公司存货内部控制制度模版.docx

存货内部控制制度为了对存货的验收入库、领用、发出、盘点、保管及处置等关键环节进行控制，防止存货资产的被盗、毁损和流失，从而保证企业生产经营的持续稳定进行，特制订本制度。一、存货入库控制存货入库控制主要是针对原材料的采购入库和成品车入库而设计的。外购件、外协件、工装辅助材料的入库时，各供货厂家凭供应部开出的一式四联的“到货待检通知单”和质量保证部开出的检验单或工装辅助材料检验单办理入库手续。库管员根据“到货通知单”和“质检合格单”核对进库存货的品名、数量、规格型号等，相符后送微机室办理一式四联的“材料入库单”。若供应厂家未有人送货，而采取如快运、铁路运输等方式送货，则库管员根据“到货通知单”和“质检合格单”核对进库存货的品名、数量、规格型号等，相符后办理编制“材料收料单”；材料会计根据“材料收料单”办理一式四联的“材料入库单”，其中供应商一联，送财务部一联，微机室留存一联，另一联交库管员用于登记手工账。入库单应事先连续编号。入库单上应填写采购单位名称、存货数量、单价及金额等，并根据入库单载明的品名、规格、数量、金额登记材料明细账。“材料入库单”应及时送交会计部门。直接入车间的物资，由车间人员开辅助领料单以证明货物已卸，在办理入库的同时办理正式出库手续。外委加工材料入库时，根据加工费发票和库房的收料单办理入库手续。估价入库材料入库单须按合同单价填列，材料会计据以登记当月明细账。月初按原估价金额做红字冲回，再根据发票办理正式入库手续，登记材料明细账。成品车入库时，调试车间交车员凭经用户检验部确认的“生产流程卡”及用户检验部随车“检验单”将合格车辆到成品库办理入库。合格证由成品库统计员查收，并在“生产流程卡”上盖“合格证已收”章。车辆入库后，库管员填写一式三联的“成品库车辆入库单”，其中，一联库房留存，用于登记库房数量账（台账）。一联送财务部，由成品库库管员每月月末将月入库数量汇总成表，经生产计划部统计员核实确认后，连同入库单财务联一并报送财务部，财务部结合相关资料进行成本核算。一联返回调试车间，由库管员每天汇集后第二天交调试车间统计员，调试车间统计员每日将入库单汇总，与本车间内台账核对，以保证其交车数量和成品库入库数量相符。调返车入库时，成品库库管员根据调度部开具的“调返单”和质保部开具的“车辆返修检验单”和客车（营销）的红色入库单办理车辆调返手续。成品库库管员开具一式三联的红色出库单，一联库房留存，用于登记库房数量账，一联送财务，一联返回客车（营销）库。报废车的处理。低值易耗品入库时，库管员根据需用部门开具的检验单办理入库。库管员在核对进库物品的品名、数量、规格型号等，相符后送微机室办理一式四联的入库单。其中返回厂家一联，送财务部一联，财务部将其一次计入费用，微机室留存一联，另一联交库管员用于登记手工账。库管员在办理材料入库的过程中，入库单按项目填写，不得涂改，凭证的保管按公司档案管理办法进行。二、存货发出控制存货发出控制主要是针对材料的领用、销售商品的发出等而设计的。材料出库控制。公司送料制和领料制并存，根据车间实际情况而定。本公司领料采用一式两联的“辅助领料单”，其中领用车间和库房各一份，所有车间全部使用领料单。领料单由领用车间根据生产任务由车间领料员填写，经车间主任审核后盖具车间印章后到库房领用材料，领用时库管员要对领料单进行审核，审核无误后，按照领料单上填写的名称、规格、数量进行材料的发放并于当日登记入账，领料单要经领料员、库管员签字确认。对领料单，每个库管员要按月顺序编号连续使用。库管员定期根据辅助领料单汇总后报微机室出具一式四联的出库单，其中一联及时送交会计部门，一联返回车间，一联微机室留存，一联用于登记手工账。材料零星销售的控制。库房物资一律不准外赊，一律不准外单位借用。特殊情况须经主管经理亲自批准，如售后及集团内部使用，需有主管经理批准或由生产计划部部长和供应部部长两人签字的借据。库管员据此办理出库，出具一式四联的出库单，其中一联连同借据于月末及时送交会计部门，由财务部据此与相关部门进行结算。一联返回车间，一联微机室留存，一联用于登记手工账。凡超计划用料，须经本部门领导批准，凭生产计划部批准的统一格式的材料领用单方可领料。技术、开发等研发部门以及各辅助车间或部门领用材料也按此规定进行。成品车出库控制。成品车出库应填制出库单。成品库库管员根据物流中心开具的提车单办理出库手续，并填制一式三联的出库单，其中一联送交财务部，一联成品库留存，一联给客车（营销）库。库管员应核对提车单是否加盖物流中心专用章和调度员签字。财务部要对出库单进行复核，确认与开具发票的一致性。股份公司直接销售车辆时，成品库根据调度部开具的提车单办理完出库手续后，将车辆交给业务科或提车单位，并开具一式三联的出库单，其中一联成品库留存，一联送交财务部，一联交调度部。成品库统计员每月月末将月出库数量汇总成表，经客车（营销）库统计员确认后，连同出库单财务联一并报送财务部。试验用车的控制。开发部等部门试验用车以外借的形式办理出库。外借部门填写借据，注明借车原因、车型、颜色、车号、发动机号等详细信息。并且借据需经外借部门经办人签字，本部门领导签字、制造事业部经理签字和成品库主任签字后，库管员方可办理试验用车出库。库管员在发料过程中，需严格遵循本部门管理手册的相关规定。三、存货的退库控制对装配中发现的不合格品，由车间填写不合格品处置单，质检部门写明原因，签字盖章后方可办理不合格品退货手续，并且不合格物资上要有明确标识，不能缺少部件和包装。退库后的物资由供应部人员负责向厂家退货。供应部开具“到货待检及退货单”，并注明退货数量、规格型号等，经财务部审核后在待检单上签字。库管员签字确认后，依此单据到库房微机室办理红色入库手续，开具一式四联的红色“材料入库单”，其中供应商一联，送财务部一联，微机室留存一联，另一联交库管员用于登记手工账。使用部门月末办理存货退库需用红字填写领料单，库管员据此办理入库办理一式四联的红色“材料出库单”，其中一联及时送交会计部门，一联返回车间，一联微机室留存，一联用于登记手工账。对有问题的配件的确认、包装等问题库管员必须依据本部门的管理手册进行操作。四、存货的存储控制存货的存储控制，主要是针对各种存货的存放、日常整理和保管等设计的。业务部门存货（包括材料、产成品、在产品）每月结账时间与财务部结账日保持一致，为月末最后一天。 根据公司的实际情况和库房面积分设库房。由于受库房面积限制，在做不到专库专用专管的情况下，材料库应加强管理工作，摆放整齐，作好状态标识，并且标识要明显。存货的存放和管理应指定专人负责并分类编目进行以便于与会计部门的账户记录的核对工作。仓储部门应定期对存货进行检查，查看有无损坏、变质或长期不流动的情况，检查结果应予记录。如发现有损坏、变质情况，应及时填制专门的报告单，说明数量、原因，并经有关人员批准后，由仓储部门和会计部门分别调整实物和金额记录，以防止存货价值的金额不真实地高于存货的实际价值。公司所有库房的管理，都必须做到账清数准，标识分明，签牌齐全，标识字迹清楚、工整，便于物资发放和追溯。公司内各类库房要求经常保持清洁卫生，加强对物资的安全维护保养，保证库存物资不受损失，始终处于完整的良好状态。存货库存量管理。为防止物资紧缺或积压现象，造成影响生产或造成资金积压和保管费用的增加，供应部和库房共同制定出科学合理的库存物资存量控制表，根据路程远近以3-4天的耗用量为基础。库房按规定要求填报库房缺料日报表，于每日收集、整理后报供应部。库房每月25日向供应部报送库房各物资库存量报表，以利于供应部根据生产计划部制定的下月生产计划，制定下月的采购计划。特殊库存随时需要随时向供应部报送。不良品库存每月5日前报供应部。每月月初库房负责向生产计划部及财务部报送上月材料消耗报表，以进行各车间、部门材料消耗的统计及核算。库房对物资报表的准确性、及时性负责。供应部对物资供应的准确性、及时性负责，避免物资缺少而影响生产和物资积压现象。库房对于超过库存警戒上限的物资有权拒收。成品库库管员对库存车进行不定期检验和维护保养，有问题的车通知有关部门及时解决并做好记录。对于存货储存保管过程中的其他细节库管员可参照本部门管理手册执行。五、存货的盘存制度存货的盘存方法。本公司存货采用永续盘存制的方法进行盘存。但同时与定期盘存制相结合运用。即平时要求保持良好的永续盘存记录，同时规定进行必要的定期和分批的实地盘点，以防止永续盘存制下账存数和实存数可能存在不相符的错误。在永续盘存制下，各种库存存货的明细账应按每一品种规格设置，仓储部门保管账的设置应同会计部门存货明细账相协调，以便两部门相互核对控制。会计部门存货明细账每月末集中登记收入和发出数，并随时计列其结存数量。同时还应对存货金额进行登记，实行数量和金额双重控制。仓储部门存货保管账应由记账员根据收、发货单登记收发数量，进行数量控制。存货明细账应同存货保管账定期相互核对，以随时反映库存情况和保护存货安全。明细账同实物保管账之间应定期核对，对于差异应调查原因。盘点计划。公司对原材料、库存商品、在制品、低值易耗品、包装物等存货应进行定期盘点，事先制定盘点计划，盘点计划包括：盘点时间；盘点人员；编制连续编号的盘点标签或填写盘点清单；召开盘点预备会议，将盘点计划或指令贯彻到每一参与人员。盘点时间。库房应于每月月末进行实物盘点，财务部要指定专人至少每三个月对库房进行抽查盘点一次，并编制材料抽盘表，由相关人员进行签字确认，抽盘表经财务部长签字后抄报总经理、财管中心、事业部经理、库房主任。仓储部门或销售部门及生产车间会同财务部门于年终时，实施全面盘点一次。复盘抽点。盘点人员盘点后，企业应根据实际情况组织独立的小组，在盘点标签尚未取下之前，按照一定的比例进行复盘抽点。在比较抽点结果与盘点单上的记录时，不仅要核对数量，还应核对存货的编号、品种、规格及产品品种等。在抽点在产品时，还应关注其完工程度是否适当。抽点时如发现差异，除应督促更正外，还应扩大抽点范围，如发现差错过大，则应要求重新盘点。盘点后，发现账物卡不符时要立即查找原因，对库房由于管理不善造成不合理盈亏、丢失、损坏等，由保管员进行逐笔查对，分析原因，会同财务部审查批准后进行账务处理，公司将对造成损失的责任人按照规定给予处罚，若库内由于事故件存放时间过长，需及时报请库房主任和财务部进行报废处理。盘点报告。年终财务部门依据“盘点表”编制“盘点报告”，对盘盈、盘亏、毁损应查明原因，对盘盈、盘亏计入“待处理财产损益”。其损失金额在 50万元以下的经总经理审批，损失金额在50 万元以上的报董事会审批，并报经有关部门批准后及时处理，并应在年度决算前处理完毕，做到“账账、账物、账卡”三符合。六、库房档案的保管库管员每月要将当月的入库单和领料单装订成册，由库管员和库房主任进行签字，归档管理，保管期限最低为5年。库管员每年启用新账时，要填写启用账页，如遇工作调整，交接人员应办理交接手续，并在启用账页中进行登记签字。库房材料账本要于每年年末整理成册。每年1月底之前，要将上年整理成册的出入库单及材料账经库管员和库房主任签字后，交档案室管理。库房主任应不定时对每位库管员的工作进行检查监督，包括出入库手续、票据的保管、账簿的记录及实物的存在性和完整性。附件1：材料收发流程图附件2：成品车收发流程图附件1生产车间出库单材料入库单微机室材料领用单检验单材料收料单登记台账财务部发票办理汇款及汇票审批单到货待检通知单质量保证部生产计划发票采购订单供应商库管员生产计划部供应部：材料收发流程图附件2：成品车收发流程图出库单提车单生产流程卡物流中心仓库库管员调试车间交车员用户检验部检验单成品库车辆入库单生产流程卡加盖合格证已收章登记台账财务部