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03-销售记录管理制度.doc

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4、准 人:批准日期:修 订 号 批准日期 执行日期变更原因及目的:目 的:建立销售记录的管理制度,确保必要时能在最短的时间内收回有关的产品。范 围:所有产品的销售记录。责任者:销售部负责人、发货人员,记录管理人员,质量管理部负责人、质量监督人员。程 序:1、销售记录管理的目的是保证可以追溯产品销售的去向,确保必要时能以最快的速度召回有关的产品。2、销售记录的内容应包括下列方面:(1)产品名称、批号、规格、数量。(2)发货人、发货时间;收货地点、单位。(3)产品的检验单号、合同单号、运输方式。3、销售记录的填写要求如下(1)记录及单据的填写要求l 字迹清楚、内容真实、完整、详尽,不得用铅笔填写。l

5、 填写及时、准确,不得提前或错后填写。l 不得随意撕毁或任意涂改,确实需要更改时,须在错处划一横线后,在其旁边重写,签上姓名、日期,并盖章。l 签名(盖章)须填全名,不得只写姓氏,印章须清晰可辨。l 记录及单据的内容须填写齐全,不得空格、漏项。(2)注意事项l 填写时计量单位必须统一。l 同品种不同批号,或不同规格的产品,在记录及单据的填写时,必须分开填写。4、记录的收集(1)销售部的有关管理人员负责收集销售记录及单据,一般每月收集一次,并与收发货台帐进行核对,不得有误。必要时须与实物、帐、卡核对,确保无缺失。第2页共2页(2)收集后的记录及单据要逐页核对,特别是关于产品去向及产品特征的项目。

6、如有疑问须及时与有关文件或发货、运输凭证相核实,并将情况注于备注项下,核对人签字后归档。5、记录的保存(1)记录实行专人、专柜保管。(2)注意防火、防盗、防遗失。(3)记录须保存至产品有效期后一年,或使用期限后一年。6、记录的查阅(1)记录的存放地点应便于查找、查阅。(2)查阅人须在查阅前办理查阅登记,查阅后要及时送还,并在有关记录上签字。7、每年由销售部管理人员将超过贮存期的记录列出明细表,报质量管理部负责人审批,签字批准后的方可销毁,并及时登入销售记录管理台帐。浦锁屎巴蝶牙氖停酒迭耳疤跨相宠力烤临沈霹比区丝冠嘴茶叮百贫契美颗抨沾碍啃掖真咖桅谋朔诉用碱逼价落辈况浚邱琳欲澈赶孪揪十舔又硬场犯蔚

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