工程资料档案管理制度(起草).doc

工程资料档案管理制度(起草)目录第一章 总则第二章 术语第三章 工程档案管理制度第四章 工程文件收发及管理制度第五章 行政部门档案管理职责第六章 声像档案管理办法第七章 档案、资料、图书借阅制度总则l 1.1.1 为提高建筑工程管理水平，规范建筑工程资料管理，充分发挥档案的作用，制定本规程。l 1.1.2 本制度适用于公司档案的管理。l 1.1.3 建筑工程资料与管理工程准备阶段文件监理、施工资料竣工图工程竣工文件工程档案组卷归档。l 1.1.4 管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有；员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。l 1.1.5 档案分类：公司档案分为(文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案(各项目资料)、图纸资料、建设工程其他资料)。l 1.1.6 管理部门：人事行政部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的管理；财务部负责财务档案的管理。l 1.1.7 工程资料共分成A、B、C、D四类：A为建设开发资料类，B为监理资料类，C为施工资料类，D为竣工图类。l 1.1.8 建设工程声像档案应符合下列要求，工程声像档案归档内容:开工前的原址、原貌的照片、录像，地基、基础、主体工程施工的照片、录像，工程开、竣工仪式或单位工程竣工验收形成的各种照片、录像。l 1.1.9 行政部负责审批机密图纸资料借阅；工程部经历负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单；工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。l 1.2.0 施工单位归档范围：负责提交施工、安装全部技术记录(含隐蔽工程的各项资料)；分部试运记录及验收签证表，分部试运阶段的方案、措施；移交试生产前的消缺记录；全部机组建设期间的工程联系单及总结；档案归档的目录清单（含电子版目录）。工程档案管理制度l 2.1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。l 2.1.2 工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。l 2.1.3 设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。l 2.1.4 购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。l 2.1.5 归档文件的质量规定：1)凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。2)施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。3)调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。4)主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。l 2.1.6 书写规定：1)书写字迹工整，图样清晰。2)书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。3)文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。工程文件收发及管理制度为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。l 工程文件接收l 3.1.1 各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。l 3.1.2 技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交行政部。l 3.1.3 设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。l 3.1.4 技术部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。l 3.1.5 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按技术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。l 3.1.6 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。l 工程文件资料发放l 3.2.1 分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。l 3.2.2 呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。l 3.2.3 为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料。行政部门档案管理职责l 4.1.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。l 4.1.2 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。l 4.1.3 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。l 4.1.4 对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。l 4.1.5 档案工作人员岗位职责：热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。l 4.1.5.1 负责本公司建设工程中形成的资料和设备的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。l 4.1.5.2.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。l 4.1.5.3 积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。l 4.1.5.4 办理领导交办的其他档案业务工作。l 4.1.5.5档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便。l 4.1.5.6 做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。l 4.1.5.7 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。l 4.1.5.8 档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。l 4.1.6 档案安全制度：1)严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。2) 每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。声像档案管理办法l 5.1.1 建设工程声像档案的内容：建设工程声像档案，是指在城市建设过程中形成的有保存价值的以照片（包括底片）、录像带、影片、唱片、录音带、影音光盘等方式记录信息的载体，并辅以文字说明的历史纪录。其中，照片档案和录像档案是目前建设工程声像档案归档的主要内容。l 5.1.2 建设工程声像档案的归档范围：l 5.1.2.1开工前的原始原貌：1）基槽开挖前原有附着物情况（包括原有建筑物、构筑物及拆迁的情况）。2）施工现场周围情况。l 5.1.2.2 地基与基础工程施工：1）地基基础类型及施工技术工艺。2）建筑物位移、沉降、变形及处理。3）验槽验证。l 5.1.2.3 主体工程施工：1）施工现场整体工程施工情况。2）隐蔽工程的施工情况。3)钢筋布局、型号及节点焊接。4）混凝土灌注。5）砌体工程的拉结筋布局。6）管道、设备及安装工程的施工情况。l 5.1.2.4 工程施工组织及工程质量：1）工程开、竣工仪式、上级领导视察、检查工作、上级领导机关授予奖状、獎旗、证书等重要活动。2）工程施工中重要的质量检查、验收等活动。3）工程施工中重大活动及重大事故的处理情况。l 5.1.3 工程竣工照片。l 5.1.4 建设工程声像档案归档规定：建设项目开工前，建设单位在签订报送建设工程竣工档案责任书的同时必须要向开发区城建档案馆上报工程照片、录像拍摄、编制计划。l 5.1.4.1 原则和方法：1）应遵循工程施工顺序，保持画面和图像的有关联系。2）要根据工程进度和阶段进行编制，保证所形成的照片、录像档案的完整性和系统性，满足声像档案的归档要求，突出反映建设项目的特色。3）按工程项目立卷，工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容必须保持完整和连续。l 5.1.5 声像档案的质量要求：1）录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。2）录像、照片要突出主题，录像画面要清晰、连续，照片（底片）要画面清晰、色彩纯正，无污染。3）录像带、胶卷、相纸应选择质地良好的产品。l 5.1.6 照片档案的编制与归档：1）建设单位在签定报送建设工程竣工档案责任书时，必须向城建档案馆报送建设项目动迁前的原貌照片。2）所有建设工程，都必须编制照片档案。总投资在3000万元以上（含3000万元）的建设工程，形成的照片档案不得少于两卷。档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：l 6.1.1 借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。l 6.1.2 借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。l 6.1.3 绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。l 6.1.4 外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。6.1.5 借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公 l 开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。l 6.1.6 凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、，必须将档案或资料退回档案室。- 5 -