工程技术类文件和资料管理规程.doc

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工程技术类文件和资料管理规程
(受控文件)
1 目的
对工程系统文件和资料进行控制，明确文件和资料的管理规程，确保工程系统文件资料处于受控状态。
2 适用范围
适用于碧桂园项目工程技术类文件和资料的控制。
3 职责
3.1项目公司工程部内务主管负责本管理规程的具体实施，工程部经理负责实施的巡查；
3.2项目公司分管领导督促和支持本规程的实施；
3.3集团公司对本规程的执行进行检查。
4 工作程序
4.1 外来文件控制
4.1.1 施工图纸的发放流程为：
设计单位

施工单位

工程管理部台帐

监理单位

相关部门和单位预算

对于工程部自留图纸需加盖收文印章和“受控”印章；对于公司内部其他部门留存图纸，工程部应在图纸目录页加盖“受控”印章并编写分发号；发给施工单位、监理单位及其他外单位的图纸可不盖“受控”印章。
4.1.2 设计变更、勘测资料、桩基测试报告等技术资料，发放流程为：
发文单位

施工单位

相关部门和单位

工程管理部台帐

监理单位
汇总
项目公司资料员

此类文件为受控文件，由工程部负责具体发放。对勘测资料、动测报告等须送设计单位一份，此类文件不需盖收文印章和“受控”印章，但须做收文登记和发放记录。勘测资料、动测报告在项目结束后，汇总至工程部内务主管保管。
4.1.3 对外来图集、规范、标准等技术文件，由工程部做好收文登记，填写《外来文件处理单》，报项目公司总经理审批是否列入“受控”及发放范围后，发放给相关使用部门和人员。
4.2 工程管理中的“工程联系单”、“图纸会审纪要”、“会议纪要”等文件均为受控文件，由工程部进行发放和日常管理，并汇总至工程部内务主管。各种会议纪要、会审纪要的发放范围为各参加单位及注明抄送单位。
4.3 所有受控文件的发放由文件发放部门做好《受控文件发放台帐》或《工程类受控文件发放台帐》的填写工作。
4.4 文件编码
4.4.1 文件的编码以“碧桂园·所在省名称·项目名称·文件类型【2008】001”为总形式，详释如下：
4.4.1.1文字部分用拼音的第一个字母，如“BGY·AH·WH·纪要【2008】001”，“即表示：碧桂园·安徽·芜湖项目纪要”，文件类型须采用文字表示，以便于识别，文件类型有质量记录、请示、报告、工程技术联系单、会议纪要等。
4.4.1.2文件的编码由表式编码和记录编码组成，如 “BGY·AH·WH·纪要”为表式编码，“【2008】001”为记录编码，其中“【2008】”为记录所属的年份，“001”为编码顺序号。
4.4.1.3当项目分区和分期开发，且质量记录是针对某一区块或某一期时，记录编码项目号后还须加上分区号和分期号，如BGY·AH·WH-A区-Ⅰ期·纪要【2008】001。
4.4.2 设计变更通知单、勘测资料、动测报告的编号采用发文单位原编号；图纸、图集、规范等外来受控文件的编码参照执行。
4.5 工程技术文件、资料的更改。
4.5.1 当质量记录内容填写出现笔误时，由原记录人进行更改，更改方法为：用两条横线将笔误记录划去，在边上填写正确记录，并签名或盖章。
4.5.2 当质量记录的表式需要更改时，由更改申请人填写《文件更改审批单》，报经项目总经理审批后更改，更改后的表格由资料主管进行分发，工程系统的发放范围为工程部各工程主管，由工程部主管负责对本项目新旧表格进行更换。
4.5.3 工程技术文件(非质量记录)的更改可根据实际情况采用发《工程联系单》或补发修改文件的方式进行更改。更改的审批可采用在《工程联系单》或修改文件上签字、盖章等形式。
4.5.4 图集、规范、标准等换版时，重新办理盖章、登记、借阅手续。同时，工程部负责收回旧版图集、规范、标准等文件，加盖“作废”印章后留用备查。
4.6 工程技术文件、资料的管理
4.6.1 工程技术文件和资料由工程部内务主管负责日常的管理。
4.6.2 工程部内务主管负责做好日常技术文件和资料的整理工作，分类建立受控文件及质量记录的台帐。施工图纸、设计变更单、图集、规范、标准等外来文件以收文登记代台帐。对于工程联系单、整改通知单、施工联系单、图纸会审纪要、设计变更单等，各工程管理人员必须每月整理，并于每月最后一个工作日前交项目公司资料员编目、存档。
4.6.3 工程部对于影响平面、立面、改变使用功能、调整户型布局的变更，需立即向策划营销部传递书面的变更资料；对于超出原政府部门批复的变更，还必须向集团公司前期分管领导及相关人员提供详细的变更资料。
4.6.4 各种工程技术文件和资料于项目完成后，由工程部内务主管整理后交项目公司资料员统一归档。
5．相关记录
5.1外来文件台帐。
5.2受控文件发放台帐。
5.3技术文件台帐。
6．附加说明
6.1本规程自2009年01月01日起执行。
6.2本规程由集团工程管理总部负责解释。
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