行政人事部部门职责及岗位说明书.doc

行政人事部部门职能及岗位职责说明书一、前言行政人事部作为公司的管理与服务职能部门，主要负责组织公司人力资源开发与管理工作，为公司提供和培养合格的人才；上传下达，为各部门提供后勤保障服务工作。本说明书详细描述了行政人事部的部门职能、组织结构、岗位职责、用于规范与指导行政人事部的工作，是行政人事部的基础管理文件。二、行政人事部部门职能1. 负责对公司有关工作进行综合协调。2. 统筹公司人力资源管理，制定人力资源规章制度，参与制定公司人力资源发展战略。3. 为公司吸引、选拔、保留优秀人才，为公司发展提供优质人才保障。4. 协助组织实施绩效考核，制定激励政策，充分调动员工工作积极性。5. 代表公司，与政府各职能部门沟通协调，树立公司对外良好形象。6. 组织签订劳动合同，处理劳动争议，解决劳动纠纷。7. 与总经办合作，不定期举办各类培训及主题活动，提升员工对企业的认同感。8. 保管公司印章、证件，存档公司重要合同、文件。9. 管理固定资产、办公用品及劳保用品。10. 对公司车辆进行管理。11. 对公司电路、管道等设备设施的维修保养工作。12. 上传下达，与各部门沟通协调，提供后勤保障服务。三、目前人员编制（结构图）。 经 理 行政 主管 文控专员 人事专员综合专员 司 机综合维修四、 各岗位职责说明。1. 行政人事部经理岗位职责 （1）行政隶属直接上级：副总经理、董事长直接下属：行政主管、人事专员、文控专员 （2）主要职责1. 负责公司行政、人事、后勤及日常事务处理及相关外联活动。2. 制定并完善公司的工作程序和规章制度。3. 协调并支持配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作，协调配合公司各部对人事、行政、后勤方面的支持工作。4. 制定本部门年度工作目标和工作计划。5. 制定公司绩效考核制度，组织实施绩效考核，及时解决绩效考评中出现的的各种问题，不断完善绩效管理体系。6. 向公司决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，致力于提高公司的综合管理水平，及时处理公司管理过程中的重大人力资源等问题。7. 代表公司建立政府劳动、人事和相关公共关系的沟通渠道，及时掌握信息，改善管理，规避政策风险，妥善处理劳动争议。8. 审核部门职位设立，人员配置及职位说明书管理，把控人员招聘录用，提出录用人员岗位级别和工资的建议。9. 负责人员培训和开发，为主管级以上员工进行职业生涯设计，确保公司员工能胜任当前和未来发展需要。10. 负责公司的社会保险缴纳及福利事项的统筹管理。11. 协助组织公司年会及公司各类活动。12. 协助直接上级做好其它部门所需各类保障工作。13. 完成领导交办的其它工作任务。2. 行政主管岗位职责 （1）行政隶属直接上级：部门经理、副总经理直接下属：综合专员、综合维修、保洁、司机 （2）主要职责1. 协助部门经理进行本部门内部管理，在权限范围内合理调配内部人员，调动每位员工的工作积极性，提高凝聚力。2. 负责统筹办公用品、固定资产的登记、管理、维修、购买等工作。3. 负责办公区域的卫生管理，提供整洁优美的办公环境。4. 负责员工宿舍的管理，提供周到、全面的后勤服务。5. 负责员工食堂的管理，定期询问员工对就餐质与量的要求，确保员工就餐安全、卫生。6. 负责公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作。7. 负责下属员工的日常管理工作，制定相关管理制度及人员岗位说明书。8. 负责公司经营用水、用电、用气及其它生活设施的管理。9. 负责协助处理公司各类突发事件。10. 完成领导交办的其它工作任务。 3. 人事专员岗位职责 （1）行政隶属直接上级：部门经理、副总经理直接下属：无（2）主要职责1. 负责员工的招聘、入职、培训、人事调动、离职等手续，建立人事档案。熟知员工个人能力，协助合理安排公司内部人力资源增减调配等。2. 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订。3. 负责员工转正后社会保险投保、申报，公司社保基数申报、调整、年检等，并负责相关解释工作，及时掌握国家相关法律法规政策。4. 负责协助公司保密工作及法律事务，管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，妥善保管和正确使用公司重要人事文件及档案，严格借档手续。5. 根据公司人员需求情况，提出人员调配方案（包括人员内部调入和调出）， 经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置，同时协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要。6. 协助制定各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符。7. 负责公司整体人事培训工作，制订有针对性的培训方案，组织实施培训工作，检查、跟踪效果，不断满足公司发展需要。8. 根据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施。9. 做好员工考勤统计工作，负责加班的审核和报批工作。10. 建立并及时更新员工档案，做好年度/月度人员异动统计（包括离职、入职、晋升、调动、降职等）。11. 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用。12. 协助负责拟定部门薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制。13. 协助部门经理制定绩效考核政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效考核体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系；14. 协助并配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜。15. 协助制定公司人事管理制度，参与人力资源战略规划。16. 完成领导交办的其他工作任务。 4. 文控专员岗位职责 （1）行政隶属直接上级：部门经理、副总经理直接下属：无 （2）主要职责1. 负责公司证件及车辆资料的补充、完善、检查、保管、借阅、编号等工作。2. 负责公司证件的变更、年审、房屋合同的续签工作。3. 负责公司车辆保险购买工作。4. 协助运输事业部做好车辆证件的办理及年审工作。5. 负责公司证件借用、登记工作。6. 协助负责部门6S管理工作。7. 负责新进职员工牌的制作及工作照拍照安排工作。8. 协助人事专员考勤核算。9. 负责公司事务办理指南的完善工作。10. 负责部门每周例会的整理及发放工作。11. 负责协调公司文件、资料，对部门文件、资料工作进行监督、检查。12. 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、保管、保护、分发、回收等工作。13. 严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。14. 做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。15. 负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸和生产资料的整理、统一管理、统计与借阅、保存期限和监控工作。 16. 外来文件的分发、核查与管理监控。17. 负责公司各部门备用钥匙的管理，提供相应支持。18. 完成领导交办的其他工作任务。 5. 综合专员岗位职责 （1）行政隶属直接上级：行政主管、部门经理、副总经理直接下属：无（2）主要职责1. 负责前台接听电话，妥当应答，如有必要，做好电话记录。2. 负责收发公司信件和报刊及相应的登记工作。3. 接待来访客人，并通报相关部门。4. 负责制作名片及部门专用印章。5. 协助行政主管工作，提供相关服务和后勤保障。6. 协助办公家具、设备、用品的选购与使用管理。7. 协助负责办公区域水、电、气、电信、网络等的管理，保证电话、网络畅通，用电、用气、用水满足需要，并做好每月公司租金、电费、水费、电话费、快递费等费用报销及跟催付款工作。8. 与物业公司进行沟通联络及相关外勤工作。9. 协助行政主管制定办公用品使用及订购计划，并协助行政主管做好购买及发放工作。10. 负责公共会议室的管理及卫生工作，做好会议、来访接待的服务工作。11. 负责公司固定资产的维护工作。12. 协助行政主管做好员工工装的订购及发放工作。13. 负责公司车辆钥匙的保管工作及车辆使用的登记工作。14. 负责公司用餐员工的统计工作及每月用餐费用的统计及报销工作。15. 负责公司行政仓库的管理工作及公司办公用品等资产的出入库登记工作。16. 完成领导交办的其它工作任务。 6. 司机岗位职责 （1）行政隶属直接上级：行政主管、部门经理、副总经理直接下属：无 （2）主要职责1. 做好公司领导的用车服务，服从领导，听从指挥，出色完成出车任务。2. 定期进行车辆检查、维修、保养，确保车况良好。3. 遵守交通法规，服从交通管理，安全行车，杜绝各种交通事故发生，确保人车安全。4. 做好行车记录，按时办理各种行车手续。5. 保持良好的精神面貌，维护公司形象。6. 负责公司领导的安保工作，遵守保密原则。7. 协助与政府部门的沟通联络工作。8. 注意车辆的防火、防盗等安全工作，杜绝各种隐患发生，出车前严格检查车辆，确保行车安全。9. 完成领导交办的其它工作任务。 7. 综合维修岗位职责 （1）行政隶属直接上级：行政主管、部门经理、副总经理直接下属：无 （2）主要职责1. 服从部门负责人工作安排，遵守纪律，树立良好服务意识。2. 负责公司区域内维修工作，熟悉公司区域内公用配套设施、设备的种类、分布，掌握各类线路的分布、走向、位置以及其维修保养的方法。3. 对公司区域经常巡视，发现公用设施有损坏、隐患或其他异常情况，应及时给予维修，保证公共配套设施、设备的正常运行。4. 发现重要电气设备故障时，应及时向部门负责人汇报，组织人员抢修，分析事故原因，做好记录，提出建议。5. 积极参加岗位培训，刻苦钻研技术，不断提高工作水准，做好节能节材工作。6. 发挥工作主动性，完成领导交办的其他工作任务。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落11