公文收发管理办法.docx

唐山湾生态城国泰热力有限公司公文收发管理办法第一章发文管理第一条各部门需要对外发送的文件，首先应由发文部门主办人员拟稿，经部门负责人审核签字、综合办公室文秘工作人员从文体格式上审核修改后、综合办公室主任签字，报送公司主管领导或总经理签字，再由拟文部门主办人员持审签单印发，加盖公司公章（附：发文审签单）。第二条公文的制发程序包括：拟稿、审核、签发、复核、打印、分发。（一）拟稿拟稿通常原则是“谁主管、谁拟稿”，重要文件应由部门负责人或分管领导亲自撰写。（二）审核综合办公室对业务职能部门拟写的，以公司名义发文的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿部门同意并请示公司分管领导后，重新修改后再审。（三）签发业务职能部门拟写的文稿，统一归综合办公室审核后，再送（提）交公司领导签发。文件经过公司领导签发即成定稿，产生效力。（四）复核公文正式印制前，综合办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合要求等。（五）印制文件经公司领导签发，办公室复核后即印制。文稿印制前应确定印制份数，编好发文字号，以便一并缮印。（六）分发公司发出的文件，均需进行严格登记，建立发文登记表，登记后方可由主办部门分发至受文单位。第二章收文管理第三条收文办理是指收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、回收等程序。第四条签收和登记。凡上下级往来的公文由综合办公室统一签收，编号登记，并进行文件传阅。第五条审核收到需要办理的公文，由办公室文秘人员在登记后进行文件传阅，并在传阅单上并提出拟办意见，必要时可根据来文要求限定办结时限。交综合办公室主任签审。第六条拟办办公室主任阅签后，呈总经理对公文提出意见。根据总经理阅签意见，送达公司相关领导阅示。第七条批办公司相关领导收到需要阅示的公文时，对有具体请示事项的，传阅人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第八条承办文秘人员接到公司领导签批的公文后，应按领导批示意见转至承办部门阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本单位职责范围的，应及时向主批人汇报，并协调修改批办意见，后交文秘人员，由文秘人员转新承办部门办理。第九条催办对送领导审批和交承办部门承办的文件，办公室文秘人员应负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。承办部门接到文件、函、电等应立即指定专人在规定的期限内办理完毕，不得拖延，紧急公文应随到随处理，提出办理时限，阅文人员应签字并注明阅文时间。第十条回收公文办结后，由综合办公室文件收发人员及时回收并归卷保管。第十一条其他规定（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件传送无关人员阅览；对尚未传达的密级文件不得向外泄露内容。（二）公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，对涉及两个部门以上的事项，应由主办部门会同协作部门协商处理和答复。（三）公文密级由综合办公室依照上级规定和公司实际合理设置，禁止个人、部门随意扩大阅读范围，防止泄露公司经营机密。第三章公文归档第十二条属于公司发文的，档案管理人员应将发文原件（一份）和发文审签单一起装订存档。第十三条属于公司收文的，综合办公室应将收文和传阅单一起装订存档。第十四条公文借阅查询需经综合办公室主任批准，办理借阅查询登记，阅用完毕应及时归还，注销登记。附件一：呈文格式附件二：发文格式附件三：公文函的格式附件四：发文审签单附件五：收文呈批（传阅）笺唐山湾生态城国泰热力有限公司发文审签单日期： 年 月 日 文件名称文件编号主 题 词主送： 抄报（送）：发文主办部门： 拟稿人：核稿人：部门负责人综合办公室主管领导领导批示：打印：校对：份数：办公室发文经办人：存档经办人：附件备注：唐山湾生态城国泰热力有限公司收文呈办笺收文编号：唐国泰热力-2015-B20来文日期来文机关文 号密级文件名称2015.11.26区住建局曹妃甸区住建通字 201531号关于调查工程款、农民工工资支付情况的通知公司领导批示批示办公室主任拟办意见送秋玲同志：建议：呈永来同志阅。 综合办公室 2015年11月26日程反馈办理进承办人：金斌 审核人： 联系电话： 传真：呈报：转发：6