证券股份有限公司资本市场部档案管理办法模版.doc

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资 本 * 场 部 档 案 管 理 办 法
**证券股份有限公司
资本*场部档案管理办法
第一条 为加强资本*场部业务管理，防范业务风险，建立健全业务档案，
特拟定本办法。
第二条 本办法所指档案包括权益类证券发行与承销项目档案、日常公文档
案电子及纸质文档。
所有发行与承销项目均应建立项目档案，依照发行时间、融资类型及项目名
称分类管理。
除发行与承销项目档案外其他日常资料文件，应以时间顺序单列存档，及时整理
归档。
第三条 档案材料既包括纸质资料文件，也可以包括光盘、音像制品等非纸质文
件。协议、有签字盖章的资料文件，以及有关方提供的说明函、承诺函、原始记录等
重要资料文件必须是纸质资料文件。
第四条 发行与承销项目的工作资料文件资料包含发行上*过程中的所有书面和电
子资料文件材料，包括（但不限于）：
1、发行方案材料：包含发行方案、发行方案备查表等；
2、发行核准批文、上*通知书等主管机构下发资料文件等；
3、路演推介资料文件资料：初步询价公告、路演公告、投资价值研究报告、推介宣
传材料、路演记录、路演现场录音等；
4、询价簿记材料：询价资料文件资料、申购资料文件资料、簿记现场录音录像、簿记工作总
结等；
5、定价和配售资料文件资料：定价小组和配售决策小组会议材料等；
6、网下投资者核查备案材料：包括（但不限于）营业执照、证券账户卡（号）、
承诺函、投资者基本信息表、私募基金登记备案材料等；
7、信息披露材料：发行公告、提示性公告、配售公告、中签率和中签结果
公告等；
8、承销总结材料：承销总结报告及有关附件；
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9、其他机构提供之材料：验资报告、律师见证建议或意见、交易所及登记结算公
司在发行与承销过程中提供的资料文件等；
10、与发行有关的内部公文等；
11、其他发行有关材料。
第五条 资本*场部负责人对部门项目档案负有监督、管理的责任，应指定
专人担任档案管理员，档案管理员负责建档归档工作并建立完整的档案目录。
第六条 项目档案由项目经理在有关项目启动时建立。项目档案应当以项目
为单位设置。项目经理应当在证券发行上*履行后 30 日内将完整的项目档案移
交给部门档案管理员，同时由档案管理员移交投行业务部门，办理交接手续。
档案管理员有督促项目人员及时归档的责任，发现部门项目档案未及时移交
和归档的，有义务督促项目经理按要求履行移交和归档工作，逾期仍未履行的应
当及时向部门负责人报告。
第七条 日常公文档案由部门文管员存档并保管。
第八条 部门档案分为保密资料文件资料和普通资料文件资料。
保密资料文件资料是指：（1）经与客户商定不得公开的资料文件资料；（2）涉及公司重大业
务秘密的资料文件资料；（3）法律法规规定应保密的资料文件资料；（4）部门负责人认为应当保
密的其他资料文件资料。
普通资料文件资料是指：除保密资料文件资料外的其他资料文件资料。
项目经理在将档案交送档案管理员时，应明确并标识保密资料文件资料，说明保密
时间。
第九条 内部调阅：因工作需要，部门人员可以调阅有关档案。内部调阅分
为临时调阅和专项调阅两种情形。
临时调阅必须经档案管理员同意。调阅范围仅限于调阅人本人经办项目档
案资料文件资料，必须办理登记、签字手续。资料文件资料借阅时间一般不应超过三天，逾期应重
新办理调阅手续。档案管理员应每月月初对档案外借情形进行清查，及时收回有
关档案资料文件资料。临时调阅应填写临时调阅登记表（见附件一）。
专项调阅是指调阅非本人经办项目档案资料文件资料或者部门保密档案的情形。专
项调阅应填写调阅申请，经档案管理员审核报部门负责人签字同意后进行。调阅
时，档案管理员必须在场，调阅人不得将资料文件资料带离或复制。专项调阅应填写专项
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调阅申请表（见附件二）。
第十条 外部调阅：各级证券监督管理机构、司法机构、行政有权机关以及
公司稽核部门或外审机构因工作需要调阅关于档案。外部调阅单位应持有关证
明，档案管理专员应予积极协助配合，并同时报备公司上级部门或主管领导。除以上
情形外部门档案一律不对外借阅。
外部调阅由档案管理员填写外部调阅登记表（见附件三）。
第十一条 本管理办法所涉档案保存期为 10 年。到期后如需销毁，需经公
司上级部门或公司主管领导批准后实施。销毁方式遵守公司统一安排进行。
第十二条 本办法由公司投资银行委员会负责说明。
第十三条 本办法自公司发布之日起实施。
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附件一：
临时调阅档案登记表（编号：LDyymmddXX）
调阅日期
调阅档案名称
调阅档案号
调阅人
调阅事由
档案管理专员
审核建议或意见及日期
归还日期
归还人
档案管理专员
确认建议或意见及日期
备
注
注：LD 表示临时调阅，编号方式 yymmdd 代表登记日期，XX 为自 01 开始的顺序数字号码。
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附件二：
专项调阅档案登记表（编号：ZDyymmddXX）
调阅日期
调阅人
调阅档案名称
调阅档案号
调阅事由
档案管理专员
审核建议或意见及日期
部门负责人
审核建议或意见及日期
归还日期
归还人
档案管理专员
确认建议或意见及日期
备
注
注：ZD 表示专项调阅，编号方式 yymmdd 代表登记日期，XX 为自 01 开始的顺序数字号码。
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附件三：
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外部调阅档案登记表（编号：WDyymmddXX）
调阅日期
调阅单位
调阅档案名称
调阅档案号
调阅事由
调阅单位所持单 （调阅单位所持证明资料文件黏贴处，如原件未能留存则黏贴复
位证明
印件）
调阅单位档案
领取者及日期
归还日期
归还人
档案管理专员
确认建议或意见及日期
备
注
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注：WD 表示外部调阅，编号方式 yymmdd 代表登记日期，XX 为自 01 开始的顺序数字号码。
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