XX公司档案管理制度.doc

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档案管理制度

一、目的
为规范公司的档案管理，提高档案利用效率，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。
二、管理体制和职责
综合办公室设置档案材料专职管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、内容和数量进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：
（1）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、保管、统计等；
（2）负责公司人员档案信息采集；公司文件整理；公文存档；公司所属相关证照管理；公司所属各单位公章管理；协助其他单位做好档案利用工作；
（3）负责档案日常管理的各项规章制度的执行；
（4）负责为相关部门提供档案利用服务； 
（5）严格执行档案交接制度，保证重要文件资料齐全；
（6）认真办理档案入库和查阅、借阅登记。
三、文件材料的分类
档案按照记述内容的不同划分为员工档案、车辆档案、公司证照档案、公司文件档案、土地合同档案；合作协议档案、其他重要文件档案。
四、存档时间和存档程序
（1）员工档案在员工入职审批完成后由档案管理员统一存档，入职材料不齐全不予接收；员工离职时，档案材料交还本人；
（2）车辆档案按照购入时间建档保存；
（3）公司证照档案、公司文件档案、土地合同档案及合作协议档案，按照内容进行分类，按照移交时间进行排序存档；
（4）凡能电子化的档案，须建立电子档案进行存档。
五、存档要求
（1）存档的文件、资料必须完整；
（2）归档文件、资料分类清楚、归类准确；
（3）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数，以防损坏或遗失；
（4）接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
（5）存档档案要做到统一编号，做到存档有序，查找有据；
（6）发现档案遗失或损坏应及时报告。
（7）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补；
（8）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保证档案整洁；
（9）档案柜内严禁存档与档案管理无关用品；
（10）下班前或节假日，要认真检查档案柜周边区域，以防意外；
六、档案的利用
档案管理员编制档案目录，根据各类档案的类别建立相应的档案数据库，并进行计算机录入工作，方便查询。档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，做好档案提供利用服务。
七、档案查阅、借阅规定 
（一）借阅档案时借阅人要保证档案安全，借阅期间所产生责任由借阅人负责；  
（二）因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用审批表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅；
（三）档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经档案管理部门领导批准后方可查阅。 
（四）档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用审批表》，经借阅人部门负责人签字同意后方可外借；
（五）借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应重新填写借阅手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还；
（六）借阅档案的人员，要爱护档案，不准任意转借，不准圈注和涂改，不准污损，如发生上述情况要追究借阅人的责任；
（七）借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，将追究有关人员的责任。 
（八）借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用审批表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。 

附：《档案文件目录》
《档案材料交接单》
《档案使用审批表》

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