时间管理具体方法及四象限工作性质分析.doc

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第一步 将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；3、4象限为不重要。
第二步 根据各项工作的完工期限，远近分为1、4为急迫的；2、3为不急迫的。
重要

重要，不紧急 重要，紧急

不重要，不紧急 不重要，紧急

四象限工作性质分析

急 迫
不 急 迫

重

要
I
紧急状况
迫切的问题
限期完成的会议或工作
II
准备工作计划
预防措施
价值观的澄清
人际关系的建立
增强自己的能力
不

重

要
III
造成干扰的事、电话
信件、报告
会议
许多迫在眉睫的的急事
符合别人期望的事
IV
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
浪费时间
逃避性活动

第三步 对王的工作定位，并分析其工作现状

第四步 问题与措施

第一象限: 抓紧做; 返回第二象限

第二象限: 重点做; 按计划有步骤做; 为明天准备

第三象限: 不花时间; 少花时间; 授权部下做

第四象限: 平衡好被支配的事情; 不被迷惑, 争取自由返回一、二象限

第五步 时间价值= 工作价值

将各项限时间合理的科学配置，将会遇到15 项阻力。

15项浪费时间的主要因素
控制 信息传递
1、电话打扰 1、频繁的会议
2、不速之客、顺便来访 2、信息不足、或不清、或过多
3、信息资料不全
4、缺乏自我约束
5、不善于拒绝

计划 决策 优柔寡断或拖延
1、试图完成过多的工作或 组织
不切实际的时间预算 1、混淆职责与职权
2、“消防救火”式或“危机型”管理 2、办公桌杂乱无章
3、没有目标、优先次序、每日计划 指挥 无效的授权
4、搁置为完成的任务 人力

怎样处理并减少工作中的“救火”现象（一）
方法一 科学全面做计划

将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因，制定对策

严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然

方法二 严格计划控制过程

明确计划控制点（尤其是关键控制点）设立控制检查人

检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表

预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。
方法三 对已出现的“救火”问题
及时处理，不要拖延
及时总结，将倒外问题转入例内管理
时间管理理论使用范围
第一代时间管理: 备忘录,适用于小作坊,小店管理,对突发事件无助
第二代时间管理: 计划效率手册,但与工作价值脱节
第三代时间管理：当公司进一步扩大，管理范围扩大时，价值观的问题,步调一致的问题突出了,所以,必须抓授权、抓规划。
第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。
• 靠远景管理：长远规划、企业文化、员工发展
• 超越时空：展望将来，可持续发展。
• 人本管理：学习力、团队建设
• 系统思维：5项修炼，学习型组织

第七步 有效运用工作日程管理表
•将每天工作内容列入此表
•分析每项工作的性质，排出优先次序
•拟定处理对策

每 日 工 作 时 间 记 录
日期
打算今天完成 (1) (2) (3)
的 工 作 (4) (5) (6)

时间

活 动
次序
1=重要+紧急
2=重要+不紧急
3=紧急+不重要
4=日常事务
处理方法
委托给————
训练————去做下次要他提出建议下次不同意做
集中/缩减/缩短时间·其它
8:00

8:30

…
12:00

时间管理的具体方法

1 、此事花多少时间 取决于该项工作的重要性

该项工作何时完工 取决于该项工作急迫性

2 、管理今天的时间 运用第四代时间管理，4 象限管理法

管理明天的时间 运用第二象限大石头管理法

总结昨天的时间 总结经验，吸取教训，改进措施

3 、运用时间管理表记录你的时间

计算你的时间

平衡你的时间

分配你的时间

4 、集中时间，解决第二象限的重要事项

5 、善于运用零星时间，增加时间利用效率

6 、系统管理你的时间，善于用好别人的时间

7 、以人为本使用时间， 主管在 “ 人的管理 ” 上要舍得花时间

8 、充分运用现代管理工具，例如电脑、信息管理系统提高时间利用效率

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