巨方木业合同管理规定.doc

1、目的： 为维护企业合法经济利益,加强合同（或协议，下同）管理,促使承办人员自觉地依法签订合同,严格地履行合同,实现企业对合同的规范化、程序化管理,根据《民法通则》、《经济合同法》,并结合企业的实际情况制订本制度。
2、范围：全公司各类合同管理
3、合同管理机构
3.1 合同由人力资源管理中心归口管理;各承办人员具体负责各自授权范围内合同的签订、履行等工作。
3.2 合同管理专职人员的主要职责:
3.2.1 草拟和完善合同管理制度,并督促各部门的具体实施。
3.2.2 为企业业务人员签订合同提供法律咨询、业务指导,必要时参加合同的签订工作。
3.2.3 审查有关部门的合同是否合法、明确、完整、规范,并监督检查其履行情况。
3.2.4 负责建立企业的合同统计台帐。
3.2.5 协助各部门承办人员处理合同纠纷,办理有关合同的签证、公证、协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。
3.3 企业各部门兼职临时合同管理人员（业务等其他部门合同结束前管理人员）的职责:
3.3.1负责建立本部门合同管理台帐。
3.3.2在合同履行过程中,发现问题应及时报告部门负责人、经办人、合同专职管理员,认真分析、解决。
4 合同的签订
4.1 订立经济合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。
4.2 合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订，不准任何人用任何手段在未授权的的情况下签订合同。
4.2.1企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人,这些人员在对外签订合同时,必须对公司及授权人负责。
4.2.2 代订合同,必须事先取得委托人(法定代表人)的委托证明,表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信,也视为享有代理权。
4.2.3 有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同,也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同,否则应当对因此造成的损失自行负责。
4.2.4 经办人必须在授权范围内对外签订书面合同，原则上不得签订口头合同。
4.3 合同代理人在签约前,应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查,不可盲目草率。
4.3.1对方是法人的,要看是否依法取得营业执照和税务登记证，参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人,前者应出示法人代表证明书等身份证明,后者除授权委托书外,应出示本人身份证明,注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其它经济组织,要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。
4.3.2 要审查签约对方的注册资金、生产经营能力,以保证企业合同的履行率。
4.3.3 在签约前,还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉等与合同有关的事项。
4.4 合同主要条款包括:
4.4.1 标的(指货物、劳务、工程项目、进出口等)。
4.4.2 数量、质量。
4.4.3 价款或酬金。
4.4.4履行期限、地点和方式。
4.4.5 违约责任。
4.4.6 法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。
4.5 合同文书要使用统一文书和经工商部门监制的规范文书,也可以经批准在一定范围内使用标准合同,如需要临时起草的,比如协议书,在起草时主要必备条款不能遗漏,语义要明确、完整,各条款书写要清晰。
4.6 在审查合同时,主要集中在合同的可行性、合法性、效益性三方面。
4.6.1 可行性审查。要看签订合同是否属生产经营所需。
4.6.2 合法性审查。要看签订合同是否有法律依据;合同必备主要条款是否完整,是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度规定的要求。
4.6.3 效益性审查。要审查合同将来履行后能否给企业带来预期的经济效益。
.4.7 各部门签订合同、协议时,必须按合同评审表进行评审(见附表)，具体审批权限如下：
4.7.1 4.7.1 销售合同由销售部门负责人审批合同的条款有效性、公正性、公平性等。
4.7.2 固定资产采购合同、协议,必须经总裁审批,才可执行。
4.7.3 单件2000元以上、合同总额在10000元以上或月消耗在10000元以上的物资采购（含外协加工）均必须签订合同。常用、大量、月消耗在10万元以下的物资供销合同（除特殊采购合同由总裁审批外）、协议由主管副总裁或子公司总经理审批;常用、大量、月消耗在10万元以上的物资采购合同、协议必须经总经理审核总裁审批,才可执行。
4.7.4 非生产性物资的采购合同、协议,由部门负责人审核后,报公司行政总监审批,总裁同意后执行(日常需用的生活及办公用品采购合同、协议,行政总监审批即可)。
4.7.5技术协议（技术改造、技术开发、技术转让、技术合作等）作为一份独立的合同，均由技术使用部门、企业技术部门审核后报总裁审批；技术协议如作为合同的附件，必须由使用部门会同技术部门草拟后与合同一起评审后签订。
4.7.6 项目责任书的签订由部门负责人审核后报总裁审批。
4.7.7 除上其他合同、协议经部门负责人审核后,报总裁审批。
4.7.8 合同、协议中的付款方式均须经财务部审核。
4.7.9合同在评审过程中，如有评审意见须按意见进行修改。如不采纳评审意见，须在评审单上注明理由，并经意见提出人签字认可，方可转下一程序进行评审。
4.8 除销售合同及一般物资采购合同和招商、招展及会员资格合同可由经办人作为代理人签字外，其它合同、协议均应由部门负责人作为代理人签字。
4.9 企业可根据实际需要，相应增加合同评审环节。
5 合同的履行、变更和解除
5.1 合同签订后,根据需要把合同副本发有关部门（合同正本应签署一式四份双方各两份）,正本即交本部门临时合同管理人员及时入帐登记、编号、归档，另一份交公司财务部。在合同生效后,由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入生产计划、采购物资、支付或收付货款,确保合同的履行。
5.2 在采购合同履行过程中,经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合国家有关规定及合同约定的,合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。 在销售合同履行过程中,各业务员应严格执行现行销售政策和有关制度,发挥主观能动性、积极性。
5.3 经办人如果发现使合同难以履行的重大问题,应当及时向该部门负责人汇报,由该部门负责人作出相应处理意见,经总裁核准后执行。
5.4 如果因我方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系,协商修改或中止合同,并限期答复以免影响信誉,给企业造成经济损失。
5.5 如果对方当事人要求变更、解除合同的,应当在确保企业合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究,妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知本部门合同管理人员及时登记入帐。
5.6 合同的变更或解除,按照平等互利的原则,经双方当事人协商同意。其通知或协议应当采取书面形式,以利有据可查。
5.7 合同管理员对合同履行情况进行跟踪,督促经办人员及时履行合同,对已经变更或解除的合同,在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。
5．8 应收账款应以业务员自清为原则,在必要的阶段由公司清债人员协助清理。有关业务员办理移交及大的货款债权纠纷可由清债人员监督、跟踪、处理。
5.9 各业务人员与清债人员密切配合,就应收账款针对不同情况进行清理,以尽快使合同得以完全履行。
5.9.1业务员应经常与用户核对账目,凡有应收账款的单位,每年出具对账单或还款书面计划不得少于一次。
5.9.2该求助于法律的,业务员应主动书面提出,并提供相关书面资料(如合同、发票、收款单、还款计划等法律凭证)。
5.9.3债务人无力偿还,又面临破产、歇业的可能,业务员应积极采取措施,如以货抵款(业务员自行变卖,现款交财务),手续做到合法、齐全。与有关大的企业,可签订财产抵押协议,以免造成不必要的损失。
5.9.4 对新发展的用户,做到带款提货,有关老用户做到前款不清,后货不发。
6 合同纠纷的处理
6.1 因合同产生纠纷的处理,应本着“以事实为根据,以法律为准绳”的原则,一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行,以自行解决为基本方式,并且在维护公司合法权益的基础上,考虑双方今后的业务往来情况,给予妥善解决。
6.2 合同纠纷自行协商,调解不成,凡需要申请仲裁或诉讼的,由该合同经办人或经办部门提出书面意见经部门负责人审核后报总裁同意，由经办人员配合法律主管部门执行。
6.3 合同纠纷处理完毕,合同经办人员以及合同管理员对纠纷处理的全过程形成书面材料向部门负责人或总裁汇报后，与合同统一交档案管理部门存档备查。
7 合同专用章管理
7.1 持有合同章的部门对持有的合同章只能用于本部门有权签订的合同，不能作它用。其它合同、协议均由集团办公室或合同专职管理员按规定予以盖章。
7.2 合同管理人员严格执行印鉴保管使用方面的管理制度,未经合法程序签订和未经评审的合同,不得盖章,否则承担相应责任。
7.3 经办人员进行合同盖章时,必须建立用印登记。
7.4 合同管理员不得以任何理由将印章外借。如果业务员为了招商、招展、招租或其他签约需要等,把空白合同和合同专用章带去的,要对合同进行编号,予以登记。会议一结束,合同以及印章及时收回。
7.5 为了维护企业的形象和声誉,对外签订的合同、协议,一律使用合同专用章(或公司章),绝不能出现盖部门印章的现象,否则企业不予以承认,由此造成的损失由该部门及相关人员承担。
7.6 各企业办公室应定期或不定期地对合同专用章进行清查,以免造成印章遗失或使用不当；企业合同专职管理人员应对本企业合同管理情况进行定期检查；英辉集团行政管理中心应定期对各子公司合同管理情况进行检查、指导。
8 合同的台帐、归档
8.1 合同协议签订后,各部门合同管理员应分类设立台帐,要求确实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。
8.1.1 合同类型包括:采购合同、销售合同、承揽合同、技术合同、货物运输合同、劳务合同、借款合同、运输合同、建筑工程合同、租赁合同、进出口贸易合同等。
8.2 台帐应包括合同编号、合同类别、双方签约人、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。 由于销售合同履行期限长并且会经常变更等特点,业务部门可以根据本部门实际情况、特点,在利于管理的情况下设置管理台帐。但该部门临时合同管理人员在每季度前十天内将前季度的合同及履行情况统计交行政管理中心合同专管员,以便建立统计台帐。
8.3 企业各部门合同管理人员在建立台帐的同时,合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证,应登记编号,保存备查。
8.4 视实际情况,在年底,由各部门合同管理员将本部门合同进行整理,将已执行完毕的合同整理移交行政管理中心档案室集中管理。
9 附则
9.1 本制度适用于巨方木业有限公司及各所属子公司。
9.2 本制度由据巨方木业有限公司人力资源管理中心负责解释。

中国木业投资控股有限公司
贵州巨方木业有限公司
二 O 一一年四月十八日

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意
见
产品交付、能力综合评估
经办人：
产品供应能力评估
业务主管：
品质保证能力评估
QC部：
结论
□接受 □拒绝
业务部负责人： 其他评审人:
日期：
人力资源部制
注：贸易公司用表（样表） 其他合同评审表格按表格格式执行

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