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采购工作流程及控制

一、目的：对采购过程进行规范和控制，在确保采购的产品符合要求的前提下，降低采购成本。
二、适用范围：适用于原材料、辅助材料和其他生产材料的采购。
三、职责
1、采购部负责公司生产所需物资的采购。
2、采购部负责确保采购物资符合要求以及供货的及时率。
3、采购部应根据财务状况合理使用资金。
四、措施和方法
1、采购控制原则：根据采购产品对公司产品质量的影响程度不一，确定不同的控制程度，以确保以最经济简单的方式实现有效的控制。
2、采购产品的分类：公司对采购产品实施分类控制，根据采购物资批量的大小和对产品质量影响的重要程度，分为A、B、C三类，具体分类规定如下：
A类：对产品质量影响程度大、额大、量多的物资。
B类：对产品质量影响程度较小，金额和数量不大的物资。
C类：一般的配件、不能固定供方的次要物资。
3、供方的选择和评定
A 产品质量达到采购要求的质量。
B 有足够的保证质量的生产能力，提供稳定产品的能力，以满足交货期和质量的要求。
C 价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。
F 每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。
4、合格供方的评定内容
A 由采购部组织评定，并提供供方名单，生产技术部、技术部等相关部门应参与评定。
B B类物资供方经评定后，由董事长批准纳入合格供方名单。
C C类物资的供方一般由采购人员根据样品或材料要求直接选定，评审过程不作记录。
5、评定依据
A 质量证据提供：按产品技术质量要求，按采购产品分类提供相应的合格证据，由质检部对样件进行认可，认可方式为：
A类：提供检测报告或在有条件时由公司实施检测，必要时进行现场评定。
B类：提供相关产品证明，对于已长期供货业绩优良的供方，可由其提供书面报告。
C类：由采购人员目测其外观质量。
B 综合评定：通过样件的认可和提供相关资料的供方，还应按4所列原则进行综合评定。综合评定合格的供方，经总经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、生产、财务、仓库等有关部门。
五、采购流程
1、采购申请
A 生产物资的采购由库管提出申请，报生产部经理审核，通过后报总经理审批，交采购部实施采购。大宗物资的采购应至少提前7-15天通知采购部。
B 项目现场的零星采购、应急采购应由公司指定专人负责，采购权限为2000元以下（包括2000元），且应在采购完成后及时将采购清单回传给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，差价不得超过5-10%；
2、采购审批权限
A 申请采购的物品由相关部门领导签字，再由总经理审批后，交由采购部门采购。
B 对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
3、采购实施
采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
A 采购员
a 根据申购物品的要求进行市场调查，进行比质、比价。
b 将收集到的产品信息、供应商信息整理齐全，交由采购部经理审核并提出参考意见，
c 将经过审核后的采购清单交由总经理最终确定。
B 采购部经理
a根据审核后的采购清单与供货商进行采购谈判；
b 审阅采购员拟定的采购合同，报相关负责人审批后签订购货合同。
4、退、换货
A 库管须根据仓管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；
B 如需退、换货的，由库管填写“退货申请”经该部经理同意后交采购部办理退货手续，
C 所有物料验收合格并办妥入库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理；
5、提货
A 物品采购原则上须要求货主送货上门；
B 特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、码头、机场提货的，均由采购部负责；
6、采购报销
A 采购报销实行一支笔负责制，即采购员凭采购清单、发票和验收入库单，经部门主管领导审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；
B 如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销；
C 项目现场的物资采购也应在报销里提供票据。
6、采购信息
A 采购文件（包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等）应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等，必要时应参考确认样、质量要求或检验标准。
B 采购文件的制定：由采购部按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。
C采购文件的批准：原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单（含补料采购）应由采购部负责人审核批准；价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，则需经总经理审核后交董事长批准。
采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。
采购监督：财务、生产、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，可拒绝报销；生产技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收；仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。补料采购：在大量生产中，由于单耗计算错误或操作错误需要补料时，应由责任部门主管提出补料申请，由仓库管理员确认库存量报生产技术部主管批准，采购员方可采购。
例外采购：当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而生产急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：
a 经总经理批准。
b 通知技术部进行严格检验。
c 通知生产技术部和仓库，对例外采购的物资应作出标识。
d 只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合
条件者列入“合格供方名录”。
供方的再评价：采购部应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。
供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包
括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题；顾客反馈涉及到
的进货质量问题；采购部应进行记录和评价。
对供方控制的方式和程度:
a 采购部根据供方的业绩，调整控制力度、供货份额。绩优者增加份额，绩劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。
b 当合格供方的供货质量出现问题时，采购部应及时通知生产技术部，由采购部及时通知供方改进，防止此类事情的再次发生；
c 对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购部发出警告并限期整改。在整改期间应
暂停供货，整改后要重新评价。
d 当供方连续五次出现提供不合格品、所供产品质量发生重大质量事故、限期整仍评价不合格者、由采购部提出取消其合格供方的资格，管理者代表审批，必要时董事长批准。
采购产品的验证:进厂的采购产品由质检部负责对其质量进行检验或验证。当顾客提出在供方的现场实施验证时，采购部应在相应的采购文件中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。

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