某公司会议手册参考.doc

XX集团会议系统河南省某水泥集团二零一三年五月十四日目 录一、集团会议制度21、集团会议管理制度32、集团会议管理模板（制度附件）92.1附件1集团会议列表模板102.2附件2会议通知单及议程模板112.3附件3大型会议计划分工表模板132.4附件4文档汇报格式示例模板152.5附件5会议室使用申请单模板202.6附件6会议签到表模板212.7附件7会议记录模板222.8附件8会议纪要模板232.9附件9会议决议及跟进表模板242.10附件10会议效果评估反馈表模板25二、集团会议设置及体系内容261、集团会议列表272、集团会议体系表313、集团会议流程表353.1集团高层会议流程363.2行政系统会议流程403.3人资系统会议流程473.4财务系统会议流程523.5销售系统会议流程603.6供应系统会议流程663.7制成系统会议流程723.8旋窑系统会议流程77一、集团会议制度河南省某水泥集团二零一三年五月十四日1、集团会议管理制度河南省某水泥集团二零一三年五月十四日某水泥集团会议管理制度一、制度目的：为规范集团会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。二、适用范围：1. 本制度适用于某水泥集团会议管理。2. 子公司依据本制度执行，并依据实际情况编制各公司会议列表及体系表。三、管理权责：1. 集团行政中心负责集团会议的统筹协调及本制度的执行监督。2. 会议提拟人或主办系统、部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。3. 会议的审批权限详见“会议提拟与审批”。四、管理内容：1. 会议提拟与审批。1.1集团例会无须提拟和审批。1.2集团临时行政会议、集团年度例会由集团董事长、总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办系统、部门负责人提拟，集团董事长、总经理批准。1.3系统、部门会议由各自安排，但会议时间、参加人员等，不得与集团会议冲突。其中，会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，必须通过集团行政中心另行提拟方案呈报集团董事长、总经理批准后执行。2. 会议计划与统筹。2.1 每年12月25日前，集团行政中心应与各系统、部门协调确定下一年计划召开的管理性会议，统一报集团董事长、总经理审批后，编制集团会议列表模板（附件1-模板），于年底前发放至各系统、部门负责人。2.2 凡集团行政中心已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集单位应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请集团行政中心调整会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：集团例会、集团临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。3. 会议准备。3.1 会议通知遵照以下规定：3.1.1已列入集团会议列表的会议，无调整的，不再另行通知，各自按计划表直接通知与会人员；3.1.2属下列情况之一者，按提拟部门进行通知的原则进行会议通知：（1）未列入集团会议列表而临时提拟的会议；（2）虽然已列入集团会议列表，但需对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明的会议；（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。3.1.3会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人员、会务服务提供部门；3.1.4会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单（附件2-模板）进行书面通知；涉及多个系统、部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的大型会议计划分工表（附件3-模板）通知相关部门。3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：3.2.1会议提拟部门应提前做好会议资料准备（如会议议题或提案、会议议程、汇报材料、计划草案、决议或决定草案、与会人员应提交的资料等）的组织工作；其中会议汇报要求采用统一的文档汇报格式(附件4-示例模板)，例如word、excel、PPT模板。3.2.2会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；3.2.3集团召开的重要级会议会务服务统一归口集团行政中心负责。3.2.4系统、部门在集团召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（集团行政中心）提出申请，填写会议室使用申请单（附件5-模板）进行统筹安排。4. 会议组织。4.1 会议组织遵照提拟部门进行组织的原则。4.2 会议主持人须遵守以下规定：4.2.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。4.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成的目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。4.2.3会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员表明的意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。4.2.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（系统、部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人员明确。4.3 与会人须遵守以下规定：4.3.1应准时到会，并在会议签到表（附件6-模板）上签到。4.3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。4.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求。4.3.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。4.3.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。4.3.6做好会议纪录。4.4 多个系统、部门参加的临时行政会议原则上由集团董事长、总经理主持，集团董事长、总经理另有授权的除外。4.5 集团例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。4.6 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。5. 会议记录。5.1 集团各类会议应采用会议记录（附件7-模板）、会议纪要（附件8-模板）和会议决议及跟进表（附件9-模板）等模板进行会议记录。5.2 集团各类会议应安排专人负责记录。会议记录员选定应遵守以下规定：5.2.1各系统、部门应常设一名会议记录人员，负责本部门会议的记录和组织工作。5.2.2会议记录遵照组织部门进行记录的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员。5.2.3集团董事长、总经理主持的集团例会、临时行政会议原则上由集团行政中心负责会议记录，集团董事长、总经理另有指定的除外。5.3 会议记录员应遵守以下规定：5.3.1做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要和会议决议及跟进。5.3.2会议应采用会议记录、会议纪要、会议决议及跟进表模板记录，并编号存档。5.3.3及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报给考勤人员。5.4 下列情况下，应整理会议相关资料：5.4.1集团各类临时行政会议；5.4.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；5.4.3其它主持人要求会后整理资料的会议。5.5 会后整理资料的发放或传阅范围由主持人确定。集团各类临时行政会议的会后整理资料须报行政中心一份存档备查。5.6 会议资料为集团的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按集团文档管理制度和保密制度的有关规定执行。6. 会议跟进与检查。6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照组织部门进行跟进的原则；会议主持人另有指定的除外。6.2 集团董事长、总经理主持的会议，会后跟进工作原则上由行政中心负责落实，集团董事长、总经理另有指定的除外。6.3 会议跟进的依据以会议决议及跟进表为准。6.4 行政中心有权对各系统、各子公司、各部门的会议管理进行季度检查审核，将审核结果会议效果评估反馈表（附件10-模板）向董事长、总经理提交。7. 其他。7.1 迟到、早退、缺席。7.1.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。7.2.2早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。7.2.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。7.2 处罚。7.2.1无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。7.2.2无正当理由缺席每次处以20元的罚款。7.2.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。五、 制度附则。1. 本制度由集团行政中心负责解释。2. 本制度由集团董事长批准后生效，自颁布之日起执行。批准： 日期：2、集团会议管理模板 （制度附件）河南省某水泥集团二零一三年五月十四日2.1附件1 某水泥集团会议列表模板注： 表示为所在系统组织的会议。系统序号日旬月季半年全年行政系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会绩效评估检查会文化主题会年度预算分析会3夕会(含PK)年度总结表彰会4双节晚会5人才评估发展会人力系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会人资系统例会文化主题会年度预算分析会3夕会(含PK)年度总结表彰会4双节晚会5人才评估发展会财务系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会采购成本分析专题会资本战略分析会财务分析总结会年度预算分析会3夕会(含PK)财务专题会经济系统会议年度总结表彰会4文化主题会双节晚会5人才评估发展会2.2附件2 某水泥集团会议通知单及议程模板JXZ01-130101-001会议通知时 间： 年 月 日 00：0000：00地 点： 人 员： 会议内容：参会名单：1.中层以上领导 2.铁三角负责人高层领导（ 人）： 中 层（ 人）： 铁三角（ 人）： 合 计： 人 年 月 日会议议程一、会议标题二、会议时间： 年 月 日00：0000：00三、会议地点： 四、会议主持： 五、会议记录： 六、参会人员：1.中层以上领导 2.铁三角负责人 七、会议议程：（ 小时）1、工作汇报： 2、汇报次序： 序号子公司/中心汇报人/领导讲话汇报时间备注1公司领导做现场质询2公司领导做现场质询3公司领导做现场质询4公司领导做现场质询5公司领导做现场质询6公司领导做现场质询7公司领导做现场质询8公司领导做现场质询2分钟14领导作重要讲话15形成会议决议16复述会议决议，确认无异议，会议结束。 会议具体汇报内容2.3附件3 某水泥集团大型会议计划分工表模板一、会议主题：二、会议时间：2013年 月 日00：0000：00三、会议地点：四、会议范围：五、组织字单位：六、会议策划组：会议时间事项工作内容集团高层财务系统人力系统行政系统责任人备注会议筹备 月 日整体策划编制会议策划方案、联系方式并实时更新附件会议策划方案、联系方式表。 月 日费用预算编制预算明细附件会议预算表。 月 日费用审批预算审批 月 日邀请联系、拟定邀请来宾及领导名单附件会议来宾邀请名单购买、编写邀请函发放邀请函 月 日稿件领导讲话附件会议稿件领导审查主持词议程表新闻资料及通稿 月 日资料礼品手提袋手提袋会议资料稿件收集纪念品选购（嘉宾及工作人员）汇总装好手提袋 月 日员工组织参加会议员工人员统计、通知、跟车安排附件参加会议员工人员统计表 月 日车辆安排安排好会议当日全天大小车辆附件车辆安排方案 月 日安全保卫做好安全保卫工作，准备好突发事件处理遇案。附件会场安保方案 月 日礼仪公司会场、舞台礼仪音响公司布置附件会场、舞台策划方案 月 日拍摄全程拍摄录像 月 日宣传联系报社、电视台等媒体宣传附件媒体清单及联系方式 会议时间事项工作内容集团高层财务系统人力系统行政系统责任人备注会议筹备如有表彰表彰准备授带、红花表彰会议策划方案附件表彰会议策划方案证书、奖牌、奖品购置等如有会餐会餐预订会餐饭店烟酒准备附件烟酒明细表嘉宾及领导会餐房间座次顺序安排陪同及引导工作附件会餐领导安排表如有抽奖抽奖制作奖箱、奖票等的制作附件抽奖策划方案抽奖奖品奖品赞助几个等级附件赞助礼品清单及等级划分如有节目表演节目筹备服装、道具附件服装道、灯光、音效策划表节目编排、录音等接待服务人员、礼仪小姐人数会中 月 日会议签到来宾、领导及参会人员签到，领取相关资料。 月 日会议进行依据会议议程进行召开。 月 日会场服务为会议进行服务，同时应急突发事件。会后 月 日会议收场结束后收尾工作。 月 日宴会嘉宾、领导会餐房间座次顺序安排陪同及引导工作。 月 日车辆安排来宾、领导、媒体、演员、员工会餐完毕送回。 月 日纪要总结编制会议纪要，召开会议总结得失，并提交总结报告。 批 准： 日 期：2.4附件4 文档汇报格式示例Word模板2.4附件4 文档汇报格式示例Excel模板2.4附件4 文档汇报格式示例PPT(动态）模板附件4-32.4附件4 文档汇报格式示例PPT(一线汇报）模板附件4-3-1 2.4附件4 文档汇报格式示例PPT(二线汇报）模板附件4-3-2 2.5附件5 某水泥集团会议室使用申请单模板 JXZ-130321-001申请人申请场地召开时间主持人参会人员会议主题行政部审批部门负责人：申请会议需使用设备情况电脑会议桌投影仪椅子投影布写字板音响水/水杯空调茶叶/咖啡其他备注：各位同事使用完会议室后，请及时关闭空调机使用过的设备，做好卫生，桌椅摆放整齐，恢复至使用前的状态。如发现未按要求整理场地的，将追究会议申请人责任，予以教育处罚。某水泥集团会议室使用申请单模板 JXZ-130321-001申请人申请场地召开时间主持人参会人员会议主题行政部审批部门负责人：申请会议需使用设备情况电脑会议桌投影仪椅子投影布写字板音响水/水杯空调茶叶/咖啡其他备注：各位同事使用完会议室后，请及时关闭空调机使用过的设备，做好卫生，桌椅摆放整齐，恢复至使用前的状态。如发现未按要求整理场地的，将追究会议申请人责任，予以教育处罚。2.6附件6 某水泥集团会议签到表模板会议名称会议时间会议地点序号姓 名公司/单位联系电话备 注12345678910111213141516171819202.7附件7某水泥集团会议记录模板 JXZ02-130101-001会议名称：会议主题： 会议时间： 年 月 日（00：0000：00）会议地点： 参会人员： 会议主持：会议记录：会议内容：2.8附件8年 月 日会议纪要模板 JXZ03/04-130101-001会议名称会议日期开始时间结束时间会议主持人会议主题会议地点会议纪要人出席人员缺席人员列席人员会议纪要内容序号发言人纪要内容12345678会议决议内容序号决议内容责任人完成时间检查人1234562.9附件9 年 月 日会议决议及跟进表模板JXZ05-130101-001会议名称：部门及责任人序号主要工作时间节点进展情况完成时间检查人员编制： 批准： 日期：2.10附件10 会议效果评估反馈表模板JXZ06-130101-001会议名称会议主题会议时间会议地点会议阶段序号评估标准内容备注会前1会议目标是否明确明确不明确其他及改进意见 。2会议时间、地点是否合适合适不合适其他及改进意见 。3会议议程是否完善完善不完善其他及改进意见 。4会议议题设置是否合适合适不合适其他及改进意见 。5参会人员及数量是否合适合适不合适其他及改进意见 。6会议下达通知时间是否合适合适不合适其他及改进意见 。7会议通知内容是否周详周详不周详其他及改进意见 。会中1会议是否按时召开按时不按时其他及改进意见 。2会议持续时间是否合适合适不合适其他及改进意见 。3主持人把握会议是否妥当妥当不妥当其他及改进意见 。4参会人员是否到位到位不到位其他及改进意见 。5资料准备是否充足充足不充足其他及改进意见 。6会场秩序是否有序有序无序其他及改进意见 。7会议设备运行是否正常正常不正常其他及改进意见 。会后1会场反应是否良好良好不好其他及改进意见 。2会议效果是否良好良好不好其他及改进意见 。3会议记录是否完善完善不完善其他及改进意见 。4会议决策是否落实责任人落实无落实其他及改进意见 。5会议决策落实是否检查验证检验无检验其他及改进意见 。 评估员： 日期：二、集团会议设置及 体系内容河南省某水泥集团二零一三年五月十四日1、集团会议列表河南省某水泥集团二零一三年五月十四日某水泥集团会议列表注： 表示为领导亲自组织的会议。高层序号日旬月季半年全年董事长1月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2资本战略分析会集团战略规划会3年度预算分析会4年度总结表彰会5人才评估发展会副董事长1月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2采购成本分析专题会资本战略分析会集团战略规划会3经济系统会议年度预算分析会4年度总结表彰会5人才评估发展会总经理1月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2采购成本分析专题会资本战略分析会集团战略规划会3年度预算分析会4年度总结表彰会5人才评估发展会6双节晚会某水泥集团会议列表注： 表示为所在系统组织的会议。系统序号日旬月季半年全年行政系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会绩效评估检查会文化主题会年度预算分析会3夕会(含PK)年度总结表彰会4双节晚会5人才评估发展会人力系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会人资系统例会文化主题会年度预算分析会3夕会(含PK)年度总结表彰会4双节晚会5人才评估发展会财务系统1大晨会月度绩效管理会季度绩效管理会半年度绩效管理会年度绩效管理会2二次晨会采购成本分析专题会资本战略分析会财务分析总结会年度预算分析会3夕会(含PK)财务专题会经济系统会议