公司采购付款流程.docx

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采购与付款流程财务制度
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文件类别：二级文件
发行单位：文控中心
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文件和资料管理程序
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D1
生 效 日 期
2009-12-2
文件类别：二级文件
发行单位：文控中心
页 码
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1.0目的
(描述本文件所应达到的要求及所起的作用)
2.0适用范围
(描述本文件规定所涉及的范围)
3.0定义
(如在文件中有运用较为专业或生僻的用语，在此进行说明)
4.0职责
(执行本文件所涉及相关部门的主要职责)
5.0管理细则
5.1
5.1.1
5.1.2
a.
a)
(a)
(b)
b)
（依次往下排）
b.
5.2
5.2.1
(本文件规定的详细内容)
6.0 相关文件
(本文件执行所涉及的相关支持性文件)
7.0 表单(执行本文件规定所需填写的表单)

1.0目的
(描述本文件所应达到的要求及所起的作用)
2.0适用范围
(描述本文件规定所涉及的范围)
3.0定义
(如在文件中有运用较为专业或生僻的用语，在此进行说明)
4.0职责
(执行本文件所涉及相关部门的主要职责)
5.0管理细则
5.1
5.1.1
5.1.2
a.
a)
(a)
(b)
b)
（依次往下排）
b.
5.2
5.2.1
(本文件规定的详细内容)
6.0 相关文件
(本文件执行所涉及的相关支持性文件)
7.0 表单(执行本文件规定所需填写的表单)

制定部门
承认者
制定者
作成者

版本号
年月日
变更内容
页码
R1
□□年□月□日
□□□□□□
□□

1. 目的
1.为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。
一、 适用范围：
适用于公司的除费用报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。
（二）业务流程分类说明：
（1） 材料采购：
第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。
第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。
第三步：收发票；
第四步：请款：采购员收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务审批，后报总经理批准。
第五步：出纳付款。
（2） 低值易耗品、固定资产采购：
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。
第二步：下定单：同上
第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收领货。
第四步：收发票；
第五步：请款：采购员收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务批准，后报总经理批准。
第六步：出纳付款
二、 具体业务的票据操作指南：
（一） 材料采购
要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、入库单、请款单。
（a） 要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
（b） 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致。
（d)入库单上的原料数量要与PO、送货单上的一致。
PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。
（二） 固定资产、低值易耗品以及零星材料采购：
业务流程：采购申请、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，只是材料要PO，固定资产、低值易耗品及零星材料采购要采购申请单。
三、 对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）
1、 PO：
（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。
（2）编号不得重复。
(3)增加ERP供应商编码。
(4)要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。
2、 收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。
3、 发票：
(1)增值税专用发票：
釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过10天；要求审核数量。
财务审核内容：
审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。
应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；
不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；
符合其他增值税专用发票的管理规定。
(2)普通发票：
釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；
财务审核内容：
发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写
金额是否相符；
4、 请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。