日常管理助理制度.doc

日常管理制度
一、 目的
为规范公司管理，保障公司正常工作环境的稳定与工作的流畅，特制订本制度。
第一章 办公用品管理制度
1、 总则
1.1 为加强本部门办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
1.2 办公用品由部门内勤专员集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。
1.3 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（详见附件“办公用品清单”）
2、分类定义
2.1 固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。
2.2 非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。 　　
2.3 消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
3、 办公用品计划
3.1 部门根据本部门办公用品使用情况，每季度末提报下月季度办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。
3.2 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，审核完毕后由部门经理签字确认后进入采购流程。
3.3 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请分管领导批准。
4、 办公用品分发领用
4.1、非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。
　 4.2 办公用品管理人员根据办公用品使用情况分发办公用品并留有一定库存。办公用品每季度统一分发一次，然后再根据每人不同的需要分发给个人，每次分发时填好办公用品使用明细》。
5、办公用品管理
5.1 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由办公用品管理专员管理，其发生的损坏或故障等由行政部视情况处理。
5.2 非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 　　
5.3 管理人员对办公用品的使用情况作季度报表，会同办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与办公管理。
6、惩罚
6.1 公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。 　　
6.2 公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将视情况进行罚款或警告等处罚。 　　
6.3 员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。
第二章 备用金使用条例
1、目的：
为了加强部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，根据公司财务制度特制定本条例。
2、名词解释：
备用金是公司内部各部门工作人员用作业务操作、零星开支、差旅费等以现金方式借用的款项。
3、强调：
实行备用金制度有利于各部门人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得随意挪用。
4、类别：
公司的备用金大体分为两种：临时备用金和长期备用金。其中临时备用金主要针对部门临时需求设置，长期备用金主要针对部门工程款项限额设置。
5、备用金借款和报销手续：
5.1 需临时借用备用金时，借款人应按规定的格式填写《备用金使用明细》填写内容包括：借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门备用金管理专员复核，再由经理签字批准后，方可到财务部办理借款手续。
5.2 因业务原因长期借用备用金的人员由备用金管理专员根据备用金限额标准，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证。
5.3 备用金限额标准：
职务
限额
使用范围
经管人
部门经理
5000
业务操作
本人
项目经理
3000
业务操作
本人
主管
1000
业务操作
本人
助理
500
业务操作
本人

5.4 借款人员完成业务后应尽快按照公司财务报销流程将业务使用款额报销，报销完成后立即将所借款项归还并填写备用金使用明细归还项。
5.5 借款人办理退款手续时，管理人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
第三章 会议制度
1、管理与组织
1.1 部门经理负责例会的召集、主持和管理及检查和监督工作。
1.2 部门内勤负责周六例会的具体组织、会议记录、会后任务跟踪检查等工作。
1.3 部门内勤做好会议内容记录，会后整理《会议纪要》，《会议纪要》要标明会议召开的时间、地点、参加及缺席人员的情况及会议议题，简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后1个工作日内整理完毕，2日内呈报至部门经理。及时跟进任务完成情况并编入办公档案。办公档案制度另附。
1.4会议内容的跟踪落实：与会人员及各相关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作，并及时向部门经理和上级领导汇报工作进展情况。
2、每天晨会
  2.1.会议目的：
检查、掌握公司的日常运作、管理工作的执行情况，加强公司成员的工作沟通，规范部门管理。
  2.2.会议周期和时间：
晨例会为每天早上八点半召开，会议时间应控制在10-30分钟之内（可结合实际情况确定会议时间）。
  2.3.会议地点：
晨例会在部门经理办公室。
   2.4.会议召集及主持人：
晨例会由部门经理主持。
2.5参会人员：
晨例会部门所有人员参加。
2.6会议内容：
①　 晨例会---由部门主管向经理汇报前日的工作内容，交流情况，互通信息，研究解决出现的问题。由部门经理落实当日具体工作安排。
②　 上次晨例会决定事项执行情况的跟进总结；
③　 针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案；
④　 传达分析最新政策和要求;
⑤　  其他需要沟通、交流的事项。
3、周例会
3.1.目的
为进一步加强工程部员工交流与学习，便于及时掌握成员工作动态，发现当前存在的问题，提高各项工作的周密性与计划性，加强工程建设项目管理，提高工作效率，及时解决工程项目建设中出现的问题，同时为提高部门整体素质，改善部门人员专业结构不合理，经验相对缺乏的现状，特制定本例会制度。
3.2.时间
周例会：每周六下午2:00
3.3.地点
公司会议室或部门办公室
3.4.参加人员
工程部全体人员
3.5.会议组织形式
①　 由工程部经理主持召开，其他工程部全体人员参加。（工程部经理不在由下一级主管人员主持）
②　 会议可长可短，讲究务实，不走形式。
③　 会议要有明确的议题，会前要进行必要的准备，安排好会议程序。
④　 发言者要围绕会议议题发言或讨论，发言要表达明确、思路清晰。
3.6.会议内容
①　 传达上周内公司新的文件、精神。
②　 上次周六例会决定事项执行情况的跟进总结；
③　 分别通报本周的工作总结、下周工作计划；
④　 针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案
⑤　 传达、分析最新政策和要求；
⑥　 统筹对上周工作进度进行考核并对下周工作进行安排部署。
⑦　 其他需要沟通、交流的事项。
4、月会制度
月会时间定为每月的最后一个星期六下午15：30召开，如与公司的周六例会时间相同，两会合并。助理提前一天时间，通知的形式通知到所有人员，并做好资料准备工作。与会人员为全体成员。会议主要内容为总结一个月以来的工作情况及下一个月的工作计划和工作目标。
5、季会制度
季度会议定为在每个季度的首个周六下午15：00召开，部门内勤需要提前三天时间以书面通知的形式通知到所有人员，并做好材料准备工作。与会人员为全体成员。会议主要内容为本季度工作的主要内容及下季度的工作目标和工作任务，及确定部门员工绩效考核情况，人事任免等。
6、会议纪律

6.1与会人员必须严格遵守会议时间，不得迟到早退，应尽量提前到达开会地点，如有特殊原因临时不能与会者，应提前通知部门领导。
6.2与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。
6.3会议期间，所有与会人员应做好会议记录；将随身携带的手机调至振动状态，中途不得随意离场。
7、处罚规定
7.1 例会无故缺席人员罚款50元，无故迟到人员给予口头批评。
7.2 涉及罚款将转入部门帐户，用于爱心捐助！
第四章 办公室卫生管理制度
为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象,经研究制定办公室卫生管理制度。 为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象,经研究制定办公室卫生管理制度。<<隐藏
1、主要内容与适用范围
1.1 本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。
1.2 此管理制度仅适用于本部门办公室卫生的管理
2、定义
  2.1、各部门要建立每日轮流清扫卫生的制度。
2.2．公共区域：包括办公室走道、会议室，每天进行清扫；
2.3．个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。
3、制度内容
3.1. 公共区域环境卫生应做到以下几点：
1） 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。
2） 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。
3） 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。
4） 保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。
5） 保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定（或隐蔽）的地方。
6） 保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。
7） 垃圾篓摆放紧靠墙角并及时清理，办公室内不准许随便存放垃圾，应及时把垃圾倒入指定位置
8） 室内禁止停放交通工具及养各种宠物等。
3.2. 办公用品的卫生管理应做到以下几点：
1） 办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。
2） 办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。
3） 办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。
4） 电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。
5） 报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。
6） 饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。
7） 新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。
3.3. 个人卫生应注意以下几点：
1） 不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。
2） 下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐。
3） 禁止在办公区域抽烟。
4） 下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。
5） 办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶。
3.4．日常卫生清扫工作安排
1）每天上班后，部门工作人员按要求清扫各自负责的卫生区，并保持卫生清洁。
2）每逢国家法定节假日，应提前一天由部门负责人组织全体员工大扫除。
4、 检查及考核
4.1. 每天由领导检查公共区域的环境，如有发现不符合以上要求，罚10元/次。
4.2. 每周由值日人员对个人区域的环境进行检查，如有发现不符合以上要求，罚每人10元/次。
4.3. 所罚款项均缴入部门公用资金用于爱心捐助。
第五章 节假日值班管理制度
一、节假日值班由部门领导统一安排管理；
二、因故不能值班，应自行串换，并及时通知部门领导，严禁离岗、脱岗；
三、值班人员要有高度的责任感和警惕性，严禁漏岗，擅离职守；值班期间不许留外来人员，不许喝酒及参与各种娱乐活动；
四、值班人员如遇紧急情况迅速通知有关领导，及时与有关部门联系，及时做好应急措施，确保各项工作正常运转，认真做好电话记录和值班笔记，保持值班室卫生；
五、认真做好节假日期间的值班工作，严格执行值班安排严禁迟到、早退，及时与换班人员对接，对当天发生的情况如实汇报；
六、对值班不负责任，擅离职守的按旷工处理并予以批评罚款，出现问题追究当事人责任。
第六章 培训制度
1、培训形式
1.1 新员工入职培训
为尽快熟悉环境、开展业务，新入职的员工必须参加新员工入职培训。通过培训了解公司概况、经营理念、管理模式、社会责任感以及其他内容。以便尽快的开展工作，融入公司的大家庭。入职培训应包括理论培训（包括公司概况、企业文化、管理制度、产品技术及操作规程等）及实际操作培训（由车间根据具体岗位的要求进行培训）；然后由所在部门负责人根据岗位要求，向新员工提供需进行的培训内容及相应讲师列表，由新员工自行持该表前往指定讲师处进行学习，所有学习内容应在入职后一个月内完成。
1.2 公司内部培训
公司将不定期的对全体员工进行各方面的培训，使员工能与公司同步成长。内部培训分在职培训和员工自修。在职培训是指在日常工作中对员工的培养训练，即通过制定工作计划、分配调整工作、岗位技能讲座及操作、评价考核业绩、推进工作改善、帮助解决问题等途径对员工进行的指导。自修是指员工自己加强学习，提高修养，不断开发和提高自身能力，为此员工必须要善用所有的学习资源，以获得进步和发展。
1.3 长期脱产培训
培养有发展前途的业务骨干，使之成为合格的管理人员；长期的脱产培训由公司出资并组织实施，员工须与公司签订培训协议。
1.4 短期脱产培训
主要适用于上岗培训，或某些专业性强的技术培训。员工须与公司签订培训协议。
1.5 业务研修
公司除安排各级经理人员参加各类研修外，还将不定期地为各业务口的员工安排相关专业的业务研修。当公司在业务上积累了一定的经验时，会在不同范围内组织研修，具体形式包括实地考察、专题研讨等，以便将成果提炼推广，实现资源共享。
1.6 专题讲座
公司将在不同时期根据不同业务的发展需求，邀请公司内外的专业人士就某些业务、管理的最新动态以及研究成果举行专题讲座，你可主动要求参加，或被要求参加，以不断吸收新的知识、提高自身的综合管理及业务水平。
1.7 集团轮训
到公司时间较长、或在外地办事机构或业务部门经理以上职务的员工，将有可能被选派参加公司总部不定期举办的各类研修班，以进一步了解公司理念、运作特点，把握公司发展动向，加强与相关部门的交流配合。
1.8 晋级培训
员工在晋升为主管级人员之前，需要参加晋级培训，学习一些企业管理的基础知识，以转换角色，担当起管理责任。
2、培训方法
2.1 专业教师讲课，系统地讲授专业基础理论知识、业务知识，提高专业人员的理论水平和专业素质。
2.2 本公司业务骨干介绍经验，传帮带。
2.3 组织员工到优秀企业参观学习，实地观摩
2.4 员工自行组织学习
3、培训实施流程
3.1 培训计划
各部门根据自身特点及职责，填写《培训需求调查表》，人力资源部根据需求调查情况对年度培训工作进行计划和预算，报总经理批准后执行。
3.2 内训
人力资源部制定具体的培训计划，确定培训项目的形式、课程设置方案、课程大纲、参考教材、教学方法、培训模式、考核方式等并组织安排培训的时间、地点、参加人员及培训教师和费用申请，并做好培训记录。
3.3 外训
参加外部培训的员工须填写《外派培训申请表》，人力资源审核后报总经理批准 ，由申请人和申请部门自行组织安排。
3.4 信息反馈
参加培训的人员应及时反馈培训信息，人力资源部根据不同需要，对受训员工进行考核与备案。
3.5 培训效果评估
培训结束后，由人力资源部对培训效果进行评估，了解受训者的培训感受、培训需求及培训目标的达成度。
3.6 考核
培训结束后，由人力资源部统一组织考试，考核结果将作为年终考评、晋升等依据。培训考试作弊者，公司将给予辞退处理。
第七章 新员工实习制度
根据公司规定，公司对不同类别的岗位设有不同的实习期限。人力资源部在该员工培训期满前10天发送《员工转正考核表》至员工所在的部门，由员工直接主管及部门领导对其工作能力、专业水平、工作态度等进行考核。实习期满经考核合格后，人力资源部即为员工办理转正手续。实习期内，公司有权根据员工的工作表现及其他条件决定是否解除合同或延长实习期。
1、培训期规定
1.1 新员工的培训期为一个月，试用期两个月，特批除外
1.2 培训期有下列情形者，给予辞退：
a.有违法、犯罪行为或案件诉讼未决者
b.经医院检查身体不合格者
c.经几次培训仍无法胜任工作者或不能履行基本岗位职责或满足要求者
d.试用期间，违反工作规定情节严重者
e.品质恶劣，经其它公私营机构开除者
f.伪造证件，欺骗公司者
1.3 新员工转正需提交培训期总结一份，填写员工转正考核表一份，并经考试合格者方可转正，员工转正考试以两次为限，两次仍不合格者，公司将给予劝退。
1.4 员工转正考试作弊者，公司将给予辞退处理。

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