房地产公司整合管理体系文件编写导则模版.doc

xxx 房地产行政事务部控制准则整合管理体系文件编写导则一、目的确保整合管理体系文件的编写及编号等符合要求，实现文件的唯一性、可追溯性和实用性，特制定本编写导则。二、适用范围本导则规定了xxx 房地产开发有限公司整合管理体系各类文件的编写及编号方法，包括：管理手册；专业规范；控制准则；岗位规范；作业规范；体系记录。三、批准和解释本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求（一）文件体系及包括的内容1、管理手册管理手册包括以下内容：董事长致辞、组织结构图、公司简介；战略纲要、公司理念、功能流程；员工行为规范（即员工需遵守的共同行为准则）；质量手册（需外部寻求认证的公司才有）；专业规范索引、作业规范索引、岗位规范索引、控制准则索引、体系记录索引。2、专业规范专业规范是对分散在多个岗位或跨部门某项功能进行全面的描述，以保证功能的完整性，专业规范可以是对相关功能分解和作业规范的索引或者直接粘贴，专业规范包括：基本功能，以二级功能为对象，分别建立专业规范。对于支持功能，以一级功能为对象，分别建立专业规范。3、作业规范作业规范是以分解的作业为对象，阐明其操作的先后步骤、程序和方法，以岗位为基本单元进行描述，对每一个业务流程进行规范，作业规范是整合管理体系的三大基础文件之一。作业规范的要求有：以单个作业为对象，建立作业规范。作业规范要与专业规范相一致。4、控制准则版本：A/01/4KHREC/XZ-057 xxx 房地产行政事务部控制准则作业过程中的控制准则，通常包括两个类别：一是来自权威部门的有关规定，国家颁布的法律法规和规章如中华人民共和国城市房地产管理法、城市房地产开发经营管理条例、建设工程施工现场管理规定等；一类是企业自身做出的有关规定，如产品检验规程、费用报销标准、请假规定、企业产品标准等。控制准则是整合管理体系三大基础文件之一。5、体系记录对客观事实的记载，以提供符合要求和整合管理体系有效运行的证据。不同作业中的记录内容和格式不同。体系记录是整合管理体系的三大基础文件之一。6、岗位规范首先要确定每个岗位的作业内容，然后对作业规范进行归并，形成岗位的操作指南。岗位规范可以是对作业规范的索引或者直接粘贴，包括以下内容：作业内容；作业程序和方法；记录；业绩评价；任职资格；资源配置；相关岗位。（三）体系文件编写要求1、整合管理体系文件的内容应满足下列要求：a)满足战略目标的要求和或ISO9001:2000版标准的要求；b)覆盖公司提供产品和服务的全部阶段；c)切合公司的实际和管理的需要；d)符合适用的法律法规的要求。2、作业规范的内容应满足以下要求：a)满足企业的实际和或ISO9001:2000版标准的相关要求；b)具有可操作性、可检查性和可评价性。3、文件的描述应准确、精练，繁简程度应与工作、管理、工程和活动的复杂性、所需的技能和人员培训的程度相适应。4、文件编制的数量应与满足需求相适应。如果没有文件就不能保证过程和服务的质量时，即使是简单的过程和要求也应形成文件或在文件中予以描述和规定。5、文件的格式方面应按ISO9000 的有关要求进行规范：a)在合订本中应加封面（封面上有核准人、发布日期、实施日期）；b)在合订本中第二页为修订状态控制页，以反映文件的修订状态；c)在每页的特定位置加上受控页数、版本号及修订号；d)所有的文件均应编号，以便于索引。（四）整合管理体系文档编制规范1、xxx 房地产开发有限公司在编制正式文档时，应按如下要求进行：a)首先页面设置：上下左右页边距分别为3cm/2cm/3cm/2cm；页眉页脚：1.5cm/1.75cm；正反打印版本：A/02/4KHREC/XZ-057 xxx 房地产行政事务部控制准则时，选定“对称页边距”；纸型选择A4标准纸；文档网格选择“指定行网格和字符网格”，选定“每页为40行，每行44个字符”然后，选择“默认”制定成文档模板。b)字体为宋体；纸张幅面为A4；行距为单倍行距；文件标题为四号字加粗。c)记录表格的设计除按以上要求外，还应注意：有标题、编号、有年月日或序号、制表或编审批等；除标题为四号加粗外，其它一律为宋体五号。d)内容编号体系为：一级分类：一、二、三.五号字，加粗，开头不空格；二级分类：（一）（二）（三）五号字，加粗，开头空二个字符；三级分类：1、2、3 五号字，加粗，开头空二个字符。e)二级功能分解和作业配置表中的字符字号为五号或以下级别字号，根据实际情况调整。f)制作的文件应与本范例格式相统一，该用图的地方用图，该用表的地方用表。g)如遇图、表跨页的情况将整图整表调整于同一页中。（五）文件编号办法1、整合管理体系文件架构管理手册专业规范作业规范岗位规范控制准则体系记录ManagementFunctionWorkingPositionControlRecord2、xxx 房地产开发有限公司（KHRE）部门拼音代码总经理ZJFZXZYXZHJSXXCLCWSJ副总经理行政事务部市场营销部综合部技术部项目一部项目二部材料部财务部审计部3、编号方法公司代码文件类别英文首字母部门拼音（岗位编号）文件顺序号（经理以上高层管理人员等同部门进行编号，如总经理ZJ，副总经理FZ；岗位编号针对不同文件非必须内容。）管理手册：KHREM/ZJ-001专业规范：KHREF/XZ-002（部门按归口部门进行编号）版本：A/03/4KHREC/XZ-057 xxx 房地产行政事务部控制准则控制准则：KHREC/CW-004（同上）作业规范：KHREW/ZH01-003（部门按归口部门进行安排；岗位不定时，以经理编号为准）体系记录：KHRER/SJ01-005（同上）岗位规范：KHREP/TG01-006（同上）4、xxx 房地产开发有限公司岗位编号一览表总经理级 副总经理级部门经理级主管级文员级人事主管02文员05司机06文员07文员03文员04文员05行政事务部XZ经理01 行政主管03副总经理FZ1文秘主管04经理01 营销主管02招标主管02市场营销部YX综合部ZH经理01预算主管03规划设计主管02 经理01 技术监控主管03 技术部JS土建主管02安装主管03土建主管02安装主管03材料主管02档案员04管理员04管理员05管理员04管理员05总经理ZJ副总经理FZ2项目一部 X 经理01项目二部 X 经理01材料部CL经理01 材料主管03材料信息主管04 会计03副总经理FZ3财务部CW审计部SJ经理01 财务主管02综合统计04出纳05董事长经理01 审计主管02版本：A/04/4KHREC/XZ-057