备仪器文件材料说明暨 归 档 移 交 清 单 设备仪器名称 购 置 时 间 设备仪器来源 设备仪器编号 所 在 单 位 密 级 主 管 部 门 使 用 部 门 设备仪器主管人员 维 护 人 员 使 用 人 员 修 理 人 员 1.文件 份 序号名 称 序号 名 称 A0 A1 A2 A3 A4 照 片 (张) 其 他 光 盘 (张) 备件情况 (名称、规格、数量) 审 核 使用部门负责人 主管部门负责人 归档移交单位 接收单位移 交 人 接 收 人 年 月 日 附件L：重要设备仪器大修记录表 设备仪器名称 第 次修理 修理单位 修理日期 修理人员 使用备件情况 修理情况 负责人签字 日期 备注： 注：重要设备仪器大修一次，即填表一次，归一次档。 附件M：重要设备仪器处理情况表 设备仪器名称 处理日期 处理方式 （用表示） 封存 启封 调迁（转让） 技术改造 报废 其他 负责处理单位（部门） 处理负责人 接收单位（部门） 接收负责人 处理情况 审 批 原使用部门负责人签字 日期批准部门负责人签字 日期主管领导签字 日期 备 注