知识产权管理体系认证-014-保密管理程序.docx

XXX股份有限公司 保密管理控制程序

保密管理控制程序
文 件 编 号
**-014
版 本
A0
受 控 状 态
受控
密 级
**
生 效 日 期
-08-01
页 数
6

修 订 履 历
序号
版本
修订内容
修订人
生效日期
1
A0
新版发行
XXX
-08-01

审 核
XXX -07-05
批 准
XXX -07-10
1 目的
1.1 为了规范保密管理工作，对保密过程进行有效控制，防止泄密行为的发生，特制定本管理程序。
2 适用范围
2.1适用于本公司保密事项全过程的管理。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
3.2 IPGL-05商业**管理制度
4 术语及定义
4.1 绝密：最重要的公司**，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
4.2 机密：重要的公司**，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的损害。
4.3 **：一般的公司**，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。
4.4 **载体：是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载企业**信息的纸介质、磁介质、光盘等各类物品。磁介质载体包括计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等。
4.5 泄密：指使公司**被不应知悉者知悉的，或使公司**超过了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
4.6 商业**：指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。
5 职责
5.1知识产权部：负责开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。
5.2人力资源部：负责与员工签订保密责任书（保密协议）。
5.3相关部门（以下统称涉密部门）：负责本部门保密管理具体工作，负有严格遵守公司保密制度的责任和义务。
6 程序内容
6.1保密工作开展和检查
6.1.1 保密工作归口部门
知识产权部负责开展公司的整体保密管理工作，负责保密事项的归口管理，负责对公司范围内的保密管理工作的指导、监督和检查。
6.1.2 保密工作的开展
开展保密工作前，由知识产权部起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日起按照《保密管理程序》的要求开展保密工作。各部门负责界定各自的涉密人员、涉密载体、涉密设备，并开展日常管理。涉密区域由知识产权部负责界定，并要求涉密区域所在部门开展日常管理。
6.1.3 保密工作的检查
保密工作的检查由知识产权部负责，检查在知识产权管理体系内部审核前完成。检查内容涉及各部门涉密人员管理、涉密设备管理、涉密载体管理和涉密区域管理，并填写《保密工作检查表》，对检查出现问题的部门，知识产权部签发《保密工作问题整改通知》，限期整改。
6.2涉密人员管理
6.2.1本程序中所称的涉密人员是指在工作中产生、掌握、管理和大量接触企业**的人员，由知识产权部汇总登记《涉密人员清单》。
6.2.2在涉及绝密级企业**岗位工作或承担任务的人员为核心涉密人员，可接触绝密级、机密级、**级信息载体；在涉及机密级企业**岗位上工作或承担任务的人员为重要涉密人员，重要涉密人员可接触机密级、**级信息载体；在涉及**级企业**岗位上工作或承担任务的人员为一般涉密人员，可接触**级信息载体。
6.2.3涉密人员岗位定密程序：涉密人员的涉密等级界定，由各有关部门根据承担工作任务人员的实际涉密情况，提出人员涉密等级名单，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核确定后提交知识产权部汇总。
6.2.4公司对涉密人员实行动态管理。涉密人员所在部门根据涉密人员实际工作岗位、工作任务、职责范围的变化，及时提出调整涉密等级的初审意见，填写《涉密人员清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
6.2.5知识产权部将汇总登记的《涉密人员清单》及时报备人力资源部，所有涉密人员应签订《保密协议》，明确自己应承担的保密责任、义务。相关协议应由知识产权部签订并存档保管。
6.3涉密设备管理
各部门应该对本部门可能造成知识产权流失的设备进行识别，识别对象包括计算机、传真机、打印机等。规定其使用目的、人员和方式，并对此设备张贴 “涉密设备”标识，做好登记在册记录，填写《涉密设备清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。涉密设备只允许授权使用人使用，可以通过自动控制授权使用的不用登记使用记录，不能自动控制的要做好使用登记，填写《涉密设备使用记录表》；非授权人使用需经过批准方可使用，并登记《涉密设备使用记录表》。
6.4涉密载体管理
6.4.1密级及范围
公司保密事项分为绝密、机密和**三种密级：
1） 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；
2） 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；
3） 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），员工工资收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为**级；
4） 公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。
6.4.2保密期限
一般绝密级事项保密期限为10年，机密级事项保密期限为5年，**级事项保密期限为3年。
6.4.3涉密载体定密程序
由**载体材料起草人在**载体制作之前，根据相关规定提出密级意见，并进行密级标识。填写《涉密信息清单》，经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总登记。
6.4.4涉密载体的控制
1）涉密载体的管理原则：**载体管理遵循“严格管理、严密防范、确保安全、方便工作”的原则。
2）涉密载体的制作：制作**载体，应当注明密级。文件形式的公司**事项应在封面（或者首页）的左上角标明密级；非书面形式的**载体或密品，能够标明密级，应以标签的方式标明（如：磁介质、光盘等）。
3）涉密载体的收发与传递
a.各业务部门收发涉密载体，应当履行清点、登记、编号、签收等手续。分发、借阅涉密载体，需填写《涉密载体收发记录表》。
b.涉密部门收到涉密载体后，由部门负责人根据涉密载体的密级和制发单位的要求及工作的实际需要，确定本部门知悉该**的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大企业**的知悉范围。
4）涉密载体的保存
a.保存涉密载体，应当选择安全保密的场所和部位。工作人员离开办公场所，应当将涉密载体存放在保密设备里。
b.需要归档的涉密载体，应当按照公司档案管理规定归档。
c.各部门对自己保存的涉密载体要登记《涉密信息清单》，并经部门负责人审核后，报送知识产权部汇总。
5）涉密载体的销毁
a.销毁涉密载体，由主办人员填写《文件处理审批单》，经本部门负责人审核批准，并履行清点、登记手续后报知识产权部审核批准后定期进行批量处理。
b.销毁涉密载体，应当确保**信息无法还原。
c.销毁纸介质涉密载体，应当采用焚毁、化浆等方法处理；使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机。
d.销毁磁介质、光盘等涉密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
e.禁止将涉密载体作为废品出售。
6.5 保密要害部门、部位管理
6.5.1知识产权部应确定保密要害部门、部位，并实施保密管理。确定保密要害部门、部位遵循最少化和最小化原则。
6.5.2公司内部业务工作中经常或大量涉及机密级、**级公司**，涉密人员多的部门应确定为保密要害部门。公司内部进行研发、集中存储**载体的专门场所应确定为保密要害部位。本公司具体保密要害部门、部位、及参访允许活动范围界定后知识产权部要及时登记入《涉密区域列表》，并在相关区域入口张贴或悬挂“涉密区域”标识。
6.5.3保密要害部门、部位应设立门禁系统或特别通行证对内部人员进行进入识别管理。外部和外来人员进入要向知识产权部提出申请，填写《涉密区域参访申请表》，经批准后，佩戴临时特别通行证，在保密要害部门、部位向专人提交《涉密区域参访申请表》，进行身份确认及信息登记，登记《涉密区域参访记录》，并需由该部门指定内部人员全程陪同方可进入。《涉密区域参访记录》表由保密要害部门、部位指定专人登记保管。
6.6涉密事件报告和查处
涉密事件是指公司有关部门和个人因违反有关保密法规，使公司**被不应知悉者知悉，或者未经许可超出了限定的接触范围而不能证明未被不应知悉者知悉的事件。
6.6.1涉密事件报告
1）各部门负责人负责报告本部门发生的泄密事件。各部门发现泄密事件后，应在规定的时间内填写《内部联系单》，上报公司知识产权部，并立即采取补救措施，积极组织力量查找，以挽回或减少泄密造成的损失。
2）在泄密事件情况尚不十分清楚时，可在规定的时限内先以口头形式报告公司知识产权部，而后在12小时内填写泄密事件报告登记表，报公司知识产权部。
3）发生泄密事件上报期限为：
——涉及绝密级和向境外的机构和人员泄露或出卖公司**的应立即上报；
——涉及机密级的应在2小时内上报；
——涉及**级的应在4小时内上报。
6.6.2泄密事件查处
1）查明所泄露的**事项的内容、密级、危害程度、主要情节和有关责任者；
2）积极采取必要的补救措施，防止事态扩大；
3）依据国家的有关法律、法规和公司管理制度，对泄密责任人提出处理意见；
4）针对泄密事件暴露出的问题，提出改进和加强保密管理工作的意见。
7 相关记录
7.1 表单记录
序号
表格名称
表格编号
使用部门
相关部门
归档部门
1
涉密人员清单
**760-66
各执行部门
各执行部门
知识产权部
2
涉密设备清单
**760-67
各执行部门
各执行部门
知识产权部
3
涉密设备使用记录表
**760-70
各执行部门
各执行部门
知识产权部
4
涉密信息清单
**760-68
各执行部门
各执行部门
知识产权部
5
涉密载体收发记录表
**760-88
各执行部门
各执行部门
知识产权部
6
涉密区域列表
**760-69
各执行部门
各执行部门
知识产权部
7
涉密区域参访申请表
**760-90
知识产权部
各执行部门
知识产权部
8
涉密区域参访记录表
**760-71
各执行部门
各执行部门
知识产权部
9
保密工作检查表
**760-91-1
知识产权部
各执行部门
知识产权部
10
保密工作问题整改通知
**760-91-2
知识产权部
各执行部门
知识产权部
11
内部联系单
**543-42
各执行部门
各执行部门
知识产权部
8 附录
8.1《保密协议》
9 流程图
OK
NG
OK
NG
涉密信息获取
秘密载体制作
涉密信息定密者
终止
秘密载体收发与传递
秘密载体保存
秘密载体销毁者
实施销毁

确定（调整）涉密人员等级

批准
涉密设备清单
OK
NG
涉密人员清单
涉密设备使用记录
确定（调整）涉密区域
批准
涉密区域列表
OK
NG
涉密区域参访记录
NG
OK
批准
签订保密协议
确定（调整）涉密设备

附录1. 保密协议范本

第一条 乙方为甲方的聘用员工。乙方应理解甲方拥有的商业**事项和其他知识产权是甲方生产、市场竞争和经济增长的关键所在。因此，忠诚保护属于甲方的商业**事项和其他知识产权是甲方聘用乙方的重要条件之一，乙方同意签订并严格遵守本协议。
第二条 本协议所称知识产权系指以下内容：
(一)专利权：是指发明、实用新型、外观设计；
(二)商标权：是公司及所属公司拥有的注册商标、商号等：
(三)著作权：是指利用公司的物质技木条件创作，并由公司承担责任的工程设计、产品设计图及其说明、计算机软件、集成电路布图设计、科学技术著作等；
(四)商业**：是指不为公众所知，能为公司带来经济效益，具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。
技术**是指公司新产品、产品配方、工厂自制设备及对设备的改进、工艺配方、生产技术报告、工程设计、产品设计图纸及其说明、计算机软件、涉及公司技术**的摄影、录像等。
经营**是指本公司制定的产销策略、往来客户名单及其购销合同、协议、档案、市场、价格、财务经营信息以及公司特有的管理方式。
第三条 乙方受聘为甲方工作服务而接触的各种资讯，均推定为甲方的知识产权，但乙方能举证非属甲方知识产权者不在此内。
第四条 双方同意乙方在受聘期间的职务智力劳动成果，或在甲方企划下开发、创作、生产、制造、销售的任何发明、发现、构思、概念、公式、程序、制造技术、著作、商业**、创意或改进等，不论可否取得专利权、商标专用权、著作权、科技成果等知识产权，均归甲方所有。
乙方同意依甲方要求，采取一切甲方认为取得及保持前述知识产权所需的一切行为，包括申请、注册、登记等，并同意依甲方的指示，出具必要的措施确认甲方的知识产权。
乙方同意在未获得甲方事先书面同意时，不得将甲方的知识产权透露给任何第三人。
第五条 乙方在签订协议时，应告知甲方在签订本协议前自己所有的各项发明、专利、著作或专门技术，以及对他人负有法令上或契约上使用或交付的有关知识产权的义务。
乙方在受聘期间，或在甲方的企划下，如有上述第四条所述职务知识产权产生或创作时，乙方应立即书面呈知甲方。
第六条 乙方同意且承诺在执行职务时，不使用未经他人合法授权的资料，并保证不致有抄袭模仿他人的知识产权的事情发生。若乙方违反此承诺而侵犯他人的知识产权，应由乙方自负其责，若乙方的行为导致甲方受第三人指控和起诉等造成甲方声誉和经济直接和间接损失时，乙方承担一切经济和法律责任。
第七条 乙方应遵守甲方有关知识产权方面的规章制度，遵守政府及其代理人或国内外其他任何公司、组织与甲方签订的有关知识产权保护合同等契约。
第八条 乙方因职务上的关系所持有的一切记录或含有知识产权方面的文件、资料、图表或其他媒体等各种资料皆归甲方所有，乙方在离职或者在甲方请求时，应立即全部交还甲方指定的公司和人员，并办妥相关手续。
第九条 乙方应采取必要措施维护其在受聘期间所接触的事项以保持其**性。除因其职务范围内容需要，并按照甲方的规定正当合理使用外，非经甲方事前书面同意，不得私自索取、复印、抄录、泄密、告知、交付、转移或以任何其它方式使第三人知悉，或对外发表、出版等。
乙方离职、退休后仍依前项规定遵守保密义务。
第十条 乙方同意在受聘期间及自己从甲方离职后到商业**保密期限终止期间，非经甲方事前书面同意，不得有下列行为：不得向同业竞争对手或其他第三方透露公司的商业**，也不应在未取得乙方同意的情况下使用该商业**。
第十一条 乙方如违反本协议任一条款，应无条件支付给甲方惩罚性违约金____万元人民币，若甲方损失大于违约金，乙方则按实际损失赔偿，构成犯罪的，依照刑法规范追究刑事责任。
第十二条 本协议未规定事项，依照相关法规办理。本协议若与相关法规抵触时，以国家相关法规为准。
第十三条 双方同意以中国法律法规为本协议的标准。关于本协议规定事项引起的纠纷，双方同意甲方所在地的人民法院为一审法院。
第十四条 本协议不因法人或行政机关的变更而变更。
第十五条 本协议一式三份，甲方的知识产权部门和知识产权管理部门及乙方各执一份，自甲、乙双方签章之日起生效。
第十六条 本协议的签署基于保护国家和甲方的知识产权的需要，乙方在签署前已仔细阅知此协议的内容，并完全了解此协议的规定。

甲方： 法人代表签章：
年 月 日

乙方： (签章)
年 月 日
6
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