公司后勤服务保障管理办法.doc

公司后勤服务保障管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范公司后勤管理工作，做好后勤服务保障，特制定本办法。第二条 后勤服务管理的原则：（一）健全管理制度，加强后勤服务管理。（二）规范工作行为，提高工作效率。（三）降低非生产费用，保证生产经营需要。第二章 职 责第三条 公司办公室是后勤服务保障管理的归口管理部门。（一）负责公司领导公务活动安排、公务接待、内外联系及出差的日常服务工作。（二）负责公司办公用固定资产的管理和办公及生活设备（用品）的统计、购买和发放管理；负责公司本部报刊征订工作。（三）负责公司综合性大型会议的会务组织工作，做好本部召开的专业会议的组织协调工作。（四）负责公司本部的防火、防盗、卫生及节能降耗管理工作。（五）负责公司本部的后勤服务保障工作。第三章 办公及生活设备(用品)管理制度第四条 职 责（一）办公室是公司办公用品及施工项目部办公生活设备（用品）的归口管理部门，负责调配、采购（不含项目部自购部分）、发放、回收等工作，监控公司各部及施工项目部办公生活设备（用品）使用情况，并对工程竣工后，项目部移交的办公生活设备（用品）情况提出考核意见。（二）公司各部及施工项目部是办公生活设备（用品）的使用部门，负责办公生活设备（用品）的日常管理保养及维护。（三）工程部负责项目部办公生活设备（用品）需求计划审核及回收管控。（四）财务部负责办公生活设备（用品）费用的监控及其被考核价值的评估。第五条 分 类（一）低值易耗：1、办公用品类：签字笔、笔芯、铅笔、圆珠笔、胶水、软抄本、墨水、复写纸、印泥、回形针、资料袋、皮擦、刀片、电池（7#、5#）、文件盒、档案袋、便签本、文稿纸、纸杯（公用接待用）信封、订书针、复印纸、财务专用纸、装订条卡、会议记录本等。2、生活类：厨房用具、床上用品、常规药品及防暑保暖用品等（二）一般耐用品办公用品类：计算器、鼠标、优盘、键盘、打印墨盒、订书机等。（三）高值耐用品1、办公设备类：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、摄（照）像机、电视机、电风扇等。2、办公家具类：包括办公桌椅、会议桌椅、文件柜、沙发、茶几及室内非电器类较大型的办公陈设等。3、生活用具类：包括冷柜、消毒柜、微波炉、饮水机、净水器、洗衣机、热水器、床等。第六条 办公及生活设备（用品）计划（一）办公用品计划表：由各部门、队、班在每季度第一个月5日前提交办公用品需求计划，按照公司办公用品需求计划表格式附表1，交由工程部审核，办公室复核，分管领导批准，报办公室汇总后，报总经理批准。（二）办公生活设备（用品）计划表：由施工项目部根据公司有关制度规定和项目的具体情况，对项目所在地办公、居住情况进行查勘，按照公司施工项目部办公生设备（用品）配置标准（附表1）编制施工项目部办公生活设备(用品)需求计划表（附表2），交工程部审核，公司分管副总批准，报办公室进行利库。第七条 办公用品及生活设备（用品）采购（一）办公室编制公司第 季度办公用品统计采购表（附件2），报公司总经理审批签字后，并在一周类完成采购工作。（二）办公室编制生活设备（用品）采购计划表（附件3），报公司总经理审批签字，按照公司相关制度实施采购，并在半个月类完成。（三）对临时急需或应急的办公用品及生活设备（用品），由各部门、队、班、施工项目部经理提出申请，经公司分管理领导审核，报总经理批准后，方可购置。 第八条 办公及生活设备（用品）发放、领用、管理、维护（一）办公室所采购的办公用品一周类到货，电话通知各部门、队、班，同时请指定专人负责办公用品领用、发放工作。（二）办公室编制xxx项目部办公生活设备(用品)领取（移交）登记表（附表4），项目部经理或经办人据实签字领取。办公室、施工项目部应根据此表建立管理台帐，定期或不定期盘点，查对账物相符。（三）本着“谁使用谁管理谁维护”的原则，项目部经理是办公生活设备(用品)使用及管理的责任人，项目部应设专人负责办公生活设备(用品)日常管理和维护。第九条 办公及生活设备（用品）的移交和收回（一）工程竣工后，施工项目部撤场前，对本项目部领取和使用的办公生活设备(用品)中的耐用品进行清理、检查，按照xxx项目部办公生活设备(用品)领取（移交）登记表（附表4）逐项填写清楚，遇有毁损、被盗、丢失的，要注明原由，或提供书面说明。（二）施工项目部（移交人）按照公司安排，在规定时间内，向办公室（接收人）进行移交，双方在xxx项目部办公生活设备(用品)交接登记表上签字确认。（三）办公室对收回的办公生活设备(用品)进行再利用甄别和维修，建立办公生活设备(用品)利库管理台账（附表5），以期达到重复利用，节约成本的目的。第十条 办公及生活设备（用品）的处理和考核（一）非人为原因出现损坏或故障根据实际情况由办公室统一安排修理。人为原因追究至相关项目部并进行原件折旧后净值的30%60%赔偿。（二）对无法修复决定报废的办公生活设备(用品)，由办公室填写办公生活设备(用品)报废申请表（附件6），注明名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，经公司总经理签字后，按照有关规定进行处理。（三）经查发现有办公生活设备(用品)中耐用品丢失（包括在运输过程中），按丢失原件折旧后净值的100%处罚责任部门或责任人。（四）经查发现相关方在办公生活设备(用品)管理中，未建立台账或使用的各种表格、台帐记录不全的，处罚责任部门或责任人50500元。第四章 接待工作制度第十一条 对外接待范围（一）上级领导（包括上级部门领导）、甲方、业主、设计、监理和地方政府的人员，公司经营管理活动所必须接待的单位、部门和人员。（二）领导安排需要接待的其他人员。（三）各部门需要接待的人员。第十二条 对外接待原则对外接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密、廉政”的原则。（一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待，热情周到。一般情况下，按级职对等陪同接待，特殊情况可高规格接待。（二）对口原则。综合型接待时，由各职能部门对口配合接待。（三）周到原则。接待程序应衔接周密，重要客人和重大接待活动，应事前拟定接待计划，确定好接待规格。接待人员要着装整洁，注意公司形象，做到既诚恳、热心、细致，又把握分寸。（四）保密原则。既要积极向来宾宣传公司实力，又要注意保守公司的商业秘密和国家机密。重要的接待活动要有记录。（五）节约原则。节俭实在，杜绝浪费，注意实效，体现地方特色。（六）廉政原则。严格执行党中央和中央纪委、国务院和上级关于加强廉政建设的有关规定以及财经纪律和规定规程，在接待工作中遵廉从简。第十三条 接待规格的确定一类：由公司主要领导出面接待。适用于上级机关领导、地方政府和其他企事业单位来员洽商重要事宜及公司领导有特别要求的接待，由办公室具体负责安排接待。二类：适用于上级机关一般性来客及对外经营工作有直接联系的所有对象，由对口部门负主责，办公室协助安排接待。三类：一般性接待。适用于经常性业务往来，由对口部门具体负责安排接待。第十四条 接待内容和程序（一）接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。（二）接待程序主要是：确定接待类别及主责部门；制定详细接待计划；按计划组织实施。计划内容包括：接送站（机）时间、车辆安排、陪同人员、责任人、住宿地点；早餐、中餐、晚餐时间、地点及陪同人员；活动内容及陪同人员。一类：由办公室负责制定详细接待计划，明确各个环节的责任人，按计划组织接待工作。二类：由对口部门负责制定详细接待计划，明确需要办公室协助的接待环节，确定责任人，按计划组织接待工作。三类：由对口部门负责制定详细接待计划，确定责任人，按计划组织接待工作。第五章 出入门管理制度第十五条 职责（一）办公室为公司员工出入公司的归口管理部门，负责工作牌的发放。（二）物资部为物资出入公司的归口管理部门，负责物资出门条的办理。（三）车队为车辆出入公司的归口管理部门，负责车辆出门证的发放。（四）保安人员负责公司人员、车辆、物资出入管理的执行和检查工作。（五）人员、车辆、物资出入门时的当事人应主动出示工作牌、物资出门条、车辆出入证或办理出入门手续，并自觉接受保安人员检查。第十六条 车辆出入门管理（一）凡进入公司车辆，应依次停放在规定的停车区域和车位，不得随意停放。公司内禁止车辆鸣笛、超车和高速行使，车辆出入公司时，应减速慢行，并自觉服从保安人员调度。（二） 因公用车，使用人应在门卫室填写车辆出勤登记表或出示车辆出门证，方可开车离开公司。（三）外来车辆原则上不允许在公司过夜，若需过夜需向办公室申请、公司领导审批，方可在公司停车过夜，绝不允许司乘人员与车辆一起在公司内过夜。（四）出公司的车辆须接受保安人员对车辆货箱和车内的例行检查，车辆中如载运物资时，须按第6条规定办理，提供物资出门条经执勤保安人员检查核准后方可出公司。第十七条 物资出入门管理（一）送货车辆，工程分包商、协作厂商及其他业务上往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进入公司时在门卫室办理会客登记表，离开公司时，保安人员凭登记表核对无误后方可放行。（二）外来人员提交的收件人为本公司或本公司员工的物品、信函、文件等应由保安人员代为保管，并在门卫室收发登记表上做好登记，及时通知相关人员领取。（三）公司所有物资（包含工器具、成品、材料、废旧物资、员工的大件私人物品等）出门必须开具物资出门条，经保安人员检查核准以后方可放行。（四物资出门条办理流程：1、经办人到物资部办理物资出门条，填写相关内容，经办部门负责人签字，保安人员验单、放行。2、夜间或节假日期间等特殊情况物资出门，须电话征得分管领导同意，方可放行，事后三个工作日内补办手续。3、保安人员负责对携出公司物品的清点、检查和登记及收存相关单据，不符合出门手续的一律不得放行，保安人员有权询问或扣留。第十八条 考核以上规定如有违反，根据情节轻重，将处以502000元的罚款。第六章 公共场所及办公室卫生、“5S”管理制度第十九条 公共场所及办公室卫生、5S管理要求和标准（一）整理要求1、办公桌上没有与工作无关物品放置；2、工作中的相关文件、记录分类标识，填写清楚，整齐放置；3、地面没有纸屑、杂物等；4、私人物品放在抽屉，尽量不放贵重物品；5、电脑、电器等的电源线都束好，不杂乱无章抛落在地上。6、下班最后走的员工关闭各自办公区域电脑、照明、空调开关。（二）整顿要求1、档案柜贴有标签，文件柜内的物品分类摆放好，文件夹应标有目录，方便查找，文具应摆放整齐，不得摆放其他物品；文件柜顶不得放置其他物品；2、从座位上起立时，动作要轻，离位时，将椅子轻轻推回原位，以保持办公区的安静和整洁；3、通道上不可放置物品；4、按门上标识进行推、拉门进出。（三）清扫要求1、地面无灰尘,无碎屑、纸屑等杂物；2、桌面文具、文件摆放整齐有序；3、墙角、电脑等下面为重点清扫区，保持干净；4、地面上沾染的赃物及时清洗干净。（四）清洁要求1、公司公共区域、卫生间、会议室、阅览室和领导办公室环境卫生由公司安排的保洁人员打扫。做到：办公和会议桌椅无灰尘、无污垢；地面无垃圾、污垢、积水等；楼梯和走廊玻璃围栏无污垢、保持明净；绿化带要求随时清扫残枝落叶；洗手间洗手台，面盆干净；卫生间无异味，墙面及地面无污渍及痰渍。2、个人办公区域卫生各自负责。做到：办公桌椅、地面保持无灰尘、无污垢；桌面文具、文件摆放整齐有序；桌面物品都是必需品；传真机、复印机内纸张齐备；电源、线路、开关、插座没有异常现象出现；电脑及其它办公设施干净无尘。（五）素养要求1、严格遵守公司各项规章制度；2、按时上下班并打卡，无迟到、早退、旷工等不良现象；3、着装整齐得体，不穿奇装异服，不着拖鞋短裤；4、会议、培训时手机应关机或设为震动；5、团结并尊重同事，保持经常沟通，互帮互助； 6、节约资源，下班离开办公室前应关闭所有电源。第二十条 检查与考核（一）定期检查。每周四由公司办公室牵头，各部门、队、班轮流抽调一名员工代表，组成检查小组，对公共区域、办公室及纳入综合管理的附属设施（库房、队库房等）进行检查。（二）不定期检查。由公司办公室牵头、各部室抽调人员组成临时检查小组不定期对公共区域、办公区及纳入综合管理的附属设施（库房、队库房等）进行检查，对不符合项要求立即整改。第二十一条 处罚与奖励（一）处罚：根据检查小组人员签字对检查出的不符合项 20.00元/项进行处罚；（二）奖励：每次对5S管理推行小组评选出的最优给予50.00元奖励。第二十二条 5S专项资金管理（一）5S专项资金由奖励资金和处罚资金组成，奖励资金用于奖励每周得分第一部室，处罚资金用于开展5S管理活动及合理化建议专项奖励。（二）5S专项资金由公司办公室负责日常管理。第七章 附 则第二十三条 本办法由公司办公室负责解释。第二十四条 本办法自发布之日起实施。办公用品需要计划表部门： 第 季度序号物品名称规格单位计划数批准数备注分管理领导： 办公室： 部门负责人： 制表人：公司第 季度办公用品采购统计表 年 月 日序号物品名称规格单位计划数批准数单价合计部门（队、班）总经理批准： 部门负责人： 汇总人：公司第 季度办公用品采购统计表 年 月 日序号物品名称规格单位计划数批准数单价合计部门（队、班）总经理批准： 部门负责人： 汇总人：（部、队、班）第 季度办公用品领用表 序号物品名称规格单位数量签字时间备注公司施工项目部办公生设备（用品）配置标准序号设备名称规格单位计划数备注资产管理部门一、耐用品（办公设备、家具及生活用具）1电脑台式台2办公室2打印机台1彩打办公室3打印复印一体机DocuCentre S1810台1办公室4投影仪套1小型便携式办公室5照相机台1500万像素以上办公室6便携式DV台1500万像素以上办公室7移动硬盘500G个2办公室8办公桌1.50.8套5办公室9会议桌套1采用办公桌组合办公室10办公椅把12办公室11塑料板凳把20办公室12文件柜个2铁皮柜办公室13文件架套3角钢厚度不小于3mm办公室14洗衣机台1 建议就近购买办公室15冰柜/冰箱台1 建议就近购买办公室16电视机台1 建议就近购买办公室17消毒柜台1 建议就近购买办公室18布衣柜个4 建议就近购买办公室19电风扇普通小型式个5 建议就近购买办公室20饮水机常规台1办公室21插线板子弹头（5.4米长）个6办公室22床1.2m*2m套4 折叠式项目部二、低值易耗品（办公生活卫生用品）1便利贴本10办公室2粘钩单个个10办公室3铅笔2B支10办公室4橡皮个4办公室5中性笔黑色盒40.5mm办公室6中性笔红色盒20.5mm办公室7中性笔芯黑色盒40.5mm办公室10A4打印纸箱270g办公室11A3打印纸包170g办公室12双面胶普通个4办公室13座牌个10办公室14起钉器个2办公室15订书机中号个2办公室17笔记本中本5办公室18美工刀把4办公室19剪刀把2办公室20胶水支4办公室21透明胶大卷3办公室23印泥盒2办公室25白板1m*0.8m个1配白板笔红白各2支办公室26床上用品套4 三件套项目部27被褥套装套4 铺盖和垫絮、枕芯项目部28棕垫1.2m*2m套4 项目部29厨房用具碗、盘子、碟子、筷子、汤匙等套数量根据项目部人数配备项目部30高压锅个1 数量根据项目部人数配备项目部31电饭煲个1 数量根据项目部人数配备项目部32炒锅个1 数量根据项目部人数配备项目部33蒸锅个1 数量根据项目部人数配备项目部34温度计把2办公室35医药箱个2办公室36药品用于防蚊虫、防蛇、防蚂蝗、防暑、防感冒、防拉肚子的药品各若干办公室施工项目部办公生设备（用品）需求计划表项目部名称：需求时间：序号设备名称规格单位计划数批准数利库数备注一、耐用品（办公设备、家具及生活用具）123456二、低值易耗品（办公生活卫生用品）1236分管副总意见办公室意见项目部负责人工程部意见注：项目部编制需求计划工程部审核公司分管副总经理批准办公室利库施工项目部办公生设备（用品）采购计划表申请项目部： 编制部门： 编制时间：序号设备名称规格单位单价数量备注一、耐用品（办公设备、家具及生活用具）1234567二、低值易耗品（办公生活卫生用品）12345批准： 审核： 编制：施工项目部办公生活设备(用品)领取（移交）登记表领取项目部： 设备（用品）名称规格领取数领取人移交数移交人备注注：1.此表由办公室、施工项目部办公设备（用品）管理员负责登记、建档，并作为考核依据。2.如有毁损、被盗、丢失的，在备注栏注明原由，或提供书面说明。接收人签字：移交人签字：接收部门负责人签字：移交部门负责人签字：施工项目部办公生活设备(用品)利库管理台帐管理部门： 管理员：序号设备（用品）名称规格单位单价数量用途备注注：利库管理台帐只对回收的耐用品适用，且须保持其正常使用功能。 施工项目部办公生活设备(用品)报废申请表申请部门： 年 月 日 序号设备（用品）名称规格使用年限单价数量报废原因总经理签批财务部意见申请部门意见会客登记单来客姓名来访时间来客单位离开时间来访事由车辆信息物品信息接待部门接待人签字公司车辆出勤登记表日期车号出车时间返回时间工作地点用车部门驾驶员物资出门条出门时间出门车辆出门事由出门物资名称、规格、数量经办人签字经办部门负责人签字物资部负责人签字公司领导签字第一联存根，留物资部物资出门条出门时间出门车辆出门事由出门物资名称、规格、数量经办人签字经办部门负责人签字物资部负责人签字公司领导签字第二联由经办人，交公司门卫门卫室收发登记表存放时间寄存人领取人物品名称数量领取时间领取人签字精选范本