电信公司合同管理办法.doc

*省分公司合同管理办法第一章 总则第一条 为加强公司合同管理工作，规范公司签订、履行合同的全部活动，及时预防、解决合同纠纷，促进公司依法经营管理，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律法规和政策，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于中国联合网络通信有限公司省分公司及市州分公司、中国联通集团移动网络有限公司*省分公司及市州分公司、联通新国信通信有限公司分公司及市州分公司的合同管理。第二章 职责划分第三条 省公司法律事务部、市州分公司综合部分别为省公司、市州分公司的合同综合管理部门，承担合同综合管理工作，具体职责包括：（一）宣传、贯彻国家有关法律、法规和政策；（二）负责公司合同管理规范的制定和修订；（三）对公司合同管理工作进行业务指导、监督、检查；（四）组织编制公司标准合同文本，对省公司签订的合同和市州分公司的有关合同进行法律审查；（五）组织、参与公司重大合同项目的法律论证、谈判；（六）对公司合同管理人员进行培训；（七）会同公司相关部门处理合同纠纷，参与合同纠纷的调解、和解、仲裁或诉讼；（八）负责建立全公司的合同管理台帐，负责合同的归口管理；（九）负责合同管理的考核；（十）负责合同保密的归口管理。第四条 省公司和市州分公司财务部门负责在合同会签过程中对合同商务条款进行财务审核，负责在合同生效后根据合同双方约定进行付款。第五条 省公司和市州分公司纪检监察部门及人员负责在合同会签过程中审核廉洁保证协议书，并对合同履行的全过程进行廉洁监督。第六条 合同承办部门的职责：（一）负责合同对方资信情况、履约能力的调查；（二）具体负责所承办合同的谈判和文本起草工作；（三）负责将承办的合同及时提交给合同综合管理部门进行审查，提交给主管领导进行审批（重大合同必须提交给总经理审批）；（四）负责合同的履行，解决履行中出现的一般问题，并及时向合同综合管理部门反映合同履行中出现的重大问题；（五）建立本部门、本单位的合同管理台帐；（六）负责本部门承办合同的归档及档案管理（合同副本或复印资料等）。第七条 相关部门的职责是依据合同管理相关规定及相关专业规定，按照各自的职责范围参与合同的审签管理及其他应承担的职责。第八条 档案管理部门负责对合同文本及相关资料档案的收集、立卷和归档，定期向各部门收集上季度各部门承办的合同文本和履行资料原件；第三章 合同申报审批管理第九条 合同类别及产生类别（一）合同类别a）按文本名称可分为合同、协议、备忘录；b）按内容可分为建设类合同、业务类合同、综合类、维护类、房产类合同；c）按重要程度可分为重大合同和一般合同。重大合同主要包括：涉外合同，融资借款合同，担保合同，合资合作合同，资本变动合同，对外投资合同，设立新实体合同，标的额在50万元以上的合同。（二）合同产生类别：根据公司合同产生的实际情况可分为总部招标、省分招标、市分招标、议标或其它方式等。第十条 合同拟写由合同承办部门负责，应优先采用国家有关部门推荐使用的或公司编制的规范合同文本，如果没有相应的规范合同文本，应根据双方约定内容自行拟写合同，拟写合同时，必须用词准确、内容具体、责任分明，一般应具备下列主要条款：（一）合同双方的名称（须用全称）、地址、联系方式、法定代表人或授权代表、开户银行、帐号等；（二）标的；（三）质量、数量、规格、包装、运输和有关技术标准、售后服务承诺；（四）价款和酬金及付款币种、方式、期限、有关要求；（五）履行的期限、地点、方式及验收的标准、方式；（六）违约责任；（七）合同争议的解决办法；（八）合同签订日期、地点、合同份数和合同的有效期；（九）双方协商一致的其它条款。第十一条 当我方为甲方时，一般不使用对方的合同文本，应当优先采用我方的合同文本。第十二条 涉及公司融资等事宜的重大合同，承办部门可邀请合同综合管理部门组织有关法律人员参与起草文本。第十三条 合同编号由MSS合同管理系统自动产生，不可更改。第十四条 合同名称应完整、准确地概括合同的主要内容。如工程建设合同应包括：工程名称、所采购的设备名称或具体的施工名称等，如： “中国联通 分公司 网 期工程PDH传输设备采购合同”。第十五条 约定以仲裁方式或诉讼方式解决合同争议的，一般应在合同中明确选择我方所在地的仲裁机构和人民法院（或有管辖权的人民法院），并尽量选择诉讼方式解决。第十六条 标的额达到10万元的合同，应与主合同一道拟写廉洁保证协议，并要在主合同中明确保留5%的廉洁保证金，在终验合格一年后无违反廉洁保证协议的情况下，方可支付。第十七条 公司签订合同实行会签制度，先交由本部门负责人审核，再交公司其他有关联属性的部门进行会签。第十八条 合同综合管理部门为合同的审查部门。以省公司名义签订的合同由省公司法律事务部负责审查。市州分公司在其能够承担民事责任的范围内，可以对外签订合同，由市州分公司综合部负责合同的审查。第十九条 合同承办部门应当在签约前主动征求有关联属性部门的意见，有关部门应当 尽快认真审核并签署意见。涉及生产技术、设备采购方面的合同主要由专业部门、生产技术部门和计划财务部门会签；涉及市场经营方面的合同主要由相关专业部门和业务部门会签；涉及房屋租赁、购买以及仓储保管方面的合同主要由相关职能部门会签；涉及人事、劳资方面的合同主要由人事及相关职能部门会签；涉及融资及资金支付等方面的合同均须计划财务部门会签；凡标的额在10万元及以上的合同，必须同时签订廉洁保证协议书，须经纪检监察部门会签（市州由综合部纪检监察专干会签）。第二十条 一般运营合同的会签和审查，原则上每一部门应在当天或一个工作日内完成，最多不超过两个工作日；重大合同或复杂的工程、技术合同，在合同承办部门提供的有关材料齐备的情况下，原则上每一部门应在三个工作日内完成；如需律师审查的合同，律师一般应在三个工作日内审核完毕，最多不超过五个工作日；部门负责人因出差或其它原因不在公司的，可委托副职或相关人员会签或审查，原则上不能因出差等情况而延误合同的会签、审查。第二十一条 合同承办部门在合同会签、审查时，应提供下列主要材料：（一）合同文本；（二）合同对方的营业执照副本、组织机构代码证、委托代理人授权书；属特殊行业的，应提供相应资质证书；属个人的，提供身份证或户口本；（三）招标产生的合同须提交中标通知书；（四）议标或其它方式产生的合同须提交已经公司领导批准的呈批件、有关单位的产品（服务）报价单；（五）总部统谈分签的合同须提交总部有关证明材料；（六）广告合同须提交广告文案及图片。第二十二条 合同会签或审查完毕，会签人或审查人必须签具合同审查意见。第二十三条 合同综合管理部门要根据国家法律、法规和政策规定，审查送审合同主体资格的合格性、意思表示的真实性、具体内容的合法性及条款程序的完备性。对审查合格的合同可以提交公司领导审批，对不符合要求的合同，合同综合管理部门可视情况作下列处理：（一） 送审材料不齐的，要求合同承办部门补齐；（二）资信情况不明的，可协助调查，要求合同承办部门中止合同的签订；（三）合同文本存在问题的，提出审查意见并要求合同承办部门按审查意见修改；（四）合同应及时签订，原则上不允许补签，如确因特殊情况需补签的，要求经办部门对补签原因及实际履行情况予以书面说明。第二十四条 合同签订前，须经公司领导审批。其中，一般合同由主管领导审批，重大合同须经总经理审批或经总经理办公会讨论通过后由总经理审批。第二十五条 未经相关部门会签和综合管理部门审查的合同，一律不得送交公司领导审批，如已送交公司领导批准，合同综合管理部门仍可依据程序不符打回到承办部门重新走流程。第二十六条 项目合同须经计划部门预审，物资采购合同须经物资管理部审核，由招标产生的合同须经纪检监察部门审核并签订廉洁保证协议书，所有商务合同须经财务部门审核，重要的非范本合同须经法律顾问审核，所有合同须经公司内部法律事务人员审核。第二十七条 市州分公司的重大合同，须送省公司相关部门审核、批准后方可履行，为便于统一管理，重大合同的入口和出口为省公司法律事务部和市州分公司综合部。第二十八条 如合同审批前，相关部门所提的意见较多，修改范围较大、内容较多，则承办部门须按相关部门意见修改后，送修订稿给公司领导审批；如果相关部门无意见，或只有少许意见，则可在公司领导审批后再行修改并打印正式合同文本。第二十九条 合同经相关部门会签、综合管理部门审查、公司领导批准后，由合同承办部门按合同规定份数，打印正式合同文本，并提交合同综合管理部门盖章，一般除在落款上盖章外，还应加盖骑缝章。第三十条 未经相关部门会签或综合管理部门审查及公司领导批准的合同，综合管理部门一律不得盖章。第四章 合同的签订与履行第三十一条 公司合同的签订，均要以公司名义对外，任何部门或个人不能以部门或个人名义与外单位签订与公司有关的合同；未经授权，也不能以公司名义与外单位签订合同。各市州分公司不得对外签订任何形式的担保合同。第三十二条 对外签订合同，必须了解合同对方法人资格、企业性质、经营范围、资产状况和履约能力等情况。签订重大合同时，合同综合管理部门视情况可参加合同签订前的资信调查及合同谈判工作。合同谈判应当由承办部门牵头，组成由技术、财务、法律人员参加的谈判小组，进行技术、商务、法律论证，提出论证方案，作为谈判的依据。重大合同谈判必须成立相关人员组成的谈判小组。在合同谈判中，如需向对方当事人提供涉及公司商业秘密的文件资料，应与对方当事人签署保密协议或在合同中载明保密条款。第三十三条 以公司名义对外签订合同应当由公司法定代表人 (或负责人)或其授权代表签署，其他人无权代表公司签订合同。考虑到工作的便利性问题，凡已得到公司领导批准的合同，合同承办部门负责人或具体承办人均可代表公司签订合同，但必须同时加盖公司合同印章才能生效。如合同对方对委托代理人资格表示怀疑，合同承办人可报公司总经理签署授权委托书。授权委托书在合同盖章时由合同综合管理部门统一编号、存底。第三十四条 委托代理人只能在授权范围及期限内行使代理权，严禁越权代理。非法定代表人或未经法人（负责人）授权，或超越授权范围、权限签订的合同，或未经合同综合管理部门审查并未加盖合同专用章的合同，未经追认，公司不承担任何责任，财务部门应当拒绝结算。由此造成的一切损失及责任均由在合同上签字的人员承担，并追究相关人员的责任。市州分公司未经省公司批准不得对外提供担保。第三十五条 签订合同除即时清结者外，要求采用书面形式。当事人订立合同往来的文书、电报、电传、图表等相关凭证，合同的附件，以及当事人协商同意的有关修改合同的协议、文书，均属合同的组成部分。所有资料必须保留原件。第三十六条 原则上，合同应在合同履行前进行签订，严禁先履行后签订或边履行边签订，如因特殊情况补签合同，合同承办部门须作出书面说明，并经主管领导签字。第三十七条 需要审批备案或鉴证、公证的合同，可由合同综合管理部门协助承办部门及时到有关主管部门办理手续。第三十八条 合同签订后必须严格履行。承办部门提出变更或解除合同的，应送原会签部门出具意见，经合同综合管理部门审核，并按规定送公司主管领导批准后执行。对方提出变更或解除合同的，合同承办部门在接到通知后，除积极采取补救措施或督促对方继续履行外，应当将不能履行或不能完全履行合同的情况及时报合同综合管理部门和公司主管领导。否则，因处理不及时给公司造成损失的，由具体承办部门的负责人及相关人员承担相应的责任。第三十九条 变更或解除的合同必须采取书面形式，并由承办部门按签订原合同的程序负责办理，该协议是合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力，应连同原合同一起归档保存。第四十条 凡已履行完毕的合同，承办部门应填写好合同管理台帐，并将合同提供给合同综合管理部门、财务部门和档案管理部门备案、存档。第五章 合同争议的管理第四十一条 在履行过程中，发生合同纠纷后，承办部门应当及时查明有关情况和事实，搜集证据，保留原始材料，及时处理并书面报告公司主管领导，同时告知合同综合管理部门。需要合同综合管理部门协助处理的，应向合同综合管理部门说明情况并请求处理。合同纠纷宜由合同综合管理部门处理的，合同综合管理部门有权要求合同承办部门移交处理。合同综合管理部门处理公司合同纠纷，合同承办部门应及时提供下列资料：（一）纠纷发生的情况报告；（二）合同文本及双方往来函电等原始资料；（三）证人证言（四）其他仲裁、诉讼所需的材料。第四十二条 发生合同纠纷后，应当先通过协商或调解的办法解决，协商或调解不成时，依法申请仲裁或提起诉讼。需经仲裁或诉讼解决的，由合同综合管理部门牵头，负责组织合同承办部门及有关人员提出纠纷解决方案，报公司领导批准。第四十三条 合同综合管理部门根据公司领导批准的纠纷解决方案，负责选聘律师，办理出庭文件和相关手续。合同承办部门应指定专人负责纠纷处理，与律师共同作为公司的诉讼代理人出庭诉讼。第四十四条 公司内部之间的合同纠纷应协商解决，不能协商解决的，由合同综合管理部门组织调解。第四十五条 合同纠纷解决后，应将有关材料立卷归档，并送一份到合同综合管理部门备查。第四十六条 合同承办部门应将合同履行的异常情况及时向合同综合管理部门和公司领导汇报。因疏忽未及时汇报情况造成损失的，由具体责任人员承担相应责任。第六章 合同归档及保密第四十七条 公司在签订、履行合同过程中形成的各类合同文本（含合同附件）与合同有关的往来信件、电报、传真、记录和图表等，均属于合同档案，所有合同经办人员和管理人员必须予以妥善保管，任何人不得擅自丢失、损毁或私留。第四十八条 合同承办部门应当及时将合同副本和相关资料的复印件交公司合同管理员集中送财务部门作为报帐依据；合同签署时，如我方先盖章，对方后盖章，合同承办部门应在15个工作日内将对方盖章后的合同返回，总部统谈统签的合同最迟要在1个月之内返回。第四十九条 合同承办部门应及时将已签订的合同文本及有关资料收集齐全，并于每季度的第一周内将本部门上季度的合同移交公司档案管理部门存档，档案管理部门对重大合同文本和相关资料应长期保存，对房屋、土地等不动资产方面的合同要永久保存。第五十条 为便于合同档案管理，合同一律采用A4纸张，左边留25mm装订线。合同内严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不适宜长期保存的材料书写。第五十一条 合同承办部门在办理合同文本盖章时，应根据合同存档要求，备足合同文本，一般为一式肆份，甲乙双方各执两份。第五十二条 所有合同经办人员和管理人员必须严格遵守有关保密规定，严禁泄露在签订、履行和管理合同工作中所涉及的公司商业秘密和技术秘密，自觉维护公司利益.第五十三条 综合部要分门别类进行归档，并建立合同档案归档和备查制度。为便于合同管理，应分级建立合同台帐。各级综合部要负责统一建立本分公司的合同台帐，各级各部门要建立本部门的合同台帐，且部门的合同台帐必须与公司合同台帐相吻合第七章 监督检查与奖惩规范第五十四条 公司每年将不定期组织检查各单位合同管理制度执行情况。各单位应当在每年2月10日、7月31日以前向公司综合管理部门提交本单位上一年度以及本年度上半年合同管理制度的执行情况报告，省公司将根据各单位上报的执行情况报告对各单位的合同管理状况进行抽查，对存在的问题提出改进意见。第五十五条 各单位应当在接到改进意见之日起一个月内进行整改。各单位完成整改后，应报送整改报告，合同综合管理部门在接到整改报告后的10个工作日内组织验收。如未通过验收，应说明原因，并提交再次整改计划。第五十六条 对在签订、履行和管理合同工作中成绩显著或为公司避免、挽回重大经济损失的有关人员，应适当给予奖励。第五十七条 对在签订、履行和管理合同工作中违反规定、泄密、失职、渎职，造成公司重大经济损失，或以权谋私、损公肥私的人员，应当追究其经济、行政责任，触犯刑律的，送交司法机关处理。凡具有下列情况之一者，公司给予相应的处罚、处分，直至追究刑事责任：（一）未经授权擅自以公司名义对外签订合同的：（二）超越授权范围对外签订合同的；（三）所签合同条款不清，给公司造成经济损失的；（四） 违反合同审批程序对外签订合同的；（五） 在合同履行过程中玩忽职守，给公司造成直接经济损失的。第五十八条 各单位应严格按照本办法的要求，认真贯彻落实合同全过程管理目标，对于未执行本办法有关规定且给企业造成损失或者负面影响的，除予以考核外，还将根据企业相关规定追究直接责任人和相关管理人员的责任。有关奖励、处分由合同综合管理部门提出意见报公司领导决定，财务部门执行。第八章 注意事项第五十九条 各单位必须严格遵守集团公司和省公司的规定，对属于重大决策事项的合同项目，必须经过法律法规的论证方可实施，法律法规论证可采用书面论证或会议论证两种形式。第六十条 各单位必须确定法律事务（合同）兼（专）职管理人员，负责本单位的合同管理工作，并且要保持稳定和保证其工作时间。第六十一条 严格按授权书明确规定的内容和省公司相关文件规定的权限签订合同，禁止越权行为的发生。必要时可申请特别授权和增加被授权人。第九章 附则第六十二条 本办法由省公司法律事务部负责解释。其他办法、规定与本办法有冲突的，一律以本办法为准，本办法自2009年3月1日起执行。代理记帐业务约定书甲方: (以下简称甲方)乙方： (以下简称乙方) 经甲乙双方友好协商，自愿达成以下乙方为甲方提供会计代理服务相关事项的业务约定：一、 乙方为甲方提供以下会计代理服务：建账、记账(总分类账、二级明细账)、填制财务报表、税务报表、国税申报、地税申报(含网上申报)。甲方如有其他服务要求，需在约定书中注明，口头商定无效。 二、甲方在每月25日至次月15日前，按时将本单位所发生合法的经济业务票据传给乙方(乙方可上门取送票据，每月壹次)并提供纳税申报所需要的各种印章(公章、财务章、人名章等)。因甲方票据传递、提供各种印章及税务机关要求的其他资料不及时，造成乙方延误各种纳税申报的，责任由甲方自负。三、在甲方按时传递经济业务票据及按时提供各种印章的情况下，乙方应按时为甲方代理纳税申报，造成延误各税种申报的, 责任由乙方负责。四、乙方丢失票据，书写、计算错误而引起的税务罚款及滞纳金，责任由乙方负责；甲方账外逃税、提供的虚假票据、提供原始凭证不符合规定引起的税务责任，由甲方负责。 五、甲方的出纳每月应主动与乙方会计核对银行账及现金账余额。六、甲方在签订业务约定书的同时付款，否则无效，到期后乙方接受甲方付款的视为约定延续，若到期后未续约付款的，约定终止，双方不再相互承担责任。七、甲方在业务约定期间内如有地址、电话、开户银行及账号、税务登记、工商登记等发生变化应在非报税期内三天、报税期内(每月25日至次月15日)当天通知乙方，不能及时通知乙方由此而产生的后果，由甲方自负。 八、业务约定到期或终止时，如果甲方聘用乙方工作人员，乙方对业务约定期间的凭证、账目、税务出现的问题概不负责。 九、甲方为：1.纯地税户 2.国地税户3.一般纳税人，每月凭证不超过一本，无特殊核算要求(超出要求范围的，服务费另行协商)。十、约定期限： 年 月至 年 月，付款方式：每 ，另每会计年度账本及报表资料费贰佰元，工商年检代理费贰佰元，残保金代理费贰佰元； 年 月 日合计收取 元。十一、本业务约定书一式两份，双方各持一份，经双方签字盖章付款后生效。本约定书未尽事宜，甲乙双方应本着友好协商的态度进行协商解决。十二、会计每月25日至次月1日联系取票据，以下列举部分单据： 1、企业本月开具的发票及与之相对应的收款凭证(进账单、现金送款单、现金收入凭单、出库单、发票领用存情况等)；2、企业取得的购货发票及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单、入库单等)；3、企业取得的费用发票(交通费、差旅费、通讯费、广告费、业务宣传费、房租、水电费、办公费、运费、汽油费、保险单据等)及与之相对应的支出凭证(支票根、电汇单、现金支出凭单等)；4、银行缴税税票，利息单，进账单，支票存根，电汇单及其它各种银行票据；5、企业自制原始凭单：工资单，折旧单等；6、一般纳税人发票汇总表(一套)，作废发票(联次齐全)，抵扣票认证清单，金税卡；7、其它需要的资料_8、凭证报表由乙方暂存，待工作完成后，年度终了时返还客户。 注意：月末取票后企业如开具收入发票须立即通知乙方。甲方： 乙方： 联系人： 联系人：联系电话： 联系电话：电子邮件/ QQ: 地址：