对外接待管理制度.doc

鑫塔投资集团综合 对外接待管理制度2014-10-9版本号:011版附件数:6密 级: 机密撰写人: 审核人: 副总裁审批人: 董事长对外接待管理制度目 录.目的2.范围2。名词解释23。对外接待2.2普通接待23。集团高层活动接待23.重大业务活动的接待23.5接待费用24.职责。集团综合部24。2分子公司综合部34.3接待部门34.4 财务中心35管理制度35。1接待的规格和礼仪35.接待规格35。1.接待礼仪5。2招待和宴请的审批和标准45.2。1招待用餐55.2。宴请55。住宿接待标准75.4接待费用控制及报销6。工作流程87.注意事项10。附件111。目的:对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了使对外接待工作规范有序,树立公司统一形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神,结合公司实际,特制定本制度。2。范围:2。1适用范围:鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司 2。2发布范围：鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司(以下简称“集团”) 3.名词解释:3。1对外接待:主要是指公司及所属各部门，以及各分子公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。普通接待：是指对正常工作时间内到集团来访客户的接待工作,如各子公司、各职能部门的业务接待活动.集团高层活动接待:是指各级领导到集团和各子公司考察的接待。3.4重大业务活动的接待：主要指对集团投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的签字仪式等活动的接待工作。5接待费用:指用于招待来宾的住宿费、餐饮费、旅游费、娱乐费、烟酒费、礼品费等相关费用。4.职责：.集团综合部:4。1。1归口管理接待工作,负责集团的接待策划、组织、管理、协调工作；。1.负责公司高层接待活动、重大业务接待活动组织、策划和实施工作；4。3负责与宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议，并每年评估协议单位的综合情况，确定是否续签协议;。.4负责礼品的策划、选择和采购；5负责对相关部门人员进行接待礼仪等知识培训。 1.6负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。2分子公司综合部:.2.1负责所属的公司普通接待的策划、组织、管理、协调和实施工作；。2.2负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。4。3接待部门(集团及各分子公司各中心、各职能部门及项目部):4.3。1负责本公司普通接待中的策划，并配合协调和实施工作；43。2配合接待费用的报销工作。.4 财务中心：负责接待计划费用预支、审核、报销。5.管理制度。1接待的规格和礼仪5.1。接待客人的规格应根据具体客人情况确定。一般情况下遵循以下原则：5。1。1.1高规格贵宾接待:市县级以上领导,兄弟单位、协力单位、业务单位的总经理以上领导,公司领导的重要客人或外宾的接待,由公司领导参加，陪同人员由公司领导指定,招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店准备:水果、湿巾、香烟、茶水、资料、音像、投影、欢迎语,视需要赠送礼品、安排用餐等。5.1。2对等接待。适用于一般性接待活动。准备:湿巾、香烟、茶水、资料，视需要准备音像、投影设备等。51.。低规格接待。陪客比来宾职务低一些.适用于经常性业务往来。 准备:湿巾、茶水,视需要准备资料、音像、投影设备等。宾客的级别划分原则上参考其职务,如需提高接待级别的,事前应向总经理申请。需提高接待级别的情况主要含：代表更高级别职务的领导出席的；事件关乎重大,需提高接待级别方能解决的。5。1.接待客人的礼仪在与客人见面时,应为主动、热情、礼貌。见到客人后应主动起迎，问明来意。 5。1.2.1在与客人见面后,应根据来客来意和身份,安排适当地点（洽谈室、接待室、会议室）进行交谈。比较忙一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间,切忌让客人久候而无人问津。5。2。2客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开.512.在接待客人中进行引见时,首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名）。通常的引见顺序为： .1.2.3.把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;5.1.2.3。2按职务高低,依次介绍一行来客；5。1。2.。3职务相同，先介绍年纪大的。1.2.领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。5。1.2。5陪同客人行路时,请客人走在自己右侧。自己处于主陪地位，应并排在客人旁边,不要落在后边。乘上下楼梯、电梯,礼让在先，主动开关门。5.1。2。6陪同客人坐车时，应遵循以下乘车礼仪:51。2。.如陪同人员领导开车,应让客人或最重要客人（有多个客人时)坐在副座(领导旁边),其他客人坐在右后座,陪同人员坐在左后座；5。1。6.2如司机开车有领导在时，应让客人坐在右后座,领导坐在左后座,陪同人员坐在副座;5.2。如司机开车没有领导在时，陪同一个客人时，应让客人坐在右后座,陪同人员坐在左后座；陪同两个客人时,陪同人员坐在驾驶副座；陪同三个客人时，陪同人员坐在后座中间。 5。.7接待客人时,穿着不宜过于随便,应按公司规定着装,衣着整洁得体;主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉.5.2招待和宴请的审批和标准公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。根据来宾身份、活动目的等因素,确定招待或宴请的方式.5。2.1招待用餐：针对对等接待或低规格接待,主要适用于来宾职务较低的、一般性接待活动或经常性业务往来活动。52.1。1招待用餐标准:招待用餐分为工作餐和招待餐两种：。2.1.工作餐的标准：早餐10元，中餐20元,晚餐20元。5。1。1。2招待餐根据来客用餐人数,核定用餐标准.具体标准如下：A标准：二菜一汤（2-人)，0元B标准:四菜一汤(4-人)，1元C标准：六菜两汤（6人）,50元5.21.2当各部门需要安排招待就餐时,由各部门相关人员填写工作餐审批单,经部门经理批准后，到公司或公寓食堂就餐。5.。.各部门申请派餐时,应提前小时通知食堂,以便按用餐人数安排工作餐。客人中有回民的,应在工作餐审批单上注明,以便食堂准备清真饭菜。.2.1。4工作餐由客人自行用餐,招待餐可有陪客1至人,特殊情况要增加陪客人数的,事先须经过审批。2。2宴请:针对高规格接待，主要适用于来宾职务较高的、上级政府部门、上级单位派员来人、其他企事业单位来员商洽重要事宜、下属企业领导来访汇报情况、重要客户拜访等。5.。2。1宴请的形式包括:5。2.。1宴会(早宴、午宴、晚宴）。12招待会（冷餐会和酒会) 5。3茶话会.2。2宴请的审批.2。1因工作需要在外面宴请的,由各部门相关人员提出申请,按照宴请标准填写会议(活动）接待申请单,经部门经理审批后,预算在500元（含）以内报副总经理批准；预算超过500元报总经理批准后方可宴请。未经批自宴请,费用一律不予报销。2。2。2当部门经理因工作需要在外地宴请客人，或总经理副总经理不在公司时,部门经理在宴请前必须口头向总经理/副总经理申请,得到批准后方可宴请。否则费用一律不予报销。5.2。2。2.3如遇紧急情况需先安排宾客就餐的，可直接电话请示公司副总及以上级别的负责人,餐后按以上审批程序补办会议(活动)接待申请单,经电话同意的领导签字后交行政部登记，否则一律不得办理费用报销手续。5.223宴请的标准因工作需要在外面宴请客人时,必须按照以下宴请标准严格执行,否则超过标准不予报销。接待标准餐饮标准接待性质标准范围最高规格根据高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高规格20元人/餐（不含酒水）主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客重大关联宾客或县级以上客人中等规格10元人/餐(不含酒水)主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等重要合作伙伴或副县级以上客人普通规格5元/人餐(不含酒水)与公司业务相关的一般商务往来一般客人5.。4餐饮酒店的选择所有餐饮全部安排在集团协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在会议(活动)接待申请单中注明并说明原因,报集团综合部批准后实施。.2。5其他5.2.2.1在宴请过程中，本着勤俭节约的原则，要严格控制陪餐人员，不得一客多请(多地点、多部门）.陪餐人数要严格控制，一般为1-2人或按来客人数的二分之一安排。确因需要,最多不超过4人，更不得超过来客人数。5.22。5。2在宴请过程中,如需要包租舞厅、卡拉K厅、洋酒等特殊情况,需在会议（活动）接待申请单中注明并报请总经理副总经理批准。.2。253宴请结束后,按照因公借款和报销管理制度的规定办理宴请费用的报销手续。5.3住宿接待标准.。1接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在三星(含准三、三星)以上标准酒店;5。2接待标准分为重要宾客和一般宾客两类，如下表:接待标准住宿标准接待性质费用结算贵宾5星由集团高管特批接待公司全部结算重要宾客星主要接待对集团业务与发展有重大促进的宾客公司全部结算一般宾客3星以上（含准三、三星)主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等公司承担对方报销标准以外的费用5住宿酒店的选择所有住宿全部安排在集团协议酒店,如需特殊安排,接待部门需在会议（活动）接待申请单中注明并说明原因,报集团综合部批准后实施。5.4接待费用控制及报销接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致，节约开支、争取成果，充分考虑及认清每次接待的目的，合理接待。费用的支出原则上不得超出相应级别,如确实有必要超支,须事前请示总(副总)经理核准5.4.1各子公司总经办按年（月)向集团综合部和财务中心、预算部提交本公司各部门接待费用使用计划，在预算范围内控制使用。5.2任何部门不能突破年度接待费用预算,接待费用使用情况作为责任部门考核标准之一。如果因业务发生重大变更,可按预算管理办法调整接待费用预算。 接待规格的确定：54。3普通接待由接待部门填写会议(活动）接待申请单,交由综合部审核，再交由分管领导审批4。公司高层接待活动、重大业务接待活动由集团综合部向分管副总裁报批。4。4接待费用结算：所有接待活动全部安排在集团协议酒店;原则上不得使用现金结算,由有签单挂账权的人员签单挂账，挂账时必须注明接待事由,月底与各酒店统一结算;有签单挂账权的人员无法到场时,需向酒店以餐饮酒店接待通知单的形式指派临时签单人。5。4。普通接待:各分子公司综合部指派有签单挂账权专人一名。5。4。2公司高层接待活动、重大业务接待活动：集团董事长、总裁、副总裁、总经理或接待主管有签单挂账权。5.4。5接待费用的报销：.。5.1本地协议酒店的报销:接待主管和综合部主任根据会议（活动)接待申请单和协议酒店提供的结算单据(签单单据、餐饮酒店接待通知单,将协议酒店提供的发票)审核、分摊、签字完毕后,在本公司按程序请款报销。4.5。2外地协议酒店、所有非协议酒店、其它娱乐项目的报销：报销部门持有特别请示及批示的会议(活动）接待申请单、发票，交由接待主管和综合部对其进行审核签字完毕后,在本公司按程序报销。.5。涉外接待中的来访外宾住宿、游览、娱乐等费用原则上由外方公司自理,重要客人由接待部门提出接待意见，报集团综合部审核,再报接待部门分管领导批准.5。4.5.4未办理会议(活动）接待申请单的任何接待,一律不得报销.4.5。5接待人员在接待工作结束后2天内必须将所有票据整理报账，一例一贴,按实报账,不得任何虚假5。4。6由综合部挑选多家合适的酒店、饭店、娱乐场地等,签订接待合同作为定点接待用地，据实发生的费用,按月结算（银行转账方式支付).确定各职位签单付款人员名单，不在此名单中人员需现金或电话确认签单。6。工作流程:6.1凡集团或各子公司综合部在接到公司高层接待活动、重大业务接待活动、会议通知时,及时请示相关领导，了解活动内容、活动时间、人数、公司参加会见的领导等情况后填写会议(活动）接待申请单、会议(活动）接待实施方案和会议(活动）礼品采购方案,由集团综合部向副总裁报批最终接待方案后实施接待活动;相关部门接到上级和有关单位来公司检查指导工作的通知后,应问清对方单位、领队、职务、人数、性别、乘坐的交通工具、到达时间和活动计划等，制定接待计划,提出接待意见,包括接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算等,并提前2天填写接待审批表报送综合部,由综合部依据审批表的信息核定接待标准,向公司领导汇报后作出统一安排,并通知相关部室执行。接待部门凭领导签字后的审批表,按行政部核定的接待标准,可在财务部申请预支费用。2接待主管部门和相关部门应积极协助配合做好接待工作,根据来宾身份、人数、性别,预订公司招待所或宾馆酒店,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点等应事前了解宾客的爱好、禁忌,在费用控制范围内,尽可能满足宾客的合理需求。对于不合法、不合理需求须婉言拒绝;精心安排好接机、接车、订票和全程迎送陪同,并确保交通安全。接待过程中要严格执行既定的安排，不得随意更改活动时间、活动场所和已商定的事项,确保接待工作上下衔接，有条不紊。6.3在接待外宾时,应安排迎送陪同人员和翻译,要有与外宾身份相当的对等人员迎送。 对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头）安排贵宾休息室,并备有饮料。 6。4来宾住下后,公司有关部门人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门和人员;公司重要客人来访时,按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望客人，由接待人员安排会见地点、时间和陪同人员;来宾有会见公司领导意愿的，须沟通、安排好双方约谈的时间、地点。 6。来宾如需听取工作汇报与情况介绍，接待部门应视来宾领队职务、来公司目的等情况,事先确定汇报内容和汇报人；如来宾要求参观生产现场，由接待部门事先与综合部安保部门联系,经综合部审核并报主管领导同意后安排实施;接待人员应严守企业秘密,未经请示同意,不得擅自向对方提供企业任何内部文件、资料。如上级来公司检查工作,可安排汇报、座谈会等;根据需要做好拍照和摄像安排。 .6接待工作结束后,接待负责人对接待成果做最终评价，汇报对象为预算及方案核准的相应领导。 6。7综合部及各部门要建立日常接待登记制度，内容包括来宾姓名、单位、职务、接待时间、主要业务、处理意见、处理结果以及接待人员签字等。接待登记和有关记录应指定专人妥善保管,重要的接待登记、记录应定期报送公司主管领导审阅。 6.8接待管理部门和人员要积极协调好相关单位的公共关系,创造良好的接待条件接待部门要定期召开接待工作例会，对职责履行情况和服务质量进行总结，对存在的问题提出整改意见和措施,不断提高接待服务质量。 7。注意事项： 在安排与外宾会谈时,应注意以下方面:7。1会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前天通知对方，并尽量不改变计划；7。2对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时,应装扩音系统，桌上放置中外文座位卡.7。我方人员应提前到达，并在门口迎送.74会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份.会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边.团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。7.会谈时,身份一般对等.会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。如安排合影,事先应安排合影图，以免出现忙乱。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列. 7.如条件允许,可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力,安排和选定文艺晚会节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。8根据来宾身份以及来访目的、性质、来宾意愿和兴趣,选择有针对性的参观游览项目.有外宾时,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。7客人在公司活动期间,可根据需要和客人爱好适当赠送礼品。赠送的礼品可采用公司的小礼品、具有地方特色的纪念品或购买其它礼品。7.客人离开时，根据客人意见,代其预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，与客人话别送行.必要时派人、派车送至车站、码头或机场。 .1每次较大规模的接待工作完成后,应进行一次小结,以便总结经验、改进今后的接待工作。7。12接待人员应衣着整洁，文明礼貌,热情大方，严守企业秘密，未经请示同意，不得擅自向对方提供企业任何内部文件、资料.。1罚则7。1.1接待过程中必须遵守“开车不喝酒,喝酒不开车”的规定；对在工作时间酗酒的,公司给予责任人警告处罚，同时罚款100元,如造成损失并负赔偿责任；7.12。2违反本规定虚报宴请申请宴请他人的或虚报宴请发票谋取私利情节轻微的，公司给予责任人严重警告或降职、撤职（仅限管理层员工）处罚,同时罚款0元,如造成损失并负赔偿责任;2。3违反本规定酗酒滋事造成恶劣影响的或虚报宴请发票谋取私利情节严重的,公司给予责任人开除处罚,同时罚款,00元,并视情节移交司法机关处理。8。附件：8。1工作餐审批单8。2会议(活动)接待申请单.3会议(活动)费用预算表。餐饮酒店接待通知单8。5住宿酒店接待通知单第11页共11页