公司会计档案管理制度模版.docx

会计档案管理制度

第一条 为加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》﹑财政部《会计档案管理办法》等财经法规，并结合我公司实际情况，制定本制度。
第二条 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证及
其他凭证。
（二）会计账簿类：总帐、明细帐、日记帐、结算帐表、固定资产卡片、辅助帐及其他会计账薄。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告及其他报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第三条 档案整理及归档
（一）月度及年度终了，财务结算部安排专人及时整理、装订、各类会计凭证和会计报表，各类会计档案的整理、装订要求如下：
1.会计凭证：应将各种记帐凭证按时间和凭证号顺序装订成本，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、牢固美观、不压字迹，在封面完整填写相关内容。
2.会计帐簿：年度终了，应将空白账页和账皮抽掉，用线绳装订成本，然后逐页编号、贴上封面、分类标号、标注清晰。
3.财务会计报告：应将各类会计报表整理齐全、封面按规定填写、盖章。
4.计算机存储的会计信息需打印输出为纸质会计档案进行保管，存储会计信息的磁盘、光盘等介质应当定期拷贝、更换，以保证其安全性。
（二）财务结算部安排专人负责会计档案管理工作，档案管理做到妥善保管、存放有序、查找方便，确保档案存放安全及资料信息保密。
第四条 档案查阅和借用
（一）各类会计档案原则上只允许本公司财务人员查
阅和使用。
（二）本公司其他部门或外单位人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，办理查阅登记手续后，由档案管理人员协同查阅，查阅仅限在会计档案存放地查阅。
（三）如因特殊原因需借用会计档案，应填写《会计档案借用审批单》，写明借出档案的名称、时间、人员、事由及归还日期等，经财务总监、总经理、董事长批准后，方可办理。
第五条 档案保管期限
会计档案根据其特点在保管期限上分为永久和定期两种。定期保管期限分为：3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
会计档案保管期限表
编号
会计档案名称
保管期限
备 注
一
会计凭证类

原始凭证
15年

记帐凭证
15年

汇总凭证
15年

二
会计账簿类

总帐
15年

明细帐
15年

日记帐
15年
现金和银行存款日记账25年

固定资产卡片

固定资产报废清理后5年

辅助账簿
15年

三
财务报告类

月、季度财务报告
3年　

年度财务报告
永久　

四
其他类

银行存款余额调节表
5年　

银行对帐单
5年　

会计移交清册
15年　

会计档案保管清册
永久　

会计档案销毁清册
永久　

第六条 档案销毁
（一）会计档案保管期满，需要销毁时，由财务结算部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，经财务总监批准、公司总经理审查同意，报请董事会通过，董事长批复并签字后，办理实施。
（二）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到该事项结束为止。
第七条 本制度由财务结算部负责解释和修订。
第八条 本制度自发文之日起执行。