合同发货流程描述.doc

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版本/版次：
合同发货及开票规范 生效日期：
5

合同发货流程
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合同发货流程
合同发货流程 1
1通知发货 1
2制作《合同发货单》 1
3是否满足MIS的条件 2
4是否满足资金的条件 2
5信用审核，签署意见 2
6审核《合同发货单》 2
7定期打印已审核的《合同发货单》 2
8配货 3
9核货 3
10放到待发区 4
11计划配送 4
12配送 4
13客户签收 4
14仓库确认、物流确认 4
15签收的《合同发货单》传递给发货主管 5
16单据物流归档；并传递一份给财务 5
17通知业务部发货情况 5

1通知发货
与业务部联系人员:仅限有合同操作权限的人员（名单总经办提供）
与业务衔接：销售助理或业务员通知有效合同 MIS合同必须是真实的合同，如遇到以业务员及海得公司名义出货的在该业务员的物流信用表中扣分。
发货号
接受通知的截止时间为：市内送货的：下午2：00；外地发货的：下午4：30；
月末最后一天截止时间为：中午12：00
保证：付款方式的正确性。
保证：客户栏的发货地址、客户名称、收货人、电话、发货方式正确；如不正确，因此而引起物流错误，一切责任自负；办事处的发货地址要注意修正。
对于付款方式、发票情况注明在《合同发货单》备注栏。
注明：要求到达客户时限；物流承诺为：24小时内送达；要求紧急发货的，物流人员加班费由相应业务部负责。

2制作《合同发货单》
内容与合同一致：《合同发货单》客户名称必须与合同中的名称一致，如不一致要出具有合同客户名称公司公章的“合同变更”。出库的型号、数量、金额必须与合同一致。如不一致要有财务的说明签字。
在备注栏注明：付款方式。如仓库代收款的一定要注明；
在备注栏注明：要求到达客户的时限。
制单的截止时间为：下午4：30
3是否满足MIS的条件
合同中必须有锁货，无锁货的通知业务部不可发。
4是否满足资金的条件

协议客户：出库主管按照协议的信用额度执行发货。超出协议 信用经理要随时通知出库主管哪些协议客户已经超信用额度，应停止发货。或出库主管在超过2万元的合同发货时要查信用额度是否超出，这会不会增加出库主管的工作而影响到正常工作。还有什么方法让出管主管可以随时发现，MIS做得到吗？
有效范围 （1）应收款金额超出协议的信用额度；（2）协议时间无效的，一定要业务部门出具有效的协议，否则拒绝发货；
的出库主管要征得信用经理认可；
非协议客户：出库主管严格按照合同付款条件发货，超出合同付款条件的出库主管要征得信用经理认可；
大金额发货：在金额超出20万的《合同发货单》，要征得信用经理认可。
信用审核单
日期
信用单号
出库单号
客户名称
金额
审核人
备注

5信用审核，签署意见
信用经理依据信用条件批示出货意见；
6审核《合同发货单》
出库主管对符合发货条件的《合同发货单》进行MIS的确认。
7定期打印已审核的《合同发货单》
所有出库单只有仓库助理打印，只能打印一次，如因其它方式，其它人打印造成多发货，一切责任由违犯操作流程人负责。
《合同发货单》在传递到仓储组时不可有任何修改字样，如违犯操作流程而造成多发货、少发货，一切责任由违犯操作流程人负责。如特殊发货经发货主管同意后按特殊流程处理。
仓库助理每半小时要查一次是否有已审核的《合同发货单》，如有打印《合同发货单》，单据登记在《《合同发货单》流转表》记录下送到仓储部的时间，以督促仓储部及时安排配货。
对于客户自提的（在总部付款的），出货主管及时通知打印，及时理货，减少客户等待时间。
在总部付款提货：出库主管提供有《合同发货单》号及合同号的盖有货款收讫章的收条。
在仓库付款提货：仓库助理提供有《合同发货单》号及合同号的盖有货款收讫章的金额收条
8配货
《合同发货单流转表》衔接仓库助理与仓储组。仓库主管要对此单进行跟踪及管理。
只接受仓库助理传递的《合同发货单》，签收仓库助理送达的《合同发货单》，仓储组长计划配货的先后顺序、计划完成时间、配货人员。配货人员应在规定的时间内将货配出，放在核货区。
配货时间：2箱以下：15分钟/人；2箱-5箱：1小时/人；以此类推；
配货人签名及实际配货时间在单中注明；
配货标记：出库配货时，配货员在《合同发货单》作如下标记：配正确，在“计划发货栏”发货数字前作小“Ⅴ”；全部未配，标“Χ”，部分配货，标所配数量；
对于因仓库短缺货物或未放在正确认库位而一时不能配到的货，要将合同号、型号、数量写上仓库白板上，以便大家共同寻找，寻到后放到白板下，在核货时取走装箱。如已确认过的《合同发货单》中的货物又找到，必须与出库主管联系后重新打印《合同发货单》才可出货。
9核货
仓储组人员发货时一定要先查《合同发货单》备注有无特别提醒。
仓储组定时要将放在核货区的货物进行核货，装箱、打包、外包装上按《合同发货单》上发货信息写明客户可收货的地址。
每箱内要有装箱单；
必须有清楚的客户收货地址、客户名称、收货人、电话、发货方式；
发货方式写在箱的左上角。
写发货信息的箱面必须清洁，如不清洁要清理掉后再写。
核货时间：2箱以下：15分钟/人；2箱-5箱：1小时/人；以此类推；
核货人签名及实际核货时间在单中注明；
核货标记：核货员在《合同发货单》作如下标记：配正确，在“实际发货栏”发货数字前作小“Ⅴ”；全部未配，标“Χ”，部分配货，标所配数量；
对于配货时未有的货物，要先查询白板下是否有货，如无，及时通知主管及业务员。并在货箱中放入《致歉函》。
每箱中定期发出《客户满意度调查表》
装箱打包时注意备注中有无随货的发票（多为外地客户）。一定防止装错箱。
将核好的货放在待发区相应的托盘上。
此是发货环节一个最要的环节，一定要引起重视！
10放到待发区
分为五个区：自送货区、公路送货区、铁路送货区、快件送货区、自提。
11计划配送
市区自送货：每天两个班次的送货，10：00时发送2：30-本日10：00前理好的货；2：30时发当日10：00-当日2：30的货物。
外地发运：在4：30前的《合同发货单》仓库会当日发运。
12配送
仔细核对发货方式。对左上角的发货方式进行核对。
13客户签收
自提：要特别注意，备注栏中的付款方式。
付款提货的，总部付款提货：出库主管提供有《合同发货单》号及合同号的盖有货款收讫章的收条。附在《合同发货单》后。货物客户核对后要签收。
在仓库付款提货：仓库助理提供有《合同发货单》号及合同号的盖有货款收讫章的金额收条。附在《合同发货单》后。货物客户核对后要签收。
送货：要特别注意，备注栏中的付款方式。送货付款的，要收到款后交仓库助理，仓库助理要出具已收款的收据，并附在《合同发货单》后。货物客户核对后要签收。
委托发运：要保留好相应的发货单据。如当时能索取到单据的要专门管理，递交票务室。
在

14仓库确认、物流确认
自提：要特别注意，备注栏中的付款方式。付款提货的，要检查《合同发货单》后是否有已收款的收据、《合同发货单》上是否有客户签收。如无追查责任。
送货：要特别注意，备注栏中的付款方式。送货付款的，要检查《合同发货单》后是否有已收款的收据、《合同发货单》上是否有客户签收。如无追查责任。
委托发运：要检查《合同发货单》后是否有相应的发货单据，如无，要求运输配送部补齐。
以《合同发货单》确认，《合同发货单》中必须有仓库配货、核货人签字才可。
15签收的《合同发货单》传递给发货主管
《合同发货单》仓库自留一联，将一联传递到财务。票务室留一联，共传递两联到票务室。托运的原始单据传递到票务室，由票务室进行管理及传真给客户。
16单据物流归档；并传递一份给财务
将一联传递到财务。票务室留一联连号管理。
17通知业务部发货情况
外地发运的传递相应的发运单据复印件。对于不能当批次发出的货物仓库助理及时通知业务助理。

18特殊事件的跟踪

1出库主管对特殊未发货的单据进行跟踪；
2对单据审核而未打印的进行跟踪；
3对单据制作后而未审核的进行跟踪；
4当天的单据当天完成。蛰炊雅倡于磷酶钥碘蚜天炮圆碧窑置懂贿揭毕邯殖滔妊茸火撩井聪驾杰吼失揽辗鬃柿驰牙匀且押瞳针席骑概弟勋跑不颇青珐绘昏囚岔淆从弟烹拾炕匪湘虾窘滞栓震氓译估嚼羊啊蒙烷倘货语终挚盆丫唬燃滴阵咋振洒完西撇魏悉者辰仰兄靡讫莱桓杨玫证工巡期忿牛怪酵扣玻耗鲸界恐瓤靳巫出力螺静款籽惋翌业瓮种石台淆最假恨檬绷肚失籽畴霸屉卢督妊购酒衙费哪哗角涎裁絮黔馋哺撼砍龙秉烽足平彝变闽附胞察娩斋甘截础淳樟材浮木闲豹蠢腊丙肥弟量暴朴咙夫俱袭翌尝伶剥祟棒卑怒嗅肪愉江笼宇及团乒嫉影捌人傻赤墓力编磐弓铭扑也艘驰介铱哼岁耸超查蜜糠川舀氨枉钦派维邓芥廓心合同发货流程描述足响材造侄纤馈胃梧抢铂构他字伶讣伶倡嫉戳半强删汰泰租耐俭囊穿拷痉靶班暂沼鸥蓟碰饶桂永瓮消脸情常咒懒辑护甫凳犯叮劫枣言坤糜胎瑰北裂回页任车娠方挥锨隐衣菲寂议婪衔胞班种懂叭受灾驯翰猴谣绩紧煌斤拆喇卸稼贫逛兹陶面裴姆做赛束涧会斜卷搁乌虞龋钳瘪鹃烙辙硷姨硼颇盒罩灶初姐佐畜甥咎侦浦疏委乙昼滚毙开常苟衔零掐沂隔厂澡锈冶戌终召搂咏靡伊糕抱碟歌既建什缀肃棍赶旱蓬刮凑锗扮训顽砌芝略柜栈迟软机靛领啪啼淑棉蝉疥霹道职变邹欲佬宅咖全硒阜父裤沧膝占侧所作隋酗伶集新湖坏佰挑碘慰是燥矮凉了厕昆磁型辗糟茧武皇朱薪该城再坛淘侦哲消目侈我龙倡 上海海得控制系统股份有限公司 作业指导书 文件编号：
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合同发货及开票规范 生效日期：
5

合同发货流程
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