工作流程与管理办法-讨论稿-2012.doc

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北京世纪静业噪声振动控制技术有限公司
工程项目工作流程与管理办法（讨论稿）
制定原则：各部门分工明确，职责分明；各部门相互协作，相互支持，也相互制约；权力和义务相匹配，工作运行全过程都受监督，做到阳光化运作，保证公司、个人健康发展。向ISO9001质量管理体系靠拢，尽量做到标准化管理。
一、 前期工作
前期业务工作包括工程信息的获取、判断、追踪跟进与准备工作，由市场部负责。工程信息的获得主要分2个渠道：老客户提供信息、新客户上门提供。
1. 老客户信息：老客户向业务员提供项目信息，业务员应向部门经理反馈，对项目信息和客户进行分析判断；如经研究值得跟进，原则上应安排该业务员跟进追踪，部门经理在业务上应给予支持。
2. 新客户、新项目信息：应将客户和项目信息反馈到市场部经理，市场部经理根据信息内容安排业务员联系跟踪。
3. 重大项目、重大客户：对于重大项目或重大客户，不应仅由1人承担所有业务工作，部门经理应有针对性地组织项目团队共同开展全方位的业务工作，确保工作的顺利进行。
二、 方案制定与合同洽谈
本阶段工作由市场部和技术部共同完成，必要时应请工程部一起参加。
1. 勘测与方案制定
技术人员安排：由市场部经理向技术部经理提出要求申请，技术部经理根据项目情况和人员时间派遣相应的技术人员进行现场勘测和制定方案。市场部业务人员不能私自调遣或安排技术人员工作，如需某特定技术人员，应向市场部、技术部部门经理提出申请。
2. 工程报价
由技术部和市场部共同完成，技术部主要应对方案的可靠性及成本进行准确评估，市场部应对项目利润率、报价成功的可能性等进行分析评估，之后双方共同协商进行报价。
报价书最后应有技术部编制完成。
3. 合同
合同应由市场部起草，但其中技术条款应由技术部起草或审查。
三、 文件审查
（1） 技术文件
技术文件由部门经理以及公司总工程师负责审查，审查通过后方可盖章。
对于合同金额在30万元以内的项目，可由部门经理审查；对于合同金额大于30万元或部门经理认为有技术难度的项目，应提交公司总工程师审查；合同金额超过100万的项目，应组织方案评审会审查。
（2） 合同、报价
合同及报价文件由部门经理以及公司总经理负责审查，审查通过后方可盖章。
四、 工程施工
本阶段工作主要由工程部与技术部负责。
工程施工内容和详细图纸、详细技术要求由技术部提供，并应向工程部及施工单位进行详细交底工作，共同制定施工方案和施工进度计划。
（一） 工厂施工工作流程
1. 技术部下达生产任务清单
任务清单需明确施工内容、技术要求、施工工期、现场联系人等内容。
2. 材料采购
对于通用材料，由工程部定制材料采购清单和报价清单，提交技术部审查复核，后再提交公司经理审查批准。对于特殊的材料（非常用常见材料）或至关重要的材料，应由技术部直接进行采购，以保证采购的准确性和材料的质量品质。
3. 施工人员与工期安排
对于施工工期超过5个工作日的项目，工程部都应该定制明确的施工安排计划表，明确每天的工作量与工作进展，施工安排计划表同时提交施工计划表给技术部与市场部审议复核。对于施工周期小于5天的项目，可适当简化操作流程。
制定好计划后，如未能按计划开展工作，应立即向技术部和市场部反映情况，以便与各方进行沟通和协调。
4. 施工过程管理
工程部应全程进行管理和监督，技术部应在关键节点或阶段安排技术人员到现场提供技术支持和监督、抽查，如发现问题及时纠正。
5. 成本审查与控制
（1） 月度统计与审查
工程部每月25日前将上个月20日至本月20日的人工成本、临时劳务、材料成本、运输成本、管理成本等汇总，并按项目进行划分，经技术部与市场部相关负责人复核、审查并确认签字，之后提交公司经理批准，再提交给公司财务部。财务部以以上材料为基础编制工厂工人工资，将成本纳入项目成本核算之中。
（2） 项目核算与审查
项目完成后，工程部将所有成本进行汇总，提交公司复核审查。
（二） 外包施工工作流程
1. 外包原则
当单独依靠公司内部力量无法顺利完成工程任务时，经公司经理批准可将工程外包。
2. 合格供应方的控制
公司对外包项目的供应商进行动态管理和控制，每年至少应组织一次合格供应方评定与等级评估，由市场部、技术部、工程部共同对供应方进行评估，原则上只有评定合格的供应方才能作为备选外包方。各种方面的供应商都应有4~5家备选。
3. 外包单位初选
由工程部/技术部根据工程项目具体内容和工期等因素初步遴选外包单位，向外包单位提供详细施工资料，交代清楚施工要求，并要求外包单位提供工程外包报价。
4. 外包报价审批
工程部/技术部负责对外包工程报价进行初步审查和价格谈判，市场部对外包报价进行复查确认，之后提交公司经理审查批准。对于外包总价超过10万元的项目，原则上应至少有3家外包单位提供报价。
5. 外包合同
外包合同金额超过5万元以上的项目，都需订立外包合同。合同手续由工程部/技术部负责。
6. 施工管理
技术部门将施工内容、图纸、技术要求、工期要求等给工程部交代，外包单位由工程部进行统一组织、管理和调度，其他部门不得随意干涉。
7. 工程验收
工程验收由技术部组织，工程部共同参加，两个部门负责人共同签署验收结论。
8. 工程款支付
外包单位按统一格式向工程部/技术部提出付款申请，工程部/技术部负责完成公司内部请款流程。外包付款申请需经工程部、技术部、市场部审查签字，各部门负责对各自职责内容进行审查确认，之后提交公司经理审查批准，再提交财务部安排付款。
五、 工程款追缴
市场部负责按施工进度情况、合同约定付款方式及时向甲方申请付款，并完成相应公关工作。
六、 售后服务
由市场部负责联系跟踪，如发现问题再安排技术部和工程部负责处理。
七、 其他
市场部项目负责人应对与项目有关的所有支出情况进行统计和审查，对项目成本进行总体控制。各部门人员日常开支报销，属于项目直接支出的均纳入项目成本核算范围内，报销单据上需注明项目编号，除部门经理审查批准外，还应通报市场部相关项目负责人，项目负责人应进行统计核算。
公司财务部按照项目编号对各项支出进行分类汇总，核算项目总成本，并定期向公司各部门提供核算结果。
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