物业合同(协议)管理制度.doc

合同档案的管理制度第一章 总则第一条 为加强公司总部及各项目、各分公司（以下统称为“公司”）合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。第二条 本制度所指的合同是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包括劳动合同）。第三条 合同档案保管实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。第四条 财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。第二章 合同档案的审批第五条 需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。第六条 合同管理实行承办部门、财务部、行政部、总经理审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。 第七条 财务部可对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。第八条 公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。第九条 财务部在合同的审批中，主要审查以下事项： 1、合同标的(如货物、劳务等)； 2、标的物数量和质量(质量应写明执行何种质量标准或由双方议定)； 3、价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等； 4、履行的期限、地点和方式； 5、违约责任； 6、数额较大的经济合同，有条件的应要求对方当事人提供保证(可采用担保、抵押、保证金、留置等方式)。第三章 合同档案的归档管理第十条 各部门在正式签署合同后，须尽快将合同正本原件移交财务部存档。第十一条 合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。第十二条 合同档案的归档：1、财务部由专人接收签署完毕的合同，按照合同内容及时间顺序编号，登记；2、同类的合同按编号顺序存放在同一文件夹中，文件夹的封面要有明确的标识；3、编写合同目录，目录上列明合同的编号、履行期间、主要内容，将目录放入相应的文件夹首页，方便查阅。4、及时更新补充合同目录，定期检查有无履行完毕的合同。对于履行结束的合同要单独保存。第十三条 合同档案的借阅：1、公司合同原件，一般不予借出。 2、特殊原因需要借阅的，应由财务负责人批准方可借阅。 3、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员负责催还。4、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失第十四条 合同档案的保管期限：1、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 2、合同金额在10万元（不含）以下的保存20年；合同金额在10万元以上的永久保存。 第十五条 合同档案的德尔销毁：1、任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司合同档案材料。 2、合同档案管理人员应定期对档案进行检查。 3、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同档案的安全。4、凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在档案销毁清单上登记，经主管负责人批准后，专人监销，由合同档案管理专员销毁，并由档案销毁清单立卷永久保存。 第四章 附则第十六条 本制度未尽部分和涉及到的其他支出，可参照公司有关规定执行。第十七条 本制度的解释权和修订权属于公司财务部。