《资产管理规章制度》.docx

保密 公开 信息技术中心（固定）资产管理规章制度YWGLB20140123 信息技术中心（固定）资产管理制度（草案） 签发： 制定部门信息技术中心制 定姜军核 准会 签发文范围签订后发放信息技术中心行政中心财务中心1. 目的 为清晰信息技术中心固定资产的管理、资产划分、编号规则、资产审批流程、笔记本使用范围等管理规范，特制订此管理制度2. 适用：信息技术中心、行政中心、财务中心3. 内容3.1 总则1关于本制度，声明本制度所提及的（固定）资产仅包括计算机类（软硬件）2 为加强信息技术中心所属（固定）资产的保管及使用，特制定本制度；3 本制度适用于公司各部门所有信息技术中心所负责的（固定）资产的管理；4 本制度自发布之日起开始试行。5 名词解释固定资产：指使用年限在一年以上的机器、设备、工具，单位价值在2000元人民币以上的，应作为固定资产。递延资产：指使用年限在一年以上的机器、设备、工具，单位价值在2000元人民币以下，400元以上的，应作为递延资产。列管资产：400元以下的资产，归组为列管资产。固定资产的减损：“减”是指固定资产的正常减少，“损”是指固定资产的损坏或丢失。3.2管理方法 独立或联合管理，必须设立固定职务和职责-资产管理员，制定明确的资产统计、资产购买、资产调配、资产核销、资产报废、资产编号管理等流程和方法规范。1. 管理部门1.1 信息技术中心对公司电脑类（固定）资产进行政策制定工作，及实物管理；1.2（固定）资产管理员负责更新固定资产明细账，包括：机器资产编号、厂家型号、供应商、购买价格、设备序列号、机器配置信息、领用人、领用时间、所在区域、计算机名称、资产归属部门、资产级别、资产状态、质保期、财务资产编号、变更资产部门、变更说明、后期维护成本、成本维护说明、备注等明细帐目；资产编号财务资产编号+根据地域+设备型号+设备序列号后6位 （例：000-BJ-A01-123456）厂家型号设备的生产制造商供应商供货商 （以发票经销商公章为准）购买价格设备序列号机器的SN号码机器配置信息配置信息（如PC或笔记本记录：CPU，硬盘，内存，光软驱配备）领用人机器使用者领用时间所在区域区分是在总部还是在分行计算机名称资产归属部门部门资产资产归属二级部门部门组别资产级别固定资产、递延资产、消耗资产资产状态使用/在库/报废/借用/维修中质保期财务资产编号按财务部门固定资产编码，例如：信息部是300变更说明资产归属变更记录（诸次列明，标记日期）后期维护成本增加/更换硬件、超保维修所产生的合计费用成本维护说明（后期维护成本项目诸条列明，标记日期）备注1.3（固定）资产管理员更新设备采购记录表，包括：采购单号根据申请采购的年月日+序号编制单号（例如：2010+11+30+001）秘书姓名发起需求申请部门秘书的名字所在部门发起需求申请部门名称采购数量申请采购的台数设备类型设备品牌型号采购流程阶段说明部门总监签字/信息技术中心经理确认签字/财务部签字/总经理签字/签字已完成（以顺序勾选展示进度）采购状态未收到申请/费用审批未订购/设备订购未到货/设备到货未支付/设备到货已付款（以顺序勾选展示进度）到货时间供货商/供货人供货商注明公司名称采购金额设备编号输入编号，按照设备的命名规则进行设备贴签（在平台上设备采购记录表及信息技术中心资产登记登记编号）采购对应项目注明因何采购 （如：三级市场迁移电话网络布线）2.（固定）资产的编号2.1电脑类（固定）资产购入后，即归由信息技术中心会同财务部依其类别，予以分类、编号并粘贴标签和登记造册，纳入公司的固定资产总帐之中。3 固定资产的编号原则3.1 财务资产编号+根据地域+设备型号+设备序列号后6位 （例：000-BJ-A01-123456）信息技术中心所需管理的资产编号:(XXX依据财务标号)XXX电脑配件类（电话系统、网络交换机、电脑软件类）XXX电脑主类（电脑、服务器、显示器等） .3.2 固定资产的编号原则：3.2.1固定资产的编号编码的组成形式为：A-B-C-D- 3.2.2 “A”表示财务的会计科目编号3.2.3 “B”表示公司的地区编码，用2-位字母组成，如：北京-BJ3.2.4 “C”表示类别代码，其形式为：a-b“a”表示大类用1位大写字母表示“b”为子类用2位数字表示,其代码规定原则如下表：2.3.2.5 “D”表示该设备唯一识别码，一般为设备S/N号最后六位。无设备S/N号码的可根据数字A(大类)B（类别）C-a（大类）C-b（子类）编号名称编码编码名称Xxx计算机类A01笔记本电脑02台式微机03液晶显示器04服务器05CRT显示器06终端分体机07终端一体机网络设备类B01网络交换机02路由器03集线器04KVM设备05防火墙设备06MODEM07光电转换器08机柜09ISDN10配线架计算机配件C01刻录机02U盘03录音笔04光驱05移动硬盘 06无线网卡07ADSL08UPSXxx通讯设备类D01电话程控交换机02有线电话机03C.02无线电话机Xxx软件类E01系统软件 02工具软件03开发软件04娱乐软件Xxx办公电器类F01复印机02打印机03投影仪04电视05冰箱06电子白板07传真机08扫描仪09投影幕10微波炉11数码相机12装订机13摄像机14吸尘器15空调16 标签机17打印扫描复印一体机18采集卡19指纹识别机20税控机21验钞机22音箱23功放机24无线接收器25DVDXxxIT家具类G01办公桌02办公椅03柜子04沙发XxxIT交通类H01汽车0203Xxx门禁系统I01门禁系统02监控设备其它J01UPS设备020304053.3 发放新增子类别编码由信息技术中心发放新增子类别的编码，发放后通知行政部和财务部相关人。4 固定资产的审批权限 根据公司发放的金额审批流程规定，进行审批5 固定资产的转移和移交5.1 在接到人事部离职人员通知单后，属离职人员名下保管的公司固定资产（电脑及网络设备），应由信息技术中心收回并在离职人员转单的信息技术中心固定资产栏目上签字。5.2 凡部门与部门或分公司之间需要做固定资产的转移时，须由人事行政部填写公司的固定资产转移申请表，并在部门总监签字确认后在财务部和人事行政部备案归档。(信息技术中心配合填写变更原因并及时改变平台上该资产的状态)6 固定资产的增加6.1 每月月底人事行政部应与财务部就本月计算机类、网络设备等固定资产的增加及变更明细进行一次核对工作，相应数据要采用电脑处理存档。7 固定资产的盘点7.1财务部定期会对公司所有的固定资产进行盘点，人事行政部及信息技术中心将配合财务部完成公司的电脑及网络设备的清点。3.3 固定资产的购买及分配1 固定资产的申购1.1电脑类（固定）资产的购买由信息技术中心统一采购，信息技术中心在接到部门申请审批的EMAIL后进行采购，采购环节中按照部门需求、市场价格、产品质量及售后服务等采购流程操作.1.2申请采购的程序如下：部门秘书将购买需求的EMAIL申请发送给部门总监，总监确认后转发总经理审批审批后,许可购买的EMAIL回转发至人事行政部资产采购负责人处办理登记信息技术中心接到资产采购负责人的采办信息后,执行购买流程信息技术中心根据需求,确定设备的型号及价位,并进行支付申请.并将采购设备及供应商信息登记在平台上支票领用单上填写采购设备及价格,并由部门总监签字确认(根据签字流程及时变更平台采购流程状态)支票领用单总经理签字(信息技术中心完成)按照设备的编码将资产编号赋于支票领用单上，并将该编号填入平台信息技术中心资产登记表中交付财务部领取支票,验货后交付经销商支票并更改平台采购状态，完成此次采购(信息技术中心完成)进入信息技术中心入库安装流程(信息技术中心完成)1.3 固定资产的购买支付流程应参照财务部有关规定执行；1.4 电脑采购的原则和政策：1.4.1根据公司需求,信息技术中心统一制订电脑的配置标准和品牌，分为台式机和笔记本两大类。采购标准根据各部门的切实需求,在采购时根据标准进行询价.1.4.2 公司各部门按照标准提出电脑购置申请，经公司内部审批流程（申请人（或部门秘书）申请部门经理审批采购部门经理总监审批采购），由信息技术中心统一负责货款的支付和货物验收事宜。当流程管理员接到人事部1.4.3 所有申请应申明采购理由；一般情况下严格按照预算计划进行。各部门审批负责人要严格审阅需求，严格控制预算，并最终决定是否要采购相关设备，最终批准部门采购申请；1.4.4 考虑到货物发运的周期，各部门应提前7个工作日递交申请和审批程序1.4.5 具体操作流程如下：如资产暂时无用放在库房，入库时进行一次资产转移，出库进行一次资产转移。其中入库资产转移到该部门管理组电脑设备入库(新购/回收)回收新购检测设备硬件无误,运行状态正常,在平台上登记设备入库信息电脑设备入/出库单对设备进行命名贴签 信息技术中心固定资产管理制度在接到人事行政部的采购确认邮件后,将此项采购添加到平台设备采购记录表中 联系经销商根据型号按照指定日期供货.填写电脑设备采购工单部门发出设备入库申请,由人事部完成资产变更手续,信息技术中心接到人事部通知后办理机器入库登记不合要求退货/重新检验验货(硬件、软件、保修服务)回收新购完成财务付款(支付申请注明设备编号)安装系统及软件客户端: WIN-XP-SP2+系统补丁 Office2007 应用软件及补丁 驱动服务器端:WIN2003 按需打补丁 (安装出库或重做系统的机器按照安装软件项目表安装)4.5. 新设备出库,通知用户领取(通知用户提取电脑,领用时领用人在电脑设备采购工单上签字)资产登记/更改(信息技术中心办公平台电脑资产登记) 回收新购电脑入库备用移交申请人签收(签收单在流程管理员处领取)1.5 笔记本电脑分配的原则和政策：1.5.1 公司为需要经常移动,办公的员工配置笔记本电脑。默认部门负责人配备笔记本（当发生申请计算机使用要求时）。1.5.2 笔记本的购买和配置由信息技术中心具体执行1.5.3如新配备笔记本电脑的员工目前配备已有台式机的，在领用笔记本电脑后 (员工可把台式机中的资料传输到新的笔记本电脑中)，如部门无内部调配可通知信息技术中心入库。1.6 属于办公类的计算机配件由信息技术中心统一管理和购买，其他部门没有购买权；1.7 固定资产的入库1.7.1 设备到货后，由信息技术中心或被授权部门指定的专人在到货当日进行货物的验收，填写电脑设备采购工单1.7.2 验收合格后，设备入库，财务部和信息技术中心应及时对入库设备进行编码，并由信息技术中心清点固定资产库存1.7.3 公司所有已入库的固定资产设备由信息技术中心门指定专人负责保管，非信息技术中心授权人员不得提取和转移此设备，领取人员在领取时需登记，填写电脑设备采购工单归档，流程管理员在平台上将采购状态更改为完成此次采购。同时将设备信息登记在信息技术中心资产登记上。1.8 信息技术中心在设备入库存档后在设备上粘贴公司固定资产标签；1.9 固定资产的领用1.9.1 公司员工或部门领用固定资产时要填写电脑设备采购工单的领用登记，方可领用设备；1.9.2 信息技术中心有责任对领用情况进行备档及核实。3.4 固定资产的变更1 固定资产的转移1.1 固定资产在公司内相互拨转应由人事部负责资产变更的人员填写固定资产转移申请表信息,并执行相关转移审批流程；1.2 人事部需对转移的固定资产信息及时变更，将固定资产转移表归档后,信息技术中心在平台上变更资产归属部门并同时进行变更描述。2 固定资产的报废2.1 固定资产在公司内因硬件损坏无法维修或维修成本高出其生命周期成本，部门申请予以报废;信息技术中心协助填写电脑设备固定资产登记表，注明报废原因.行政部部执行报废审批流程电脑固定资产变更/报废流程如下： 电脑固定资产变更申请部门填写固定资产变更/报废表 变更所属部门（信息技术中心协助填写）申请部门填写固定资产变更/报废表 报废说明（信息技术中心填写）申请部门填写固定资产变更/报废表 变更硬件配置（信息技术中心协助填写）信息技术中心检查确认设备运行状态正常人事行政部执行变更流程后,信息技术中心将固定资产变更/报废表复印件归档信息技术中心实施安装/报废 登记备案更新信息技术中心平台信息技术中心资产登记完成变更人事行政部资产变更管理人填写固定资产变更/报废表 (信息技术中心协助填写变更/报废原因)部门总监在固定资产报废表上签字确认部门总监在固定资产变更表上签字确认部门总监在固定资产变更表上签字确认 3.5 固定资产的维护、送修及减损处理1 固定资产的维护1.1 固定资产领用后，责任人有使用设备的权利和保持设备及标签完好的义务。若标签破损，需向信息技术中心重新领取固定资产标签并及时更换；1.2 公司所有员工应爱护公司财产，对公司物品应妥善使用，未经允许或授权不得擅自携带公司物品出门，若有损坏或遗失按相关规定处理。2 固定资产的送修处理2.1 如设备发生故障，任何人不得私自拆装设备, 应及时上报信息技术中心，申请相关的质保服务；2.2 若设备鉴定为硬件超保故障或非正常损坏故障，并预计要发生费用的：2.2.1 若在保修期内，由信息技术中心指定技术人员送厂商或上门维修；2.2.2 设备不在保修期内，且尚可修复的，由指定技术支持人员维修，由此更换零件而发生的费用记入所属部门，并在平台注明描述信息2.2.3 若设备鉴定为人为损坏, 不论何种情况，所发生的费用均由肇事者承担相应损失。由财务对此物品折价，对责任人发出交纳欠款通知，逾期不缴纳者财务部有权在责任人薪水中扣除；3 固定资产的减损处理固定资产的减损由财务部统一负责，减损流程参考财务部相关章程3.6附表本制度的解释部门为信息技术中心；本办法经公司总裁签发日期开始执行，解释权为*公室。 4附件：附件1、设备采购记录表附件2、 第17页 共2页