前台-岗位职责.doc

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前台岗位职责
岗位名称
前台
岗位编号
BJXZ001
所在部门
行政部
直接上级
行政主管
管理权限
前台行政事务
直接下级
无
任职资格
学 历
大专及以上学历
专 业
文科类专业
工作经验
一年以上工作经验
技能和素质
1. 具备基本的商务接待礼仪知识和技巧，接受过相关的培训
2. 熟练操作Windows及办公软件，如Word、Exel及PPT
3. 良好的组织、沟通、协调及表达能力
4. 工作主动、热情、耐心、细致
5. 具备良好的自我管理控制能力
6. 具有较强的保密意识
岗位职责
1 接转电话
2 来客来访接待
3 收发传真及时准确
4 收发信函快递
5 饮用水管理
6 票务管理
7 酒店预定
8. 考勤管理
9 会议室管理
10 办公环境管理
11 办公用品的管理
12 名片印刷
13 办公区域的输出设备维护
14 与物业联系工作

前台岗位工作流程（操作标准）

编号
工作内容
操作标准
1
及时礼貌的接转电话
声音清晰明亮，铃声响三声内接起电话，用语：您好，海量数据公司，请问找哪位？... 请稍等。
2
来客来访接待
客人来访时，主动问“您好，请问您找哪一位？是否有预约？”，获悉被访问人后，“请问您贵姓？”并做好相应记录，并领引来访者会议室等待，通知被访者，准备茶水招待。
3
收发传真及时准确
接收传真时，问清收件人及发件人。收到传真后快速准确的转交给收件人，遇到收件人不在，传真为急件时，应立即电话通知收件人。发送传真时，准确传达所要发送的收件人，应在传真发送完毕后与对方确认。
4
收发信函快递
收到要发送的快递，应注意信息填写完整，准确，收到信函、快递时，应注意是否为本单位快件，签字确认后立即转交给收件人。对收发快递应做好电子存档记录，以便查询追踪及月末结帐，月末及时准备的做好相关费用统计核算。
5
饮用水管理
注意饮用水的贮备量，及时订水，每次订水量为2桶，每次结15桶水款。价格为12元/桶
6
票务管理
确认订票人的身份信息及订票要求→联系票务公司→及时准确的为同事预定飞机票及火车票
7
酒店预定
确认入住客人的名字、身份证信息、抵达时间、入住房间类型及天数后→酒店联系预定→确认预定成功后→通知入住客人酒店的名称、地址及保留时间等相关信息。
8
考勤管理
准确记录每天员工考勤，病假、事假、年假、培训及出差等做好相应的记录，做到有依有据。月底及时准确统计考勤，统计结果应该及时与本来反馈以便修改及确认。
9
会议室管理
保持会议室室内环境的整齐卫生，使用前后的照明控制。
10
办公环境管理
定期维护并检查办公环境中有无需维修的家具及办公设备。遇到有损坏的，及时向行政主管申请报修。
11
办公用品的管理
统计所需办公用品的种类及数量→询价，申购→并做好入库记录；员工领用时，做好相关的出库台帐及领用记录（需领用人签字）。
12
名片印刷
员工邮件提出印刷名片申请→行政主管同意→与对方确认名片信息→准备传达给印刷公司，确保名片信息无误→将印好的名片发送给员工
13
办公区域的输出设备维护
对办公区域的电话，传真机，打印机等每月定期维护检查，有问题及时向行政主管申请维修。
14
与物业联系工作
办公区域的维修维护联系，水、电、空调的维修维护管理。

行政人事工作流程
编号
工作内容
操作流程
1
社会保险每月明细报表
北京总部：25日以后打印社保月报→统计核算员工社保明细，与月报数据必须保持一致；外地办事处：数据由人事外包公司提供。广州办社保明细不放入北京社保明细表，每月第一个工作日需发送给深圳朱亚楠。北京社保明细报表需在月初统计完毕发送给财务。
2
核对每月人事外包帐单
每月月初人事外包公司将发送当月的社保对帐单，需要核定无误后确认。两日内核对完毕
3
电费管理
物业公司在月底将会提供电费缴费通知单→核对无误后向物业公司索取发票→详细填写付款通知单（支出凭单）→行政主管签字→扫描电费发票及付款通知单（支出凭单）→发费用申请邮件（主送行政主管，抄送财务及出纳）→行政主管邮件同意→递交票据给财务室。
4
IP电话费管理
IP电话公司在10日后将发送上一月的IP电话费发票及纸质及电子版的电话详单，收到以上材料后→填写付款通知单→行政主管签字→扫描发票及付款通知单→发费用申请邮件，贴上整理出来的电话详单【要求：①筛选≥10分钟的长途电话（分国内和国际长途）②单独列出≥10分钟的电话，形成一个新表③分析≥10分钟电话：a.列出是分公司和办事处的固话及手机b.通话时间≥10分钟且不是分公司和办事处的固话及手机的】（主送行政主管，抄送财务及出纳）→主管邮件回复同意→递交票据给财务室。
5
快递费用统计及结算
将快递发件底单与快递公司的底单核对→索取发票→整理快递明细报表→邮件申请费用（主送行政主管，抄送财务及出纳）→主管邮件回复同意→递交票据给财务室。
6
行政部公司费用报销
将上一月产生的费用整理到公司费用报销表→邮件申请费用→行政主管邮件回复同意→填写费用报销单、粘贴票据→行政主管签字→递交给财务室。
7
员工考勤
月底最后一天发邮件询各办事处员工的病假、事假、年假及培训出差的时间及地点（主送本人，抄送其直属领导）→将北京总部员工及各办事处员工的考勤数据准确统计到考勤报表→主送行政主管，抄送财务王姐。
每月上班第一天将上一月尹懿、侯勇、施明、徐羽飞的考勤数据另外形成报表→发送给深圳公司朱亚楠。
8
固定资产管理
固定资产领用人邮件申请领用固定资产（主送直属领导，抄送行政人事总监、行政人事主管、行政助理）→直属领导及行政人事总监邮件同意→办理固定资产领用出库记录→经办人签字→领用人签字→财务签字→更新固定资产电子表。
9
员工入职手续办理
用人部门通知办理入职手续→用人部门提供联系人姓名及联系方式→邮件通知对方需提供的入职材料→纸质材料存档→更新电子档案信息记录→开通公司邮箱→印刷名片→办理社保增员。
10
人事外包费用管理
月初核对帐单无误后→邮件申请费用→主送行政主管，抄送行政总监，财务及出纳→邮件确认同意→填写付款通知单→行政主管签字→递交给财务室（每月10日前办理完毕）。
11
社会保险变更
新入职员工提交材料→社保增员（北京地区的行政助理办理 每月5-25日）；外地办事处的联系外包公司，填写《外包启动资料表》增员，发送给人事外包专员。）
离职员工办理减员→社保减员（北京地区的行政助理办理（每月5-25日）；外地办事处的联系外包公司，填写《外包启动资料表》减员，发送给人事外包专员。）
12
打印社保月报
社会保险月报打印时间为25日以后，医疗保险月报打印时间为次月5日以后。
13
工商年检
登陆北京市工商局网站→下载空白的年检报告书→填写相关信息，确保准确无误→根据纸质年检报告书的内容进行网上填写申报→填写完毕后加盖公章→根据网上提示到指定的工商所提交加盖公章的年检报告书、营业执照副本原件、资产负债表及损益表→工商所加盖年检戳。

14
公司通讯录更新
当新入职及离职员工时→将员工的固定电话、分机号、手机号、公司邮箱及MSN的帐户信息在公司通讯录里添加（删除）→发送全体员工，提醒更新。
15
招聘管理
从招聘网站上筛选合适的简历→电话通知面试，告知其面试的时间及地点，需要带上的应聘材料等→接待面试人员→做好面试来访记录→安排主管接待面试。
16
食品采购与管理
参考《行政管理规定》，采购符合公司要求的食品→做好入库记录→打印库存及领用登记表。
17
车辆管理
注意保存车辆纸质文件，外借车辆相关文件应做好相应的电子及纸质的记录。
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