漳永高速公路A5标行政办公管理制度.doc

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福建省闽西交通工程有限公司漳永高速公路A5合同段项目经理部
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福建省闽西交通工程有限公司漳永高速公路A5合同段项目经理部
行 政 办 公 管 理 制 度

第一章：总则
第一条：为加强项目部行政、办公、后勤等方面的管理工作，健全管理制度，为项目部的规范化管理提供一个工作标准，特制订本制度。
第二条：本制度适用于项目部、试验室、施工队等管理部门。全体员工须自觉遵守该制度。本制度参照总公司、双永A4项目部制订，自公布之日起执行。

第二章：办公纪律管理办法
第三条：准时上下班，不准迟到、早退。
第四条：工作期间不准大声喧哗，在办公室不宜大声讲话，影响他人工作。
第五条：上班时间不看与业务无关的书籍报刊，不准办私事。
第六条：上班时间不准带小孩到办公场所。
第七条：严禁上班时间无故离岗。
第八条：上班要注重仪容仪表，项目部员工应穿戴整齐庄重，符合社会规范要求。
第九条：爱护项目部的各种公共设施和各种办公用具，下班后锁好门窗、关闭电源。
第十条：保持办公场所的整洁美观，文件、资料、用具要摆放整齐，不准乱堆乱放，工作结束后应整理好各种用品。
第十一条：爱护公共卫生，不准乱扔垃圾、烟头、随地吐痰等。项目部内公共区域卫生由项目部安排专人清扫；各办公室室内卫生由保洁员利用上班前时间进行清扫。宿舍卫生由各宿舍舍员轮流清扫，应加强环保意识，保持环境卫生。
第十二条：全体员工须自觉遵守办公纪律。

第二章：收发文管理
第十三条：综合部负责公司、业主等单位发至项目部的文件，收文工作应遵循准确、及时、完整的原则。
第十四条：综合部在呈报文件前要填写＂文件处理单＂，须在表中填明呈报对象，并按领导的批示及时对文件进行处理。
第十五条：综合部将呈报文件附在填好的文件处理单后面，由文员逐级呈报,根据项目经理的批示意见传送至各个部门阅办，各部门阅文时间应迅速，以便其他部门及时传阅。
第十六条：经项目部领导审批、各部门传阅后的文件由综合部统一归档保存，若其他业务部门需要，由综合部存原件，其他业务部门存复印件。
第十七条：项目部文件起草，拟稿人须使用＂公文稿＂拟文，经所在部门领导核稿后上报，由项目部领导进行审批、签发。
第十八条：项目部发文统一用项目部文头纸。发文根据文件种类按自然顺序进行编号。
第十九条：下发文件时须填写＂发文登记表＂，并逐一编号。
第二十条：综合部须将＂公文稿＂和文件原稿及正式发文稿归档保存。
第三章：合同、档案、公章管理
第二十二条：项目部工程合同、材料合同的签订须由相关部门会签意见，综合部凭会签单给予盖章。
第二十三条：档案管理的范围与责任单位
1. 文书档案：项目部的规划、年度计划、会议记录等文件资料，由综合部管理。
2. 人事档案：员工登记表、年度总结等，由综合部管理。
3. 工程档案：工程项目的所有工程施工方面的合同、协议、竣工资料等,由工程部管理。
4. 财务档案：财务凭证、财务报告、审计资料、协议、合同、委托书等，由财务部管理。
5. 设备、材料资料：材料、机械设备采购合同、协议、设备折旧、材料要求等档案，由计划统计部管理。
第二十四条：合同、协议的借阅：由各部门负责人同意后方可借出，并按期归还。
第二十五条：资料的移交：一切工程项目合同、协议、资料在该项目执行完毕后由各部门向项目部工程质检部或其他相应的部门移交。
第二十六条：公章的保管：项目部印章由综合部保管，凡使用者须经过项目经理（项目经理）的批准方予盖章。综合部设立用印登记本，对经批准后的公章使用情况进行登记。各部门印章由各部门负责人保管，管理人员须保持高度的责任心，认真工作，避免出错。
第二十七条：印章的制发（换发、补发）由综合部根据项目部领导的批示向有关主管机构申请办理。废旧、撤消的印鉴由综合部上报项目部负责人签字同意后销毁、撤销。
第四章：电脑的管理
第二十八条：项目部电脑统一由综合部进行造册登记，责任到人，各部门负责人为保管人，各部门负责使用与保管。各部门有权根据实际情况对电脑设备进行分配与统一管理。
第二十九条：不允许员工在上班时间玩电脑游戏，一经发现予以处罚。
第三十条：使用非项目部软盘，应先检查有无病毒再使用。
第三十一条：如在使用中出现意外情况自己不能处理时,应及时与综合部联系，由综合部协调解决。
第三十二条：如果在电脑上浏览项目部机密文件、档案，不应有无关人员在场。
第三十三条：软盘上的文件应有备份，并定期检查更新。
第五章：会议的管理
第三十四条：例会制
1.项目经理部办公例会：会议成员由项目部部门经理以上成员组成。每周一举行一次，时间定在20:00。会议由项目经理部经理或其指定人主持，综合部做会议记录，如需要，由综合部发会议纪要。会议主要内容为项目部领导布置工作、各部门汇报工作情况及工作计划。
2.各部门例会：各部门实行不定期例会制，会议成员和会议时间由各部门自行确定。会议主要内容为传达项目部例会精神，研究讨论本部门工作。施工队应保证每周召开一次，利用例会时间布置工作任务、传达项目部精神，并应有专人负责会议记录。
第三十五条：会议纪律
　　1.与会人员必须准时出席会议，不准迟到、早退。
　　2.会议进行中关闭手机等通讯工具或调至振动状态。
　　3.与会人员遵守保密规定，不该对外泄露的会议内容，应恪守秘密。
4.与会人员发言应紧紧围绕会议主题，尽量开短会，提高会议效率。
第六章 员工考勤和休假管理办法
第三十六条：考勤
1.考勤内容
(1)上班时间已到而未到岗者，即为迟到。
(2)未到下班时间而提前离岗者，即为早退。
(3)工作时间未经领导批准离开工作岗位者，即为擅离职守。
(4)迟到、早退或擅离职守超过30分钟，或未经准假而不到班者，均为旷工。
2.考勤须知
(1)对有迟到、早退、擅离职守现象的员工，应进行教育，属屡教不改的，给予适当的纪律处分。如有造成严重后果的，应追究其责任。
(2)对旷工者，应责成其作出书面检讨，并按下表计扣工资。旷工二天以上，每增加一天，加扣年终奖10%。连续旷工10天，或一年内累计旷工超过20天，或旷工虽未达到上述天数，但次数较多，情节严重的，均应作除名处理，参见表1。
表1
旷工天数
0.5
1天
1.5天
2天
一年累计
13天
连续旷
工10天
一年累计20天以上
扣工资（天）
1
2
3
4
扣年终奖
除 名
除 名

第三十七条：员工请假制度
1．请假手续
（1） 员工因故必须请假者，须先填写请假单，办妥请假手续后方可离开工作岗位。如遇急病或临时重大事故不能亲自办理请假手续者，须于当日内委托同事、家属、亲友或电话、信函、电子邮件等报告综合部代为办理。
（2） 未经核准而先行离开职守或假期已满未准续假仍不到勤者以旷工论；员工捏报请假理由经查明属实者以旷工论。
（3） 员工请假须依规定附证明文件，如其请假理由不充分或有妨碍工作可能时，其部门部长酌情不准假或缩短假期或调整假期。
（4） 员工休假结束后应到综合部销假。如休假日期已到还未销假者，视同旷工。
2．休假
员工因个人事务，必须亲自处理的，根据工作安排以及本人的实际需要酌情核给。省内员工每2个月限请一次，假期5天（含往返时间）；省外员工每4个月请假一次，假期10天（含往返时间），往返路费实报实销，交通工具限定为火车或汽车，特殊情况下，经项目经理批准，可乘坐飞机。如省内员工不进行休假，则省内员工2个月增加5天的工资；省外员工4个月增加10天的工资。工资额度以当月工资/当月天数为准。工会活动以休假的形式每年举行一次，视实际情况由项目部统一安排，分批进行。休假和工会活动时间应选择在工期较松期间进行，以不影响工作任务为前提。
4．差旅费报销
差旅费的报销统一由综合部审核，项目经理批准。
第七章 临时人员管理
第三十八条：目的
为使临时人员的雇用及管理有所遵循，依据总公司人力资源管理制度特制定本办法。
第三十九条：人员申请
各部门有临时性工作(期间在三个月以内，最长可延长至一年)，须雇用临时人员从事时，应填具“人员增补申请书”，注明工作内容、期间等呈经理核准外，送综合部凭以招雇，如其部门有合适人选，经领导面试，综合部备案后可直接上岗。
第四十条：雇用限制
(一)年未满18岁者不得雇用。
(二)经管财物、有价证券、仓储、销售及会计(除物品搬运、整理及报表抄写工作外)等重要工作不得雇用。
(三)雇用期间不得超过一年。
第四十一条：雇用
临时人员到工时，应到综合部填写“雇用资料表”一份留存，凭以发放工资。
第四十二条：管理
(一)临时人员于工作期间可请公伤假、公假、事、病假以及婚、丧假，其请假期间除公伤假外均不发给工资。
(二)临时人员的考勤办法由各用人部门自行制定。
第四十三条：终止雇用
临时人员于工作期间如有不能胜任工作，或违反项目部管理规章制度，事假及旷工全月合计超过4天以上，或工作期满，雇用部门应予终止雇用，经终止雇用的临时人员应填具“离职通知单” (其离职应办理手续由各用人部门订定)经综合部核签后凭以结发工资。
第四十四条：延长雇用
临时人员雇用期满，如因工作未完成，必须继续雇用时，应由雇用部门重填“人员增补申请书”，说明理由报项目部经理核准后方可雇用，并将核准的增补申请书一份报综合部备查。
第七章：公差管理
第四十五条：出差办理手续
　 　 1.出差前应到综合部领取并填写＂请假单＂。出差期限由派遣领导视情况需要，事先予以批准，并依审批权限呈报、审批。
2.出差无特急事宜，在1000公里以内里程的原则上应乘坐火车或汽车，特殊情况需乘坐飞机的应经经理批准。
3.可凭经批准的“领（借）款单”向财务部暂借一定数额的差旅费。
4.出差中每天应有记录，返回后将＂出差日志＂呈报派遣领导审阅；外出考察人员应提交专题考察报告。
5.出差返回后十天内凭＂出差日誌＂将暂借差旅费结清。未于十天内报销者，财务部应于当月在出差人工资中先予以扣回，等报销后再行支付。
第四十六条：出差行程中视为工作时间内工作，不计加班。
第四十七条：出差办理公务时，如遇较大情况变化或突发事件，应及时用电话向公司领导报告，未经领导授权不得擅自作主或随意许诺。
第四十八条：出差途中除因病或意外灾害或因实际需要由分管领导批准延时外，不得因私或借故延长出差期限，否则不予报支差旅费。
第四十九条：出差费用的报销：
1.出差应严格遵守项目部的有关制度规定，不得随意提高费用标准。
2.出差的住宿费及误餐费支出标准：
项目
标准
类别
住宿费
（元/天/人）
误餐补贴费
（元/天）
省内
110
20
省外
130
30
3.单独一人出差住宿标准按两人计，手机费实行限额报销制（金额见“电话、手机管理”一章），出差手机费用视实际情况可酌情核增，核增部分最高不得超过100元。
第八章：文具用品管理
第五十条：为使办公文具用品管理合理化，特订本办法。 　
第五十一条：本办法所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种，列表如下：
类 型
内 容
管理基准
消耗品
水笔芯、铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、回形针、笔记本、会议记录本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、水蜡、打印油、原子笔、钉书针......等。
部门领用：由各部门每月领用一次，填写“办公用品申购单”，于20日前交至综合部。
雨鞋、安全帽、大衣、饭盒、公司统一服装......等。
个人领用：于需要时一次性领用，一个项目只限领用一次
管理消耗品
水笔、钢笔、毛笔、萤光笔、彩色笔、涂改液、印泥、电池......等。
部门领用：用完请保留，领取时以旧换新
管理品
剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、算盘、打码机、手电筒、各种财务专用章、日期戳、计算机、烟灰缸......等。
部门领用：项目结束时应交回原物。
第五十二条：管理消耗品文具应限定人员使用，第二次领取时必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。 　
第五十三条：管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 　
第五十四条：文具的申请应于每周一由各部门提出“物品申购单”，并于当天交至综合部，经项目部经理批准后交由综合部统一采购，次月一日发放。但管理性文具的请领不受上述时间限制。 　
第五十五条：综合部设立“低值易耗品领用登记表”，于文具领用时分别登记，并控制文具领用状况。 　
第五十六条：综合部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊工程文具综合部无法采购者，可以经项目部经理同意后授权各部门自行采购。 　
第五十七条 调动（包括内部调动）或离职人员要及时到综合部办理所用物品的交接手续。否则不予办理人事手续。
第五十八条 印刷品（如信纸、信封、表格......）除各单位特殊表单外，其印刷、保管均由管理部统一办理。
第九章：宿舍管理
第五十九条：为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特订本办法。
第六十条：本项目部提供员工宿舍系现住人尚在本项目部服务为条件，倘若员工离职，(包括自动辞职，免职、解职、退休、资遣等)时，对宿舍的使用权当即终止，届时该员工应于离职日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用。
第六十一条：各房间的清洁由舍员轮流清洁整理，宿舍无人时应关好门窗，避免物品丢失。
第六十二条：宿舍（含办公楼）钥匙由综合部统一保管，大门定于早7:00开门，晚23：00关门，晚上如有晚归者，应事先向综合部报备。
有下列情况之一者，应通知项目部领导或部门负责人：
1、违反宿舍管理规则，情节重大者。
2、宿舍内有不法行为或外来灾害时。
3、员工身体不适应负责照顾，病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。
第六十三条：员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。
第六十四条：员工不得将宿舍之一部或全部转租或借予他人使用，若经发觉，即停止其居住权利。
第六十五条：公司领导或上级单位视察宿舍，员工不得拒绝，并应听从有关指示。
第六十六条：住宿员工(含出差员工)应遵守下列规则：
(一)服从公司管理、派遣与监督。
(二)室内禁止烧煮、烹饪或私自接配大容量电器。
(三)室内不得使用或存放危险及违禁物品。
(四)个人棉被、垫被起床后须叠齐。
(五)烟灰、烟蒂不得丢弃地上，烟灰缸及其易燃物品不得放置寝室。
(六)换洗衣物不得堆积室内，其余衣、鞋必须置于适当的位置。
(七)洗晒衣物需按指定位置晾晒。
(八)收音机或其他娱乐用品的使用，声音不得放大，以免妨碍他人安宁，就寝后不得有影响他人睡眠行为。
(九)贵重物品应避免携入，遗失由各自负责。
(十)不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或乱涂乱写。
(十一)各房间配备一个垃圾桶、一只扫把、一只畚斗，污秽、废物、垃圾等应放置其中。
(十二)员工用水、用电不得浪费，随手关灯及水龙头，沐浴的水、电用毕即关闭。
(十三)员工不得于宿舍或办公室内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。
第六十七条：迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，不得私自搬动桌子、床铺等大件物品离开宿舍。

第十章：餐厅管理
第六十八条：餐厅的一切固定资产应由综合部负责编号、登记。
第六十九条：餐厅食物的采购由综合部指定专门人员进行采购，采购人员严禁采购腐烂、变质等食物，以防食物中毒。
第七十条：员工伙食标准为12元/人·天（以月底测算为准），采购人员应参照此标准进行采购，不得随意超标。
第七十一条：综合部负责制订餐厅菜谱，并不定期予以更换，保证饭菜的多样性。
第七十二条：餐厅用餐须知：
1. 除与公司有业务往来的其他公司、上级部门、员工亲属，一律不得带领外来人员进入餐厅用餐，
2. 用餐时应有序，不得有起哄、挣抢现象。

附：伙食管委会管理细则
项目部及各施工队餐厅应设有膳食管理委员会，项目部管委会隶属综合部，施工队管委会隶属于本队。其主要职责是协助项目部、各队做好伙食安排，监督餐厅饭菜的新鲜、干净、伙食费的正常使用及各项厨房日常用品的采购，在保证员工吃好的基础上节余资金，避免浪费。管委会设有主任一名，委员3-5名，两周召开一次会议，主要讨论餐厅食谱安排、当前伙食方面存在的问题并提出有针对性的解决办法。各委员应尽职尽责，一般情况下应每周开会一次，由主任安排各委员的具体工作，制订出下周菜谱。各单位员工如果对于伙食有好的提议，应向各管委会委员提出，以便于在制订菜谱时根据实际情况予以参考。
各餐厅应按既定名额进行采购，如有其他部门人员临时前来就餐，须于早晨10：00，下午16：00前通知所到餐厅，否则将不给予安排，人员须返回所在部门就餐。各员工饭前应由主任指定专人负责统计就餐人数，月末凭单予以汇总，每月3日结帐。
伙食费现暂定为12元/人·天，各管委会可由各队长或经队长授权事先向项目部预借一个月的伙食费，按月结算。伙食费自负盈亏，如有结余，由餐厅所在单位（队）自行安排使用，视管委会工作情况酌情予以奖励；如出现超支，则由各单位（管委会）自行负责。各管委会委员由各单位（队）自定。
第十一章：电话、手机管理
第七十三条：电话的安装
　　 1.办公场所电话的安装或移机，需由使用部门向综合部提出申请，经公司经理审批后办理。由综合部对新装电话（或移机）进行登记。
2.个人电话使用费实行限额报销
第七十四条：严禁用办公电话拨打声讯电话，一经发现，按发生费用的10倍罚款，从拨打人员工资中扣除。无法查证者，从所在部门全体人员工资中平均后扣除。
第七十五条：长途电话和传真机的管理：公司长途电话和传真机统一由综合部管理，各单位需使用长途电话和传真机到综合部登记、使用，并填写公司长途电话、传真使用登记表。如拨打境外电话需经公司经理审批后使用。
第七十六条：手机费用以包干的形式予以报销，具体标准如下表：

职 务
包干金额
项目经理
800元/月
副经理、总工
600元/月
部门负责人
400元/月
一般工作人员
100元/月

第十二章：车辆的管理
第七十七条：责任单位：公司车辆的调配由综合部统一安排，车辆各项费用的报销由物资供应部审批；下属施工队车辆由综合部和施工队共同管理，特殊情况下，综合部有权调派施工队车辆。
第七十八条：使用管理
1.车辆的派用：公司各部门使用车辆应填写派车单，提前半天时间送至综合部，统一安排。施工队用车根据实际情况可自行调配，长途派车须经综合部审批后方可派车。
2.综合部按工作实际需要，轻、重、缓、急给予派车，任何人不得以未派到车为由影响工作。
第七十九条：车辆的大修项目经物资供应部审核经理同意后方可准修。
第八十条：驾驶员的责任义务和违规处罚标准：
　　1.驾驶员要加强服务意识、态度谦和，接受派车时不准带着情绪驾驶车辆。
　　2.驾驶员应爱护车辆，保持车辆的整洁，车况良好，非公务用车损坏车辆的责任人应负全部责任。
　　3.驾驶员应保管好随车的工具和设备，如自然损坏以旧换新，若自己丢失应照价赔偿。
4.驾驶员应自觉遵守各项交通法规，如有违章、罚款、丢证、扣证、扣车等情况，所发生费用和损失由当事人自理，并限三天内处理完毕。
第八十一条：公司车辆严禁私自使用，驾驶员不得以任何理由将车辆交由他人驾驶，如若因公车私用而造成事故，责任由驾驶员自负，公司不承担由此造成的后果。
第十三章：报刊、书籍管理办法
第八十二条：各部门所购书籍须在本专业范围内，非本专业报刊书籍不得购买。
第八十三条：公司报刊的征订、收发由综合部负责。各单位根据本单位报刊费用额度内提出订阅需求，将订阅报刊的种类、数量报到综合部，综合部对各单位所报需求进行审核，报项目经理审批后，统一订阅。
第八十四条：公司书籍的订购由综合部负责，购后统一加盖公司图书专用章，各单位根据本单位购书费用额度和本单位用书需求，向综合部提出购书申请，填写请购单，报公司经理审批后由综合部安排进行采购。
第八十五条：采购的书籍统一交综合部专人保管，需借阅的部门和个人应办理借阅手续。

附表1：
请 假 单

姓 名

部 门

请假天数

请假期间
年 月 日至 年 月 日
请假事由：
□事假 □公假 □病假 □休假 □其他（________）
所属部门意见

经理审批

注：注：此表经领导审批后交至综合部。

附表2：
福建省闽西交通工程有限公司
人员增补申请表

部 门

增补职位

增补额
人
申请增补理 由
□扩大编制 □储备人力
□辞职补充 □短期需要
希望到
职日期

应具资格条件
性 别

婚 姻

年 龄

学 历

外 语

个 性

经 历

具备技能

增加人员
工作内容

申请人

部门主管意见

经理意见

人员落实情况（综合部）

注 注：1、此表用于公司（项目部）申请增人使用，以使经理了解增加员工所具备的条件及增员原因。
2、此表填好后交由综合部留存。

附表3：
福建省闽西交通工程有限公司
临时人员聘雇申请表

申请单位： 日 期： 年 月 日
工作内容
聘雇
时间
聘雇
人数
聘雇原因
聘 雇 条 件
性别
年龄
学历
专长

经理： 综合部： 申请人：

附表4：
离职通知单

附表5：
出差日志

附表6
漳永高速公路A5合同段项目部
用印登记表

序号
日 期
用印人
用印事由
用印数量
批准人
备 注

表8 办公用品申购单

序号
物 品 名 称
型号规格
用 途
数量
备 注

经理批准:
部门：
注：此单于每月25日前填写，批准后交由综合部统一采购。

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