办公用品、耗材管理制度.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有-办公用品、耗材管理制度第一条 为了加强本公司办公用品管理，有效的利用，避免发生浪费，倡导节约成本，明确责任，规范流程的现代办公方式，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门办公用品的发放、耗材更换及维护、办公设备使用及借用的管理。第二条 职责综合办公室负责公司办公用品、耗材等的采购、保管、发放、记录管理工作；各部门负责本部门办公用品、耗材等计划上报、领取工作。第三条 办公用品、办公耗材定义一类，固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、鼠标、键盘、打印机、切纸刀、打孔器等。二类，非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、U盘、剪刀、文件柜等。三类，消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、电池、水性笔芯、复印纸、记号笔等。办公耗材是指日常办公时使用的消耗性产品，主要是指硒鼓、粉盒、墨盒、碳带等办公设备上的易损零配件等。第四条 办公用品、耗材的管理（一）办公用品的采购1、 一切办公用品的采购由公司综合办公室统一负责。2、采购采用多家比价的方式进行，最终选择价低质优的产品。3、办公用品的采购价格由公司财务部进行不定期的市场监督检查，防止不正当的损公肥私的行为发生。（二）办公用品的保管1、办公用品由公司综合办公室专人进行保管。2、办公用品存放在综合办公室内的办公用品专用贮备柜内。（三）办公用品的发放1、各部门于每月25日（遇节假日提前）把各部门下月办公用品使用计划上报公司综合办公室，填写月办公用品领用计划，经部门领导及主管总监签字确认。2、综合办公室专员依据各部门提交的月办公用品领用计划与办公用品台账和库存进行逐项审核，并将审核通过项汇总填写办公用品请购单，报综合办公室主任审批。（各部门采购单位价值300元以上办公用品时，需报总办进行批准。特殊办公用品可经综合办公室主任批准后方可进行采购。）3、消耗性办公用品根据部门实际需要以个人为单位发放。如办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由综合办公室统一调换或回收。耗材性办公用品如有损坏或损耗应以旧换新，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。（例如：消耗性办公用品中的水性笔芯填写月办公用品领用计划时，需要结合实际。以消耗后的水性笔芯为参考单位，进行等量兑换领取。）4、非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用。个别非消耗性办公用品需经过综合办公室主任同意后方可发放。5、一般情况下，办公用品的发放要按计划进行，不得随意领取。每月5日各部门派人到公司综合办公室统一领取经批准的上月提交的月办公用品领用计划。如遇特殊情况，急需使用办公用品，需填写办公用品申领单（A联、B联）并由部门主管签字，综合办公室主任确认，方可领取办公用品。A联交综合办公室备案，B联交领用部门留存。（如未提前填好，需在发放办公用品后的一个工作日内补交。）6、办公设备如产生故障，或者需要更换办公耗材，使用部门须填写办公耗材维护联络单（A联、B联），综合办公室据此通知供应商进行设备维修和耗材更换。A联交综合办公室备案，B联交申请部门留存。（如紧急情况未提前填好，需在维护或更换办公耗材后的一个工作日内补交。）7、公司员工在公司内部调换岗位时，应对本人使用过的固定资产类办公用品进行当面交接；员工离职时，需要经过综合办公室监督，进行三类办公用品的书面交接手续，在保证完好无缺的情况下方可离职，否则按原价进行赔偿。（四）记录管理1、办公用品、耗材的采购、保管、发放要做好记录，做到帐、物基本相符合。领用人与发放人要签名。2、如出现帐物不符的情况，要及时上报综合办公室主任，进行检查，并及时上报检查结果。3、办公用品的记录保管有效期为二年。（五）公共办公设施的使用固定资产公共设施类，如：数据投影机、塑封机、打孔器、数码相机、切纸刀等，如需借用，须填写办公设备借用登记表，注明借用时间，并及时归还。第五条 本制度由综合办公室制定，解释权归综合办公室，自颁布之日起生效。第六条 附件1、月办公用品请购计划2、办公用品请购单3、办公用品申领单4、办公耗材维护联络单5、办公设备借用登记表