高效会议管理.ppt

5/10/20245/10/2024会议的意义关键词：关键词：我存在，故我开会我存在，故我开会5/10/2024会议的目的关键词：关键词：万会朝宗万会朝宗解决问题解决问题5/10/2024会议效率不高的原因及预防性管理会议效率不高的原因及预防性管理 5/10/20241.会议召开频率会议召开频率头儿，我们每天开会，许多实际工作都没时间做是啊，这样下去怎么得了，得开个会研究一下5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 固定的公司会议、部门会议固定的公司会议、部门会议5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 全体会议全体会议5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 处理突发事件的会议处理突发事件的会议 5/10/20241.会议召开频率会议召开频率 一对一会议一对一会议 5/10/20242 会议召开时间会议召开时间 日期日期5/10/20242 会议召开时间会议召开时间 时间时间如果午餐时间开会？5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。式会议。5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在办公室召开会议在办公室召开会议优点：优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强缺点：缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在会议室召开会议在会议室召开会议优点：优点：干扰相对较小缺点：缺点：会务准备负担大5/10/20242 会议召开地点会议召开地点 在咖啡屋召开会议在咖啡屋召开会议优点：优点：气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴缺点：缺点：不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议5/10/20242 会议召开地点会议召开地点座位安排的艺术座位安排的艺术5/10/20243 开会对象的选择开会对象的选择5/10/20243 开会对象的选择开会对象的选择哪些人必须来开会？哪些人必须来开会？5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，就无法达到会议意图。5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 责任责任n营造和谐气氛营造和谐气氛n按照议程进行按照议程进行n正确总结讨论的内容正确总结讨论的内容n引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言n帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思索的想法n尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况n减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论n保持中立态度保持中立态度5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 对参会者的表情准确辨别5/10/20244 主持者的技能主持者的技能 对参会者的表情准确辨别5/10/2024 应对不同风格的与会者蝉的症状：蝉的症状：讲与主题无关的故事讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：主持人对策：采用非语言性暗示采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言带入别人发言5/10/2024 应对不同风格的与会者鲨鱼的症状：鲨鱼的症状：有攻击别人的倾向有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见总是给予消极的、否定的意见主持人对策：主持人对策：理解对方的想法或情绪理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢迎但正面的建议会更受欢迎采用非语言性方式打断采用非语言性方式打断5/10/2024 应对不同风格的与会者驴的症状：驴的症状：过于敏感过于敏感防卫性很强，心中有面防卫性很强，心中有面“墙墙”不能站在别人的立场看问题不能站在别人的立场看问题主持人对策：主持人对策：突出他的贡献突出他的贡献重复问题重复问题短暂沉默短暂沉默5/10/2024 应对不同风格的与会者兔子的症状：兔子的症状：质疑正在使用的程序质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议总是提议不同的程序或建议主持人对策：主持人对策：突出他的贡献突出他的贡献重申可以先试用现在的程序，重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方如不奏效，则马上按他的方法实施法实施5/10/2024 应对不同风格的与会者螃蟹的症状：螃蟹的症状：开会时还在做别的工作开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论私自进入小团体讨论时常接电话时常接电话打瞌睡，走神打瞌睡，走神主持人对策：主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息对打瞌睡者，可中间休息5 5分钟，分钟，并加快会议议程并加快会议议程5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 当谈及一项为完成的工作时，与会者会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”。作为主持人，你可以在这位与会者的同事们面前提醒他，希望他以后完成此项工作，或者将任务转给其他人做。借借 口口5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 有的与会者会试图暗中破坏会议，所以会议未能达到规定的目标。身为主持人，你可以通过揭露她的策略来制止她。如果与会者继续试图阻挠会议，就休会。在极端的情况下，你还可以将发难者逐出会议。设伏设伏5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 有的与会者对会议中所提出的观点会采取一种不必要的消极态度和敌对态度，并挑起争论。作为主持人，你可以以会议目的和达成一致的需要来提醒反对者。也可以紧扣事实，鼓励与会者以平静的态度进行讨论。或者在不损害反对者的情况下引入幽默，以缓和局面。对抗对抗5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。5/10/2024 会议中还会遇到一些特殊问题会议中还会遇到一些特殊问题 与会者开始骂人，不守规则，甚至进行人身攻击，将会议搞得混乱不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求该与会者离开。你也可以休会，而且不确定重新集合的时间。严重混乱严重混乱5/10/20245 参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，将致使会议失败。5/10/20245 参会者的技能参会者的技能 收集信息，积极准备n阅读会议议程和相关资料n收集发言素材，准备发言提纲5/10/20245 参会者的技能参会者的技能 保持开放心态，认真倾听5/10/20245 参会者的技能参会者的技能 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人 5/10/20245 参会者的技能参会者的技能 记录与总结5/10/20246 会议准备工作会议准备工作 会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降低会议效率；5/10/20246 会议准备工作会议准备工作1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知5/10/20247 会议记录的技巧n重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间重要会议要录音，日后不用的录音等于浪费时间n主持人，不要兼任会议记录者工作。主持人，不要兼任会议记录者工作。n会议记录尽可能维持在一页纸内会议记录尽可能维持在一页纸内n会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名会议记录内容应包括：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；工作分派情况及完成日期列出会议重点；工作分派情况及完成日期n尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者尽量当天或者最迟第二天将会议记录发给与会者5/10/20248 主持人会后跟进n请大家填写会议评估表请大家填写会议评估表n针对评估意见采取改进措施针对评估意见采取改进措施n联络缺席的同事，询问缺席的原因联络缺席的同事，询问缺席的原因n跟进计划，如有需要立刻召集跟进计划，如有需要立刻召集另一次会议另一次会议n会议后检讨得失，如有需要找高层协助会议后检讨得失，如有需要找高层协助跟跟跟跟跟跟5/10/2024例会容易出现的问题：1.内容不固定，主持人请假时，代理人主持的会议质量更差。9 9 例会召开技巧例会召开技巧2.遗留问题逐渐解决，但越来越感觉会议变成形式。5/10/2024对策：1.参会者事先提交工作报告到主持人。9 9 例会召开技巧例会召开技巧2.工作报告应格式化，关键绩效指标的完成情况，例行检查工作的结果，上次会议决议或计划的完成情况为必备内容。3.关注本阶段成绩，也要关注各阶段的变化趋势。4.培训等工作是可以长期布置的任务。5/10/2024是否形成清晰决议？10 10 会议效果评估会议效果评估5/10/2024 达成决议彼得达成决议彼得 德鲁克决议法德鲁克决议法用足够多的时间检视困难所在，并使与用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要评估有无采集更多资料的需要征求反对意见征求反对意见以中立角度检视正反意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果确认议事结果组成或指定议案执行的监督组成或指定议案执行的监督5/10/2024会议时间是否充分利用n时间成本参加会议的人数时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人员工作时间）员工作时间）n金钱成本开会的时间成本金钱成本开会的时间成本与会人员平均每小时与会人员平均每小时的工资的工资n直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费食宿费文件准备费n不定损失成本不定损失成本10 10 会议效果评估会议效果评估5/10/202411 高效会议八大特征在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。5/10/2024 任何技能只有不断实践任何技能只有不断实践任何技能只有不断实践任何技能只有不断实践反复练习，成为习惯性行为反复练习，成为习惯性行为反复练习，成为习惯性行为反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。后才能产生应有的效果。后才能产生应有的效果。后才能产生应有的效果。5/10/2024此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！