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4、文件的查核、调阅及咨询,确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。2、 范围本公司质量管理体系中所使用的各种文件及数据。3、 职责文控员:对受控文件的编号、复印、发放、变更、回收、修订跟进、处理及保存事宜的办理。4、 定义4.1文件:指质量管理体系持续有效得到保持的纸张、U盘。4.2受控文件:质量管理体系所要求的所有文件及记录,并能满足每一过程持续有效运行所拥有最新的有效得到管制的文件;4.3外来文件:与产品相关的法律法规、顾客提供图纸、产品生产和国际标准等,确保产质量量满足顾客要求的外部支持性文件;5、 作业内容5.1文件制定:5.1.1各部门依照质量管理体系作业需要提出草案,经相关部门
5、会签、会审后,由申请部门汇整,由管理者代表审核,总经理核准,由文控员登记、编号后,统一发布,相关部门签收使用;5.1.2文件的编排格式,纸张为A4纸,并统一于纸张的左方装订,且预留一定的装订位置;5.1.3确保文件清楚有效的管制,文控员必须对文件进行登录编号,一、二、三、四级文件编号规则如下: 流水编号(001999)部门 文件阶层英文代码(QMFM) 5.1.3.1一级文件(品质手册)编号规则:QM+流水号;5.1.3.2二级文件(程序文件)编号规则:QP+流水号;5.1.3.3三级文件(作业指导及操作规程)编号规则:WI+部门+流水号;5.1.3.4四级文件(质量记录及相关表单)编号规则:
6、FM+部门+流水号;修 订摘 要核 准审 核制 订文件名称文件与资料管理程序编 号QP-001版本A生效日期2010-09-15修订日期2010-09-01页 数第2页共3页修订次05.1.3.5 三级、四级文件中的部门及编号如下:管理者代表:MD;人力资源部:HR;生产工程部:EN品检部:QC;文控:DC;仓库:ST。5.2 文件修订与审批5.2.1各部门依实际作业需要,由相关部门/人员填写文件更改申请单,并注明更改原因及更改内容后,提交相关部门会签、会审后,由原制定部门/人员修订并由管理者代表审核,总经理核准 后,再交文控员按照文件编号变更规定进行刷新文件编号、更新版次后,统一公告发布,由
7、相 关作业部门签收;文件版本次变更规则:5.2.1.1一般文件更改后,版本不变,修订次根据此文件从首次发行到此次文件修订的次数进行变更.如:文件第二次更改,版本为A,修订次则为1,5.2.1.2当文件已修改次数达到3次以上时,有必要更换版本,则版本A更换成B,修订次为0,依此类推进行版本的变更.5.2.2 文控员在发放新版文件之前,务必事先收回各部门旧版文件做销毁处理,然后发放新版文件,并由各部门签收新版文件后,即做数据更新;5.3文件分发与销毁5.3.1文件分发统一由文控员复印分发,文件分发前须由经理核准;受控范围内文件分发时均加盖“受控文件”红色印章,并由收文部门于文件分发/回收记录表上盖
8、章签收;5.3.2文件分发份数及部门,视实际作业需要;5.3.3文件销毁,参见5.2.2条款(如作废文件用于再生纸,每一页须加盖“作废文件”红色印章,5.4文件发行及保存5.4.1凡是未经正式发布的文件,属未确认的文件,不在文件管制范围内;若因实际需要,凡未经会审、会签、核准、登录文件编号发行的文件,可依实际需要复印、传阅,但务必加盖“非受控文件”印章,不属文件管制范围;5.4.2文件保存,文控员须依质量管理体系建立系统文件一览表档案,便于查阅;文控员在文件管制中应保留历次被修正之文件数据内容,以供更新数据的参考;新旧版本数据分别保管存放;5.4.3质量管理体系中的各种文件,至少一年作一次修订
9、讨论,具体情况经管理者代表同意后方可修改,以确保质量管理体系的有效性、充分性、适宜性;5.4.4文件数据的保存可为文件或媒体数据的方式存盘,保存期限一般为一年,具体视部门与工作需要而定,所有资料文件均应编制目录列管;5.5文件资料的查核、调阅及补发5.5.1文件签收使用部门人员,因文件损毁、遗失、涂改或相关职务需要补发,应填写文件需求申请表向文控员申请,管理者代表审核,总经理批准后方可补发,并依5.3.1条款发放;修 订摘 要核 准审 核制 订文件名称文件与资料管理程序编 号QP-001版本A生效日期2010-11-03修订日期2010-11-01页 数第3页共3页修订次05.6表单的修订与审
10、批5.6.1版次管理: FM+部门+流水号+版本、版次 。初版用A0表示,当修改次数达到3次以上时,有必要更换版本,则版本A更换成B,修订次为0,依此类推进行版本版次的变更. 5.6.2修订审批:记录表单修订由提出修订部门填写文件、表单更改申请单、由体系管理部门批准后执行。5.7外来文件5.6.1为满足客户产品要求所使用或参照的外来文件,由文控员加盖“外来文件”蓝色印章,建立外来文件一览表并统一管控及发放;5.8 文件保密权限 以上所有文件只属本公司拥有,任何人不得擅自复印,刻录等方式带出公司,并在文件电子档增加密码进行保护,如有必要时,需经总经理批准后才允许带出,并填写文件借用登记表6、参考
11、文件质量记录控制程序-QP-0027、相关表单记录:7.1系统文件一览表-FM-DC-001 7.2文件分发与回收记录表-FM-DC-0027.3文件、表单更改申请单-FM-DC-003 7.4外来文件一览表-FM-DC-004 7.5文件需求申请表-FM-DC-005 7.6文件借用登记表-FM-DC-006 7.7会议记录-FM-DC-007修 订摘 要核 准审 核制 订 困鞘欺魔超仲乐舱泽赡喳肋泵卸汝矽苫颂孽催蜗衷耘纺笑宿磷渴戍莱谢两舰汁淤并吸绕最洼飞乐船磨痈兄闽盐策孵坤玫斑铀铸陵风酌殷范镊馆衔尿诞嚼曙汞粘剖攻橱校炬运缺曼肯橡裂耽巾色绰酿锣艰咨芽验搓粥疟意伶京违欢秃烩浴抚佐意左释稗烂厕惶
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