家居集团商场展位租赁合同管理实施细则模版.docx

x家居集团商场展位租赁合同管理实施细则编制： 招商管理中心/内控合规部日 期 : 2014.03.05 会审：法务部日 期 : xx.03.12 审计部日期: xx.03.12 财务管理中心日期: xx.03.16 营运管理推进中心日期: xx.03.17 委托项目管理部日期: xx.03.23审批： 集团副董事长日期： xx.03.23修订记录制修日期制度名称制度级别版本号制修部门2014-03-05x家居集团商场展位租赁合同管理实施细则三级制度1.0招商管理中心/内控合规部第一章总则第一条 宗旨目的为了加强x家居集团股份有限公司（以下简称“集团”） 商场展位租赁合同的订立、变更、审批、存档、监督检查等各个环节 的全面管理，明确职能分工，实现管理规范化、标准化、体系化，提 高租赁收益，降低风险，特制定本细则。第二条 适用范围本细则适用于集团属下所有家居商场。第三条 名词定义本细则所述租赁合同，指商场与承租人（以下简称“商户”）签署的关于标准展位、非标展位及空间广告位租赁的合同。第二章主要涉及部门职责第四条 集团招商管理中心（下简称“招商中心”）为商场租赁合同的归口管理部门，主要履行以下职责：（一）联合内控合规部等部门制定商场租赁合同管理细则及相关业务流程，并组织培训和实施落地。（二）统筹协调租赁合同模板的制定和变更。（三）制定租赁合同签约标准和流程，包括租金收入预算管控模式及审批优惠、续约、展位调整、品牌调整、经销变更等业务流程。（四）负责租赁合同管理系统的开发与优化。（五）审核展位（RS）拆分、合并、删除，面积变更及单价修改的合理性。（六）监督和指导商场规范使用租赁合同模板，执行合同签约标准和流程，定期组织检查、评比、分析和考核。第五条 集团委托项目管理部（下简称“委管部”）（一）按集团要求收集和备案委管商场合作方签字版预算、决算。（二）审核委管商场租赁合同的租金拆分方式。（三）审核委管商场租赁合同模板的制定和变更。第六条 集团法务部（一）根据法律法规和公司决策制定并不时修订租赁合同模板。（二）根据商场特殊情况制定单独的租赁合同版本，如有需要的， 参与相关的商务谈判。（三）记录并保留租赁合同模板的修订沿革。第七条 集团内控合规部（一）联合招商中心制定商场租赁合同管理细则，并组织培训和实施落地。（二）联合招商中心制定本细则执行检查方案，并组织联合检查。第八条 大区/区域招商部（一）督促指导商场按规范流程和模板执行合同签约工作。（二）审核展位（RS）拆分、合并、删除、面积变更及单价修改的合理性。（三）组织开展相关培训，建立标杆商场进行复制推广。（四）组织开展本细则在商场的执行情况检查，检查结果上报招商中心和内控合规部。第九条 商场主要相关部门职责（一）招商部1. 负责租赁合同内容修订、变更需求的申报。2. 负责租赁合同签约工作的洽谈，创建合同并发起审批流程。3. 负责招商相关业务规划及租金优惠、展位调整等流程的申报。4. 负责合同相关主数据新增、修改申请，包括授权方、承租方、品牌系列、展位等主数据。（二）营运部1. 负责商户资质档案的管理。2. 按租赁合同约定催缴租金。（三）财务部1. 负责核对合同租金等条款，并收取合同约定的各类款项。2. 根据集团档案管理规定做好租赁合同台账编制更新维护和归档保管。第三章租赁合同模板管理第十条 统一租赁合同模板制定（一）租赁合同模板结构由专用条款、通用条款两部分组成，对于产生优惠的合同应签订优惠补充协议。（二）租赁合同模板由招商中心组织委管、法务、财管、营运、企划、物业等相关部门研究制定，合同模板一经招商中心发布，各商场应严格按照统一租赁合同模板规定执行。第十一条 租赁合同模板的变更（一）招商中心牵头组织相关部门，每年定期对商场租赁合同模板进行回顾，评估模板修订必要性，并进行相应修订更新。（二）对于租赁合同规定的条款内容，集团委管部、营运、企划、物业等部门应监督落实所归口负责的条款执行。集团各部门对于合同条款的变更需求，统一申报汇总至招商中心。（三）商场租赁合同内容原则上不进行调整，如有合作方要求、当地税务特点等特殊情况，需变更合同条款内容的，可发起租赁合同模板变更申请流程。（四）租赁合同模板的变更，原则上一年只能调整一次。第十二条 新开业商场应提前确定租赁合同适用版本，与商户签订租赁合同前两个月，商场负责人应发起租赁合同适用版本申请流程， 填写新商场租赁合同适用版本申请审批表（附件 1），逐级上报至区域、大区招商部、集团招商中心审批确定。第四章合同签约要素管理第十三条 租赁合同包括以下签约要素：（一）签约主体：出租方、管理方、承租方（二）展位、面积（三）租金单价、保证金（四）品牌、系列（五）合同期限第十四条 签约主体（一）合同签约前承租方需提供有效的品牌工厂授权书、身份证件、联系方式等；承租方为法人公司的，还需提供公司营业执照及组织机构代码证等信息。（二）承租方与品牌授权方原则上应一致；若两者不一致，承租方应取得品牌授权方委托签署合同的授权文件。商场须按委托签署租赁合同授权书（附件 2）的规范，要求承租方提供经品牌授权方签字或盖章的授权书。第十五条 展位与面积当展位发生拆分或重组，展位面积发生变化，由商场物业部、家具/建材部、招商部、财务部及商户重新进行面积测量，并达成一致意见，商场招商部负责发起展位调整审批流程。第十六条 租金单价和保证金（一）租赁合同的签约单价不得低于当年的预算单价，若实际谈判结果低于当年预算单价，需通过租金优惠申报流程进行优惠申报。（二）保证金需严格按照x家居集团商品质量保证金管理实施细则（附件 3）执行。第十七条 品牌和系列合同签约前商场招商部需查询将入驻品牌系列是否已入品牌分类表库，若已入库可直接签约，若未入库需由招商部发起新品牌申报流程。第十八条 合同期限（一）原则上租赁合同签约年限不得超过一年，且商场整体合同期限应适当保持统一。合同期限超过一年必须提前按下（二）流程进行申报，一年以上两年（含）以内由大区总经理审批，两年以上由招商管理中心审批。（二）合同签约年限审批不单独设立流程，直接嵌入经销商变更、日常展位品牌调整和续约等合同前端流程中。商场不得私下与商户以口头承诺或书面协议等方式延长合同期限。第五章合同签署规范与流程第十九条 租赁合同应遵循事前签订原则，合同应先签订后履行。第二十条 合同签署后不得随意手工修改或涂改任何内容。第二十一条 合同约定签字盖章生效的，合同其他方应加盖公章，并由其法定代表人签字。签字人并非法定代表人的，应提供签字人的有效授权文件，证明所签文件与签字人的权限相匹配。第二十二条 委托经营管理商场三方及以上租赁合同，合同各相对方均应按照合同约定生效条款签字盖章。第二十三条 委托经营管理商场，管理公司与商户新签或续签租赁合同，应在合作方审批预算和业务计划书之后。第二十四条 商场除遵循以上租赁合同签署规范外，严禁发生以下违规行为：（一）已上线商场不得签订线下合同。（二）已上线商场不得使用系统打印以外的合同文本与商户签约。（三）不得拆分合同模板，专业条款和通用条款必须一并签署。第二十五条 商场应严格执行租赁合同签约流程，详见租赁合同签约流程（附件 4）。第六章租赁合同履约第二十六条 租赁合同履行过程中，商场应当监督商户妥善履行合同，商场招商部、营运部等部门应当对商户的履约能力保持敏感。发现商户出现资金、资质、人事、诉讼等重大变化，可能影响其履约能力的，或发现商户经营、销售业绩不好、频繁欠租等异常情况的， 有关部门应及时预警，汇报商场负责人，并作出及时防范应对措施。第二十七条 任何部门或个人不得以口头形式改变租赁合同的权利或义务，对因没有书面证据而造成损失的，责任人应按所造成的后果及责任大小，承担相应的责任。x家居集团商场展位租赁合同管理实施细则发文号：【xx】29 号版本号：1. 0页 码 ： 第 9 页 共 11 页第二十八条 商户违约的，商场应按合同条款约定收取违约金或要求对方赔偿损失。在不影响我方权益的前提下，应当要求商户继续履行合同义务。第七章租赁合同登记备案与台帐管理第二十九条 商户租赁合同登记备案（一）商场应依据国家住建部出台的商品房租赁管理办法相关条例规定，结合当地主管部门要求，开展商户租赁合同登记备案工作。（二）商场应指定专人负责，组织商户、合作方等租赁相关方在租赁合同订立后的 30 日内到租赁房屋所在地主管部门办理商户租赁合同登记备案。（三）商场应与商户保持沟通，确保其支持与配合登记备案工作， 并定期将商户租赁合同登记备案情况上报集团相关管理部门。第三十条 租赁合同台账管理（一）为保证合同的完整性及严肃性，体现x统一形象， 一份完整的合同须由封面、目录、专用条款、通用条款、封底组成， 并完整归档。合同编号规则为公司代码+8 位流水号。（二）商场财务部负责展位租赁合同台账的编制，并规范填写商场展位租赁合同管理台账（附件 5）相关信息及履约状态，履约状态应详尽描述，包括商户欠租、逃场等。营运、招商等相关部门在知晓x家居集团商场展位租赁合同管理实施细则发文号：【xx】29 号版本号：1. 0页 码 ： 第 10 页 共 11 页商户租赁合同履约有异常的情况时应及时通知财务部，由财务部更新台账的履约状态。（三）商场财务部负责租赁合同的归档管理，归档时必须完整， 保持有机联系：合同签订及履约阶段形成的文件必须归档在一起，包括合同原件、优惠补充协议书。第八章检查与评价第三十一条 为确保本细则的执行情况合规高效，租赁合同的管理情况纳入集团联合检查，由内控合规部联合招商中心、审计部等部门，每年定期通过自查、抽查、考核评价等方式开展。第三十二条 各部门、区域及商场负责人为本细则执行和评价的第一责任人。第三十三条 因违反本细则的规定，给集团造成损失的，损失金额经集团管理层认定后，从该大区当年的经营业绩中扣除。第三十四条 集团招商中心协调集团各职能部门及大区定期检查各商场对本细则的执行情况，检查结果纳入商场当年KPI 考核。第三十五条 相关人员如有违反本细则的行为，视情节严重程度依照公司绩效考核制度、奖惩规定给予人事处分。第九章附则第三十六条 本细则由集团招商管理中心联合内控合规部制定、修订并解释。第三十七条 本细则作为集团合同管理制度的三级制度实施细则，与合同管理制度等相关制度流程有不一致的地方，以本细则为准。第三十八条 本细则自颁布之日起生效。第三十九条 附件附件 1:新商场租赁合同适用版本申请审批表附件 2：委托签署租赁合同授权书附件 3：x家居集团商品质量保证金管理实施细则附件 4：租赁合同签约流程附件 5：商场展位租赁合同管理台账x家居集团股份有限公司二一五年三月二十四号