内部沟通管理制度.doc

内部沟通管理制度 制度编号：SP- 发行版本：01 拟定部门：行政事务部 新疆交建交通设施制造有限责任公司 2013年12月1日发布 内部沟通管理制度目录：共五章第一章 总则第二章 内部信息沟通类别第三章 内部信息沟通管理部门第四章 内部信息沟通工作要求第五章 附则第一章 总 则第1条 为提高工作效率，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、互本推诿、埋怨现象，增进团结友爱，紧密配合意识，依据企业内部基本控制规范，结合公司章程的有关规定，特制订本制度。第2条 本制度新疆交建交通设施制造有限责任公司（以下简称“公司”）第二章 内部信息沟通类别第3条 内部信息沟通类别包括：正式沟通、非正式沟通。1、正式沟通：文书类信息沟通、会议沟通、网络沟通、其它类沟通等。2、非正式沟通：户外拓展运动、节日庆典活动。第4条 文书类信息沟通包括：文件、工作计划与总结、各项工作报表、各项工作记录，各类书面的信息。第5条 会议沟通主要包括：面对面的会议：包括董事会办公会、总经理办公会、公司级专项工作会议，机关部门级专项会议、机关部门例会、项目例会等；第6条 网络沟通主要包括：企业门户网站、企业QQ群、公司电子邮箱、董事长电子邮箱、总经理电子邮箱、职能部门负责人电子邮箱、电话沟通等第7条 其它类沟通：培训、面谈、调查、意见箱等；第三章 内部信息沟通管理部门第8条 行政事务部负责公司内部信息沟通制度的建立和协调管理，设信息管理员1名；各职能部门负责本部门与所属业务对接信息沟通工作，设兼职信息管理员1名。第四章 内部信息沟通工作要求第9条 文书类信息沟通：1、文件沟通：对于集团、公司下发的各类文件，各部门必须认真学习，贯彻文件精神，以确保文件内容沟通、执行到位；2、工作类报告：类似于报告的沟通方式还有请示、向公司上一级主管提出意见或建议等。需要批复或口头上给予反馈，从而形成上下信息交流上的互动；3、简报：各部门、各项目用于汇总专项或综合工作信息而制做书面材料。由行政事务部信息专员每月制做公司简报上报集团公司领导及各部门，内容可涵盖公司发生的大事记、所获荣誉、各部门工作进展、财务收支状况、各项目完成工程量、完成产值等内容。第10条 会议沟通：1、董事会会议的相关事项参照集团公司章程规定进行办理。2、召开总经理办公会后2日内，按会议管理制度，将会议中已议定事项形成会议纪要由会议主持人签发各部门，各部门按照会议已议定事项进行工作；3、召开公司级专项工作会议，各部门专项会议、部门例会后，形成公司专项会议纪要，由专项工作主办部门起草，经主办部门负责人审核，报主持会议的公司领导签发、传阅。形成部门专项会议纪要，由主办部门起草，经部门（中心）负责人审核签发，主送公司领导传阅。4、其它会议需沟通的信息由主办部门主持人向总经理进行口头汇报会。会议沟通讲究会议效率，开会要有结果，不能议而不决，会后要抓好执行、跟踪、检查、评估、反馈等环节第11条 网络信息沟通： 由行政事务部将公司、总经理、职能部门及各管理中心负责人工作所用的电子邮箱汇总并进行发布。用于管理者与员工之间对工作中提出的意见和建议的沟通由信息专员每周五查阅公司、总经理电子邮箱，将邮件中需要进行回复的问题进行汇总，分发各职能部门负责人对提出的问题进行解答，由行政事务部统一进行回复；对于各部门暂时不能准确答复的问题给予说明，并书面报总经理，做详细登记。对提出的建议、意见进行汇总，书面汇总后报总经理审批。各部门按照公司信息报送制度的要求，积极按时上报信息，网站管理员应及时刷新企业最新动态。第12条 其它类沟通包括：1、培训：新员工入职培训、领导者及管理者培训、专业培训、通用技能培训等，要多以体验式、课堂式、交流研讨会等形式，注重培训效果的巩固与应用，将相关信息进行记录。2、面谈：管理者与员工进行的一对一、一对多、或多对多的面谈沟通，有效征求员工意见，反馈工作信息，激励员工行为。3、调查：在各项与员工相关的管理制度下发之前，要充分沟通，了解员工对制度的意见或建议；在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性；公司下发的文件，要通过通知、公告栏等方式及时、准确地向全体员工传达。4、意见箱：由信息专员每周五进行开箱收信，要高度重视，按电子邮件类型进行办理。第13条 越级沟通对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。 但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复；2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；3、下级发现上级的违规行为时；4、个人对公司的改革、发展有建议或意见时。第14条 制度的监督执行行政事务部负责对信息内部沟通进行检查，各部门需提供相应的书面材料。对因信息不畅，造成工作任务未完成部门及个人将予以通报批评。第五章 附 则第15条 公司内部沟通管理工作由公司的行政事务部门实施管理。第16条 本制度未尽事宜按国家法律、法规、规范性文件和本公司章程规定执行。第17条 本制度与国法律、法规、规范性文件和本公司章程规定不一致的，以有关国家法律、法规、规范性文件和本公司章程规定为准。第18条 本制度由公司行政事务部拟定,自公司总经理批准颁布之日起施行。附件：1、网络信息沟通月度汇总表 2、网络信息沟通部门接收、回复登记明细表网络信息沟通月度汇总表序号领导或部门名称收到电子邮件数量收到书面信件数量已回复数量未回复数量未回复原因备注网络信息沟通部门接收、回复登记明细表部门名称：日期：日期名称类别经办人是否回复未回复原因备注