国有集团公司电子文件管理办法模版.docx

集团公司电子文件管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范企业电子文件管理，保障电子文件的真实、完整、可用和安全，保存企业历史记录，促进信息资源开发利用，推动企业信息化健康发展，根据国家有关法律法规和电子文件管理办法，结合集团公司实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子文件，是指企业在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条 电子文件管理应坚持下列基本原则：
（一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划、统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章 电子文件管理机构及职责
第四条 集团公司办公厅是集团公司电子文件的归口管理部门，负责集团本部电子文件管理的组织协调工作和所属企业电子文件管理的指导监督工作。所属各企业办公室（包括总经理工作部、综合管理部等企业综合管理部门）是本企业电子文件管理的职能部门，承担本企业及所属企业电子文件管理的组织协调和监督检查工作。
第五条 集团公司系统各级电子文件管理部门的基本职责是：
（一）负责统筹规划和组织协调本企业及所属企业电子文件管理工作；
（二）研究制定和落实本企业电子文件管理制度、办法等；
（三）组织起草本企业电子文件管理的有关规范、标准等；
（四）研究解决本企业电子文件管理中的其他有关问题。
第六条 集团公司各企业应明确电子文件的主管领导，加强对本企业电子文件管理工作的统筹协调。要明确本企业各部门在电子文件管理中的职责，建立管理制度，规范工作流程，落实保障措施，保证电子文件管理规范、有序进行。
各企业文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。
第三章 电子文件的形成与办理
第七条 集团公司及所属企业在建立和完善信息系统时，应组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求，同步建立电子文件管理系统，加强对电子文件的形成、修改、签批、归档、查询利用等全过程跟踪管理和信息记录。
第八条 电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：
（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；
（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第九条 电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。依现阶段实际情况，Microsoft Office Word、WPS文件在记录版本信息情况下也可以直接归档。
（二）图像文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（三）影像文件以MPEG、AVI为通用格式。
（四）声音文件以WAV、MP3为通用格式。
（五）其他类型电子文件的格式参照有关规定执行。
第十条 集团公司各企业应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定。记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件过程稿应予以保留。
第十一条 在电子文件传输、交换时，应当遵循相关要求，对传输、交换过程予以记录。
第四章 电子文件的归档与移交
第十二条 集团公司各企业应当根据国家有关规定明确本企业电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本企业档案部门负责管理。
集团公司本部电子文件归档范围和保管期限参照纸质文件材料归档范围和保管期限表执行。
第十三条 电子文件归档应当符合下列要求：
（一）电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成；
（二）归档电子文件的保管期限应划分准确；
（三）电子文件及其元数据应当同时归档；
（四）电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认；
（五）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续；
（六）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。
第十四条 归档电子文件应当按照相关管理要求进行分类和整理。电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。归档电子文件应填写登记表。
第五章 电子文件的保管与利用
第十五条 集团公司各企业应当配备电子文件管理、利用的设施设备和软件系统，以满足电子文件接收、检验、存储、利用等工作的需要。
第十六条 电子文件保管应当符合下列要求：
（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度；
（二）定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理；
（三）电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当将其及时迁移、转换；
（四）电子文件应当实行备份制度；
（五）根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件；
（六）对于重要的长期保存电子文件，应采取数据容灾系统异地保存的形式。
第十七条 反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。
第十八条 加强电子文件利用基础设施建设，建立健全相关制度，采取有效措施促进信息资源共享，保证电子文件在规定的时间、地域、机构、人员范围内得到方便快捷的利用。
第十九条 属于企务公开范围的电子文件的利用，应当按照企业有关规定执行；不属于企务公开范围的电子文件，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等方面法律法规的要求，可在规定范围内提供利用。
第二十条 各企业电子文件管理部门应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并采取有效措施确保电子文件不受损害。
第二十一条 电子文件的销毁应当履行有关审批手续；涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。
第六章 奖 励 与 惩 处
第二十二条 集团公司及所属企业对在电子文件管理中取得突出成绩的部门和个人，应当给予表彰或者奖励。
第二十三条 有下列情况之一的，由本单位负责电子文件管理的部门责令限期整改；情节严重的，由上一级主管单位作出通报批评，并对有关责任人员按照有关规定给予相应的处分：
（一）电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；
（二）不按照规定移交或者接收电子文件的；
（三）不按照规定提供电子文件的；
（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；
（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；
（六）擅自出卖电子文件的；
（七）玩忽职守，造成电子文件损失的。
有本条第（一）、（五）～（七）款情形，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究其刑事责任。
第七章 附 则
第二十四条 本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第二十五条 本办法适用于集团公司本部和所属各企业。各企业应进一步细化贯彻落实电子文件管理的措施和规范。
第二十六条 本办法由集团公司办公室负责解释。
第二十七条 本办法自印发之日起施行。