行政采购管理办法.doc

行政采购管理办法
一.目的：为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足办公需求，特制订本制度。
二.范围：适用于本公司所有劳动保护用品及行政后勤物品的采购。
三.职责：
1. 需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。
2. 行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。
3. 人力行政中心（城市公司人力行政部）：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。
4. 人力行政中心（城市公司人力行政部）负责人：按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。
5.法务审计中心负责对行政类单据进行第三方监督审核，城市公司由财务部负责监督审核工作。
四.行政常用物品采购：
1. 接到到签批完整的《物资采购申请表》后，与库管核对库存，无库存物品的发电子签批报告（具体按照公司签批流程）待所有领导审核批准后，进入下一步采购流程。电子签批报告包括内容：物资申购部门、事由、物品清单、单价、总额、是否含税等详细内容，便于签批人审核。
2. 采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商；意向供应商向我司传加盖公章的报价单，人力行政中心（城市公司人力行政部）确定每种物品最终价格。
3. 采购人员通知意供应商送样至本公司。
4. 采购人员接获样品后，将样品送需求部确认，样品确认合格后，可批量供货。并可申请将供应商列入《合格供应商》目录，行政类采购合格供应商需有财务、法务、行政、等部门共同签字确认（城市公司如无派驻的法务人员须有财务人员确认，并报本部人力行政中心备案），在采购物品时优先选择列入合格供应商目录的供应商，并且常规类商品下次采购可不用二次比价。
6. 连续2次批次供货不合格的供应商，由人力行政中心（城市公司人力行政部）取消供货资格。
7. 如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求，必须开发新供应商。
8. 行政采购人员对供应商下《采购单》流程：行政采购人员按《物资采购申请表》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择合格供应商，并将所需购买的物品清单传给供应商进行采购。
9.行政零星物品采购：
1. 行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。
2. 采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等根据估值金额在2000元以下且单项金额在200元（含200元）以下的可由人力行政经理同意后可直接采购可不用比价，若金额达到2000元（含2000元）以上选择2家以上供应商，进行询价、比价确认最终价格后，由供应商发盖章后的报价单进行比价，并填入《物资采购申请表》单价一栏上，并依据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格，上级主管同意后，方可进行采购。
10、行政采购审批流程
1.采购流程

需求部门提交审批完整的《物资采购申请表》
行政采购审核单据查看库存再提交电子签批报告
电子签批完成后，采购人员确定供应商，并进行比价
确定供应商后下《采购单》
供应商送货，需求部门验收
合格
不合格
退货或更换并进行记录
入库

2.5000元以下人民币采购由本部人力行政中心负责人审批即可，5000元（含5000元）以上需报集团总裁终批。采购金额超过50000元人民币需立项由成本合约中心处理。具体审批权限如下图：

五.采购管理：
1. 采购人员必须随时追踪交期、数量，并及时反馈，确保交期，如交期延误及时通知申购部门。
2. 采购物品入公司后，前台或库管员通知申购部门验收货物，前台或库管员对验收后的物品制作《入库单》，办理入库手续。
3. 前台或库管员办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《出库单》上签字确认。
4. 前台或库管员每月月底统计所有资产入库、领用登记表核对费用，录入《行政费用月报表》
5. 采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。
6.每月25日－26日（节假日提前）各部门提交《物资采购申请表》，行政采购在每月15日（节假日顺延）前采购到位，特殊物品经与申购部门协商后可适当延期。
7.合格供应商必须与公司签订《廉政协议》，禁止向采购人员行贿、请吃等，否者永久取消供应商资格。

六.采购报销管理
1. 采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批物资类采购的电子签批报告、采购合同或报价单、发票、付款申请、入库单，部分无原始发票的需提供盖章收据，否则财务不予报销。

七.本规定自签署发布之日起正式执行。
八.本规定的解释权归属人力行政中心。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落