电子文件及电子档案管理规范.ppt

建设电子文件与建设电子文件与 电子档案管理规范电子档案管理规范（CJJ/T 117-2007）.一、标准知识一、标准知识.1 1、“标准标准”的定义的定义标准是对一定范围内的重复性事标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。共同遵守的准则和依据。.2 2、标准级别、标准级别 国家标准国家标准 行业标准行业标准 地方标准地方标准 企业标准企业标准.1)1)国家标准国家标准 强制性国家标准强制性国家标准强制性国家标准强制性国家标准的代号为的代号为的代号为的代号为“GB”“GB”。GB 5XXXXXXXX GB 5XXXXXXXX 标准发布年号标准发布年号标准发布年号标准发布年号 标准顺序号标准顺序号标准顺序号标准顺序号 强制性标准代号强制性标准代号强制性标准代号强制性标准代号 推荐性国家标准推荐性国家标准推荐性国家标准推荐性国家标准的代号为的代号为的代号为的代号为“GB/T”“GB/T”.2)行业标准行业标准强制性标准强制性标准城镇建设工程行业标准城镇建设工程行业标准城镇建设工程行业标准城镇建设工程行业标准CJJ XX XXXXCJJ XX XXXX 标准发布年号标准发布年号标准发布年号标准发布年号 标准顺序号标准顺序号标准顺序号标准顺序号 行业强制性标准代号行业强制性标准代号行业强制性标准代号行业强制性标准代号 建筑工程行业标准建筑工程行业标准建筑工程行业标准建筑工程行业标准 JGJ XX XXXX JGJ XX XXXX.推荐性标准推荐性标准行业标准代号后加行业标准代号后加“T”城镇建设工程行业标准城镇建设工程行业标准 CJJ/T XX XXXX 建筑工程行业标准建筑工程行业标准 JGJ/T XX XXXX 档案档案 DA/T 12000.3)地方标准地方标准 推荐性标准推荐性标准地方标准代号后加地方标准代号后加“T”湖北省地方标准湖北省地方标准湖北省建筑工程施工文件管理规范湖北省建筑工程施工文件管理规范 DB42/T5032008.二、规范编制二、规范编制.1、时代背景、时代背景信息化建设信息化建设电子政务建设电子政务建设建设系统信息化建设建设系统信息化建设2、编制过程、编制过程.三、规范内容三、规范内容.一一 总则总则1、制定规范的目的、制定规范的目的2、适用范围、适用范围对象从事城乡规划、建设及其管理活 动的部门与机构范围建设系统业务管理电子文件和建 设工程电子文件工作归档和管理.3、应执行的有关标准、规范、应执行的有关标准、规范 CADCAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理第一部分：电子文件归档与档案管理 （GB/T 17678.1GB/T 17678.1）建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范 （GB/T 50328-2001GB/T 50328-2001）电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002 GB/T 18894-2002）城建档案著录规范（城建档案著录规范（GB/T 50323-2001GB/T 50323-2001）城建档案分类大纲城建档案分类大纲城建档案密级与保管期限表城建档案密级与保管期限表.二二 术语术语1、电子文件类、电子文件类 建设电子文件建设电子文件 建设系统业务管理电子文件建设系统业务管理电子文件 建设工程电子文件建设工程电子文件 2、档案类、档案类 电子档案电子档案 建设电子档案建设电子档案 在线式归档在线式归档 离线式归档离线式归档.3、电子文件品质类、电子文件品质类 真实性 完整性 有效性 元数据 4、其他、其他 固化 迁移与转换 建设电子文件归档与管理系统.“电子档案”就一般理解而言，是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件，归档后就为电子档案。具体来说就是：电子档案是指国家机关、社会组织和个人在社会活动中，通过使用现代化设备所形设备成的，有一定保存价值的，且能被相关设备所识别和信息再现的各种类型的电子代码序列。就目前而言，“电子档案”还未有权威文献的定义。.电子档案的特殊属性内容与载体的可分离性对计算机系统的依赖性快捷性、共享性、高密度性不稳定性及不安全性.是是“数字城建档案馆数字城建档案馆”建设的重要组成部分。建设的重要组成部分。本系统针对建设工程电子文件多种来源，统一归本系统针对建设工程电子文件多种来源，统一归档渠道，实现了对建设工程电子文件的前端控制档渠道，实现了对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管和全程管理，实现建设工程电子档案的收集、管理和利用理和利用,为建成符合法律要求的建设工程电子文为建成符合法律要求的建设工程电子文件真实性保障体系奠定基础。件真实性保障体系奠定基础。依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律，依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律，遵循电子文件管理的原则，以建设工程电子文遵循电子文件管理的原则，以建设工程电子文件元数据标准为基础，确保建设工程电子文件件元数据标准为基础，确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的效性与安全性，实现建设工程电子文件与档案的一体化。一体化。.特点：特点：完全依据城市建设档案著录规范(GB/T50323-2001)、建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)、建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)、建设安装施工技术资料统一用表等标准规范进行系统设计。结合城建档案馆及建设施工等单位的实际业务需求，支持建设工程电子文件的全程管理，在电子文件的全生命期内，确保建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。.一体化地实现建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交的全部功能。完全遵循城建档案工程竣工档案验收整理指南，整理、立卷、归档；实现实体档案与电子文件同步归档。支持建设、施工、监理等单位之间技术资料的数据交换功能。支持数字签名、电子签章功能。支持建设工程电子文件的封装移交功能。.三三 基本规定基本规定1、对整体工作的要求、对整体工作的要求建立电子档案管理制度2、各有关单位的职责、各有关单位的职责电子文件形成单位档案部门工程建设单位勘察、设计、施工、监理及测量等单位城建档案管理机构.3、电子文件电子文件纸质文件或缩微品纸质文件或缩微品4、建立建设电子文件归档与管理系统、建立建设电子文件归档与管理系统5、保证真实性、完整性、有效性和安、保证真实性、完整性、有效性和安 全性的措施规定全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控、前端控制，全过程管理与监控7、及时提出建设电子文件归档的技术、及时提出建设电子文件归档的技术 性指导意见性指导意见.四四 代码标识、格式与载体代码标识、格式与载体1、稿本代码稿本代码稿本稿本 代码代码草稿性电子文件草稿性电子文件 M M非正式电子文件非正式电子文件 U U正式电子文件正式电子文件 F F.2、类别代码、类别代码文件类别文件类别文件类别文件类别代码代码代码代码文本文件（文本文件（文本文件（文本文件（TextTextTextText）T T T T图像文件（图像文件（图像文件（图像文件（ImageImageImageImage）I I I I图形文件（图形文件（图形文件（图形文件（GraphicsGraphicsGraphicsGraphics）G G G G影像文件（影像文件（影像文件（影像文件（VideoVideoVideoVideo）V V V V声音文件（声音文件（声音文件（声音文件（AudioAudioAudioAudio）A A A A程序文件（程序文件（程序文件（程序文件（ProgramProgramProgramProgram）P P P P数据文件（数据文件（数据文件（数据文件（DataDataDataData）D D D D.四四 代码标识、格式与载体代码标识、格式与载体3、各类电子文件的通用格式、各类电子文件的通用格式文件类别文件类别通用格式通用格式文本文件文本文件XMLXML、DOCDOC、TXTTXT、RTFRTF表格文件表格文件XLSXLS、ETET图像文件图像文件JPEGJPEG、TIFFTIFF图形文件图形文件DWGDWG影像文件影像文件MPEGMPEG、AVIAVI声音文件声音文件WAVWAV、MP3MP3.4、载体、载体一次写光盘一次写光盘磁带磁带可擦写光盘可擦写光盘硬磁盘等硬磁盘等.五五 收集与积累收集与积累1、收集积累范围、收集积累范围 城市建设档案管理规定（城市建设档案管理规定（城市建设档案管理规定（城市建设档案管理规定（9090号部令）号部令）号部令）号部令）建设工程文件归档整理规范（建设工程文件归档整理规范（建设工程文件归档整理规范（建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-GB/T 50328-20012001）2 2、收集积累要求收集积累要求1）形成单位）形成单位2）稿本）稿本3）记录过程）记录过程:项目项目(案卷案卷)、文件文件、更改记录更改记录4）软件）软件5）内容完整）内容完整.3、收集积累程序、收集积累程序 1）程序程序登记登记初步鉴定初步鉴定著录著录存储存储2）工具）工具 建设电子文件归档与管理系统建设电子文件归档与管理系统.3）电子文件的命名）电子文件的命名（1 1）工程项目文件夹工程项目文件夹工程项目文件夹工程项目文件夹（2 2）案卷文件夹案卷文件夹案卷文件夹案卷文件夹：序号：序号+案卷名称案卷名称 001001001001南京大学邵逸夫馆工程立项文件南京大学邵逸夫馆工程立项文件南京大学邵逸夫馆工程立项文件南京大学邵逸夫馆工程立项文件 002 002 002 002南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学邵逸夫馆招投标文件南京大学南京大学南京大学南京大学 003 003 003 003南京大学邵逸夫馆开工审批及财南京大学邵逸夫馆开工审批及财南京大学邵逸夫馆开工审批及财南京大学邵逸夫馆开工审批及财邵逸夫馆邵逸夫馆邵逸夫馆邵逸夫馆 务文件务文件务文件务文件 004004004004南京大学邵逸夫馆工程监理文件南京大学邵逸夫馆工程监理文件南京大学邵逸夫馆工程监理文件南京大学邵逸夫馆工程监理文件 005 005 005 005 .（3 3）文件命名文件命名文件命名文件命名：序号序号+文件名文件名001001云锦美地建设工程规划许可证申请表云锦美地建设工程规划许可证申请表 002002南京市规划许局建设项目审批书南京市规划许局建设项目审批书 003003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见云锦美地建筑物配建停车设施设计意见 004004关于同意云锦美地（关于同意云锦美地（101-110101-110幢）施工设计的消防审幢）施工设计的消防审核意见核意见 005005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复 .六六 整理、鉴定与归档整理、鉴定与归档 1、整理、整理 谁做谁做 什么时间什么时间 原则原则 方法与依据方法与依据2 2、鉴定、鉴定 全过程全过程 内容内容 鉴定者鉴定者 依据依据.3、归档、归档 时间时间时间时间 要求要求要求要求 方式方式方式方式4、检验、检验 单位单位形成单位、接收单位形成单位、接收单位 检查内容检查内容 5、汇总、汇总.七七 验收与移交验收与移交1、建设系统业务管理电子档案的移交、建设系统业务管理电子档案的移交 1 1）移交时间）移交时间定期定期 2 2）移交方式）移交方式在线、离线在线、离线2、建设工程电子档案的验收与移交、建设工程电子档案的验收与移交 1 1）验收）验收 2 2）双套双套双套双套关键关键关键关键 3 3）停、缓建）停、缓建 4 4）改、扩建）改、扩建.3、移交手续、移交手续 1）再检查）再检查 2）移交、接收登记表移交、接收登记表 3）两份）两份.八八 建设电子档案管理建设电子档案管理 1、脱机保管、脱机保管 1 1）基本要求）基本要求）基本要求）基本要求 2 2）数量）数量）数量）数量 3 3）保管条件）保管条件）保管条件）保管条件2、有效存储、有效存储 1 1）设备）设备）设备）设备 2 2）抽样机读检验）抽样机读检验）抽样机读检验）抽样机读检验 3 3）转存时必须进行）转存时必须进行）转存时必须进行）转存时必须进行登记登记登记登记 .3、迁移、迁移 1）数据校验）数据校验 2）迁移登记迁移登记 3）原件保留）原件保留3年年4、利用、利用 5、鉴定销毁、鉴定销毁 6、统计、统计.谢谢谢谢!Thank you!.