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n一、填制凭证一、填制凭证n二、审核凭证二、审核凭证n三、记账三、记账凭证输入的技巧：凭证输入的技巧：1.回回车车键键，自自动动复复制制上上行行摘摘要要。每每行行摘摘要要将将随随相相应应的会计科目在明细账、日记账中出现。的会计科目在明细账、日记账中出现。2.会计科目通过查询、科目编码、科目助记码输入。会计科目通过查询、科目编码、科目助记码输入。3.科目编码必须是末级的科目编码。科目编码必须是末级的科目编码。4.空格键，借贷金额切换；空格键，借贷金额切换；5.“”，为自动计算借贷方差额；，为自动计算借贷方差额；6.“”用红字表示。用红字表示。一、填制凭证一、填制凭证（一）增加凭证（一）增加凭证常用摘要和常用凭证常用摘要和常用凭证（实验教程（实验教程27-28）：常用摘要（摘要库）常用摘要（摘要库）常用凭证（模式凭证）常用凭证（模式凭证）适用哪些经适用哪些经济业务济业务只有一借一贷的简只有一借一贷的简单会计分录单会计分录复杂会计分录或者分录复杂会计分录或者分录固定不变的固定不变的代码设置的代码设置的要求要求应与会计科目相近，应与会计科目相近，便于记忆便于记忆根据经济业务发生的重根据经济业务发生的重要程度或账务处理的次要程度或账务处理的次序设定序设定设置时注意设置时注意的事项的事项里面的有关科目不里面的有关科目不要填要填每月的数据都不相同，每月的数据都不相同，只能设置不带数字的；只能设置不带数字的；分录和数据保持稳定的，分录和数据保持稳定的，可设置带数据的。可设置带数据的。（二）（二）查询凭证查询凭证【凭证】菜单中，单击【查询】，【凭证】菜单中，单击【查询】，可以查询已记账凭证和未记账凭证。可以查询已记账凭证和未记账凭证。注意：注意：已记账凭证的查询只能通过此功能完成。已记账凭证的查询只能通过此功能完成。只查询未记账凭证在哪里？只查询未记账凭证在哪里？（三）修改凭证和冲销凭证（三）修改凭证和冲销凭证（教材（教材72-73）一、一、“无痕迹无痕迹”修改修改 1.1.未经审核的错误凭证可直接修改；未经审核的错误凭证可直接修改；2.2.已审核但未记账的凭证，先取消审核后已审核但未记账的凭证，先取消审核后 再进行直接修改。再进行直接修改。二、二、“有痕迹有痕迹”修改：修改：适用：已记账的凭证的修改。适用：已记账的凭证的修改。采用方法：采用方法：“红字凭证冲销法红字凭证冲销法”和和“补充凭证法补充凭证法”。判断凭证的状态：判断凭证的状态：n是否已记账是否已记账n是否已审核是否已审核n主管是否已签字主管是否已签字n出纳是否已签字出纳是否已签字n待处理状态（未签字未审核）待处理状态（未签字未审核）判断的方法：查询凭证判断的方法：查询凭证（四）作废与删除凭证（四）作废与删除凭证（实验教程（实验教程30页）页）n1.作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废作废”字样；字样；n2.作废凭证不能修改，不能审核；作废凭证不能修改，不能审核；n3.在记账时，已作废的凭证参与记账，但不对作废凭证作在记账时，已作废的凭证参与记账，但不对作废凭证作数据处理；数据处理；n4.账簿查询时，查不到作废凭证的数据；账簿查询时，查不到作废凭证的数据；n5.已作废凭证可以恢复为有效凭证。已作废凭证可以恢复为有效凭证。n6.作废凭证不想保留，可以通过作废凭证不想保留，可以通过“整理凭证整理凭证”功能，彻底删功能，彻底删除。并对未记账凭证重新编号。除。并对未记账凭证重新编号。n注意：注意：1.只能对未记账凭证进行整理；只能对未记账凭证进行整理；2.已记账凭证作凭证整理，先恢复记账前状态。已记账凭证作凭证整理，先恢复记账前状态。（五）科目汇总（凭证汇总）（五）科目汇总（凭证汇总）进行汇总的凭证可以是进行汇总的凭证可以是已记账凭证已记账凭证，也可以是也可以是未记账凭证未记账凭证。在凭证汇总表中，系统提供了在凭证汇总表中，系统提供了:1.快速定位功能；快速定位功能；2.查询光标所在行专项明细账的功能查询光标所在行专项明细账的功能;3.查询对方科目明细。查询对方科目明细。（六）凭证的输出与管理（六）凭证的输出与管理n1.打印凭证：（凭证输出）打印凭证：（凭证输出）正正式式存存档档的的打打印印必必须须通通过过【凭凭证证】菜菜单单中中的的【打打印印凭凭证证】功功能能完完成成。（从正式凭证库文件取数）（从正式凭证库文件取数）n打印总说明：打印总说明：（1）记账凭证、总分类账、现金日记账和银行日记账仍需要打印输出；）记账凭证、总分类账、现金日记账和银行日记账仍需要打印输出；（2）还要按税务、审计部门的要求，及时打印输出有关账簿和报表。）还要按税务、审计部门的要求，及时打印输出有关账簿和报表。n2.凭证管理：凭证管理：必须以纸介保存。必须以纸介保存。输出的记账凭证都必须有必要的原始凭证。输出的记账凭证都必须有必要的原始凭证。按顺序编号装订成册保存。按顺序编号装订成册保存。n1.凭证处理的数据流图：凭证处理的数据流图：手工记手工记账凭证账凭证机制记机制记账凭证账凭证临时凭临时凭证文件证文件审核后的临审核后的临时凭证文件时凭证文件（七）填制凭证模块的有关理论知识（七）填制凭证模块的有关理论知识输入输入设置设置审审核核修修改改取消取消审核审核2.会计科目字典库会计科目字典库n是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。序号序号字段名字段名类型类型宽度宽度1科目代码科目代码C202科目名称科目名称C403科目性质科目性质C44账户类别账户类别C85是否明细科目是否明细科目L16账簿格式账簿格式C87是否外币是否外币L13.临时凭证库文件临时凭证库文件/正式凭证库文件正式凭证库文件记账凭证库文件记账凭证库文件是用来存储记账凭证的每一项数据，是用来存储记账凭证的每一项数据，记录在一定时间内发生的各项经济业务的数据库文件。记录在一定时间内发生的各项经济业务的数据库文件。临时凭证库文件临时凭证库文件是用来保存记账前的记账凭证数据，是用来保存记账前的记账凭证数据，可以修改。也是财务子系统与其他子系统的接口文件。可以修改。也是财务子系统与其他子系统的接口文件。正式凭证库文件正式凭证库文件是用来存放已经记账的所有凭证，是用来存放已经记账的所有凭证，属于正式会计文档，不能提供直接修改。它由记账程属于正式会计文档，不能提供直接修改。它由记账程序更新。序更新。凭证项目文件（凭证项目文件（PZXM.DBM)凭证内容文件（凭证内容文件（PZNR.DBM)字段名称字段名称类型类型宽度宽度凭证号凭证号C6制证日期制证日期D10附件数附件数N2摘要摘要C30制单人制单人C8审核人审核人C8出纳出纳C8过账标志过账标志L1字段名称字段名称类型类型宽度宽度凭证号凭证号C6科目代码科目代码C20借方金额借方金额N16,2贷方金额贷方金额N16,2单价单价N10,2数量数量N10,4外币外币N16,2汇率汇率N6,4结算方式代码结算方式代码C4结算单据号结算单据号C10往来单位代码往来单位代码C104.科目发生额及余额库文件科目发生额及余额库文件序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度1科目代码科目代码C202会计月份会计月份C23期初余额期初余额N16，24期初余额方向期初余额方向C25本月借方合计本月借方合计N12，26本月贷方合计本月贷方合计N12，27本年借方合计本年借方合计N12，28本年贷方合计本年贷方合计N12，2是用来存放所有科目（包括一级科目和明细科目）的年是用来存放所有科目（包括一级科目和明细科目）的年初数、每个月的借贷方发生额、本年累计借贷方发生额、期初数、每个月的借贷方发生额、本年累计借贷方发生额、期末余额等。末余额等。总结：总结：n会计科目字典库会计科目字典库、记账凭证库文件记账凭证库文件、科目发生额及余额库文件科目发生额及余额库文件是财务系统中是财务系统中最重要的三个数据库文件，电子账的主最重要的三个数据库文件，电子账的主要数据就保存在这三张表中，是组成账要数据就保存在这三张表中，是组成账簿和报表输出的主要数据源。簿和报表输出的主要数据源。5.填制凭证模块的正确性检查措施填制凭证模块的正确性检查措施（1）凭证日期检查）凭证日期检查（2）凭证号检查）凭证号检查（3）科目代码检查）科目代码检查存在性检查；否是明细记账科目检查存在性检查；否是明细记账科目检查与凭证类型是否相符的检查与凭证类型是否相符的检查（4）金额检查）金额检查6.辅助核算和管理数据的输入辅助核算和管理数据的输入科目性质为：外币、对账、数量、单位往来、部门、个人科目性质为：外币、对账、数量、单位往来、部门、个人往来和项目。往来和项目。7.填制凭证模块设计中的灵活性问题填制凭证模块设计中的灵活性问题（1）科目联机查询选择（）科目联机查询选择（2）摘要复制）摘要复制（3）凭证即编即打）凭证即编即打（4）辅助计算器功能）辅助计算器功能二、审核凭证二、审核凭证 （一）凭证审核的目的（一）凭证审核的目的1.发现凭证在输入过程中无法发现的错误；发现凭证在输入过程中无法发现的错误；2.为记账提供一个标记。为记账提供一个标记。（二）凭证审核的方法（二）凭证审核的方法1.静态屏幕审核法静态屏幕审核法2.二次输入校验法二次输入校验法（三）凭证审核模块应具备的控制功能（三）凭证审核模块应具备的控制功能1.无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一个人；不能是同一个人；2.凭证一经审核，就不能修改、删除，只能取消凭证一经审核，就不能修改、删除，只能取消审核后才可以；审核后才可以；3.取消审核只能由审核人自己完成。取消审核只能由审核人自己完成。（四）凭证审核包括的内容（四）凭证审核包括的内容（实验教程第（实验教程第30-31页）页）n三者并列，审核无限制，客户用制度规范。三者并列，审核无限制，客户用制度规范。制单制单出纳签字出纳签字审核凭证审核凭证主管签字主管签字结账结账记账记账1.出纳签字出纳签字2.主管签字主管签字3.审核员审核凭证审核员审核凭证1总账业务控制参数设置中，没有设置总账业务控制参数设置中，没有设置“出纳凭证必须出纳凭证必须由出纳签字由出纳签字”；2.没有出纳签字权限，造成不能签字；没有出纳签字权限，造成不能签字；3没有指定科目，指定科目的意义在于为出纳员指定没有指定科目，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目；专管科目；4.查询条件错误；查询条件错误；5.没有涉及现金、银行存款的记账凭证没有涉及现金、银行存款的记账凭证；为什么在出纳签字时，提出为什么在出纳签字时，提出“没有符合条件的凭证没有符合条件的凭证”？三、记账三、记账（教材第（教材第73页）页）一、记账注意事项：一、记账注意事项：1.1.第一次记账时，期初余额试算不平衡不能记账。第一次记账时，期初余额试算不平衡不能记账。2.2.上月未记账上月未记账，本月不能记账。，本月不能记账。上月未结账上月未结账，本月不能记账。，本月不能记账。3.3.有未签字凭证和未审核凭证不能记账。有未签字凭证和未审核凭证不能记账。4.4.作废凭证不需审核可直接记账。作废凭证不需审核可直接记账。5.5.记账次数不受限制记账次数不受限制。6.6.记完账后的凭证能否在记完账后的凭证能否在“填制凭证填制凭证”界面查询？界面查询？二、记账：二、记账：这是目前会计软件最节省人力的地方1.选择记账月份；选择记账月份；2.记账前检查；记账前检查；3.硬盘备份；硬盘备份；4.记账处理过程记账处理过程注意：注意：计算机内部记账处理过程计算机内部记账处理过程三、三、取消记账取消记账计算机内部记账处理过程：计算机内部记账处理过程：n（1）更新记账凭证文件：）更新记账凭证文件：取取“临时凭证库文件临时凭证库文件”中已审核的记账凭证，存入中已审核的记账凭证，存入“正式凭证库文件正式凭证库文件”中。中。n（2）更新科目余额发生额文件库）更新科目余额发生额文件库根根据据凭凭证证记记录录中中的的科科目目代代码码，更更新新“科科目目余余额额发发生生额额文文件件库库”中相应科目的发生额和余额。并将其汇总到上级科目。中相应科目的发生额和余额。并将其汇总到上级科目。n（3）更新有关辅助账数据库文件：）更新有关辅助账数据库文件：n（4）如如果果取取出出的的记记录录属属“银银行行存存款款”科科目目，则则将将该该业业务务同同时时记记入入“企企业对账单库文件业对账单库文件”；n（5）从）从“临时记账凭证库文件临时记账凭证库文件“中删除该记录，以防止重复记账；中删除该记录，以防止重复记账；n（6）取取“临临时时记记账账凭凭证证库库文文件件”中中下下一一个个已已经经审审核核的的记记录录，如如果果没没有，则记账结束，否则转入第一步。有，则记账结束，否则转入第一步。取消记账取消记账（实验教程第（实验教程第55页）页）1只有账套主管才能取消记账；只有账套主管才能取消记账；2已结账月份的数据不能取消记账；已结账月份的数据不能取消记账；3如果退出系统后又重新进入系统或在【对账】中如果退出系统后又重新进入系统或在【对账】中按按Ctrl+H键，将重新隐藏【恢复记账前状态】功能。键，将重新隐藏【恢复记账前状态】功能。4.系统提供两种恢复记账前状态方式：系统提供两种恢复记账前状态方式：取消记账的适用情况：取消记账的适用情况：1.大量的错误凭证被登记入账；大量的错误凭证被登记入账；2.账证不符；账证不符；3.记账过程意外中断。记账过程意外中断。n出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具。出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具。n科目必须是在初始化时设为科目必须是在初始化时设为“日记账日记账”和和“指定科目指定科目”。一、日记账：一、日记账：1.现金日记账现金日记账三三栏式日记账与明细账的区别：日记账必须有当日小计。栏式日记账与明细账的区别：日记账必须有当日小计。2.银行日记账银行日记账与现金日记账不同的只是与现金日记账不同的只是:银行存款日记账多一栏结算号。银行存款日记账多一栏结算号。3.打印日记账：打印日记账：（1）要每天登记，做到日清月结。）要每天登记，做到日清月结。（2）业务较多，要每天打印输出；业务较少，可按旬打印输出。）业务较多，要每天打印输出；业务较少，可按旬打印输出。（3）应定期将计算机打印输出的活页账页装订成册。）应定期将计算机打印输出的活页账页装订成册。第四节第四节出纳管理出纳管理（实验教程（实验教程31-33页）页）二、资金日报表二、资金日报表是反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报是反映现金、银行存款每日发生额及余额情况的报表。在企业管理中占据重要位置表。在企业管理中占据重要位置三、三、支票登记簿支票登记簿（1 1）在）在“会计科目会计科目”中设置中设置银行账银行账的科目才能使用支票登记簿。的科目才能使用支票登记簿。（2 2）需要使用支票登记簿时，在）需要使用支票登记簿时，在“结算方式结算方式”功能中功能中“是否票据管理是否票据管理”打上标志。打上标志。（3 3）在建账选项）在建账选项凭证中，选择凭证中，选择支票控制支票控制。登录支票：登录支票：1月月25日，销售二部宋佳借转账支票一张，票号日，销售二部宋佳借转账支票一张，票号155，估计金额估计金额5000元。元。四、银行对账四、银行对账银行对账的科目是在科目银行对账的科目是在科目设置时定义为设置时定义为“银行账银行账”辅助账辅助账类的科目类的科目。银银行行对对账账n手工方式下银行对账处理过程手工方式下银行对账处理过程银行存款日记账银行存款日记账银行对账单银行对账单逐笔逐笔勾对勾对未达未达账项账项银行存款银行存款余额调节表余额调节表银行银行对账单对账单银行对账银行对账单库文件单库文件银行存款银行存款余额调节表余额调节表n计算机方式下银行对账数据流图计算机方式下银行对账数据流图企业对账企业对账单库文件单库文件输入输入银行账银行账对账对账n序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度n1KMDM(科目代码）科目代码）C7n2PZRQ（日期）日期）D8n3PZLX（凭证类型）凭证类型）C4n4PZH（凭证号）凭证号）C6n5ZY（摘要）摘要）C30n6YHPZH（银行凭证类型号码）银行凭证类型号码）C10n7JHD（借或贷）借或贷）C2n8JE（金额）金额）N12,2n9YDBZ（已达标志）已达标志）L1企业对账单库文件企业对账单库文件n是专为银行对账设置的，用于存放没有对上账的银行业是专为银行对账设置的，用于存放没有对上账的银行业务。按月设置，月末结账后，未达账转入下月库文件。务。按月设置，月末结账后，未达账转入下月库文件。n库文件结构：库文件结构：n序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度n1KMDM（科目代码）科目代码）C7n2RQ（日期）日期）D8n3YZY（银行摘要）银行摘要）C10n4ZPJSDJH（支票号支票号/结算单据号）结算单据号）C10n5JHD（收收/付）付）C2n6JE（金额）金额）N12,2n7YDBZ（已达标志）已达标志）L1银行对账单文件银行对账单文件n也是专为银行对账设计的，用于存放银行送达企业也是专为银行对账设计的，用于存放银行送达企业的银行对账单。对账后，对上账的已达账项必须定的银行对账单。对账后，对上账的已达账项必须定期删除。库结构：期删除。库结构：对账处理（自动对账和手工对账）对账处理（自动对账和手工对账）自动对账依据是：自动对账依据是：结算方式结算号方向金额结算方式结算号方向金额或：或：方向金额方向金额1.“对账单库文件对账单库文件”中中一一条业务记录，只与条业务记录，只与“银行对账单库文件银行对账单库文件”中中一一条业务记录相同。条业务记录相同。自动对账自动对账2.“对账单库文件对账单库文件”中中一一条业务记录，与条业务记录，与“银行对账单库文件银行对账单库文件”中中多多条业务记录相同。条业务记录相同。手工对账手工对账3.“对账单库文件对账单库文件”中中多多条业务记录，与条业务记录，与“银行对账单库文件银行对账单库文件”中中一一条业务记录相同。条业务记录相同。手工对账手工对账4.“对账单库文件对账单库文件”中中多多条业务记录，与条业务记录，与“银行对账单库文件银行对账单库文件”中中多多条业务记录相同。条业务记录相同。手工对账手工对账思考：如果银行存款对账余额调节表显示账面余额不平，可查看哪里？思考：如果银行存款对账余额调节表显示账面余额不平，可查看哪里？（一）总账查询（一）总账查询n1.三栏式总账：三栏式总账：每每个个一一级级科科目目一一个个账账页页，反反映映某某一一总总账账科科目目在在一一年年内内各各月月份份的的发发生额和余额。生额和余额。n2.发生额及余额表：发生额及余额表：一一个个月月一一张张账账页页，反反映映所所有有总总账账科科目目在在这这个个月月份份的的发发生生额额和和余余额额。实实行计算机记账后，采用行计算机记账后，采用发生额及余额表发生额及余额表代替代替总账总账。（二）明细账查询：（二）明细账查询：n1.查询三栏式明细账：查询三栏式明细账：2.查询多栏式明细账查询多栏式明细账：应交增值税多栏账的定义与查询（或管理费用、生产成本）。应交增值税多栏账的定义与查询（或管理费用、生产成本）。第五节第五节账簿管理账簿管理一、科目账查询一、科目账查询（三）账簿打印：（三）账簿打印：【账簿打印】【账簿打印】功能打印的是作为正式账簿使用的账簿。功能打印的是作为正式账簿使用的账簿。【打印】【打印】功能是打印符合查询条件的各种账簿，不能功能是打印符合查询条件的各种账簿，不能作为正式账保存。作为正式账保存。n说明：说明：（1）总账：）总账：可随时打印，也可一年打印一张。采用可随时打印，也可一年打印一张。采用发生额及余额表代替总账。发生额及余额表代替总账。（2）明细账：）明细账：一般在月末或季末打印本月或本季的一般在月末或季末打印本月或本季的所有明细账，在年底打印输出全年的明细账。所有明细账，在年底打印输出全年的明细账。（3）账簿打印可选择套打方式。）账簿打印可选择套打方式。n1.部门总账查询：部门总账查询：n2.部门明细账查询：部门明细账查询：n3.部门收支分析：部门收支分析：是是对对所所有有部部门门核核算算科科目目的的发发生生额额和和余余额额按按部部门门进行统计分析，它是部门核算的核心部分。进行统计分析，它是部门核算的核心部分。二、部门核算与管理：二、部门核算与管理：三、项目核算与管理：三、项目核算与管理：n1.项目总账查询项目总账查询n2.项目明细账查询：项目明细账查询：n3.项目统计分析：项目统计分析：项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余额情况。项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余额情况。四、客户四、客户/供应商往来管理：供应商往来管理：理论部分理论部分1.计算机账务系统中对往来科目的管理方式计算机账务系统中对往来科目的管理方式（1）常常规规方方式式：比比较较简简单单，与与手手工工核核算算基基本本一一致致。适适用用于于往往来来账账款业务较少的往来科目。款业务较少的往来科目。（2）往往来来方方式式：是是计计算算机机账账务务系系统统中中，对对部部分分往往来来科科目目为为了了进进行行深入核算与管理，单独设置辅助核算模块。深入核算与管理，单独设置辅助核算模块。适用于业务量大，特别是容易形成坏账的往来科目。适用于业务量大，特别是容易形成坏账的往来科目。2.在总账系统中处理应收应付业务的处理过程在总账系统中处理应收应付业务的处理过程 建立客户档案建立客户档案输入期初数据输入期初数据制单与审核制单与审核记记账账往来账核对往来账核对输出客户余额表输出客户余额表输出客户明细账输出客户明细账账龄分析账龄分析打印催款单打印催款单清理往来账清理往来账初初始始化化日日常常处处理理年年末末在总账系统中处理应收应付业务的处理过程在总账系统中处理应收应付业务的处理过程操作部分操作部分（一）往来账勾对（管理功能）（一）往来账勾对（管理功能）勾勾对对就就是是在在这这两两笔笔业业务务上上同同时时打打上上“标标记记”，表表示示这这两两笔笔业务以结清，又叫往来两清。勾对有两种方式：业务以结清，又叫往来两清。勾对有两种方式：1.自动勾对：自动勾对：是计算机自动将已结清的往来业务打上是计算机自动将已结清的往来业务打上“标记标记”。两清依据两清依据按部门相同两清按部门相同两清对于同一科目下部门相同、借贷方向相反、金额一致对于同一科目下部门相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。的两笔分录自动勾对。按项目相同两清按项目相同两清对于同一科目同一往来户下，辅助核算项目相同的往对于同一科目同一往来户下，辅助核算项目相同的往来款项多笔借方（贷方）合计相等的情况。来款项多笔借方（贷方）合计相等的情况。按票号相同两清按票号相同两清对于同一科目下相同票号、借贷方向相反、金额一致对于同一科目下相同票号、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对。的两笔分录自动勾对。2.手工勾对：手工勾对：某些款项不能自动判断，可以通过手工辅助勾对。某些款项不能自动判断，可以通过手工辅助勾对。查询方式查询方式专认勾对专认勾对（业务号勾（业务号勾对）对）是是指指同同一一科科目目下下的的业业务务号号相相同同（其其他他应应收收款款没没有有）、借借贷贷、金额一致的两笔分录进行自动勾对。金额一致的两笔分录进行自动勾对。逐笔勾对逐笔勾对未指定业务号的情况下未指定业务号的情况下,只要一借一贷业务的金额相等，而只要一借一贷业务的金额相等，而且方向相反，就将一借一贷业务打上且方向相反，就将一借一贷业务打上“标记标记”。全额勾对全额勾对只要贷方某笔或几笔发生额之和同借方几笔或某笔发生额只要贷方某笔或几笔发生额之和同借方几笔或某笔发生额之和相等，系统就将这几笔业务都打上之和相等，系统就将这几笔业务都打上“标记标记”,尤其是带有尤其是带有业务号的往来款项。业务号的往来款项。（二）往来余额表（核算功能）（二）往来余额表（核算功能）用用于于查查询询客客户户往往来来科科目目各各个个客客户户的的期期初初余余额额、本本期期借借方方发发生生额额合合计计、本本期期贷贷方方发发生生额额合合计计、期期末末余余额额。有有8种种查查询询方方式式。同同样样，供供应应商商的的余余额额查查询询与与客客户户往来相同。往来相同。（三）往来明细账（核算功能）（三）往来明细账（核算功能）用用于于查查询询客客户户往往来来科科目目下下各各个个往往来来客客户户的的往往来来明明细细账账。有有9种种查查询询方方式式。同同样，供应商也这样有样，供应商也这样有9种。种。（四）往来崔款单（管理功能）（四）往来崔款单（管理功能）（五）往来账龄分析（管理功能）（五）往来账龄分析（管理功能）客户往来账龄分析是指按照往来科目进行分析各往来单位账龄情况。客户往来账龄分析是指按照往来科目进行分析各往来单位账龄情况。（六）往来账清理（管理功能）（六）往来账清理（管理功能）是是指指对对债债权权、债债务务已已结结清清的的业业务务作作删删除除处处理理，表表示示本本笔笔业业务务已已经经结结清清，以以便将未结清款项反映出来。便将未结清款项反映出来。（七）往来账表输出：（七）往来账表输出：1.幕查查询：幕查查询：2.打印输出：打印输出：第六节第六节月末处理月末处理n期末转账的特点：期末转账的特点：转账分为外部转账和内部转账。转账分为外部转账和内部转账。1.大多在各个会计期末进行。大多在各个会计期末进行。2.大大多多只只有有会会计计部部门门自自己己编编制制的的会会计计凭凭证证，没没有有具具体体反映该业务的原始凭证。反映该业务的原始凭证。3.在在处处理理期期末末转转账账业业务务前前必必须须先先将将其其他他具具体体业业务务登登记记入账。入账。4.期末转账业务的期末转账业务的分批按步骤分批按步骤处理。处理。月末转账数据流程：月末转账数据流程：自动转自动转账分录账分录自动转账分录库文件自动转账分录库文件临时凭证临时凭证库文件库文件审核审核记账记账生成生成输入输入一、定义转账凭证（定义转账分录）一、定义转账凭证（定义转账分录）n定义转账凭证（定义转账分录）：定义转账凭证（定义转账分录）：就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式存入计算机中的过程。而由自动转账分录所生成计算公式存入计算机中的过程。而由自动转账分录所生成的记账凭证称为的记账凭证称为机制凭证机制凭证。（只须做一次）自动转账分录库文件自动转账分录库文件：自动转账分录分为两类：自动转账分录分为两类：n1.独立自动转账分录：独立自动转账分录：其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关。其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关。n2.相关自动转账分录：相关自动转账分录：其金额的大小与本月发生的业务有关。其金额的大小与本月发生的业务有关。有有6种转账功能的定义：种转账功能的定义：自动转账定义、对应转账设置、销自动转账定义、对应转账设置、销售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置。益结转设置、期间损益结转设置。自动转账分录库文件自动转账分录库文件n是用来存放定义的自动转账分录的。包括增加分是用来存放定义的自动转账分录的。包括增加分录、修改分录、删除分录和查询分录。录、修改分录、删除分录和查询分录。库结构库结构：n序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度n 1 FLH（分录号）分录号）C4n2ZY（摘要）摘要）C30n3JHD（借或贷）借或贷）C2n4KMDM（科目代码）科目代码）C7n5JEJSGS（金额计算公式）金额计算公式）C30n6SYRQ（最后一次使用日期）最后一次使用日期）D8n7XGBZ（相关性标志）相关性标志）C4n8XGLXH（相关链序号）相关链序号）N3补充练习补充练习自定义结转：自定义结转：1.预提银行借款利息预提银行借款利息借：财务费用（借：财务费用（550301）JG()取对方科目计算结果取对方科目计算结果贷：预提费用（贷：预提费用（2191）QM(2101,月，贷）月，贷）*0.00182.摊销当月应负担的报刊费摊销当月应负担的报刊费借：管理费用借：管理费用642/12贷：待摊费用贷：待摊费用642/12对应结转：对应结转：编编号号凭证凭证类别类别摘要摘要转出科转出科目编码目编码转出科目转出科目名称名称转入科转入科目编码目编码转入科目名转入科目名称称系系数数0001转转结转进项税额结转进项税额进项税额进项税额217102未交增值税未交增值税10002转转结转销项税额结转销项税额销项税额销项税额217102未交增值税未交增值税1销售成本结转设置：销售成本结转设置：n销售成本结转销售成本结转是指将月末商品（或产成品）销售数量是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。销售成本并进行结转。n在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有都有数量核算数量核算，且这三个科目的下级科目的结构，且这三个科目的下级科目的结构一一一一对应对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本。成本。n其中：其中：n数量商品销售收入科目下某商品的数量商品销售收入科目下某商品的贷方数量贷方数量n单价库存商品科目下某商品的月末金额单价库存商品科目下某商品的月末金额月末数量月末数量n金额数量金额数量*单价单价 二、生成机制（转账）凭证二、生成机制（转账）凭证生成转账凭证时注意：生成转账凭证时注意：1.转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。2.转账生成之前，应将相关业务的记账凭证入账。转账生成之前，应将相关业务的记账凭证入账。3.转账凭证每月只能生成一次。转账凭证每月只能生成一次。（每月做一次）4.生成的转账凭证，仍需审核才能记账。生成的转账凭证，仍需审核才能记账。三、三、自动转账凭证和常用凭证的不同？自动转账凭证和常用凭证的不同？n自动转账凭证：自动转账凭证：1.一般用于月末。一般用于月末。2.生成时，可以自动取数。生成时，可以自动取数。n常用凭证：常用凭证：1.一般用于平时业务。一般用于平时业务。2.调入后，手工输入数据。调入后，手工输入数据。（一）对账：（一）对账：至少一个月一次，一般在月末结账前进行。至少一个月一次，一般在月末结账前进行。（二）结账：（二）结账：1.结账前检查结账前检查（1）检查本月凭证是否全部入账。）检查本月凭证是否全部入账。（2）核对总账与明细账。）核对总账与明细账。（3）损益类科目应全部结转完毕。）损益类科目应全部结转完毕。（4）其他子系统是否结账，否则总账系统不能结账。）其他子系统是否结账，否则总账系统不能结账。2.取消结账取消结账（1）只有账套主管才能取消结账。）只有账套主管才能取消结账。（2）取消结账功能键是：）取消结账功能键是：Ctrl+Shift+f6（3）只能选择最后一次的结账。）只能选择最后一次的结账。四、四、对账和结账对账和结账3.什么情况导致月末结账不成功：什么情况导致月末结账不成功：n本月有未审核凭证本月有未审核凭证n本月有未记账凭证本月有未记账凭证n上月未结账本月不能结账上月未结账本月不能结账n总账系统与其他系统对账不平总账系统与其他系统对账不平n其他子系统未结账其他子系统未结账 （三）计算机会计和手工会计结账的比较？（三）计算机会计和手工会计结账的比较？相同：相同：必须结完上月的账才能记下月账。必须结完上月的账才能记下月账。计算机条件下结账的特点是：计算机条件下结账的特点是：1.允允许许在在上上月月未未结结账账情情况况下下，输输入入下下个个月月的的凭凭证，但是不能记账。也不能结下个月账。证，但是不能记账。也不能结下个月账。2.第一次使用系统是在年中间，还必须把以前第一次使用系统是在年中间，还必须把以前各月份的空账进行结账处理后，才能进行本各月份的空账进行结账处理后，才能进行本月的结账处理。月的结账处理。五、逆向处理的总结五、逆向处理的总结 取消结账取消结账 取消记账取消记账激活取消记账状态激活取消记账状态取消或修改凭证取消或修改凭证 取消审核、出纳签字取消审核、出纳签字 取消记账前状态取消记账前状态第六章第六章UFO报表管理报表管理第一节第一节UFO报表系统概述报表系统概述一、功能概述一、功能概述二、UFO报表系统与其他系统的主要关系报表系统与其他系统的主要关系总账总账工资系统工资系统固定资产固定资产应收应付应收应付其他报表其他报表人工输入人工输入库存管理库存管理销售管理销售管理采购管理采购管理成本管理成本管理资金管理资金管理存货核算存货核算UFO报表报表三、基本操作流程三、基本操作流程n制作一个报表的基本操作流程：制作一个报表的基本操作流程：第六步第六步打印报表报表打印报表报表第七步第七步退出退出UFO第三步第三步定义各类公式定义各类公式第二步第二步设置报表的格式设置报表的格式第一步第一步启动启动UFO，建立空白报表，建立空白报表第五步第五步报表图形处理报表图形处理第四步第四步报表数据处理报表数据处理四、基本术语四、基本术语 1.报表结构报表结构资产负债表资产负债表标题标题主管部门：主管部门：会会01表表编制单位：编制单位：2000年年1月月31日日单位：元单位：元表头表头表体表体会计主管：会计主管：制表人：制表人：表尾表尾资产资产行次行次期初数期初数期末数期末数流动资产流动资产货币资金货币资金1102564.59应收账款应收账款878908.00资产合计：资产合计：2.2.格式状态和数据状格式状态和数据状.态态:UFOUFO报报表表处处理理过过程分程分为为两个两个阶阶段段 报报表格式工作表格式工作 报报表数据表数据处处理工作理工作格式状态：格式状态：即初始化状态。即初始化状态。在格式状态下设计报表的格式，报表的公式也是在格在格式状态下设计报表的格式，报表的公式也是在格式状态下定义。式状态下定义。在在格格式式状状态态下下所所作作的的操操作作，对对本本报报表表所所有有的的表表页页都都发发生作用。该状态不能进行数据的录入、计算等操作。生作用。该状态不能进行数据的录入、计算等操作。数据状数据状态态：即日常工作即日常工作状态状态。数据状数据状态态下所作的操作只下所作的操作只对对本表本表页页有效，有效，该该状状态态下不下不能修改能修改报报表的格式。表的格式。3.3.行和列行和列:行号用数字行号用数字1-99991-9999表示，共表示，共99999999行。行高行。行高0-160mm;0-160mm;列号用字母列号用字母A-IUA-IU表示，共表示，共255255列。列宽列。列宽0-220mm.0-220mm.4.4.二维表与三维表二维表与三维表 5.5.报表文件及表页报表文件及表页6.6.单元、单元属性和单元类型单元、单元属性和单元类型:单元：单元：是是组组成成报报表的最小表的最小单单位。位。单元属性：包括单元类型、字体图案、对齐方式、边框样式等。单元属性：包括单元类型、字体图案、对齐方式、边框样式等。单单元元类型有类型有3 3种种：数数值单值单元元 、字符字符单单元元和和表表样单样单元元 。数值数值单元单元是报表的数据，在是报表的数据，在数据状态数据状态下输入。下输入。数值单元必须是数据数值单元必须是数据，可以直接输入，也可以由单元存放的，可以直接输入，也可以由单元存放的单元公式运算生成。单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。字符字符单元单元是报表的数据，在是报表的数据，在数据状态数据状态下输入（但在格式状态下定义）。下输入（但在格式状态下定义）。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。符号组成的一串字符。字符