公司投标报价管理办法模版.doc

公司投标报价管理办法第一章 总 则第一条 为了保证公司经济效益，更好的计算投标报价产品的成本，确保公司投标产品报价的及时性，明确各部门报价工作职责，充分调动和协调有关部门和人员的报价工作积极性，完善报价管理以及加强中标后的跟踪分析管理，提高报价质量，特制订本制度。第二条 适用部门适用于市场部、项目执行部、采购部、财务部、技术中心等相关部门对投标产品信息的传递及成本核算工作。第二章 各部门投标报价工作职责第三条 项目执行部投标报价工作职责负责将技术方案准备通知卡和招标技术文件提供至技术中心；负责收集销售外勤提供的投标预测表及投标用户客户信用等级评定表；负责接收监造储运部的投标产品运费估算单的填写；负责接收技术中心提供的投标方案审批表和设计主材单；项目执行部负责对最终签字的投标方案审批表和设计主材单进行存档保管；按照领导批示的投标价格进行投标。第四条 技术中心投标报价工作职责负责对投标文件进行技术评审，形成投标方案审批表；按照项目执行部标书制作员传递来的招标文件要求提供变压器所需设计主材单及其他资料，包括主要材料名称、规格型号、数量（设计净重加工艺损耗）及其它备件型号及用量等资料，并填写招标文件中的技术参数表，参数表中主要参数应与投标方案审批表和设计主材单中填写一致；经部门负责人审核、签字后将投标技术方案审批表和设计主材单传递项目执行部。第五条 采购部投标报价工作职责负责定期更新维护生产管理系统网上投标价格库中主要材料（硅钢、铜、纸板、变压器油、电磁线加工费）预期价和关键组件、配套件采购价；对重要组部件（进口套管、开关、在线监测及专用工具）按照项目逐一询价，如果供货商未能按时提供报价询价，由采购部领导按照近期采购价格提供投标参考价格；应对主要材料的价格波动及时进行分析,每月将分析结果上报公司相关领导，形成新的投标指导价格(关于预期铜价的确定由采购部会同公司套保汇率办公室每月形成建议价格，报公司领导审批后执行)，并维护到生产管理系统中；负责按照项目保存重要组部件（进口套管、开关、在线监测及专用工具）的询价单。第六条 财务部投标报价工作职责负责测算投标预算表上各项目的比例关系并报总会计师与总经理同意后实行；各项比例的测算一定要结合有可比性的历史数据和本年预算进行慎重测算，每年测算一次，年度原则不变；如预算的比例与实际情况有重大差异，则必须重新测算，并按流程进行审批；财务部负责接收技术中心提供的投标方案审批表、设计主材单及监造储运部提供的投标产品运费估算单，核算变压器的材料成本，在投标产品价格预算表中按适中的目标利润进行财务报价，向市场部投标价格主管提供投标产品价格预算表，并对市场部最后的投标报价进行毛利核算工作；负责对投标方案审批表和设计主材单纸界面进行存档保管；负责中标后相关数据的分析、报送及完成合同订单全过程成本管控制度中的要求。第七条 市场部投标报价工作职责1、负责收集行业投标报价的信息资料，提出建议报价，根据变压器厂的产能及盈利状况完成投标报价的审批工作。2、负责对最终的报价信息等文件的存档保管。对中标后的报价信息等内容进行分析、整理，并对后期的项目提出报价建议。第三章 投标报价工作流程第八条 项目执行部标书制作员在接到销售外勤提供的招标文件后，负责立即将技术方案准备通知卡和投标文件技术部分转给技术中心，并按照投标评审制度完成评审工作。通知国内储运主管对运费进行询价，并填写投标产品运费估算单。第九条 监造储运部储运主管应于3日内完成运费的询价工作，并将投标产品运费估算单转交给标书制作员，项目执行部标书制作员应于接收到投标产品运费估算单的当日就将投标产品运费估算单转交给投标价格主管。第十条 由技术中心设计员进行投标设计，列出产品材料需用量和组部件的技术要求，开关、套管可标明“同型号”，对用户指定的材料或组部件明确标明为用户指定，将投标方案审批表和设计主材单并于3日内传递给项目执行部及采购部。第十一条 采购部根据设计主材单筛选出重要的组部件并进行询价（如有），询价的厂家原则上不少于3家。采购部应在3日内将询价单报给财务部。第十二条 财务部价格稽核员依据技术中心提供的主材单及采购部的询价单（如有）在半日至3日内进行报价测算，并将投标报价测算表报部门负责人审核、签字确认后立即传递回项目执行部（财务部负责人对财务建议报价是否准确，以及是否能够保证目标利润进行审核）。第十三条 项目执行部价格主管依据财务部提供的投标产品价格预算表(含目标利润)及设计主材单，并结合销售业务经理提供的投标预测表制定报价策略提出建议报价，并填写投标报价审批表，（价格主管对投标项目的投标预测的全面性进行审核，包括主要竞争对手信息等）。在一日内将建议报价意见（国内项目），由报价科价格测算主管测算毛利后，上报给市场部、营销副总和总经理（分管领导审批投标价格，重点包括是否能够保证具有竞争力以及目标利润）；开标项目需在当日内将开标价格结果上报变压器厂市场部。第十四条 市场部负责结合变压器厂的产能和盈亏情况对报价提供意见。跟踪最终的报价结果，对最终报价文档备案。负责对投标项目的报价情况进行分析，建立投标价格台账，监督报价是否按照制度流程完成。第十五条 投标前由项目执行部和技术中心将最终的数据表传递给技术中心进行签字确认，没有技术中心投标人员确认的数据表，原则上不允许投标。第十六条 各部门工作时限以日计算，不考虑休息日，但对国外材料询价适当考虑国外休息日。第四章 投标报价管理工作规范第十七条 技术中心投标报价管理工作规范1.技术中心设计人员设计的变压器主材单纸界面须书写规范、完整，技术参数、变压器运输重、总重齐全，避免出现材料型号与供应商不匹配的现象以及其它不利于报价信息理解的符号，并且需经其设计人、审核人及技术部门领导审核、签字，并存档保管。2.对于特殊主材在设计时,技术中心设计人员应及时与采购部采购员联系,如有必要,应快速提交技术确认单。3技术中心设计人员必须依据实际主材成本和投标报价主材成本对比分析报告后根据实际情况调整设计。4技术中心设计人员在投标测算时应当尽可能精确，设计环节在投标测算中要有复核，没有复核人签字的，下一环节不允许接收。第十八条 采购部投标报价管理工作规范1.采购部必须安排专人每月定期维护合格分供方的材料、组部件网上价格信息（包括：单位名称、规格型号、价格）。2采购部必须安排专人及时将最新的分供方的产品技术资料传递给技术中心，以便技术部门优化设计方案。3采购部每月应将主要原材料价格变动情况及时反馈给公司领导，经公司领导批示后形成新的主要材料月度指导意见，以便及时对报价测算进行修订和做出准确决策。4.采购部每月30日之前要将原材料库存和价格表传递给技术中心，以便设计人员能结合实际原材料资源情况进行设计，达到综合利用和降低成本的目的。第十九条 财务部投标报价管理工作规范1.财务部在进行产品价格测算时，材料成本测算所依据的材料价格，特别是价格波动变化较大的硅钢片、铜线、钢材等材料，要根据采购部提供的经公司领导审批的价格来测算。财务部在对于成批量同规格型号产品进行价格测算时，应综合考虑批量生产的材料利用、成本降低等方面的因素制定专项报价方案和取费标准。2.财务部成本会计负责按照主材设计计划金额指标监督项目公司主材成本的控制。在变压器实际成本出来后根据投标报价时核算的主材成本和实际主材成本进行对比，写出分析报告，报主管公司领导和总经理，并同时将分析报告转技术中心一份。实际主材成本和投标报价主材成本的对比分析需每季度进行一次。3.对于重点项目如水电、核电和电网改造项目，在投标报价时营销体系要会同财务部进行投标报价专项分析和策划。4.财务部的投标价格测算主管在投标测算时应当尽可能精确，财务环节在投标测算中要有复核，没有复核人签字的，下一环节不允许接收。5.财务部在投标报价测算时，必须注明测算依据。第二十条 项目执行部投标报价管理工作规范1. 项目执行部应按投标管理制度的要求按时提供，投标预测表、客户信用等级评定表。2项目执行部应确保投标方案的技术数据与技术中心提供的数据的一致性，不能出现擅自更改或变更技术参数，如需要更改应经过技术中心确认并同意。第二十一条 市场部投标报价管理工作规范1、市场部每月30日前必须将有关投标分析总结报给相关部门，分析报告中必须包括价格、性能、重量、配置等主要指标的对比分析。以便使相关部门能够及时了解市场信息，提高价格测算的准确性。分析总结需同时报公司相关领导。2、市场部积极推动投标报价系统的运行，对各个部门的使用情况进行监督、考核。第二十二条 各部门总体工作规范1.相关资料传递为送达制，传递过程中交接人要有签字，并应留有记录以备查阅。2.上述各部门工作时限以日计算，不考虑休息日。3.对于投标时间紧张，总体报价时间要求短于公司规定的正常报价时间的，材料及组部件的询价若不能满足时间要求，可先行估价，由此而造成的投标报价误差可免责。第五章 投标报价核算方法第二十三条 主材报价标准硅钢片、电磁线、钢材、绝缘纸板、变压器油按公司审批的价格报价，以预防价格变动风险。第二十四条 辅助材料计算标准:1.辅助材料的计算基数=主要原材料合计2.按产品结构类型、电压等级的不同分别计算110kV级及以下产品；220kV级；330、500kV级；750kV级及以上产品；直流产品；特种变压器产品计算基数=主要原材料合计*生产实际测算出的比率第二十五条 人工、制造、期间费用的计算标准:1.人工、制造、期间费用的计算基数=原材料合计-硅钢片、铜线单价超过3万元的部分-进口套管、开关、冷却器超过国产价格的部分-在线监测等特殊组配件及原材料2.按产品结构类型、电压等级的不同分别计算110kV级及以下产品；220kV级；330、500kV级；750kV级及以上产品；直流产品；特种变压器产品人工、制造、期间费用=计算基数*X （X为生产实际测算出的比率并定期测算更新）第二十六条 财务成本合计=主材、组配件及辅助材料合计+人工费+制造费+期间费用+特殊材料合计第二十七条 目标利润=财务成本合计*相应系数相应系数按产品结构类型、电压等级的不同而不同。第二十八条 财务报价=（财务成本合计+目标利润）*1.17第六章 考 核第二十九条 对相关部门和人员在投标报价工作中互相扯皮，不在规定的时限内提供材料的，给公司造成损失或不良影响的，可由相关部门提出考核申请，由市场部监督检查，报企管部对该部门当月的考核分进行核减。第三十条 对于不在规定的时限内提供相关资料的部门，可扣罚该部门负责人300-500元；扣罚直接责任人300-500元；同时扣除该部门当月考核分3-5分。第三十一条 对于提供错误材料，给公司造成较轻经济损失的部门，可扣罚该部门负责人500-1000元；扣罚直接责任人500-1000元；同时扣除该部门当月考核分10-20分。第七章 附 则第三十二条 本制度自下发之日起执行，凡与本制度相抵触的其他投标报价管理规定同时废止。第三十三条 本制度的最终解释权归市场部。附表1：投标产品运费估算单附表2：投标报价测算表附表3：投标报价审批表附表4：开标结果分析表附表1：投标产品运费估算单设备名称数量产品运输尺寸（长*宽*高）运输重量（T）总重（T）交货地点运输方式价格（含税）是否提供运输方案附表2：投标价格测算表报价日期报价有效期流水号用户单位:产品型号 数量:台财务报价(含税)单位:万元运费报价一次运费签字确认二次运费进口材料价格(含税)备品备件价格(含税)内销产品报价外贸产品报价减出口环节税金加不予免抵退税额加汇率损失风险估价财务建议报价人民币RMB美圆$价格核算：财务部主任签字：项目执行部填报中标费代理费业务员建议报价 建议报价总经理报价其他费用最终报价报价说明附表3：投标报价审批表编号： 项目名称：型号规格数量/交货期财务核算价运费中标费代理费项目执行部建议价建议人签字报价说明 项目执行部部长签署意见签字： 年 月 日市场部部长签署意见 签字： 年 月 日营销副总经理签署意见签字： 年 月 日总经理（或授权人）审批意见签字： 年 月 日附表4：开标结果分析表编号： 招标单位项目名称投标产品型号参与投标厂家厂家1厂家2厂家3厂家4参与投标厂家价格价格价格价格价格价格简单分析主要分析各个厂家价格与*的对比分析，尤其是与*成本价格的分析备注 12