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员工档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为加强中国xx技术有限公司（以下简称公司）本部员工档案管理工作，有效地保护和利用员工档案，提高科学管理水平，更好地为员工工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）以及xx科技集团公司（以下简称集团公司）《xx科技集团公司干部人事档案管理办法》（xx人[2001]585号），结合公司本部员工档案管理工作实际，制定本办法。
第二条 员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、任免、培训、考核奖惩等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、工作表现、业务技术水平及工作变动等情况的文件材料，是用人单位历史地、全面地考察和正确选拔干部使用人才的重要依据，是档案业务工作的重要组成部分。
第三条 员工档案管理在集团公司领导下开展工作，并接受上级有关业务部门的监督、检查和指导。
第四条 在员工档案管理工作中，公司有关部门及个人应贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保员工档案的完整与安全。
第五条 根据安全，便于查找的原则，公司应对员工档案进行严密保护和科学管理，并建立档案专门保管场所，有关指标应符合《xx科技集团公司干部人事档案管理办法》要求；或选择具有管理资质的人才服务机构代为管理。
第六条 对利用档案及档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第七条 公司人力资源部是公司本部员工档案的归口管理部门。
第二章 管理范围与职责
第八条 公司员工人事档案，按照公司人事档案管理权限，实行集中统一、分层分类的管理原则。
（一） xx科技集团公司党组管理的公司领导干部，其人事档案按照规定转送集团公司有关部门管理，公司可作为干部协管单位管理其人事档案副本；
（二） 除（一）类之外的公司在岗员工和内退员工的人事档案，
由公司自行管理。根据公司实际管理、存放条件，可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管；
（三） 员工离职、退休、受刑事处分或劳动教养的，或出国不归、失去联系、死亡等的，其人事档案按照相关规定进行管理。按规定应由公司管理的，根据公司实际管理、存放条件，可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管；
（四） 公司原则上不存放子公司人员和其他人员档案。
第九条 档案管理部门根据实际需要建立本部在岗员工的工作档案。
第十条 员工档案管理的工作人员及其在公司的直系亲属的档案，由公司指定专人保管，也可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管。
第十一条 员工档案管理的工作人员严禁私自保存本人或他人的档案材料，或复制本人或他人档案材料的副本。
第十二条 在员工档案管理工作中，管理部门履行或委托具有管理资质的人才服务机构履行下列职责：
（一） 管理员工档案；
（二） 收集、鉴别和整理档案材料；
（三） 办理员工档案的查阅、借阅和传递等事项；
（四） 登记员工岗位职位变动情况；
（五） 为有关部门提供员工的情况；
（六） 做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七） 办理其他有关事项。
第十三条 公司人力资源部要选调政治可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事员工档案管理工作，并保持人员的相对稳定。
第十四条 在员工档案管理工作中，人力资源部应建立健全所保管档案的名册以及有关档案转递、查阅以及档案材料增补、销毁的相关管理制度、流程、登记表单、台账。档案名册及上述台账应每年至少与档案及档案材料检查核对一次，发现问题应及时解决。
第三章 档案的分类和内容
第十五条 员工档案分为人事档案与工作档案。
第十六条 员工人事档案正本以下材料构成：
（一） 履历材料：职工履历表、干部履历表，学生登记表；
（二） 自传材料；
（三） 鉴定、考核材料：工作、学习、学生毕业鉴定，干部的年度考核表、组织正式出具的考核材料等；
（四） 学历、职称材料：高中及以上毕业生成绩表，报考中专以上学历报名登记，职称评定审批表等；
（五） 政治历史审查材料：入党入伍审查材料等；
（六） 党团材料：入党团志愿书、申请书、转正申请书、党员民主评议表，取消预备党员资格的材料等；
（七） 奖励材料：先进工作者、三好学生、优秀党团员、战斗英雄等各类嘉奖的登记表或审批表；
（八） 违纪材料：党政纪律处分材料，违反法律材料，组织通报批评材料等；
（九） 工作变动材料：干部任免表，入退伍登记表，岗位、工资变动材料，退休材料，终止劳动合同证明书等；
（十） 其他：体检表，工会会员登记表，大中专毕业生就业报到
证，有价值的学习总结、体会。
第十七条 人事档案副本是概括反映一个干部在历史和现实情况的档案材料，由人事档案正本中以下材料的复制件构成：
（一） 近期填写的干部履历表；
（二） 各个阶段的主要鉴定；
（三） 考核材料；
（四） 政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论；
（五） 奖励材料；
（六） 处分、取消处分及甄别、复查、平反的决定；
（七） 晋升技术职称、学位、学衔审批表，出国人员审查表，工资级别登记表等。
第十八条 员工工作档案由员工人事档案中以下主要材料的复印件及其它有关参考材料构成：
（一） 第一类的近期履历材料；
（二） 第三类的主要鉴定、考核材料；
（三） 第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；
（四） 第五类的政治历史情况的审查结论材料；
（五） 第六类的入党志愿书；
（六） 第七类的重大奖励材料；
（七） 第八类的处分材料；
（八） 第九类的录用、任免审批表和工资、待遇、出国审批等材料；
（九） 其它不属于归入员工人事档案范围的有关参考材料。
第四章 档案材料的收集与归档
第十九条 为使员工档案能够适应工作需要，应经常通过有关部门收集员工录用、任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，定期充实档案内容，将其归入员工档案。
第二十条 对收集的材料，必须经过认真的鉴别，视情况分别归入员工人事档案、工作档案或适当处理。属于归档的材料应真实，书写规范，文字清楚，对象明确，手续完备，符合永久保存的要求。
第二十一条 对符合条件的材料，须如实填写《档案材料增补审批表》（附件1）或《档案材料销毁审批表》（附件2），经人力资源部
和分管人力资源的公司领导审批同意后，方可将其放入档案或销毁。
第五章 人事档案的利用与转递
第二十二条 充分发挥员工档案的作用，利用计算机等现代化手段，依据档案所提供的信息，建立并不断完善本单位人员信息库，全面、及时、高效、准确地为人事工作提供服务。
第二十三条 查阅公司管理员工档案的人员，须提供所在单位出具的介绍信及个人身份证明材料并如实填写《档案查阅审批表》（附件3），经人力资源部批准后方可查阅。查阅公司管理的员工档案时，应由档案管理人员陪同查阅。
第二十四条 员工档案一般不外借。如必须借出或部分借出使用时，须如实填写《档案材料借出审批表》（附件 4）由人力资源部批准后，限期归还，不得擅自转借他人。
第二十五条 任何个人不得查阅、借出本人及其直系亲属的档案。
第二十六条 公司员工人事档案的调入、调出应经过公司审批，并使用《档案调动审批表》（附件5）进行详细登记后方可办理。
人事档案的调出应由人力资源部和分管人力资源的公司领导审批；人事档案的调入还应由总经理审批。
第二十七条 在调入人事档案前应核对档案材料的完整性。材料不完整的人事档案，应由所属人员同相关单位联系补齐材料后方可调入。
第二十八条 人事档案调出手续应在员工办理离职手续时同时
办理。员工需提供档案转往单位出具的调档函等相关材料并经批准后，方可办理相关手续；无故不办理调出的，公司视情将其档案由委托的人才服务机构转为个人存档或转至其户口所在地街道。第二十九条 转递员工人事档案需遵守下列规定：
（一） 档案应通过可靠方式（如机要交通、专人送取等）转递；
（二） 调出人事档案应内容齐全完整，不得扣留档案材料或分批调出；
（三） 调出人事档案需严格包装并密封；
（四） 不可调入包装不完整或密封失效的人事档案。
第六章 附 则
第三十条 本办法如有未尽事宜，或执行当中与国家、地方有关法律、法规相抵触时，按照国家或地方的有关规定执行。
第三十一条 公司有权根据国家、地方法律、法规及公司经营情况的变化，新增、变更或废止本规定的相关条款。相关新增、变更或废止的条款经公司通知或公示后，对员工发生效力。
第三十二条 本办法由公司人力资源部负责解释。第三十三条 本办法自2012年1月1日起施行。

附件：1.档案材料增补审批表
2.档案材料销毁审批表
3.档案查阅审批表
4.档案材料借出审批表
5.档案调动审批表
附件1
档案材料增补审批表
姓名
档案编号
增补材料明细
放入时间
经办人签字

以上材料经审核内容真实可信，符合放入档案要求。
材料审核人员签字：
年 月 日人力资源部审批：
年 月 日分管人力资源公司领导审批：
年 月 日
附件2
档案材料销毁审批表
姓名
档案编号
销毁材料内容
材料产生时间及单位
销毁时间
经办人签字

以上材料经查验符合销毁标准。
材料查验人员签字：
年 月 日人力资源部审批：
年 月 日分管人力资源公司领导审批：
年 月 日

附件3 档案查阅审批表
档案查阅登记
所属人员

档案编号

查阅档案人员信息登记
姓名
所在单位
身份证号

查阅事由

人力资源部登记
查阅审批意见

年 月 日
陪同查阅人员登记

查阅时间： 年 月 日
附件4
档案材料借出审批表
借出档案材料登记

所属人员

档案编号

借出材料明细

借出人信息登记

姓名

身份证号

所在单位

借出期限

联系方式

借出用途

人力资源部登记

档案材料借出审批意见

借出经办人

借出日期

归还经办人

归还日期

附件5
档案调动审批表
姓名
档案编号或现存放单位
调动事由
（调入/调出）
调动时间
经办人签字

人力资源部审批：

年 月 日

分管人力资源公司领导审批：

年 月 日

总经理审批：

年 月 日
注：总经理审批档案调入。

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