物业管理公司预防措施控制程序模版.doc

程 序 文 件
预防措施控制程序
文件编号
RGPM -8.5.3-B-01
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B /0
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预防措施控制程序

1.0 目的
采取预防措施，以防止潜在的不合格、缺陷或其他不希望的情况发生。实现管理体系的持续改正。

2.0 适用范围
适用于xx物业管理公司体系管理工作中对潜在的不合格、缺陷或其它不希望的情况发生所采取的预防性措施。

3.0 职责
3.1 各相关部门负责对维护和服务活动的潜在不合格品采取预防 措施并归口管理。
3.2 对质量有影响的各部门，负责本部门预防措施的实施。
3.3 管理者代表负责对重大预防措施进行审批。

4.0 定义
预防措施：为消除潜在不合格或其它潜在不期望情况的原因所采取的措施。
注1：一个潜在不合格可以有若干个原因。
注2：采取预防措施是为了防止发生，而采取纠正措施是为了防止再发生。

5.0 工作程序
5.1 各部门、管理处注意收集汇总潜在不合格信息，并填报《预防措施记录》，以便确定、分析潜在不合格原因。
5.2 信息来源有：质量记录、顾客投诉、维护和服务的工作检验、内部质量审核结果等。
5.3 潜在不合格原因的调查与分析
5.3.1 各部门、管理处根据工作质量检查情况，分析质量波动趋势。
5.3.2 各部门、管理处必要时组织召开专题分析会，依据所收集到的维护和服务质量信息进行不合格原因的分析研究。
5.3.3 对新维护和服务推广应用过程遇到的潜在不合格原因，根据状态特点进行专题分析。
5.3.4 调查结束后，由可能发生潜在不合格的部门在《预防措施记录》中填写潜在不合格原因分析内容。
5.4 制定预防措施
5.4.1 针对调查分析结果，由可能发生潜在不合格的部门制定预防措施，填写《预防措施纪录》。
5.4.2 预防措施的审批由管理者代表或相关部门经理负责。
5.5 预防措施的实施
各相关部门参与实施、监督与评价，必须与所遇到问题的影响相适应。
5.6 预防措施有效性评审
5.6.1 预防措施的实施效果，实施责任者应做好记录。
5.6.2 其有效性由该预防措施的制定或相关部门跟踪评价验证。
5.7 预防措施的验证
5.7.1 应注意预防措施的可信任程度，应提供充分的证据。
5.7.2 如验证所采取的预防措施的实施效果，没有达到预定目的，重新进行原因分析，制订措施，直至实施效果评价验证符合要求。
5.7.3 预防措施应包括消除潜在不合格原因具体方法、步骤、责任人员和完成时间。
5.8 质量信息的传递
将预防措施及其实施情况及验证结果复印一份交行政部存档作为信息提交管理评审。

6.0 相关文件
6.1 《质量目标控制程序》 RGPM–5.4.1–B-01
6.2 《内部沟通控制程序》 RGPM–5.5.3–B-01
6.3 《管理评审控制程序》 RGPM–5.6–B-01
6.4 《物质采购控制程序》 RGPM–7.4.1–B-01
6.5 《服务供方控制程序》 RGPM–7.4.1–B-02
6.6 《顾客满意程度测量控制程序》 RGPM–8.2.1–B-01
6.7 《内部审核控制程序》 RGPM–8.2.2–B-01
6.8 《维护和服务的监视和测量控制程序》 RGPM–8.2.4–B-01
6.9 《不合格品控制程序》 RGPM–8.3–B-01
6.10 《数据分析控制程序》 RGPM–8.4–B-01

7.0 质量记录
7.1 《预防措施记录》 RGPM–8.5.3–D-01-01

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