会议管理.ppt

第五章会议管理第一节会议概述一、会议的起源与发展二、会议的含义三、会议的性质四、会议的作用五、会议的分类第一节会议概述一、会议的起源与发展（一）会议的起源随着生产力的发展，人类进入氏族社会，会议产生。氏族随着生产力的发展，人类进入氏族社会，会议产生。氏族处理公共事务的机关是氏族议事会，部落和部落联盟也有相处理公共事务的机关是氏族议事会，部落和部落联盟也有相应的议事会。有关氏族共同利益的重大事务，均由氏族（或应的议事会。有关氏族共同利益的重大事务，均由氏族（或部落）全体人员参加的议事会来解决。部落）全体人员参加的议事会来解决。恩格斯在恩格斯在家庭、私有制和国家的起源家庭、私有制和国家的起源中论述：中论述：“氏族氏族有议事会，它是氏族的一切成年男女享有平等表决权的民主有议事会，它是氏族的一切成年男女享有平等表决权的民主集会。这种议事会选举、撤换酋长和军事首领，以及其余的集会。这种议事会选举、撤换酋长和军事首领，以及其余的信仰守护人；它作为被杀害的氏族成员接受赎金或实行种族信仰守护人；它作为被杀害的氏族成员接受赎金或实行种族复仇的决定。它收养外人加入氏族。复仇的决定。它收养外人加入氏族。”第一节会议概述（二）会议的发展：（二）会议的发展：奴隶社会和封建社会：实行专职独裁，会议很少奴隶社会和封建社会：实行专职独裁，会议很少,没有形成没有形成例行的会议制度。例行的会议制度。资本主义社会：随着生产力的发展，为适应资本家组织、资本主义社会：随着生产力的发展，为适应资本家组织、管理生产、产品的经营流通和利润分配的需要，作为内外联管理生产、产品的经营流通和利润分配的需要，作为内外联系的基本方式会议就增多起来。上层建筑提出三权分立的国系的基本方式会议就增多起来。上层建筑提出三权分立的国家制度，其议事机关家制度，其议事机关国会，行政机关国会，行政机关内阁，都通过内阁，都通过会议形式来管理公务活动。会议形式来管理公务活动。社会主义社会，无产阶级民主的范围更广，程度更高，会社会主义社会，无产阶级民主的范围更广，程度更高，会议更多。议更多。会议是国际间沟通的基本方式：每年在联合国举行的会议会议是国际间沟通的基本方式：每年在联合国举行的会议达达3800多次，在日内瓦举行的国际会议，达多次，在日内瓦举行的国际会议，达3万多个，平均每万多个，平均每天有天有80多个。多个。第一节会议概述二、会议的涵义定义：聚会、商议，把人们组织起来讨论、定义：聚会、商议，把人们组织起来讨论、研究问题的一种社会活动方式研究问题的一种社会活动方式。含义含义:会议一词有两种含义，会议一词有两种含义，一是一是上述定义讲的，上述定义讲的，指指有组织有领导有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是二是指一指一种经常商议并处理重要事务的种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的主比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的主要是指前一种。要是指前一种。注意：一些没有组织的聚合和议论，不能称其为会议，注意：一些没有组织的聚合和议论，不能称其为会议，只是一种自发的活动。有组织的讨论也不一定大家都发只是一种自发的活动。有组织的讨论也不一定大家都发言，才叫会议。如报告会。言，才叫会议。如报告会。会议的八个要素：名称；时间；地点；主持者；参加者；会议主题；方式方法；结果“政协”第一届全体会议名称：中国人民政治协商会议第一届全体会议名称：中国人民政治协商会议第一届全体会议时间：年月日时间：年月日 地点：北京地点：北京主持者：全国委员会常务委员会主持者：全国委员会常务委员会 参加者：代表（含候补代表）共人参加者：代表（含候补代表）共人主题：共商建国主题：共商建国方式方法：室内集会方式方法：室内集会结果：纲领、国旗国徽国歌首都、选举政府等结果：纲领、国旗国徽国歌首都、选举政府等第一节会议概述八个要素注意的问题同同 （案例）（案例）（1 1）会议名称和会议主题不同）会议名称和会议主题不同（2 2）主持者和参加者不同，参加者有出席）主持者和参加者不同，参加者有出席和列席的不同和列席的不同(代表大会：正式代表、列席代表：有无发言权和表决权)案例：会议名称和会议主题不同中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党第十七次全国代表大会高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表三个代表”重要思想为指导，深入贯彻科学发展观，重要思想为指导，深入贯彻科学发展观，继续解放思想，坚持改革开放，推动科学发展，促进继续解放思想，坚持改革开放，推动科学发展，促进社会和谐，为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗。社会和谐，为夺取全面建设小康社会新胜利而奋斗。以上哪一句是会议名称，哪一句是会议主题？以上哪一句是会议名称，哪一句是会议主题？（返回）三、会议的性质1、会议不是目的，而是工作方法。“会瘾会瘾”“马雅可夫斯基马雅可夫斯基”讽刺讽刺“开会迷开会迷”现象现象 领导人：电视剧领导人：电视剧我爱我家我爱我家，原沈阳市市长慕绥新原沈阳市市长慕绥新 “恐会症恐会症”与会者、听众与会者、听众2、开会是领导方法的一种，而非全部 会议是统一思想、明确和协调工作的重要方法会议对于会议是统一思想、明确和协调工作的重要方法会议对于一个组织不可避免，会议的作用也无以取代。据统计，一个一个组织不可避免，会议的作用也无以取代。据统计，一个领导者每周大约有领导者每周大约有3/73/7的时间在开会的时间在开会 3、开会是工作的一个环节，而非全过程新闻媒体的会议报道，把开会当作新闻媒体的会议报道，把开会当作“政绩政绩”来宣传来宣传四、会议的作用1 1、立法作用、立法作用：全国和地方各级人民代表大会及其常务委员会，全国和地方各级人民代表大会及其常务委员会，是全国和地方的权力机关，他们召开的会议可以指定法律和各是全国和地方的权力机关，他们召开的会议可以指定法律和各种法规，选举和决定国家和地方的领导人选。种法规，选举和决定国家和地方的领导人选。2 2、行政手段作用、行政手段作用（决策与实施：市长办公会）从国务院到各级人民政府，各级机关、团体、企事业单位各从国务院到各级人民政府，各级机关、团体、企事业单位各自的企事业单位，都可以根据党的方针、政策和国家的法律发自的企事业单位，都可以根据党的方针、政策和国家的法律发令，在职责范围内决定某种事项，或责成所属单位组织实施令，在职责范围内决定某种事项，或责成所属单位组织实施。3 3、上传下达、部署任务的作用、上传下达、部署任务的作用 (围城)4 4、宣传教育作用、宣传教育作用报告会、动员会、表彰会、交流会，开学典礼报告会、动员会、表彰会、交流会，开学典礼5 5、理论研究作用、理论研究作用研讨会6 6、咨询、纪念、仪式作用、咨询、纪念、仪式作用3030周年校庆大会周年校庆大会四、会议的作用(续)7 7、可以实现信息的多向即时传递：、可以实现信息的多向即时传递：就就是是能能在在同同一一时时刻刻能能在在很很多多人人当当中中传传递递信信息息，并且能得到及时的反馈，达到良好的沟通效果。并且能得到及时的反馈，达到良好的沟通效果。8 8、可以有效聚集集体的智慧和力量。、可以有效聚集集体的智慧和力量。9 9、发扬民主，密切干群关系。、发扬民主，密切干群关系。1010、统一思想，推动工作。、统一思想，推动工作。四、会议的作用（续）副作用（副作用（“国民党的税多，共产党的会多国民党的税多，共产党的会多”）1 1、时间浪费：据苏联专家统计：他们的党政领导和专家、时间浪费：据苏联专家统计：他们的党政领导和专家参与会议时间占全部工作时间的参与会议时间占全部工作时间的3333。我国干部也深。我国干部也深受会海之苦，一级县团级干部，参会时间占受会海之苦，一级县团级干部，参会时间占1/31/3。2 2、经济浪费：、经济浪费：19831983年，政府机关会议开支达年，政府机关会议开支达3 3亿亿3 3千万，千万，8484年年4 4亿亿3 3千万，全国一年的管理费为千万，全国一年的管理费为280280个亿，直接会个亿，直接会费达费达7070个亿，相当于全国职工一个月的收入。个亿，相当于全国职工一个月的收入。3 3与会者参会浪费的时间、精力所能创造的财富，更难估与会者参会浪费的时间、精力所能创造的财富，更难估量量 4 4、会议本身的治理还要开会、会议本身的治理还要开会又要增加成本。又要增加成本。会议成本计算公式：会议成本计算公式：会会议议简简单单成成本本=参参加加人人数数小小时时每每小小时时平平均均创创造造价价值值+会议费用（场地设备、材料礼品、交通食宿等等）会议费用（场地设备、材料礼品、交通食宿等等）X X10001000人人*3 3小时小时*3 3次次/周周*1515周周*1515元元202.5202.5万元万元五、会议的分类1、按照会议规模划分、按照会议规模划分，8种：小小型型会会议议：少则三五人，多则几十人，一般不会超过100人。如例行工作会议、座谈会、办公会、现场会 中中型型会会议议：人数在100至500人之间。如报告会、庆功会、经验交流会 大大型型会会议议：人数在500人至数千人以上如大型庆典会、博览会、交易会特特大大型型会会议议：人数在数万人以上 例如节日集会、庆祝大会：焰火晚会，特大型工程的奠基、开工及竣工典礼等2、按照会议内容范围划分、按照会议内容范围划分，5种：综合性会议、专业性会议、专题性会议、一事一议的会议、咨询性会议五、会议的分类（续）3、根据会议性质划分，、根据会议性质划分，2种种p151决策性会议：决策性会议：它包括代表性会议，领导办公会议非决策性会议：非决策性会议：日常工作会议、专业性会议，庆典性会议，总结交流会议，座谈恳谈性会议，洽谈谈判性会议4、按照会议的形式划分、按照会议的形式划分工作会议、座谈会议、恳谈会、动员会、现场会、记者招待会、听证会、联席会议、董事会。五、会议的分类（续）5、按照时间划分：、按照时间划分：定期、不定期会议 6、按照会议阶段划分：、按照会议阶段划分：预备、正式会议。7、按照开会媒介划分：、按照开会媒介划分：电视会议、电话会议、计算机会议等8、按照会议地域划分：、按照会议地域划分：按会议地域划分会议，如国际性会议、全国性会议、地方性会议等 第二节会议策划一、会议策划p1541、策划者的职责（要求）2、会议策划者的任务：第二节会议策划二、会议计划p1561、安排会议主题或议题2、确定会名、规模和规格，提出与会人员范围或名单3、拟定会议时间与会期4、拟定会议议程与日程安排5、准备会议文件6、落实后勤工作第三节会议的组织一、会议的规则（自学）p160第三节会议组织安排二、重大会议的组织安排1、会前准备阶段2、会议进行阶段3、会议结束阶段第三节会议的组织二、重大会议的组织安排1、会前准备阶段(1)选定、安排议题(2)成立会议领导班子（3）准备会议文件报告（4）拟定会议议程、日程和程序（5）通知开会（6）行政事务准备第三节会议的组织二、重大会议的组织安排1、会前准备阶段(1)选定、安排议题:会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大大中中型型会会议议由由会会议议领领导导机机关关和和领领导导同同志志确确定定。有有的的由由分分管管某某项项工工作作的的领领导导同同志志提提出出，有有的的由由下下级级机机关关或或根根据据领领导导同同志志指指示示准准备备会会议议（秘秘书书收收集集筛筛选选议议题题），交交领导审查。领导审查。第三节会议的组织二、重大会议的组织安排二、重大会议的组织安排1、会前准备阶段、会前准备阶段(2)成立会议工作班子（会议的组织机构p161）会务组:负责会议综合性工作，会务组织，会场布置、会议接待，签到，综合协调等工作。秘书组：指定会议计划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录、简报、会议通知，会议文书立卷归档。接待组宣传组：负责会议的录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：会议经费统筹使用、收费、付帐保卫组礼品组：发放礼品组或接受礼品第三节会议的组织1、会前准备阶段、会前准备阶段(3)(3)准备会议文件、报告准备会议文件、报告 p165p165做好文件的印制或复制工作：做好文件的印制或复制工作：会会议议的的程程序序性性文文件件如如会会议议议议程程与与日日程程安安排排、选选举举程程序序表表决决程程序序安安排排等等；法法律律、法法规规、政政策策性性等等指指导导性性文文件件；参参考考性性文文件件如如统统计计报报表表、技技术术资资料料；会会议议管管理理性性文文件件如如会会议议通通知知、证证件件、作息安排表及会议须知等作息安排表及会议须知等认真校对会议文件（案例）认真校对会议文件（案例）做好文件的分发工作做好文件的分发工作改不得的错字：小秘书当差心太实难识玄机 这天上午一上班，办公室马主任对小张秘书说：“朱局长今天下午要参加市委常委扩大会，有一个发言，稿子我已经写好了，正在打印室里打印，待一会儿，你校对一下，校对好后直接交给朱局长。我上午要参加市里的一个会议”说完，马主任又不放心地叮嘱道：“小张，你一定要按照我的原搞校对，不要乱改呵！”小张郑重其事地说：“马主任，不就是校对一份稿子吗？你尽管放心去开会，保证误不了事！”马主任走后不久，打字员就送来了打印好的草稿，让小张校对。小张校对得很认真，只要发现和原稿不一致的地方，哪怕是一个标点，也马上改正过来。突然，小张看见打印稿上有“造义很深”这四个字，看不明白是啥意思，再看马主任的原稿，也是这样写的。小张想了想，估计“造义”该是“造诣”，马主任是老机关，怎么会写这样的别字呢？他会不会是故意掂我的分量呢？这样一想，小张禁不住打了个寒颤。接着，小张又发现了好几处差错，比如“徘徊”写成了“排怀”，“栩栩”写成了“许许”，“呕心沥血”写成了“偶心沥血”等等，小张都一一改正过来，然后又送到打印室重新打印了一份，交给了朱局长。改不得的错字：小秘书当差心太实难识玄机（续）下午快下班的时候，朱局长开完会回来，立刻打电话把马主任叫到他的办公室。不一会儿，马主任怒气冲冲地回来了，他冲着小张嚷着：“你上午把我的稿子改了？”小张有点摸不着头脑：“我只是改了几个错别字。”马主任火冒八丈高：“几个错别字？你倒说得轻巧！可是你知道吗，朱局长经常念白字，我那样写就是为了防止他念错。你倒好，全改过来了！你知道今天下午朱局长在市委常委大会上都念了些啥？他将徘徊不前念成非回不前，将呕心沥血念成区心沥血，将造诣很深念成造旨很深，市委一位党委当时就插话说，还造纸呢，我看你也不要当局长了，去造纸厂得啦！”小张一听，脸都吓白了：“我哪哪知道这些内情呢”三天后，小张被“发配”到了原来的基层单位。1、会前准备阶段、会前准备阶段(4)(4)拟定拟定会议议程、日程和程序会议议程、日程和程序“议程议程”，研究事项，如报告、选举，研究事项，如报告、选举p158p158“日程日程”，日期和时间安排，表格方式，日期和时间安排，表格方式p158p158“程程序序”，项项目目先先后后或或依依次次安安排排：宣宣布布会会议议开开始始、奏国歌、领导讲话次序等奏国歌、领导讲话次序等第三节会议的组织二、重大会议的组织安排1、会前准备阶段、会前准备阶段(5)(5)通知开会：通知开会：p162p162名称、时间、地点、对象、内容和要求名称、时间、地点、对象、内容和要求书书面面通通知知、电电话话通通知知（接接通通知知人人、时时间间）、口口头头通通知知、上门邀请上门邀请(6)(6)行政事务准备：行政事务准备：会议用品、会场、主席台、证件、报到、预演会议用品、会场、主席台、证件、报到、预演会议用品准备：p1661 1、会议的必须用品：、会议的必须用品：文具用品，纸、笔、本文具用品，纸、笔、本；桌椅，台布桌椅，台布；茶具茶具；设备如设备如扩音设备、照明设备、通风及空调设备扩音设备、照明设备、通风及空调设备2 2、会议特殊用品。、会议特殊用品。根据不同类型的会议配备，不同类型的特殊用品。根据不同类型的会议配备，不同类型的特殊用品。如选举性会议要有投票箱，选票。表彰性会议；接待性如选举性会议要有投票箱，选票。表彰性会议；接待性会议；代表性会议和庆典性会议，专业性会议等会议；代表性会议和庆典性会议，专业性会议等3 3、会议用品准备工作的要求：、会议用品准备工作的要求：制定会议用品的准备方案（列清单）；工作认真对待，制定会议用品的准备方案（列清单）；工作认真对待，高度负责；会议用品经济实用。高度负责；会议用品经济实用。会场的安排1、选定会场。主要考虑下列因素：、选定会场。主要考虑下列因素：p167一是会场大小适中一是会场大小适中 二是会场地点适宜二是会场地点适宜三是环境适合三是环境适合 四是设备齐全四是设备齐全五选择有停车场的会议地点五选择有停车场的会议地点六会议场地租用的成本合理。六会议场地租用的成本合理。2、布置会场。不同的会议有不同的布置形式。、布置会场。不同的会议有不同的布置形式。庆祝大会会场要求喜庆热烈，彩色；庆祝大会会场要求喜庆热烈，彩色；追悼会会场要求庄重肃穆，黑白。追悼会会场要求庄重肃穆，黑白。主席台的安排会会议议主主席席台台座座次次的的安安排排原原则则：左左为为上上，右右为下为下。（国际惯例正好相反：（国际惯例正好相反：右为上，左为下右为上，左为下）人数在单数与双数时座位安排不同人数在单数与双数时座位安排不同主席台的安排单数时：单数时：双数时：双数时：例：座位的重要性（加拿大）制发会议证件一一类类是是会会议议正正式式证证件件，包包括括代代表表证证、出出席席证证、列列席席证证、签签到到证证、旁旁听听证证、来来宾宾证、入场证等（校庆主要是贵宾证）；证、入场证等（校庆主要是贵宾证）；另另一一类类是是工工作作证证件件，包包括括工工作作证证、出出入入证、汽车证等。证、汽车证等。有有些些重重要要会会议议如如人人民民代代表表大大会会，代代表表证证件件贴照片，加盖钢印，以防伪造。贴照片，加盖钢印，以防伪造。负责会议报到、接待报报到到的的主主要要作作用用是是：会会议议秘秘书书部部门门准准确确掌掌握握与会人员到会情况并组织会议。与会人员到会情况并组织会议。对于应报到而未及时报到的要催促。对于应报到而未及时报到的要催促。报到完毕后，汇总情况，向会议领导报告。报到完毕后，汇总情况，向会议领导报告。安排好接待服务。安排好接待服务。预演如如发发奖奖仪仪式式礼礼仪仪小小姐姐捧捧着着东东西西不不知知给给哪哪个个领领导导，或或送送错错；授授奖奖人人与与领领奖奖人人不不一一样样多多，有有时时领领奖奖人人多多，空空手手下下台台；有时领奖人少，领导拿起来发不出去。有时领奖人少，领导拿起来发不出去。东西给错东西给错不要换，领回后台再说。不要换，领回后台再说。选选举举：容容易易乱乱，投投票票要要提提前前说说明明顺顺序序。投标箱能不能投进去、是否密封等。投标箱能不能投进去、是否密封等。案例1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？案例 2：一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。案例 3：某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。二、重大会议的组织安排2、会议进行阶段（1）会议签到（2）入场（2）会场服务（3）会议记录二、重大会议的组织安排2、会议进行阶段、会议进行阶段(1)会议签到会议签到p172（簿时签到，卡式签到）（簿时签到，卡式签到）（2）入场）入场入场前：检查会场。发现问题及时解决。入场前：检查会场。发现问题及时解决。进进行行代代表表资资格格审审查查，制制止止无无关关人人员员进进场场（会会议议开始后）开始后）入场：引导就座、先后次序。入场：引导就座、先后次序。入场后：核对人员，统计未到会者入场后：核对人员，统计未到会者“没来的请举手！没来的请举手！”二、重大会议的组织安排2、会议进行阶段、会议进行阶段（3）会场服务）会场服务 会会议议礼礼品品、分分发发文文件件等等会会务务服服务务；水水等等后后勤勤保保障障；灯灯光光、音响、录音、摄像等设备放国歌等设备使用。音响、录音、摄像等设备放国歌等设备使用。案例：准备不好，放不出国歌，齐唱。案例：准备不好，放不出国歌，齐唱。内外联系传递信息，提醒领导内外联系传递信息，提醒领导（4）会议记录，编写简报。）会议记录，编写简报。P172正正式式的的会会议议记记录录是是会会议议进进程程的的原原始始记记录录，是是具具有有法法律律效效力的档案，必须准确、完整、条理清楚。力的档案，必须准确、完整、条理清楚。二、重大会议的组织安排3、会议结束阶段（会后的善后管理工作）、会议结束阶段（会后的善后管理工作）p177（1）会议文件立卷归档）会议文件立卷归档会会议议文文件件的的收收集集整整理理工工作作：会会议议文文件件大大多多属属于于草草稿稿性性质质或或参参考考性性质，并带有秘密性（如十六大报告讨论稿新闻只发要点摘录）质，并带有秘密性（如十六大报告讨论稿新闻只发要点摘录）会议议程及报告等文件，分组别门组成案卷。归档。（校庆专卷）会议议程及报告等文件，分组别门组成案卷。归档。（校庆专卷）汇汇编编会会议议文文件件分分两两种种：一一种种是是资资料料工工作作需需要要的的汇汇编编，这这种种汇汇编编是是将将会会议议所所有有文文件件包包括括会会议议通通知知、会会议议名名单单和和分分组组名名单单、会会议议须须知知、会会议议正正式式文文件件和和参参阅阅文文件件、会会议议简简报报、会会议议发发言言材材料料、领领导导讲讲话话、会会议议总总结结等等都都收收集集起起来来，按按照照先先后后顺顺序序装装订订成成册册，以以备备查查考考。这这种种汇汇编编要要求求文文件件要要全全。另另一一种种是是供供学学习习用用的的汇汇编编，是是将将会会议议正正式式的的报报告告、主主要要讲讲话话等等汇汇编编，以以供供学学习习用用，如如中中国国共共产产党党第第十十六六次全国代表大会文件汇编次全国代表大会文件汇编。（2）整理会议记录，印发会议纪要、文件）整理会议记录，印发会议纪要、文件 会会议议纪纪要要是是在在会会议议记记录录的的基基础础上上加加工工整整理理而而成成的的一一种种公公文文形形式式，是是传传达达贯贯彻彻党党和和国国家家的的方方针针、政政策策、指指导导工工作作、解解决决问问题题、交交流流经验等的重要工具。经验等的重要工具。二、重大会议的组织安排3、会议结束阶段（会后的善后管理工作）、会议结束阶段（会后的善后管理工作）（3 3）安排与会人员返程）安排与会人员返程p178p178（4 4）会议经费结算工作）会议经费结算工作（5 5）总结会议工作）总结会议工作练习题1、福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期业深化改革经验交流会，会期3 3天，各乡镇主天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150150人人左右。请根据上述条件拟制一份会议预案。左右。请根据上述条件拟制一份会议预案。(1)(1)会议名称：会议名称：“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。(2)(2)会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。发展。(3)(3)会议时间和地点：会议时间和地点：5 5月月1111日至日至2020日内任选日内任选3 3天。地点在福侨区范围天。地点在福侨区范围内任选。内任选。(4)(4)会议规模：会议规模：150150人左右。人左右。(5)(5)与会人员：各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。与会人员：各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。(6)(6)会议议程和日程：第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，会议议程和日程：第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，下午分组讨论；第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负下午分组讨论；第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负责人大会发言；第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。责人大会发言；第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。(具体内容自定具体内容自定)(7)(7)成立会议机构，由会议组、秘书组、宣传组、接待组、财务组成立会议机构，由会议组、秘书组、宣传组、接待组、财务组保卫组等组成。保卫组等组成。(8)(8)与会人员的食宿安排，包括规格和标准。与会人员的食宿安排，包括规格和标准。(9)(9)会议经费预算和开支办法。会议经费预算和开支办法。（1010）会议行政事务准备。）会议行政事务准备。会议文书一、会议文书的种类：七类 会议文书是指会议文书是指会议会议指导思想、主题内容、会议进程等全指导思想、主题内容、会议进程等全部部活动的反映与记录活动的反映与记录，是指导会务活动、促进会议进程、，是指导会务活动、促进会议进程、完成会议任务，达到会议目的的重要工具。完成会议任务，达到会议目的的重要工具。1 1、会议的指导性文书如上级有关指示和会议起因的文件等。、会议的指导性文书如上级有关指示和会议起因的文件等。2 2、会议的主题内容文书：如开幕词、主题报告、专题报告、会议的主题内容文书：如开幕词、主题报告、专题报告、大会发言、正式决议、闭幕词等。大会发言、正式决议、闭幕词等。3 3、会议的进程文书：如会议议程表、日程安排表、会议记、会议的进程文书：如会议议程表、日程安排表、会议记录、会议简报、选举程序表、表决程序表录、会议简报、选举程序表、表决程序表会议文书一、会议文书的种类：七类（续）4 4、会议参考文书如有关的调查报告、典型资料、会议参考文书如有关的调查报告、典型资料古今中外的有关参考文献古今中外的有关参考文献5 5、会议提案信访文书，如代表提案、信访文书、会议提案信访文书，如代表提案、信访文书6 6、反映会议的成果文书，如选举结果、会议纪、反映会议的成果文书，如选举结果、会议纪 要、新闻公告、传达文件、提纲、执行计划等要、新闻公告、传达文件、提纲、执行计划等7 7、会议管理文书，如会议通知、会议须知、议、会议管理文书，如会议通知、会议须知、议事规则、出席证件、保密制度和生活管理文书事规则、出席证件、保密制度和生活管理文书等等会议文书二、会议文书的撰写1 1、会议通知、会议通知p164p164案例案例 会会议议通通知知要要求求以以极极其其简简短短的的文文字字，写写明明会会议议名名称称和和内内容容、日日期期和和时时间间、地地点点、出出席席人人以以及及对对出席者的要求等。出席者的要求等。同志：同志：兹定于兹定于 19851985年年1111月月1515日日1919日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会，请届秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会，请届时参加。时参加。注意事项如下：注意事项如下：（1 1）报到时间：）报到时间：19851985年年1111月月1414日；日；研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于研究会会长、副会长、秘书长、副秘书长于 1111月月1313日提前来汉，商讨会议有关日提前来汉，商讨会议有关事项。事项。（2 2）1111月月1414日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航1717码头设有接待码头设有接待站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处，此处同站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处，此处同时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐路公共汽车至终点站路公共汽车至终点站。（3 3）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、交流活动。）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、交流活动。（4 4）住宿、旅差费用自理。）住宿、旅差费用自理。（5 5）其他有关事项请参照江汉大学）其他有关事项请参照江汉大学19851985年年9 9月月1313日日会议通知会议通知。（6 6）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系 联系人：联系人：电话：电话：027027 全国高等院校秘书学教学经验交流会全国高等院校秘书学教学经验交流会 中国高等院校秘书书教学研究会第一次年会中国高等院校秘书书教学研究会第一次年会 筹备会筹备会 一九八五年十月十五日一九八五年十月十五日 会议文书的撰写2、开幕词和闭幕词（1）开幕词：旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求，对会议起着重要的指导作用。开幕词的结构由首部、正文和结束语三部分组成：首部，包括标题、时间、称谓三项。标题，一般由事由和文种构成，如中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是同志在会上的开幕词；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如我们的文学应该站在世界的前列中国作家协会第四次会员代表大会开幕词；也有的只写文种开幕词。时间，标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。称谓，一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。开幕词撰写（续）正文，包括开头，主体两部分：开头部分，一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有人，其中有来自”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。主体部分，是开幕词的核心部分。通常包括三项内容：一是阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结，和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；二是阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排；三是为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。结束语，要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以“同志们，让我们”呼告语领起一段，用“预祝大会圆满成功”。闭幕词分三部分：总结会议成果，提出希望号召，宣布会议闭幕。会议文书3 3、会议报告、会议报告 会议报告是会议主席向全体与会者所做的中心讲话。简短生动，一般不超过简短生动，一般不超过1 1小时。站着讲小时。站着讲口语化处理：如公文层次不宜多：口语化处理：如公文层次不宜多：一、（一）一、（一）1 1、（、（1 1）漫画漫画会议报告会议报告的层次：的层次：1234567840320（个）（个）小意思小意思4、会议记录、会议记录会议记录是一种实用文体，是会议情况的真实反映。会议记录是一种实用文体，是会议情况的真实反映。会议记录的格式。会议记录的格式。会议组织情况：会议组织情况：要要写写明明会会议议名名称称（记记录录的的标标题题，含含届届数数或或次次数数），下下面面依依次次是是：时时间间、地地点点、出出席席人人、缺缺席席人人（包包括括缺缺席席原原因）、列席人、主持人、记录人等。因）、列席人、主持人、记录人等。会议内容：会议内容：按按会会议议进进行行的的实实际际程程序序记记录录：议议程程、议议题题、讨讨论论过过程程、发发言言内内容容、决决定定事事项项等等。结结尾尾标标“散散会会”。主主持持人人：（签名）（签名）记录人：（签名）记录人：（签名）会议记录院长办公会议院长办公会议时间：时间：19981998年年9 9月月1 1日日地点：第地点：第1 1会议室会议室出席人：出席人：*缺席人：缺席人：*（出差）（出差）列席人：列席人：*主持人：主持人：*记录：记录：*内容：内容：内容：一、主持人讲话：今天主要讨论一下一、主持人讲话：今天主要讨论一下*工作的工作的问题。问题。二、发言：二、发言：*：*：主持人总结：各部门都同意主持人总结：各部门都同意*，*。散会。散会。主持人：（签名）主持人：（签名）记录人：（签名）记录人：（签名）会议记录的要求：准确、真实、清楚、完整会议记录的要求：准确、真实、清楚、完整 应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意。记录字体力求清晰易忠实记录发言人的原意。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。字。记录使用的工具（录音机）记录使用的工具（录音机）要要采采用用统统一一制制发发的的会会议议记记录录本本或或记记录录纸纸。使使用用档档案案书书写写许许可可的的笔笔。会会议议记记录录有有笔笔录录、音音录录和和影影像像录录几几种种，对对会会议议记记录录而而言言，音音录录、像像录录通通常常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。会议记录的技巧一快，即书写快，记得快。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。不重要的可以记大意或要点。照稿子讲的可以注明题目，不记内容。三省，如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但；有的句子，后半部分画一曲线代替；省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用一些数字和国际上通用的符号代替文字WTO；三可用汉语拼音代替生词难字，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。会议文书5 5、会议简报、会议简报p175p175 会会议议简简报报是是会会议议期期间间反反映映会会议议情情况况的的简简报报，它它是是一一种种临临时时性性的的简简报报，内内容容包包括括会会议议中中的的情情况况、发发言言及及会会议议决决定定等等。规规模模较较大大、时时间间较较长长的的会会议议常常要要编编发发多多期期简简报报，以以起起到到及及时时交交流流情情况况，推推动动会会议议的的作作用用。小小型型会会议议一一般般是是一一会会一一期期简简报报，常常常常在在会会议议结结束束后后，写写一一期期较较全全面面的的总总结性的情况反映。结性的情况反映。会议文书6 6、会议纪要、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。不写适用于记载、传达会议情况和议定事项。不写讨论过程。会议议定事项是本单位、本地区、本系讨论过程。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据，带有决议决定性质。有的会议统开展工作的依据，带有决议决定性质。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考，交流纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考，交流情况。情况。写写法法开开头头与与会会议议记记录录相相同同，下下面面分分情情况况简简述述和和议定事项两部分。议定事项两部分。县人民政府第六次常务会议纪要县人民政府第六次常务会议纪要时间：时间：年年月月日日地点：县政府常务会议室地点：县政府常务会议室 出席：出席：、缺席：缺席：（出差）（出差）列席：列席：、主持：主持：记录：记录：会议讨论了、。会议研究决定：会议讨论了、。会议研究决定：一、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。一、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。二、关于召开全市经济工作会议问题，由二、关于召开全市经济